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Seite 1 /11 Prozessbeschreibung “<Titel des Prozesses>” <Vor der ersten Verwendung bitte in der Fußzeile den • Änderungsstand und das • Datum anpassen. • Nach der letzten Eintragung die Gesamtseitenzahl oben rechts anpassen. Änderung dazu in „Ansicht Master Folienmaster vornehmen. Bitte den Blau-Text dann ersetzen bzw. löschen. Nicht vergessen: Das Dokument unter neuem Namen speichern!> Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 2 /11 Prozessbeschreibung “Titel” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Diese Prozessbeschreibung regelt <Beschreibung von Sinn und Zweck des Prozesses. Was ist Gegenstand des Prozesses? Welche Besonderheiten gibt es? Gibt es externe Regelungen die zu berücksichtigen sind? Welche Absicht und welche Zielsetzung wird mit diesem Prozess verfolgt? > 2. Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt bei <Funktion / Rolle oder auch Name des Mitarbeiters> Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erfordernisse, um diesen Prozess gut zu leben, z. B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter, die Anforderung notwendiger Einrichtungen, oder auch die Festlegung der Prozesskennzahlen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: . <Achtung: das Mailsymbol markieren, mit einem Klick auf die rechte Maus-Taste öffnen und Hyperlink bearbeiten. . Auswählen. Den Begriff “Titel” entsprechend durch den Titel dieses Dokuments austauschen – Leerzeichen müssen dazu mit %20 abgebildet werden. > © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 3 /11 Prozessbeschreibung “Titel” 3. Prozesskennzahlen Die nachfolgenden Kennzahlen dienen dazu, die Qualitätsfähigkeit des Prozesses festzustellen, d. h. ob dieser Prozess gut ausgeführt wird und die eigentliche Leistung erzielt. Dazu werden in Besprechungen Zielwerte und Grenzwerte für diese Kennzahl festgelegt. Der Prozessmanager berichtet dort den aktuellen Stand der Prozesskennzahlen. 4. Kennzahl(en) Beschreibung Formel Daten-Quelle <Name der Kennzahl, z. B. „Bearbeitungsgeschwindigkeit“> <Beschreibung einfügen, z. B. „Dauer der Durchführung für einen Auftrag von Beginn bis Abschluss. Die Abrechnung wird nicht zum Auftrag gerechnet. “> <Beschreibung, wie der Zielwert ermittelt wird, z. B. „X = Ø Anzahl Tage pro Auftrag“> <Woher kommen die Daten, aus der EDV? Oder manuell? , z. B. „Auszählen der Auftragsdauer mit Strichliste“> Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d. h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentationsstände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert. © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 4 /11 Ablaufdiagramm “Titel” <Die unten aufgelisteten Symbole direkt zur Darstellung im Flussdiagramm verwenden und immer wieder kopieren: „Bearbeiten Kopieren“ bzw. „Bearbeiten Einfügen“. Verbindungen mit „Autoformen Verbindungen“ (Pfeilfunktion) erstellen. So ist gewährleistet, dass die Symbole im Ablaufdiagramm miteinander verknüpft sind und auch bei Verschiebungen immer miteinander verschoben werden. Bitte den Blau-Text dann löschen. Bitte ebenso die weiteren unten stehenden Symbole löschen, die noch nicht verwendet wurden. > Legende Personen, Organisationen Prüfung Handlung Entscheidung EDV Papier © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite PB “Titel” Eingaben 5 /11 Zurück zum Ablaufdiagramm Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info § <Dokumente, Informationen, etc. > Prozess-Schritt Beschreibung <1 Aktivität. . . > <Beschreibung im Detail, was von wem im ersten Schritt gemacht wird. Falls dazu irgendwelche Dokumente gebraucht werden, oder Informationen, oder Software-Programme u. ä. , soll das hier im Detail beschrieben sein. Anhand dieser Beschreibung sollte auch ein neuer Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Jede Aktivität entspricht einem Symbol im Ablaufdiagramm. > V: <Namen oder Funktion / Rolle> M: <Namen oder Funktion / Rolle > I: <Namen oder Funktion / Rolle > © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

Seite 6 /11 Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungsstand <n> Änderungsdatum Autor Änderungen <Datum> <Prozessmanager> <Anlass zu diesem Dokument bzw. Änderungen im Vergleich zur vorherigen Version> © 2009 • Ä-Stand: 2 • Ä-Datum: xx. yy. 2009 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.