SECAP Identificar y reconocer el proceso de la

SECAP Identificar y reconocer el proceso de la Adm. Bodegas

OBJETIVOS DEL CURSO OBJETIVOS Al término de la actividad los participantes estarán en condiciones de: Identificar el Proceso Administrativo de Bodega Reconocer la Documentación que se genera en el Proceso Utilizar parámetros para el Almacenamiento y el Control del Inventario de las Materias Primas y Productos Terminados Aplicar Técnicas de Control para la Reposición de Materiales Ejecutar Balances Terminales del movimiento de la Bodega de Materiales

CONTENIDOS MODULO I Identificar y reconocer el proceso de administración de materiales Reconocer y valorar la importancia de la Gestión de Abastecimiento

CONTENIDOS MODULO II Determinar los lugares más apropiados dentro de la empresa para el almacenamiento de las materias primas, herramientas y otros insumos

CONTENIDOS MODULO III Clasificar e identificar los distintos materiales aprovechando del espacio físico Control documental y seguridad de los bienes de la infraestructura y del personal

CONTENIDOS MODULO IV Selección del recurso espacio para la ubicación y apilados de los cargos

CONTENIDOS MODULO V Aplicar modelos de inventarios de acorde a las necesidades de cada bodega de acuerdo a sus características especiales de cada cual

CONTENIDOS MODULO VI Manejo correcto de las guías de despacho, facturas, seguros y transporte de materiales

IDENTIFICAR Y RECONOCER EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE BODEGA

LA EMPRESA O UNIDAD ECONOMICA CONJUNTO INTEGRADO POR RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, TECNICOS Y FINANCIEROS EN TORNO A UN OBJETIVO EN COMUN DEL GRUPO HUMANO Y QUE TIENE PERMANENCIA EN EL TIEMPO, (CON O SIN FINES DE LUCRO) DEBE SER ADMINISTRADA LA ADMINISTRACION ACTUA SOBRE LAS PERSONAS ELLAS DESARROLLAN LAS ACTIVIDADES

De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son: RECURSO MATERIAL Son los recursos naturales, los yacimientos mineros, las reservas de agua, los bosques, insumos, materias primas, etc. CAPITAL Y TECNOLOGIA Está formado por bienes tales como las maquinarias, edificios, el local comercial, y el dinero y las diferentes formas tecnológicas de fabricar un bien o prestar un servicio. RECURSO HUMANO Está representado por las personas que prestan servicios a la empresa, el Gerente, jefes de departamento y los trabajadores.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA AREA DE COMERCIALIZACION AREA DE PRODUCCION Es el área encargada de darle salida al producto o servicio, de venderlo, de llevarlo al MERCADO La producción es el proceso a través del cual se crean bienes. Constituye un proceso de transformación de las materias primas, insumos y energía mediante una tecnología definida, con la utilización de hombres y máquinas.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA AREA DE FINANZAS AREA DE PERSONAL Se encarga de la administración de los recursos económicos de la empresa e incluye la determinación de las fuentes de obtención de los fondos necesarios para lograr los objetivos de ella. El personal de una empresa, cualquiera sea su tamaño y rubro, es su más importante riqueza, ya que los objetivos sólo pueden ser logrados a través de disponer de recursos humanos.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES ESPECIFICAS AREA DE COMERCIALIZACION AREA DE PRODUCCION DETECTA las necesidades de los consumidores. DISEÑA el producto o servicio, y establece sus propiedades. ESTUDIA los potenciales mercados. DETERMINA el precio. ESTABLECE los medios de promoción y publicidad. DEFINE el producto o servicio, diseña sus características. DEFINE los procesos que lo llevarán a cabo. ESTUDIA métodos eficientes de trabajo. SELECCIONA personal y materiales adecuados. ABASTECE, almacena y mantiene inventarios. DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES ESPECIFICAS AREA DE FINANZAS ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias. SOLVENTA gastos en remuneraciones. CONTROLA la cartera interna y las cobranzas. ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad. MANEJA las relaciones financieras con bancos y otros organismos. AREA DE PERSONAL SELECCIONA y contrata personal. DESARROLLA instancias de capacitación y adiestramiento. FIJA nivel de remuneraciones y comisiones. SUPERVISA el bienestar del personal. EVALÚA el rendimiento del personal.

