Schma procesu ZDROJE vstupy innost Prbh procesu innost

Schéma procesu ZDROJE vstupy činnost Průběh procesu činnost výstupy

PLÁNUJ Čeho chceš dosáhnout P JEDNEJ Pokračuj normalizací nebo zlepšováním A D C KONTROLUJ Plníš svůj plán? DĚLEJ Uskutečni svůj plán

Neustálé zlepšování systému managementu kvality Odpovědnost managementu Zákazníci Management zdrojů Požadavky Výstup Legenda Realizace produktu Zákazníci Měření, analýza a zlepšování Produkt Činnosti přidávající hodnotu Informační tok Spokojenost

MANAGEMENT Strategie Jana Nováková Marketing Jan Novák Hodnocení Jan Šerý Obchod Anna Nováková Lidské Zdroje Jana Šerá Smlouva Spokojenost Dodavatelé John Smith Zákazník Objednávka, smlouva Dokumentace Pavel Světlý Plánování Petr Plánek Reklamace, neshody Jan Mokrý Měřící zařízení, kontroly Pavla Nová Dodávka Montážní skupina Doprava na stavbu Zlepšování Karel Zelený Sklad Pavel Schoval Montáž a realizace Fred Kutil REALIZACE Servis Josef Opravil Audity Jan Přesný P O D P Ů R N É P R O C E S y

30 • 1 schvalovací proces • Max. lhůta pro zaslání připomínek • 2 8 • Zapracován í zaslaných připomínek • Obvyklá doba 14 schvalovací proces • Obvyklá doba pro zaslání vyjádření/p řipomínek 6 • Zapracován í zaslaných připomínek • Obvyklá doba Celkový čas schvalovacího procesu 68 dní 10 • Kontrola • Obvyklá doba do schválení

30 • 1 schvalovací proces • Max. lhůta pro zaslání připomínek • 2 8 • Zapracován í zaslaných připomínek • Obvyklá doba 14 schvalovací proces • Obvyklá doba pro zaslání vyjádření/p řipomínek 6 • Zapracován í zaslaných připomínek • Obvyklá doba Celkový čas schvalovacího procesu 52 dní 14 • Kontrola • Obvyklá doba do schválení

• Zapracov • Zpracová 17 ní monitoro vací zprávy • Max. Interní lhůta 3 • Provedení kontroly • Předání zápisu o kontrole Celkový čas procesu 25 dní 5 ání nedostatk ů zjištěných kontrolou • Kompleta ce a předložen í zprávy

Snížení počtu pochybení v procesu zahájení projektu Sběr informací - o počtu a typu pochybení -o četnosti jednotlivých typů pochybení NE ANALÝZA: Jsou příčiny nedostatků vedoucích k pochybení zjevné? Analýza příčin ANO Hlavní příčiny: neznalost principů projektového řízení, neznalost požadavků na projekty spolufinancované z ESF, chyby ve schváleném projektu, neexistující kontrola další osobou Opatření: zavedení kontrol, vydefinování 15 kroků zahájení projektu, zavedení kontrolních listů, zavedení pravidelných projektových porad Vyhodnocení: pravidelné hodnocení procesu zahájení, splnění harmonogramu projektu, splnění definovaných 15 kroků NE Došlo ke zlepšení? ANO Trvalé zavedení do všech projektů

Snížení počtu připomínek k monitorovací zprávě Shromáždění informací - o počtu připomínek - o typu připomínek - o četnosti opakování jednotlivých typů připomínek NE ANALÝZA: Jsou příčiny nedostatků vedoucích k připomínkám zjevné? Analýza příčin ANO Hlavní příčiny: opomenutí, neznalost požadavků, nepřesnost výkazů, neexistující kontrola další osobou Opatření: zavedení kontrol, zavedení kontrolních listů Vyhodnocení: počtu připomínek MZ, lhůty potřebné pro přípravu MZ, zkrácení lhůty pro schválení MZ NE Došlo ke zlepšení? ANO

VSTUPY: ZAČÁTEK Výběr osoy ppověřené kontrolou - záznam o pověření -předběžný plán kontrol - podklady pro zpracování zprávy -vypracovaná monitorovací zpráva včetně relevantních příloh - kontrolní list - vyplněný kontrolní list VÝSTUPY: ZODPOVĚDNOST: - seznam osob pověřených kontrolou Vedoucí projektových manažerů Projektový manažer Kontrolou pověřená osoba - schválený plán Plán kontrol monitorovacích zpráv - kompletní monitorovací zpráva Příprava monitorovací zprávy ke kontrole - kontrolní listy - záznamy v kontrolních listech, zjištěné nedostatky. Provedení kontroly ANO Byly zjištěny neshody? Záznam o neshodě Provedení opravy NE KONEC - kompletně zpracovaná a zkontrolovaná monitorovací zpráva Kontrolou pověřená osoba Projektový manažer

Základní dokumenty 1 Indikátory Pošta Publicita Plánování Interní směrnice 2 Účetní doklady Projektový tým Změny rozpočtu 3 Výběrová řízení Jedná se o skupinu aktivit, které lze bez větších problémů v případě potřeby opravit a doplnit i po uplynutí 1. monitorovacího období Jedná se o skupinu aktivit, které jsou nezbytné pro správné řízení projektu a jejich realizace musí být provedena v rámci procesu zahájení realizace projektu (do předložení 1. monitorovací zprávy) Jedná se vemi důležitou aktivitu v rámci které může dojít při pochybení k největším neuznatelným nákladům. Této aktivitě musí být při realizacei věnován čas pro podrobnou kontrolu