SAYCOM Sistema de Administracin Y COntrol de Mantenimiento

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SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento) (Implementación Orden de servicio sistematizada)

SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento) (Implementación Orden de servicio sistematizada)

1. Objetivo Controlar los costos de mantenimiento y prestar un buen servicio a la

1. Objetivo Controlar los costos de mantenimiento y prestar un buen servicio a la operación.

2. MODELO CONCEPTUAL ORDEN DE SERVICIO Ø ORDEN DE SERVICIO: Documento mediante el cual

2. MODELO CONCEPTUAL ORDEN DE SERVICIO Ø ORDEN DE SERVICIO: Documento mediante el cual se solicita un servicio a terceros para diferentes actividades de mantenimiento. Ø CONSECUTIVO: Numero Automático asignado a los Documentos a. Parcial: Los dos primeros números son la regional y los dos últimos el consecutivo que genera el documento eje. 01 -29 Consecutivo 29 de la regional Bogota 01. b. Definitivo: El número lo genera automaticamente SIAM en el momento de autorizar la Orden Definitiva. b.

3. Procedimiento. Ingreso al Aplicativo. En nuestra Intranet ubicamos la pestaña de Mantenimiento. Seleccionamos

3. Procedimiento. Ingreso al Aplicativo. En nuestra Intranet ubicamos la pestaña de Mantenimiento. Seleccionamos la opción “SAYCOM” (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento”. Digitamos el Usuario y el Password asignados.

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Información Básica) - COORDINADOR Click en la

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Información Básica) - COORDINADOR Click en la Opción “Crear Orden servicio: üDigita el número de la Orden de Trabajo y/o Placa üAutomáticamente el Sistema le mostrará la información del Vehículo (Línea y Modelo). 1. Selecciona regional 4. Digita Fecha estimada de entrega 2. Selecciona Proveedor 3. Selecciona forma de pago

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Adicionar Servicio Externo) - COORDINADOR 1. Selecciona

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Adicionar Servicio Externo) - COORDINADOR 1. Selecciona Ítem Orden de Trabajo 2. Selecciona el servicio a realizar 4. Digitar la cantidad de servicios a realizar 3. Digitar el valor del servicio a Ejecutar (Parcial), Tener en Cuenta si: a. El Valor es Menor al sugerido – No obliga a Digitar OBSERVACIONES. b. El Valor es Mayor al sugerido – Obliga a Digitar OBSERVACIONES. 5. Una vez Digitada la información (Parcial) Dar Click en el Botón “Adicionar concepto” – Permite Ingresar más de un servicio al mismo Item

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Grabar en SAYCOM) - COORDINADOR Una vez

3. 1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Grabar en SAYCOM) - COORDINADOR Una vez Adicionados todos los conceptos a realizar Dar Click en el Botón “Grabar” y “Aceptar”

3. 2. “PANEL DE CONSULTA”: (Impresión Orden de Servicio Parcial) - COORDINADOR SAYCOM brinda

3. 2. “PANEL DE CONSULTA”: (Impresión Orden de Servicio Parcial) - COORDINADOR SAYCOM brinda realizar la consulta de ordenes por: a. Estado b. Placa c. Orden de Trabajo d. Rango de Fechas e. Proveedor 1. Desplegar el estado de las Ordenes de servicio: a. En Proveedor – Trabajo no ejecutado 100% por el proveedor externo b. Aprobada – Autorizada por el Jefe Nacional para adjuntar en la factura. c. Rechazada – No autorizada por el Jefe Nacional d. Por aprobar – Pendiente autorización Jefe Nacional 2. Dar Click en el Icono “+ “ para imprimir la Orden de servicio.

3. 2. “FORMATO IMPRESIÓN ORDEN SERVICIO PARCIAL”:

3. 2. “FORMATO IMPRESIÓN ORDEN SERVICIO PARCIAL”:

3. 4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: COORDINADOR Dar Click sobre el número consecutivo con

3. 4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: COORDINADOR Dar Click sobre el número consecutivo con el fin de Actualizar Información y pasar seguidamente para Autorización de Jefe Nacional de mantenimiento

Se actualiza la Información Faltante: 3. 4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: a. Número de

Se actualiza la Información Faltante: 3. 4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: a. Número de factura COORDINADOR b. Datos Definitivos (Valor, Cantidad, Tipo Descuento (% o Precio), Descuento, Gravado con IVA, Observación (Opcional) Damos Click en el Botón “Actualizar conceptos” y “Pasar a aprobación”

3. 3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO Damos Click en la

3. 3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO Damos Click en la pestaña “Ordenes de Servicio por aprobar” Dar Click sobre el número consecutivo para Autorización de Jefe Nacional de mantenimiento

3. 3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO OJO. . El Botón

3. 3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO OJO. . El Botón “Rechazar” – Rechaza toda la Orden si así se requiere Una vez señalados los Ítems Click en el Botón “Aprobar”

3. 5. “PANEL DE CONSULTA”: (Revisión Ordenes de servicio) Dar Click sobre el número

3. 5. “PANEL DE CONSULTA”: (Revisión Ordenes de servicio) Dar Click sobre el número consecutivo para Validar la Orden de servicio

3. 5. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: (Adjuntar a la Factura)

3. 5. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: (Adjuntar a la Factura)

3. 6. “CREAR CONCEPTOS ORDENES DE SERVICIO”: (Control Bogotá) 1. Damos Click en la

3. 6. “CREAR CONCEPTOS ORDENES DE SERVICIO”: (Control Bogotá) 1. Damos Click en la pestaña “Crear concepto OS” 2. Digitamos el servicio externo a Crear 3. Digitamos el Valor del servicio externo a Crear 4. Finalizamos dando Click en el Botón “Crear”

El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.

El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.