ADMINISTRACIÓN ¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN? Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas cumpliendo metas y objetivos propuestos. La administración requiere la culminación eficiente y eficaz de las actividades laborales de la organización.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION PERSONAS TAREAS ADMINISTRACION

ACTIVIDADES DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL EVALUACION C O O R D I N A C I O N

¿Qué son? Planificación: actividades tendientes a determinar objetivos, políticas, procedimientos y programas. En resumen, la planificación intenta definir lo que se propone lograr la organización, en qué plazos y de qué forma. Organización: actividades que tienen como objetivo obtener recursos necesarios para el funcionamiento de la organización. También, se fijan las funciones, autoridades, responsabilidades y relaciones de personal entre las diferentes dependencias. Dirección: actividades que ponen en marcha la organización, haciendo que cada miembro de ella cumpla sus funciones. Control: actividades que permiten verificar el correcto cumplimiento de los plazos y el logro de los objetivos. En otras palabras, consiste en medir lo realizado. Evaluación: actividades encaminadas a analizar los resultados obtenidos con los planificados. En otras palabras, consiste en analizar las desviaciones entre lo planificado y los resultados reales obtenidos

UNA BUENA DEFINICION DE ADMINISTRACION ES: Es el proceso de planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar coordinadamente, los esfuerzos de los miembros de una organización y los demás recursos para alcanzar las metas y objetivos establecidos con eficiencia, eficacia y productividad

NATURALEZA Y PROPOSITO LA ADMINISTRACIÓN ES EL PROCESO DE DISEÑAR Y MANTENER UN ENTORNO , EN EL QUE TRABAJANDO EN GRUPOS, LOS INDIVIDUOS CUMPLAN EFICIENTEMENTE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS. LA ADMINISTRACIÓN GIRA ENTORNO A LAS ORGANIZACIONES, A LAS QUE DEFINIREMOS COMO UN GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN COMÚN PARA GENERAR UN BENEFICIO DIR CONTR EC CIÓ N OL IÓ N AC NIZ GA SUPERVISORES DE PRIMERA LÍNEA OR NIVEL INTERMEDIO PLANEACION ALTO NIVEL

¿Qué tienen en común todas estas definiciones? PROCESO Son las funciones más representativas del trabajo administrativo OBJETIVOS El fin de la administración es alcanzar los objetivos organizacionales RECURSOS La administración implica el adecuado manejo de los recursos de la organización

¿Qué tienen en común todas estas definiciones? TRABAJO EN EQUIPO La administración es una tarea de coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo ORGANIZACION Dos o más personas que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas META Fin que pretende alcanzar la organización

¿Qué tienen en común todas estas definiciones? GERENTE GESTION EFICIENCIA Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones a alcanzar sus metas Acción y efecto de administrar EFICACIA

EFICACIA Medida normativa del alcance de los resultados En términos económicos es la capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad a través de proveerle productos EFICIENCIA Medida normativa de la utilización de los recursos en la medida del alcance de Los resultados En términos económicos es una relación entre insumos y productos, es la razón entre esfuerzo y resultado, entre gastos e ingresos, entre costo y beneficios

En teoría administrar es partir de un estado X 1 a un …. X 2 mejorado ¿Por qué administrar? Ø PRÁCTICA y TEORÍA En todos los niveles es importante la administración Ø Los administradores en general intentan resolver los problemas mediante la experiencia pero se olvidan que pocas veces 2 situaciones administrativas son idénticas Ø El teórico: observa y analiza para generalizar para que fenómenos semejantes puedan ser resueltos a través de la aplicación de principios o reglas Ø

¿Verdadero o falso? La Administración no se aplica en organizaciones sin fines de lucro, como por ejemplo una Iglesia? Todos somos Administradores, como por ejemplo un medico director administrativo de un Hospital? La Administración es intuitiva, se basa solo en la experiencia y no en el conocimiento científico

Administración ¿Ciencia o Arte? La Administración, al igual que otras actividades o disciplinas como la composición musical, los deportes, puede ser considerado como un arte Porque consiste en hacer las cosas bajo el contexto de una situación Sin embargo los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado Es este conocimiento el que lo convierte en ciencia y, como ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento En conclusión, la practica es un arte, el conocimiento en que se sustenta la practica es ciencia Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino complementarios Es necesario recordar que la Administración es una ciencia “no exacta”

Administración La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización en su Planificación Estratégica y transformarlos en acción organizacional, a través de la aplicación de las Funciones de la administración, pero fundamentalmente gestionar los recursos disponibles de la mejor manera generando eficiencia.

ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES QUE FACILITAN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES INTELIGENCIA Y BUEN JUICIO CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA INFORMACION EFICIENCIA EFICACIA

LA INFORMACION COMO PRINCIPAL ELEMENTO MANTENER EL SISTEMA DE LA ENTIDAD INTEGRADO PROPORCIONAR ANTECEDENTES SIGNIFICATIVOS PARA LA TOMA DE DECISIONES OPTIMIZAR LA ASIGNACION DE RECURSOS INFORMACION CONTABLE TRANSACCIONES COMERCIALES

¿Qué es una bodega?

