SECURITY GUMILANG REGENCY HOTEL BANDUNG PERSONNEL DEPARTMENT Standard

SECURITY GUMILANG REGENCY HOTEL BANDUNG PERSONNEL DEPARTMENT

Standard Operating Procedure-Security 1) TUJUAN Untuk mendokumentasikan dan menentukan rangkaian proses yang berhubungan dengan tugas pengamanan hotel oleh bagian security agar berjalan baik, lancar, efektif dan efisien sehingga keamanan hotel dapat terjamin dapat membuat tamu dan karyawan merasa aman dan asset hotel terjaga Personnel Department

2) RUANG LINGKUP • Prosedur ini berlaku dilingkungan Gumilang Regency Bandung. Personnel Department

3) DEFINISI POA (PELAPORANG ASING) • Adalah suatu prosedur dimana setiap tamu asing yang menginap dihotel wajib didata dan dilaporkan ke Kepolisian Sektor Kota (POLSEK SUKASARI) c/q Intelkam. BODY CHECKING • Adalah proses pemeriksaan karyawan yang pulang sehabis bekerja dilingkungan Gumilang Regency Hotel Bandung. Pemeriksaan ini meliputi body, tas, Kendaraan, dan barang bawaan. INSPEKSI LOCKER • Adalah pemeriksaan locker karyawan secara berkala dan secara insidentil, bekerja sama dengan staf HRD. Pemeriksaan berkala dilakukan tiga bulan sekali tanpa ditentukan harinya dan tanpa pemberitahuan kepada karyawan. Pemeriksaan insidentil/mendadak dilakukan apabila ada kehilangan barang dilingkungan hotel dan ada indikasi dilakukan oleh karyawan. Personnel Department

DEFINISI PEMBUATAN BERITA ACARA • Adalah proses penanganan secara prosedural terhadap suatu kejadian atau laporan kejadian yang terjadi dilingkungan Gumilang Regency Hotel Bandung. PENGAMANAN BAHAYA KEBAKARAN • Adalah tindakan yang paling awal/darurat yang harus segera dilakukan agar kebakaran tidak semakin meluas/membesar sehingga tidak menimbulkan korban dan kerugian yang lebih besar lagi. PEMERIKSAAN TINDAK KEJAHATAN • Adalah prosedur untuk memproses pelaku kejahatan yang terjadi dilingkungan Gumilang Regency Hotel Bandung. Agar pelaku tidak menjadi korban main hakim sendiri dan penanganan terhadap pelaku sesuai prosedur hukum yang berlaku. PENANGANAN TAMU DINAS • Adalah prosedur untuk menangani dan melayani tamu atau pengunjung yang datang ke hotel yang ingin berhubungan atau punya keperluan dengan manajemen hotel atau karyawan hotel, yang masuk ke hotel melalui pintu masuk karyawan. Bagi tamu yang datang kehotel melalui pintu lobby, tidak bisa dikenakan prosedur ini. Prosedur ini dilakukan agar pihak yang akan dihubungi tidak merasa terganggu, sedangkan tamu sendiri bisa diarahkan dan mudah dikenali. Personnel Department

DEFINISI PEMERIKSAAN BARANG KELUAR • Adalah prosedur untuk menangani barang-barang yang dibawa keluar dari hotel, baik milik hotel atau bukan, baik yang dipinjam atau dikendalikan dengan cara mendata dan memeriksa barang tersebut dalam formulir yang tersedia (Security Gate Pass). Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kehilangan dan kerusakan barang baik sebagian maupun seluruhnya. PEMERIKSAAN BARANG MASUK • Adalah prosedur untuk mendata barang-barang yang dibawa masuk kedalam hotel khususnya oleh pihak luar dan karyawan (bukan manajemen) baik untuk sementara (penitipan) atapun permanen. Prosedur ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa masuk bukan barang-barang berbahaya, barang illegal dan barang-barang yang dilarang serta memastikan jumlah barang dan keadaan atau kondisi barang dimaksud. Personnel Department

DEFINISI PEMERIKSAAN ALAT PEMADAM API RINGAN (APAR) • Adalah prosedur untuk merawat dan memelihara APAR yang dilakukan oleh bagian Engineering bekerja sama dengan Security agar APAR dimaksud selalu siap pakai setiap saat. PENANGANAN LAPORAN KEHILANGAN • Adalah prosedur untuk memproses kejadian kehilangan baik barang milik tamu, manajemen, pengunjung, maupun karyawan baik yang dilaporkan ataupun langsung diketahui. Tujuannya agar proses pencarian barang tersebut bisa lebih efektif dan efisien dan untuk mempermudah proses pelaporan kepada pihak berwajib. Personnel Department

