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Séances d’information de l’automne Procédés de vérification des états financiers de 2006 -2007 Automne 2007 Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 1

Objectif q q Le but des procédés de vérification est de vérifier si les conseils ont respecté les principaux points du modèle de financement et de déterminer leur subvention finale pour l’année faisant l’objet de l’examen. L’examen et l’analyse des données fournies par le conseil assurent également la cohérence et l’intégrité des données pour les futurs modèles de financement ou les futures améliorations. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 2

Sujets de discussion q q q q Examen initial États financiers publiés Santé financière Tableaux Sections Formulaires de données Annexes Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 3

Examen initial q q q Exactitude des états financiers – Examiner la présentation dans le SIFE; comparer la présentation dans le SIFE avec les états financiers vérifiés publiés et les copies imprimées reçues. Examens des années précédentes – Examiner les procédés de vérification des années précédentes afin de relever les problèmes récurrents. Messages d’avertissements – Relever les points à approfondir pendant l’examen. Analyse et révision des données – Relever les écarts douteux à examiner de plus près. Annexe H – Comparer les degrés de dotation en personnel du conseil avec ceux indiqués dans les états financiers de l’année précédente. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 4

États financiers publiés q q q Veuiller à ce que le rapport des vérificateurs soit conforme à l’un des formats recommandés fournis aux conseils scolaires. Vérifier que toutes les notes afférentes aux états financiers soient publiées, conformément au manuel de la CSP. Vérifier si le conseil a joint le rapport de la direction signé aux états financiers publiés ou que la déclaration de la direction soit incluse dans les notes afférentes aux états financiers. Noter les entités que le conseil regroupe. Vérifier dans le site Web du conseil qu’il a publié le rapport annuel du directeur. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 5

Santé financière q q Présentation – Déterminer si les fonds de fonctionnement du conseil sont déficitaires (article 231 de la Loi sur l’éducation). Situation financière – Noter les changements dans les actifs financiers nets. Montant recouvré – Noter ce qui est indiqué dans l’annexe I et si les futurs besoins de liquidité du conseil augmentent ou baissent. Flux de trésorerie – Déterminer si le changement dans les liquidités et les équivalents des liquidités s’améliore. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 6

Tableaux q q Vérifier que les colonnes budget soient remplies dans tous les tableaux. Tableau 2. 2 – Fonds de capital et d’emprunt § Les autres revenus devraient inclure le produit des ventes de sites et d’édifices enregistrées dans l’année en cours. Les montants indiqués ne devraient pas différer beaucoup de ceux du tableau 5. 1, lignes 1. 10, 1. 11, 1. 12, 1. 14, 1. 15, 1. 16. q Tableau 2. 4 – Fonds des activités scolaires § Vérifier qu’il est complet et raisonnable. q Tableau 3 – Fonds de capital et d’emprunt § Déterminer si des fonds d’immobilisations sont utilisés pour le fonctionnement. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 7

Tableaux (suite) q Tableau 4 – Dépenses d’un conseil dans un territoire non érigé en municipalité § Effectuer une comparaison avec les années précédentes et vérifier au besoin que le tableau est rempli. q Tableau 5 – Fonds de réserve § Les soldes d’ouverture devraient concorder avec les soldes de fermeture de l’année précédente. q Tableau 6 - Fonds fiduciaires § Effectuer une comparaison avec les années précédentes et vérifier au besoin que le tableau est rempli. q Tableaux 9 et 10 – État des revenus et des dépenses du fonds de fonctionnement § Comparer les revenus et dépenses avec ceux de l’année précédente pour voir s’ils sont raisonnables. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 8

Tableaux (suite) q Tableau 10 RED – Redressements à des fins de conformité § Ce tableau montre les redressements requis des dépenses afin d’assurer la conformité. § Comparer les totaux des colonnes et les notes afférentes aux états financiers, le tableau 10 G, etc. Vérifier si les montants déclarés sont exacts. q Tableaux 10 A et 10 B - Dépenses au titre de l’éducation de l’enfance en difficulté § Vérifier que les dépenses ne sont pas déclarées en fonction des règles du CCSP, c. -à-d. intérêts accumulés, vacances accumulées, prestations de retraite et dépenses payées d’avance qui doivent être exclus. § Vérifier les traitements et salaires et avantages sociaux pour les titulaires de classes aux tableaux 10 et 10 A/B. Faire certains que la proportion des avantages sociaux par rapport aux salaires indiqués dans le tableau 10 A/B concernant l’éducation de l’enfance en difficulté excède cette même proportion dans le tableau 10. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 9

