SAMARBEID OG LEDELSE PSY 2400 Vrsemester 2006 Carl

SAMARBEID OG LEDELSE PSY 2400: Vårsemester 2006 Carl Erik Grenness Psykologisk Institutt, Ui. O c. e. grenness@psykologi. uio. no

Disposisjon: • • • Hva er samarbeid? En prosessmodell Produktivitetstap (entropi versus synergi) Konfrontasjon og konflikter Tillit i samarbeid Makt og samarbeid Etikk og verdier i samarbeid

Hva er samarbeid? Samarbeidsprosesser og samarbeidsformer

Modell for samarbeid og kommunikasjon tillit Optimalisering Konfrontasjon åpen av samarbeid og konflikter kommunikasjon og teamwork Kapasitet for revitalisering av organisasjonen

Definisjon av team (samarbeid) • • To eller flere individer I dynamisk interaksjon Preget av gjensidig avhengighet Over en viss tid (varighet) Felles oppgave eller målorientert Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll

Etablering av samarbeid: Formelle og psykologiske prosesser Forhandlinger om felles forventninger tillit og risiko gjennom formell forhandling og uformell meningsdannelse Kontinuerlige vurderinger basert på effektivitet og opplevd rettferdighet Forpliktende handlinger gjennom rolle interaksjon og personlig interaksjon Forpliktende avtaler om fremtidige handlinger gjennom formale legale kontrakter og psykologiske kontrakter

Samarbeidsformer • Obligatorisk innsats – rolleatferd styrt av plikt og/eller ytre belønning • Frivillig ekstrainnsats – styrt av internaliserte verdier • Obligatorisk lydighet - begrense atferd som kan hindre måloppnåelse • Frivillig begrensning av atferd som kan hindre gruppens måloppnåelse

Produktivitetstap Entropiske prosesser versus synergi

Omkostninger ved samarbeid Ganske ulik partner pluss Ganske lik partner produktivitet Ingen partner tidsakse minus Letalt nivå

Samarbeidsproblemer: Praktiske forhold • Samarbeid forutsetter en viss kongruens – jf. ”like barn leker best” • Samarbeid medfører alltid omkostninger • Det finnes alltid barrierer mot samarbeid • Samarbeid må læres, noe som tar tid, men ofte er det budsjettert med for liten tidshorisont til læring av samarbeid

Årsaker til produktivitetstap (entropiske prosesser) • • • Egoistisk versus altruistisk holdning Konkurranse versus samarbeid Asymmetrier i makt og status Økende diversitet og kompleksitet Negative effekter av gruppeprosesser Gruppekonflikter

Negative effekter av gruppedynamikk • Etablering av gruppenormer og reduksjon av variasjon (Sherif) • Konformitetspress (Asch) • Lydighet for autoriteter (Milgram) • Rollespilleffekter (Zimbardo) • Reduksjon av individuell innsats • Gruppepolarisering • ”Gruppetenkning”

Gruppetenkning (Janis) • • Illusjonen om usårbarhet Bortforklaring av faresignaler Overdreven tro på egen moral Stereotypt syn på utenforstående Konformitetspress mot avvikere Medlemmene utøver selvsensur Illusjonen om enstemmighet Beskytte leder mot ”kjetterske” tanker

Konfrontasjon og konflikter Konflikt som nødvendig ingrediens i alle former for samarbeid

Team versus konflikter • To eller flere individer • I dynamisk interaksjon • Preget av gjensidig avhengighet • Over en viss tid (varighet) • Felles oppgave eller målorientert • Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) • Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll • • To eller flere individer I dynamisk interaksjon Og gjensidig avhengighet Som over en viss tid (varighet) • Hindrer hverandres måloppnåelse • Gjennom negativ bruk av makt

Konfliktmodell Ytre hendelser, tema - Ressurser - Ideer, kunnskap, oppfatninger - Verdier Reaksjoner Perseptuelle Kognitive Emosjonelle Konfliktatferd Dominans Ettergivenhet Kompromiss Unngåelse Integrasjon

Problemtyper i samarbeid • Distributive – konflikterende interesser • Kongruente – sammenfallende interesser • Integrative – komplementære interesser

Hvordan fostre integrerende samarbeid? • • • Korreksjon av kognitive feiloppfatninger Kontrakter og andre former forpliktelser Vektlegge multiple mål med samarbeidet Samarbeid om multiple prosjekter Horisontalt og vertikalt samarbeid Utvikling av vennskap

