Schulungsinitiative 2016 fr Kirchenvorstnde 1 Vorstellung des Schulungskonzeptes

Schulungsinitiative 2016 für Kirchenvorstände 1

Vorstellung des Schulungskonzeptes Regionalverwaltung Kirchenvorstand Themen: Finanzwesen, Liegenschaften, Personalwesen, 2

Vorstellung des Schulungskonzeptes Heute Impuls Große Handlungskompetenz des KV Experten Workshop 3

Regionalverwaltungen in der EKHN Rechtspersönlichkeit Körperschaf t des öffentlichen Rechts Öffentlichrechtlicher Verband Selbstständigk eit Zweckverband Unterliegt dem Recht der EKHN Charakter: mitgliedschaftorientiert strukturiert 4

Träger-Dekanate Regionalverwaltungsverband Starkenburg-Ost Darmstadt. Stadt Darmstadt. Land Vorderer Odenwald 5 Dreieich Rodgau Offenbach

Organe des Regionalverwaltungsverbandes Verbandsvertretu ng Verbandsvorstan d 6

Unterschied Regionalverwaltungsverband und Regionalverwaltung = Einrichtung des Verband = Juristische Person 7

Aufgaben Pflichtaufgaben Freiwillige Aufgaben Originäre Aufgaben der Kirchengemeind en gegen Bezahlung Unterscheidung nach Dienstleistung und Aufsicht 8

Dienstleistung versus Aufsichtsfunktion Tätig als Regionalverwaltung Im Auftrag der Gesamtkirche 9

Genehmigungspflichtige Kirchenvorstandsbeschlüsse http: //www. kirchenrechtekhn. de/document/18742#s 10560021 § 47 Kirchengemeindeordnung Im Auftrag der Gesamtkirche 10

Welche Kirchenvorstandsbeschlüsse genehmigt die Regionalverwaltung? Ø den Haushaltsplan der Kirchengemeinde/des Dekanates Ø innere Anleihen (Darlehen) Ø Umwidmung von Rücklagen Ø Errichtung und Änderung von Stellen, die nicht Kita betreffen (Zentrum Bildung) Ø Befristete Stellenaufstockungen Gemeindesekretariat wegen Pfarrstellenvakanzen Ø Abschluss, Ergänzung und Änderung von Dienstverträgen Ø Mietverträge (Vermietung von Wohnungen, Nutzungsüberlassung von kirchlichen Räumen mit langfristiger Nutzung, Kfz-Abstellplätze, Garagen) Ø Genehmigung von sonstigen Darlehen (z. B. aus dem Bausolidaritätsfonds) Ø Genehmigung der Bestellung von Finanzbeauftragten (§ 38 Abs. 2 KGO) Ø Genehmigung der Bestellung von Liegenschaftsbeauftragten (§ 38 Abs. 2 KGO) Ø Genehmigung zusätzlicher Predigtstätten im Zusammenhang mit der Haushaltsgenehmigung 11

Welche Wirkung entfaltet die kirchaufsichtliche Genehmigung Der Beschluss wird erst mit der Genehmigung rechtswirksam! • § 47 Abs. 1 Satz 1 KGO Der Beschluss darf bis zur Erteilung der Genehmigung nicht vollzogen werden! • § 47 Abs. 1 Satz 2 KGO 12

Finanzen - Haushalt 2 Ausgaben Einnahmen Ausgaben

Haushaltplanung • • Zeitlicher Ablauf Haushaltsplanentwurf Haushaltsplanbeschluss Haushaltsplangenehmigung 14

Kirchensteuerzuweisung • • Grundzuweisung Gebäudezuweisung Funktionszuweisung Bedarfszuweisung 15

Anordnungsbefugnis • Allgemeine Anordnung durch Haushaltsbeschluss • Einnahme/Ausgabeanordnungen • Unterschriftenregelung 16

Einheitskasse • Regionalverwaltung als kassenführende Stelle • Handkasse • Kollektenkasse • Vorschüsse • Rücklagen 17

Haushaltsführung • • Spenden/Kollekten überplanmäßige Ausgaben absehbare Einnahmen zweckgebundene Spenden 18

Jahresabschluss • unterjährige Sachbuchprüfung • Kassenreste • Abrechnung gemeindlicher Projekte • geplante Rücklagenentnahmen-/zuführungen 19

Jahresabschluss • Abrechnung der Kindertagesstätten, Pfarrhäuser, Mietobjekte erfolgt durch die Regionalverwaltung 20

Vorprüfung Jahresrechnung • Leitfaden des RPA als Hilfsmittel zur Vorprüfung 21

Kollektenkasse 3 Bild: wikipedia

Kollektenkasse �Kollektenkassenführung �Zweck der Kollektenkasse �Kollektenkassenprüfung �Niederschrift Kollektenkasse für Dekanat 23

Baumaßnahmen 4 Bild: wikipedia

Baumaßnahmen �Bauunterhaltung/Baumaßnahmen �Regionale Baubetreuung �Finanzierungsbeschluss �kirchenaufsichtliche Baugenehmigung 25

Stiftungen 5

Stiftungen • Stiftung / Treuhandfonds • Kapitalertrag • Stiftungszweck – zeitnahe Verwendung der Gelder 27

Kita-Beitragseinzug 6

Finanzierung von Kitas �Kommunale Gelder �Kirchensteuermittel �Zuschüsse vom Land �Elternbeiträge 29