Tableaux (suite) q Tableaux 11 A et 11 B – Recettes fiscales § Vérifier que les recettes fiscales déclarées sont raisonnables, Examiner les impôt supplémentaires et radiation d’impôt fonciers. q Tableau 12 – Éducation continue, école d’été et RDA § Analyser les changements dans les programmes. q Tableau 13 – Effectif scolaire de jour § Comparer l’effectif avec les chiffres de la lettre de confirmation. Comparer l’effectif de la section des études indépendantes avec celui de l’année précédente. Noter si « d’autres élèves » sont déclarés puis vérifier que l’annexe B 1 est remplie et est correcte. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 10

Sections q Section 1 – Sommaire des éléments § Comparer l’allocation avec les prévisions budgétaires révisées de l’année précédente et de l’année en cours. q Section 2 – Éducation de l’enfance en difficulté § Comparer les montants pour les demandes d’équipement personnalisé, les cas spéciaux et de la section 23 avec les fichiers approuvés. q Section 3 – Enseignement des langues § CONSEILS DE LANGUE FRANÇAISE SEULEMENT – Vérifier le montant de la ligne 3. 10 - Démarrage. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 11

Sections (suite) q q Section 7 et annexe G - Qualifications et expérience du personnel enseignant et grille des salaires § Le placement du personnel enseignant dans la section 7 multiplié par les salaires indiqués dans l’annexe G ne devrait pas être supérieur aux salaires et honoraires applicables déclarés dans l’annexe 10. § Vérifier que l’annexe G correspond à la grille la plus à jour de l’année. Section 10 – Administration et gouvernance § Les nombres de conseillers et de municipalités indiqués devraient être semblables à ceux de l’année dernière. § Municipalités multiples – Vérifier que le nombre de municipalités indiqué est comparé au tableau 11 A en tenant compte des territoires non érigés en municipalités et isolés. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 12

Sections (suite) q q Section 11 – Installations destinées aux élèves – Le programme educatif régi par l’article 23 § Ligne 11. 12. 2 – Comparer l’EPT indiqué à la ligne 11. 12. 2 avec le fichier approuvé de la Direction des services régionaux. § Comparer le coût d’acquisition des classes portatives indiqué aux lignes 11. 31. 8 et 11. 34. 8 aux montants indiqués dans les rapports du 5 et 7 mois d’activités au titre des immobilisations. Section 12 – Service de la dette § Vérifier les soldes d’ouverture; le remboursement des fonds d’amortissement, les paiements du principal, les paiements des intérêts, la contribution au fonds d’amortissement, la dette admissible non financée en permanence liée aux nouvelles places. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 13

Sections (suite) q Section 14 – Rajustements pour les districts territoriaux § Applicable seulement aux conseils qui perçoivent des impôt dans les territoires non érigés en municipalités. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 14

Formulaires de données q Formulaire de données A 2 – Enveloppe, Éducation de l’enfance en difficulté § Effectif des classes distinctes – Comparer le chiffre indiqué avec celui de l’année précédente pour voir s’il est raisonnable. q Formulaire de données A 2 - Enveloppe, Administration et gestion § Autres sources de revenus – Comparer les montants indiqués ici avec ceux du tableau 9 pour voir s’ils sont raisonnables. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 15

Formulaires de données (suite) q Formulaire de données A 3 – Constatation des revenus § Vérifier le solde d’ouverture, le virement provenant des produits des réserves pour aliénation et le virement provenant des revenus reportés. q Formulaire de données D – Dépenses nettes § Vérifier que les 68, 49 % des revenus de droits de scolarité ont été alloués à la salle de classe. § Virement aux réserves, ligne 27, colonne 8 - Vérifier tout montant indiqué par rapport à un fichier approuvé. § Vérifier les virements provenant des réserves pour les installations destinées aux élèves, les virements provenant des revenus reportés, le fonds de flexibilité. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 16

Annexes q Annexes D 1 Redevances d’exploitation relatives à l’éducation et D 2 – RAS Achats de terrains et charges financières connexes § Veiller à ce que le solde d’ouverture et le montant indiqué comme principal en souffrance sont corrects. q Annexe F – Transport des écoles provinciales § Examiner les tendances dans les dépenses, le nombre d’élèves et les coûts moyens. q Annexe I – Montants à recouvrer: § Comparer les chiffres avec les renseignements figurant dans les notes afférentes aux états financiers du conseil. Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 17

Questions Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l’ Éducation 18