¿Qué es una bodega? Una bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan. Estudios introducción Inventario Devoluciones Información Mercado Retroalimentación

¿Qué es una bodega? bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan. Prevención de Riesgos y Control Misión Satisfacción

OBJETIVOS DE LA BODEGA Tener registros establecidos (Sistemas) Procedimientos de ingreso y salida Métodos de distribución Conocimientos técnicos Conocimientos de Prevención de riesgos y Seguridad Industrial Conciencia de la responsabilidad del trabajo

Funciones Generales de la Bodega Recibir para custodiar y proteger los materiales Proporcionar materiales y suministros mediante formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura, Guía de Despacho, Ordenes de Requisiciones) Llevar los registros necesarios Controlar los materiales fabricados Mantener la bodega limpia y ordenada Destinar los espacios dependiendo de las tareas a realizar

Organización de la Bodega Información de los artículos que hay que almacenar Dimensión y peso de los materiales a almacenar Cantidad a solicitar mensualmente y frecuencia de las solicitudes (Just in Time) Sector de recepción y puntos de entrega Numero máximo de unidades que se almacenan al mismo tiempo Espacio necesario para la manipulación Precaución de transporte y manipulación. 37

Información sobre los espacios Áreas disponibles y adecuadas (1º - 2º pisos), altura techos Carga admisible de los pisos Dimensiones y formas de las superficies versus dimensiones y formas de los artículos o materiales. Disposición de los equipos para que no entorpezcan los elementos de seguridad, grifos extintores, cañerías secas, etc.

GESTION DEL ALMACENAMIENTO “Las Bodegas deben ser proyectos de inversión orientados a apoyar la gestión de la empresa. ”

DEFINICION La Gestión de Bodega se define como: “Proceso integrado a la función logística que trata de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados. ” La Gestión indica: Dónde y cómo deben ser almacenados los productos. Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.

GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES Gestión de Existencias Gestión de Almacenes ¿QUÉ? ¿DÓNDE? ¿CUÁNTO? ¿CÓMO? ¿CUANDO? DEBE SER ALMACENADO?

OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES Aprovechamiento adecuado del espacio físico Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega Control eficiente y expedito del manejo de materiales Reducción de costos de almacenamiento

PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES Planificación y Organización Recepción de materiales Almacenamiento Movimientos internos Despacho de materiales

PLANIFICACION Y ORGANIZACION Planificar: Se refiere a generar un curso de acción anticipado para la ejecución de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente. Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica también definir responsabilidades. En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.

HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas

EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

RESPUESTA

PROCESO DE RECEPCION Es el registro de materiales que ingresan a Bodega procedente de zonas externas (proveedores) como internas (empresa) Es necesario: Recepcionar y verificar materiales Revisión técnica con el solicitante de la compra Generar los documentos pertinentes (guías internas) Generar nuevos códigos cuando sea necesario Rechazar inconsistencias Informar del proceso Ajustarse al calendario de recepciones La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepción

FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de evitar errores y burocracia Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden valor al producto Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique además tipo de artículos y procedencia Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento más sencillo Contar con la documentación de respaldo que permita verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente posible, después del proceso de recepción Registrar e informar del proceso

¿QUE HARÍA UD…. ? Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi igual” al especificado en la O. C. y que si existe una diferencia “inmediatamente lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto. Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O. C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja constancia en la Guía de Recepción de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

¿QUE HARÍA UD…. ? Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una relación de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias están autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no existía documento alguno de recepción y por lo tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

COSTEO Y CONTROL MATERIALES SON LOS ELEMENTOS BASICOS QUE SE TRANSFORMAN EN PRODUCTOS TERMINADOS A TRAVES DEL USO DE LA MANO DE OBRA Y LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION EN UN PROCESO DE PRODUCCION O INSUMOS PARA EL CONSUMO CORRIENTE MATERIALES DIRECTOS MATERIALES INDIRECTOS SE PUEDEN IDENTIFICAR DIRECTAMENTE CON LA PRODUCCION DE UN PRODUCTO ACABADO NO SON DIRECTOS AUNQUE ESTEN INVOLUCRADOS EN LA FABRICACION DE UN PRODUCTO O EN UN USO CORRIENTE

ACTIVIDADES EN EL REGISTRO Y CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES COMPRA DE MATERIALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES USO DE LOS MATERIALES BODEGA

COMPRA DE MATERIALES SALIDA DE MATERIALES REQUISICION DE COMPRAS (Interno) ORDEN DE REQUISICION DE MATERIALES ORDEN DE COMPRAS (Externo) DEPARTAMENTO DE PRODUCCION U OTRO QUE SOLICITE INFORME DE RECEPCION (Interno) Los montos de esta Orden deben ser Cargados a los Costos de Materiales Utilizados o Gasto Corriente

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION Requisición de compra Departamento o unidad solicitante Requisición de materiales Orden de compra Departamento de compras Informe de recepción Encargado de bodega Departamento de Contabilidad Proveedor Factura Guía de despacho

ALMACENAMIENTO Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa. OJETIVOS: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación. Control más eficiente y expedito en el manejo de materiales

TIPOS DE ALMACENAMIENTO Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la requisición requiere del uso de sistemas automatizados. Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso. Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la requisición.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de fácil requisición y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación. Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisión. De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son: Depreciación de equipos, instalaciones y edificios Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales Consumo de energía, combustible, calefacción Seguros Deterioros, pérdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados

FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones Contar con el Plano de Bodega actualizado Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO PMP) Mantener los registros de existencias actualizados Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo Vigilar la rotación de productos Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad