Scalabruk Ekonomidag 2611 2008 Decentralisering av Budget och

Scalabruk Ekonomidag 26/11 2008 Decentralisering av Budget- och Prognoshantering Bo Vilbern Lena Dunder Datema Polarica För ökad avkastning

Budget Tracker 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kort presentation av Datema Hur fungerar det i många företag idag ? Budget Tracker – en ny produkt till i. SQD Visning Några installationer Polarica – en kunds erfarenheter Frågor Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Datema AB Antal anställda: ca 80 st Omsättning 2007: ca 110 milj Budget 2008: ca 120 milj Tillväxt sker under lönsamhet och med starka finansiella ägare Kontor i: Stockholm, Malmö, Halmstad, Västervik, Skövde, Örebro, Gävle.

Egna produkter i. SQD i. Scala Query Designer • Rapport- och Analysverktyget till i. Scala (samtliga databaser inkl. i. Scala CRM) • Utformat DDS för slutanvändare (och specialister) • >3 500 installationer i över 50 länder • Säljs av Epicor/i. Scala Tilläggsprogram till i. SQD Cash Flow Analyzer (CFA) Kassaflödesanalys till i. Scala EASY för Budget Tracker i. Scala Budget och Prognoshantering till i. Scala Scorecard Viewer Windows baserad portallösning till i. Scala Datema

Vad är då Budget Tracker? Ett redskap för decentraliserad • Budgetering • Analyser av ekonomiskt utfall och kommentarer • Månadsvis prognostisering av resterande året Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

TRADITIONELLT Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Budgethantering Några månader före nytt budgetår tas ett budgetunderlag fram från ekonomiavdelningen Rapporter med utfall föregående år på kontonivå förs över till Excel Budgeten registreras in i i. Scala Egentligen så är det redan historia Excel arken skickas ut till budgetansvariga Varje budgetansvarig försöker att bearbeta informationen och skapa en budget för nästa år Används som jämförelse i 12 månader Bearbetning och Summering av alla Excel ark till en företagsbudget sker på ekonomiavdeln.

Analysering av utfallet: Budgetansvariga skall förklara differenserna mellan utfall och budget/prognosen Antingen så beskriver man verkligheten utifrån den traditionella resultatredovisningen (som ofta inte speglar verksamheten) Månadens utfall är avstämt eller så visar man ett eget Excel ark (som ofta speglar verksamheten men ibland utgår från helt andra siffror än redovisningen) Slutsats: • Ekonomiavdelningen och linjeorganisationen talar inte samma språk • Analyser görs inte så ofta och/eller så noggrant • Ekonomi gör oftast analyserna ”därför de förstår ekonomi bättre” • Om linjen gör analysen, så tar den tid från ordinarie arbetet

Prognoshanteringen: Nya Excel ark med utfall + budget på kontonivå tas fram för varje resultatenhet (och distribueras) Ett antal gånger under året, så gör man en prognos för resten av budgetåret Varje enhet lägger in sina bedömningar på kontonivå av tänkbara avvikelser mot tidigare budget Många gånger görs prognosen av finansavdelningen för att linjecheferna inte har tid eller rätt kunskap Allt sammanställs och presenteras för ledningen Oftast så arkiveras prognosen efter att den presenterats Ledningen kommenterar och korrigerar prognosen innan den godkänns

Med Budget Tracker Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Budgethantering Några månader före nytt budgetår tas ett budgetunderlag fram för varje resultatenhet Färdiggjorda budgetunderlag är elektroniskt tillgängligt för varje budgetansvarig Budgeten läses in i i. Scala Men egentligen endast första månaden Varje resultatenhet simulerar fram sin budget mha. olika verktyg och hjälpmedel (tex. Excel) Ekonomiavdelningen kan hela tiden övervaka processen Används som jämförelse i 12 månader Summering av de olika enheterna till företaget sker löpande

Analysering av utfallet: Budgetansvariga skall förklara differenserna mellan utfall och budget/prognosen Ansvariges resultat (perioden och hittills året) med jämförelser presenteras Månadens utfall är avstämt Sammanställningen är tillgänligt för ledningen Varje rad kan analyseras ner till dokument/transaktionsnivå och kommenteras Frågor, tveksamheter eller fel skickas till ekonomi via mail för svar/åtgärd Slutligt resultat och avvikelser kommenteras av budgetansvarig

Prognoshanteringen: Utfallet period läses in från i. Scala och för resterande perioder visas senaste prognosen. Korrigeringar av prognosen för resten av året (per period) kan lätt göras och hela prognosen kan kommenteras Användaren summerar sina ansvarsområden (flera resultatenheter) till en total innan klarmarkering Efter att budgetansvarig Allting lagras kommenterat utfallet så gör man en ny prognos Ekonomiavdelningen kan hela tiden övervaka processen och påverka flödet Ledningen kan enkelt se den aktuella slutliga prognosen med uppdaterat årsresultat på företagsnivå inkl. prognoskommentarerna

Budget Tracker En liten DEMO Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Sammanfattning • Decentralisering av – Budgethanteringen – Analysen – Prognoshanteringen Återför Excel till det Fullständig övervakning från ekonomiavd. den är gjort för Strukturerad ekonomiärendehantering • • • Dokumentering och lagring av allt Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Budget Tracker Några kundinstallationer Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Ruukii • Antal användare: 10 st. • Antal kostnadsställen: 15 st. • Installation och driftsättning – – Analys Design Utbildning Driftstöd ½ dag 2 dagar ½ dag Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Int. Data Group • Antal användare: c: a 40 st. • Antal kostnadsställen: drygt 40 st. • Installation och driftsättning – – – Analys: Design: Utbildning Test: Driftstöd: 1 dag ½ dag Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Forex Bank • • • Antal användare: c: a 100 st Antal kostnadsställen: c: a 90 st. 5 i. Scala bolag (Se, No, Dk, Fi och Is) Citrixlösning Installation och driftsättning – – Analys: Design: Test: Driftstöd: 1 dag 6 dagar 1 dag ½ dag Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Tidigare namn var VFA Några befintliga kunder • Maxit Group • Svenska Jägarförbundet • Premo • Polarica – Lena Dunder (en kunds erfarenheter) Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

Var kan jag köpa Budget Tracker? (och övriga tilläggsprogram) Hos er vanliga i. Scala återförsäljare!! Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007

TACK FÖR OSS Datema - Partner of the Year - i. Scala (EMEA) 2006 och 2007