Elternbeiträge � 98 Kitas und ca. 7400 Kinder � Seit 01. 2016 erfolgt die Abwicklung in „Kita-Büro“ � Erfassung der abzurechnenden Leistungen vor Ort durch die Kitaleitung (inhaltliche Verantwortung) � Einzug zum 15 ten. Abrechnungsfreigabe ca. 10 Tage vorher durch Kitaleitung (Abrechnungskalender) � Anordnung erfolgt durch Abrechungsfreigabe im System � Die Einnahmen sind zweckgebunden 30

Mahnverfahren � Zahlungserinnerungen werden automatisiert erzeugt und an KGM verschickt. Keine KV Beschlüsse notwendig. � Keine Mahnstufen und keine Mahngebühren � Information über offen Posten geht an die Einrichtung � Bei andauernder Nichtzahlung muss der KV entscheiden, ob Forderung erlassen, niedergeschlagen oder gerichtlich eingeklagt werden soll. � Gerichtliches Mahnverfahren wird von der RV bearbeitet. 31

Liegenschaftsverwaltung 7 Kontaktdaten Liegenschaftsverwaltung Margit Maercker Tel. 06151/6286 -268 Margit. Maercker@EKHN-KV. de

Themenbereiche Liegenschaften Pfarrdienstwohnungen Verpachtungen Vermietungen 33

Pfarrdienstwohnungen Kirchenvorstand prüft, veranlasst und informiert RV/LGV Regelung Schönheitsreparaturen: Selbstdurchführung oder Pauschale? Führung Wohnungsakte mit Lageplänen und Wohnungsbeschreibung Pfarrstellenbesetzung, (Mitteilung Kontaktdaten) Einzug Pfarrhaus (Pflicht) Ausnahme davon ist genehmigungspflichtig (KVerw. ) Klärung der Anmietung Wohnflächenberechnun g notwendig f. Steuerwertermittlung und Betriebskostenumlage (Privat +Amtsbereich) Festlegung Verteilerschlüssel Nebenkosten Bestätigung des Einzugs 34

Pfarrdienstwohnungen RV/LGV prüft und veranlasst Einzugs- und Auszugserklärungen; Übergabe- u. Rücknahmeprotokolle Meldung mtl. Vorauszahlungen Betriebskosten an ZGAST, Ermittlung % - Anteile Brandversicherungswerte (Zuweisungsregelung) Jährl. Abrechnung Vorab Umbuchungen Zentr. Anlagen nach Verteilerschlüssel; Zuführung oder Abheb. Rücklagenkonto Pfarrhaus Erstellung kalenderjährliche Heizund Nebenkostenabrechnungen 35

Verpachtungen Kirchenvorstand prüft, veranlasst und informiert RV/LGV Vermarktung von unverp. Grundstücken + Bauplätzen • Beratung durch EKHN Martin Müller Ref. 4 Ermittlung Pachtpreise • nach Pachtrichtwerten EKHN, Nachfrage bei Kommunen und Handreichung EKHN KV-Beschluss Neu-und Weiterverpachtung • Bei Ablauf von Land- und Gartenpachtverträgen Sonderpachtverträge • z. B. bei Sportflächen, Pferdekoppeln, Spargel u. ä. bedarf einer kirchenaufsichtlichen Genehmigung Kontaktaufnahme mit EKHN Ref. 4 36

Verpachtungen RV/LGV prüft und veranlasst Ablauf Verträge Erhöhung Pachtpreise nach KV-Beschluss Erstellung neuer Garten- und Landpachtverträge (bedarf keiner kirchenaufsichtlichen Genehmigung) Erstellung Pachtlisten, Kontaktdaten + Bezeichnungen Buchung Zahlungseingänge + Mahnwesen 37

Vermietung + Raumnutzung Kirchenvorstand prüft, veranlasst und informiert RV/LGV KV-Beschluss Übernahme Mietobjektverwaltung durch RV (kostenpflichtig) Anmietungen und Vermietung Wohnräume Flüchtlinge Vermietung Wohnräume, Garagen, Stellplätze, usw. an Privatpersonen Raumnutzungen Kirchenaufsichtl. Genehmigung/EKHN Vergabe- und Nutzungsordnung Raumnutzung Ermittlung Kontaktdaten Mieter/Mieterin, Mietzins, Vorausz. Betriebskosten, Mietbeginn etc. Vertragserstellung KV für Vermietung Räumlichkeiten (einmalige u. regelmäßige Raumnutzungen) Bestätigung des Einzugs(Bundesmeldegesetz) 38

Vermietung RV/LGV prüft und veranlasst Erstellung Mietverträge Ermittlung Verteilerschlüssel Betriebskosten Einzugs- und Auszugserklärung Abruf Kontaktdaten, usw. Buchung der Zahlungseingänge, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen Kalenderjährliche Heiz- und Nebenkosten Abrechnung (Mietobjektverwaltung) 39 Jährliche Abrechnung Mietobjekt

Personalwesen 8

Einstellungsverfahren Stellen- / Vertragsgenehmigung Personalauswahlverfahren Beschlussfassung Personalunterlagen 41

Befristungen Rechtl. Grundlagen Befristungsvereinbarung Bevollmächtigung für Unterschrift 42

Aktuelle Themen Mindestlohn Aufzeichnungspflichten 43

Aktuelle Themen Kirchenmusiker Honorare / Scheinselbständigkeit 44

Erfolgreiche Zusammenarbeit Kommunikation RV und gemeindeintern Muster / Webseite / Rundschreiben Kirchenrecht der EKHN Schulungen / Workshops 45

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 46