4) REFERENSI • TATA TERTIB PERUSAHAAN Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR PELAPORANG ASING : • Security mengambil formulir POA yang telah disiapkan oleh Front Office. • Melaporkan/menyerahkan laporan ke Kepolisian Sektor Kota Sukasari c/q Intelkam. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR BODY CHECKING • Memanggil atau mempersilahkan karyawan berada didekat pos Security. • Meminta maaf dan ijin dengan sopan. • Memeriksa bagian tubuh diluar pakaian (saku dll) • Memeriksa isi tas, kendaraan dan barang bawaan. • Apabila ditemukan barang milik hotel dibawa karyawan, mengambil barang tersebut, mencatatnya dan dilanjutkan pemeriksaan investigasi terhadap karyawan yang bebrsangkutan, kecuali dilengkapi dengan formulir Security Gate Pass. • Apabila tidak ditemukan barang-barang yang bukan miliknya (karyawan tersebut bersih) maka diucapkan terimakasih dan Body Checking dianggap selesai. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • • INSPEKSI LOCKER Petugas Personalia memberitahu bagian Security tentang rencana Inspeksi Locker. Petugas Personalia menyiapkan kunci master. Bagian Security memerintahkan satu orang petugas untuk menemani petugas Personalia melakukan inspeksi. Locker dikosongkan dari karyawan. Inspeksi dimulai dengan cara memeriksa locker demi locker. Bila mendapatkan temuan barang diambil dan dicatat dan diperiksa lebih lanjut. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • PEMERIKSAAN KENDARAAN Menyiapkan alat-alat deteksi. Menghentikan kendaraan/mobil. Meyampaikan tujuan dan maksud kepada pengemudi dengan cara yang sopan dengan didahului permohonan maaf. Memeriksa bagian bawah kendaraan. Memeriksa bagasi kendaraan. Memeriksa bagian dalam kendaraan. Bila selesai mengucapkan terimakasih dan mempersilahkan kendaraan melaju. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR PEMBUATAN BERITA ACARA • • • Memanggil yang bersangkutan ketempat pemeriksaan. Meminta Kartu Identitas yang bersangkutan. Mencatat Identitas yang bersangkutan. Menjelaskan maksud pemanggilan kepada yang bersangkutan. Meminta Keterangan yang bersangkutan terhadap kejadian/masalah. Mencatat keterangan yang diberikan orang yang bersangkutan. Membaca kembali keterangan yang diberikan orang bersangkutan. Melakukan koreksi apabila diperlukan. Meminta tanda tangan yang bersangkutan Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • • PERTOLONGAN KORBAN KECELAKAAN Menuju lokasi kejadian dengan membawa peralatan P 3 K. Membawa korban menjauh dari tempat kejadian. Memberikan pertolongan pertama sesuai prosedur. Jika tidak mampu ditangani oleh petugas Security, tindakan selanjutnya adalah memutuskan untuk membawanya ke rumah sakit. Membantu menaikkan korban kedalam kendaraan. Menuju Rumah Sakit. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • • PEMERIKSAAN BARANG KELUAR Bertanya dengan cara yang sopan kepada orang luar/pengunjung/karyawan tentang data-data barang/spesifikasi (Nama, Jumlah dll. ) Mencatat status barang (pinjam atau ambil). Mencatat status barang tersebut dibawa (tempat, nama perusahaan). Mencatat data petugas yang membawa keluar barang tersebut. Menyimpan formulir pencatatan tersebut. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • • PEMERIKSAAN BARANG MASUK Memanggil petugas yang membawa barang tersebut kedalam kantor Security. Menanyakan status barang tersebut dan mencatatnya dalam formulir yang telah disediakan. Mendata kepada siapa barang tersebut akan dikirim. Memeriksa mendata barang tersebut (nama, jumlah kondisi dll. ) Menghubungi orang/bagian yang akan dituju oleh pengantar barang tersebut. Meminta identitas orang tersebut mencatatnya dan menukarnya dengan visitor card. Membantu untuk mendapatkan fasilitas trolley barang (bila perlu) Bila selesai, mengembalikan identitas orang tersebut dan meminta visitor card serta mengucapkan terimakasih. Menyimpan formulir data-data barang dimaksud. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR • • • PEMERIKSAAN APAR (ALAT PEMADAM API RINGAN) Setiap akhir bulan meghubungi/memberitahu Engineering bahwa APAR dipasang. Menurunkan APAR dari tempatnya. Memeriksa pen. Memeriksa indikator/panen tekanan. Memeriksa masa berlaku tabung. Mengecek tabung. Menyimpan kembali tabung ketempat semula bila masih dalam kondisi baik. Membawa dan menyimpan tabung yang sudah kadaluarsa dan dalam kondisi tidak baik. Mencatat semua hasil pemeriksaan. Membuat laporan ke Engineering untuk ditindak lanjuti. Personnel Department

5) DETAIL PROSEDUR Mencatat laporan kehilangan dalam buku laporan sebagai berikut : • • • Mencatat Identitas pelapor Mencatat nama barang yang hilang, jumlah barang dan kondisi barang. Pekiraan waktu hilang dan perkiraan tempat hilang (TKP). Mencari barang dengan menelusuri tempat-tempat yang memungkinkan. Menangani orang-orang/karyawan yang diperkirakan dapat memberikan petunjuk yang dapat mempermudah penemuan barang / Tersangka Membuat pengumuman kehilangan barang (bila diperlukan). Menempelkan pengumuman dimaksud pada tempat-tempat yang telah disediakan. Melaporkan kepada manajemen. Melaporkan kepada pihak kepolisian untk barang-barang tertentu. Personnel Department