Verdier som ligger til grunn for konstruktiv konflikt løsning • • • Gjensidighet – den gyllne regel Respekt for samarbeidspartnere Opplevelse av delt fellesskap Aksept for egen feilbarlighet Avvisning av tvang som virkemiddel Deutsch 2000

Tillit i samarbeid En forutsetning for effektivt samarbeid

OM TILLIT Tillit er et resultat av sosial konstruksjon, realisert og styrket gjennom sosial interaksjon, kulturell affinitet og støttet av institusjonelle normer og sanksjoner (Child & Faulkner 1998)

Hva er tillit? • Tillit som ”basic trust” og ”lim” i samarbeid • Tillit eksisterer som en relasjon mellom flere aktører og ikke som en egenskap ved individuelle aktører. • Tillit er dynamisk og vil stadig forandres gjennom aktørenes interaksjon. • Tillit må læres. Tillit er vanskelig å etablere og lett å ødelegge.

Hva er tillit (2) • Tillit forutsetter frihetsgrader innen grenser bestemt av aktørenes kompetanse. • Tillit er ikke blind – men det er bare et fåtall mennesker man kjenner så godt at det er realistisk å vise tillit ut fra kjennskap til deres målsettinger og forpliktelser.

Hva er tillit (3)? • Tillit utvikles fra tillitsverdig (pålitelig) atferd. Pålitelighet vises gjennom åpen kommunikasjon, villighet til å ta en risiko, evnen til å dele og evnen til å opptre aksepterende og støttende. • Tillit er i siste instans en personlig relasjon og kan ikke reduseres til en vare innen markedet. • Tillit må være realistisk.

Hva er tillit (4)? • Samarbeid og gjensidig læring øker tillit, konkurranse reduserer tillit. • Det å forvente og å vise tillit gjennom tillitsverdige handlinger kan fungere som en selvoppfyllende profeti. • Tillit i en organisasjon forutsetter at ledelse utøves på alle nivåer og av alle som deltar i samarbeidet. En leder alene kan ikke etablere tillit.

Teorier om tillit • Tillit som individuell egenskap, f. eks. som evne til å stole på partneres motivasjon (psykologisk orienterte teorier) • Tillit som interpersonlige transaksjoner, som gjensidighet i samarbeid (økonomiske teorier) • Tillit som en situasjonsfaktor hvor det hersker usikkerhet og avhengighet (politiske teorier) • Tillit som et resultat av institusjonelle arrangementer i form av kontrakter og legale prosedyrer (sosiologiske og sosialpsykologiske teorier)

Trinn i utvikling av tillit 1) Kalkulerende tillit som er markedsorientert, økonomisk og krever en viss grad av beskyttelse bak lover og avtaler. 2) Tillit basert på felles oppfatninger (kunnskap og forståelse) av organisatoriske målsettinger og av den virkelighet man forholder seg til. 3) Tillit basert på affektive bånd, på moral, forpliktelse og opplevd felles identitet med en egenverdi ut over det økonomiske samarbeidet.

Samarbeid og tillit i kortvarige prosjektorganisasjoner (Meyerson et al. ) 1) Jo mer en gruppe aktører tilhører samme «pool» , jo mer sårbart er deres rykte og jo villigere er de til å vise tillit. 2) Rollebasert interaksjon gir raskere utvikling av tillit enn personbasert interaksjon. 3) Inkonsistent rolleatferd og uklarhet i rolleomfang reduserer tillit.

Samarbeidsproblemer 2 4) Aktører under tidspress benytter mer kategoribasert og mindre presis og evidensbasert informasjon. 5) Kategoridreven informasjon i temporære organisasjoner er dominert av institusjonelle og kontekstavhengige kategorier. 6) Kategoridrevet informasjon leder til raskere reduksjon av usikkerhet assosiert med tillit men også til større risiko.

Samarbeidsproblemer 3 7) Tillit i temporære systemer er mer sannsynlig ved moderat gjensidig avhengighet enn ved høy eller lav avhengighet. 8) Kontraktør eller leder i en temporær organisasjon vil gjennom sitt rykte (særlig ekspertise og troverdighet) ha avgjørende betydning for utvist gjensidig tillit mellom aktører som ikke kjenner hverandre fra før. 9) Tillit er positive illusjoner som delvis skaper de resultater som følger av å utvise tillit. Når noen viser tillit er dette et sosialt bevis for at det er grunn for å vise tillit.

Tillit i prosjektorganisasjoner Temporære organiseringer preges av iboende usikkerhet. Men usikkerheten kan reduseres ved å utvise tillit til ukjente samarbeidspartnere.

Forventninger som avgjør villighet til å vise tillit • Forventninger om gjensidighet, oftest basert på tidligere erfaring (Heiders «vil» faktor) • Forventninger om effektivitet (efficacy), dvs. evne til å påvirke resultater (Heiders «kan» faktor) • Hedonistiske forventninger til både samarbeidsprosessen og dens resultater (lyst)

Gode samarbeidsrelasjoner og god ledelse preges av: • Effektiv kommunikasjon • Omsorg, vennlighet, behjelpelighet, • Koordinering av innsats, arbeidsdeling, oppgaveorientering, høy produktivitet • Tro på egne ideer og sterk tro på felles oppfatninger og verdier • Villighet til å øke andres makt etter behov • Oppfatter konflikterende interesser som felles problem som må løses kollektivt Deutsch 2000

Makt og samarbeid

Makt som sosial energi • Mange forskere hevder at makt er en nødvendig form for sosial energi. Samarbeid kan ikke forgå uten utøvelse av ledelse og makt. Men makt uten tillit korrumperer og må derfor styres av etisk bevissthet.

Maktnivåer • • Direkte maktutøvelse, åpen atferd Indirekte maktutøvelse, dagsordensmakt Symbolsk, hegemonisk makt Strukturmakt, systemmakt

Etablering av makt (Tyler) • Mennesker skaper makt og motsetter seg den makt de har skapt • Makt skapes for å løse problemer. Jo mer alvorlig problem, jo større grad av makt overføres andre • Problemets innhold bestemmer hvilken makttype som er mest effektiv: autoritær, demokratisk, karismatisk

Etablering av makt 2 • Makt har både en strukturell og en kognitiv basis. Aktørers svar på makt avhenger av deres oppfatninger. De fortolker, oversetter og konkretiserer den makt som er innvevd i strukturelle posisjoner

Makttyper • • • Tvangsmakt Belønningsmakt Legitim makt Referansemakt Ekspertmakt Informasjonsmakt French & Raven

Makt og ledelse • Maktesløs – fratatt all makt • Makt over – autoritativ makt • Makt med - medvirkningsmakt • Makt til – delegert makt, ”empowerment”

Delegering • Myndighet (authority) – formell makt basert på rettigheter • Pliktansvar (responsibility) – plikt til å utføre oppgaver og nå resultater • Resultatansvar (accountability) – regnskapsansvar overfor overordnet når det gjelder resultater

Makt og konflikter • Det må skjelnes mellom total makt i et forhold og relativ makt mellom aktørene (maktforskjell). • Hypoteser: 1. Høy total makt har integrativ effekt, fører ofte til gjensidige forpliktelser og tillit. 2. Høy maktforskjell har disintegrerende effekt og er ofte utgangspunkt for mistillit

Negative effekter av makt • Makt oppleves ofte som truende, særlig i ustrukturerte situasjoner og for mennesker med lav selvrespekt • Makt fører ofte til motmakt og dermed til utvikling av maktspill • Makt korrumperer: - blir mål i seg selv - blir brukt til personlig posisjonering - øker avstand til underordnede - fører til nedvurdering av underordnede

Negative effekter av makt (2) • Effektiv bruk av makt endrer maktbrukerens syn på seg selv og andre • Når man bruker ”milde metoder” (bønnfalle, anmode, diskutere) attribueres endring til personen selv • Når man bruker ”sterke metoder” (insistere, og ordre) attribueres atferdsendring til metoden • Ved atferdsendring med sterke metoder nedvurderes personens autonomi og relasjonen til vedkommende blir mindre verdifull

Etikk og verdier i organisasjoner

Etikk, makt og frihet • Etiske problemer handler om det faktum at mennesker er grunnleggende avhengig av hverandre. Denne avhengigheten kan misbrukes fordi vi også har makt i forhold til andre. • Mennesker har valgfrihet og dermed moralsk ansvar for hvorledes gjensidig avhengighet forvaltes.

Verdier i sosial praksis • Etikkens gyldighetsområde er alle former for sosial samhandling (og særlig i arbeidslivet) • Samhandling styres ikke av fysiske (kausale) lover, men av sosialt vedtatte verdier • Mennesker har frihet til å velge handlingsform og står derfor ansvarlig for sine handlinger • Den høyeste etiske verdi er å øke menneskers frihet til å velge og dermed også deres ansvar

Dennett (1995) ”Membership in the class of things that have minds provides an all-important guarantee; the guarantee of a certain sort of moral standing. Only mind-havers can care; only mind-havers can mind what happens”

Eksempel på etisk grunnsyn • ”Det har alltid vært et mysterium for meg, hvordan noen kan føle seg større, ved å gjøre andre mindre” (Gandhi)

Uetisk atferd på arbeidsplassen • • • • Pengeutpressing, gaver, bestikkelser Interessekonflikter Illegal politisk betaling Generell lovoverskridelse Bruk av innside informasjon Smøring Feilaktig beskrivelser av bedriftens økonomi Overskridelse av antitrust lover Svart arbeid Brudd på taushets avtaler Brudd på arbeidsrelaterte lover Bedrageri Rettferdiggjøre midler via mål

Etiske verdier fungerer som et normativt reguleringssystem Korreksjon Verdier +/- Individ, system Output Handling Input Omverden: Ting Mennesker, dyr

Fra allmennmoral til etikk • Alle menneskesamfunn regulerer sosial atferd gjennom allmennmoralske normer • Innen alle menneskesamfunn finner vi oppfatninger om hvilken type atferd som forventes • Allmennmoralen består av plikter, forbud og tillatelser. • ”Gråsonen” av tillatt atferd varierer fra samfunn til samfunn.

Kilder for etisk teori • • • Filosofiske skrifter Religiøse skrifter Politiske skrifter Myter, sagn, fabler, fortellinger og eventyr Litteratur (både skjønnlitteratur og populær litteratur) • Alle former for medier (aviser, film) • Naturvitenskapelig forskning

Analysemodell for etisk atferd Situasjon, kontekst Person, dyd, karakteregenskaper Plikter/forbud, intensjon, vilje/sinnelag, emosjonell aktivering Selve handlingen fortid nåtid Langsiktige og kortsiktige. Egoistiske og altruistiske Konsekvenser fremtid

Normative etiske teorier • 1. Utilitarisme - basert på hedonisme og subjektiv/relativ nyttemaksimering, samt smak og behov, konsekvensanalyse, evne til å tenke • 2. Deontologi - basert på plikt til å respektere grunnverdier som autonomi og frihet, det kategoriske imperativ som felles norm, evne til selvkontroll • 3. Eudaimonisme - basert på realisering av menneskets natur som fornuftsvesen, en objektiv tilstand, evne til å være lykkelig

Overordnede etiske holdninger • Omsorg for mennesker • Respekt for mennesker • Realisme i vurderinger av og handlinger overfor mennesker

Psykologiske forutsetninger for etisk atferd • • Desentrering og evne til refleksjon Empati og emosjonell intelligens Sårbarhet og tillit Overordnet fleksibilitet Personlig integritet og unngå dobbeltbudskap Evne til å skape tillit Evne og vilje til å ta ansvar

Etikk versus juridiske lover • Etiske retningslinjer håndheves ikke av noe maktapparat slik som juridiske lover, men skal hjelpe profesjonelle til å reflektere over egne etiske oppfatninger og holdninger, bli bevisst normkonflikter og styrke evne til å gjøre velbegrunnede valg. Etiske treningslinjer kan til dels overlappe lovgivningen (eksempelvis taushetsplikt og personopplysningsloven), men beskriver i hovedsak et aktsomhetsområde (Fra NESH)

Organisatoriske verdimessige feiloppfatninger: Generelt • Gjennomsnittsmennesker misliker arbeid og vil unngå å arbeide om de kan (teori X) • Gjennomsnittsmennesker foretrekker å dirigeres, ønsker å unngå ansvar, har lave ambisjoner og søker først og fremst sikkerhet • Individualisme er høyeste verdi, konformitet er slaveri • Intellektuelt anlagte individer bringer urealistiske ideer, misforståelser og mistrivsel inn i organisasjoner • Selvrealisering er utelukkende individets ansvar • Organisasjoner er livets mening og deres mål og verdier utgjør det verdifulle i livet • Mennesker må i siste instans underkaste seg økonomiske målsettinger

Organisatoriske verdimessige feiloppfatninger: Makt og ledelse • Makt og autoritet er konstant: Reduksjon i en part (ledere) fører til økning hos den andre part (ansatte) • Autoritet flyter alltid fra toppen og nedover • Alle grupper trenger en ”leder” • Sterk ledelse er unilateral og dominant • Ledere bør være dirigerende og bruke ”gulrøtter” eller ”pisk” • Frykt, penger og tett kontroll er mest effektive i å få ansatte til å arbeide • Ledelse ut fra teori X er sterk, ut fra teori Y svak

Organisatoriske verdimessige feiloppfatninger: Konkurranse • Det handler alltid om å vinne: Tap er vanære • Den høyeste form for suksess i alle tiltak er overlegenhet og dominans over andre • Konkurranse produserer mer effektive resultater enn samarbeid • Aggresjon (hos menn) er mandig, beundringsverdig og vesentlig for organisasjoners vitalitet • Mellommenneskelig konkurranse vil alltid forbedre prestasjoner

Organisatoriske verdimessige feiloppfatninger: Medvirkning • Medvirkende ledelse er permissiv • Medvirkning er ineffektiv når det gjelder kostnadseffektivitet og er bortkastet tid • Å dele makt er å redusere egen makt og dermed ens evne til å få gjort jobben • Medvirkning fører til resentment fra ansatte når deres forslag blir forkastet • Medvirkningsledelse fører til dårlige kompromisser i beslutninger • Grupper fatter ikke beslutninger: De bare aksepterer dem • Gruppeaktivitet fører bare til konformitet og hemmer individualitet og kreativitet • Lederløse grupper er en sosialistisk ide

Organisatoriske verdimessige feiloppfatninger: Emosjoner • Følelser og arbeid er gjensidig ekskluderende • Det å uttrykke følelser er feminint • Effektive ansatte holder sine emosjoner atskilt fra sitt arbeid • De beste beslutninger utvikler seg fra ren rasjonell tenkning

Verdimessige trusler i dagens samfunn: • Trusler om selvdestruksjon, krav til bærekraftig utvikling og organisasjoners rolle i dette • Manglende respekt for menneskelige behov og grunnverdier • Teknisk-økonomiske modellers dominans innen alle livsområder • Omstillinger som medfører stress, utbrenthet, angst og lært hjelpeløshet • Lederes spesielle ansvar versus deres tendens til egoisme • Fravær av ledermodeller som understreker lederes rolle som hjelpere

Kriterier på etiske beslutninger 1 • Med hensyn på andre: 1. Personlig velferd: Andres rett til liv og realisering av helse, emosjoner, sikkerhet, økonomisk trygghet og lykke 2. Respekt: Retten til å bli behandlet ”som mål og aldri som middel”, å bli tilskrevet selvrespekt og verdighet 3. Personlig frihet: Retten til å ha hovedbestemmelse i ens velferd på jobben og å bestemme over ens atferd utenfor jobben 4. Rettferdighet: Retten til ytringsfrihet og egen samvittighet, til privatliv, frihet fra sladder og rettferdige prosedyrer 5. Vekst og selvaktualisering: retten til å velge optimale vekst og utviklingsbetingelser når det gjelder intellekt, emosjoner, karaktyer og kompetanse

Kriterier på etiske beslutninger 2 • Med hensyn på ansvar for samfunnet og dets institusjoner: 6. Plikt: Kjærlighet, kunnskap, respekt, omsorg og ansvar for andre, samfunnet og en selv 7. Sosial velferd: Fred, rettferdighet, velgjørenhet, frihet fra sult og deprivasjon, like muligheter, livskvalitet, materiell vekst, kulturell utvikling 8. Borgerånd: Bidrag og service til offentligheten

Kriterier på etiske beslutninger 3 • Med hensyn til egen utvikling: 9. Moralsk atferd i praksis: handlinger utføres med ærlighet, rettferdighet, pålitelighet, alvor, tillit, åpenhet og taktfullhet 10. Ens karakter: Omsorg, respekt, ansvar, lidenskap, empati, toleranse, sjenerøsitet, ærbødighet, fornuft, rasjonalitet, objektivitet, klokskap, selvkontroll, samarbeid, kunnskap, kompetanse, initiativ, vitalitet, produktivitet, mot, kraft, motstandsdyktighet

Krav til arbeidsmiljø Variasjon Helhet Viktighet Selvstendighet Tilbakeføring Tilbakemelding

Samfunnsmessige målsettinger for organisasjoner: • • • Fremme sosialt likeverd Beskytte våre naturlige omgivelser Fremme menneskelig kreativitet Forsøke å tjene overordnede hensikter Fremme etisk atferd i sosial omgang Fremme personlig utvikling både i arbeid og privatliv

Fiskes relasjonelle teori 1 Det eksisterer fire fundamentale relasjoner mellom mennesker. Alle former for sosial interaksjon og samarbeid vil farges av hvilken relasjon som dominerer et forhold mellom partnere: • • • Communal Sharing (CS): alle i gruppen er like når det gjelder viktige egenskaper gruppen overskrider individuelle medlemmer omsorg solidaritet felles identitet - a relation of unity, community, undifferentiated collective identity, and kindness, typically enacted among close kin.

Fiskes relasjonelle teori 2 Authority Ranking (AR): • transitive asymmetrisk differensiering I lineært hierarki • respekt og lydighet hos underordnede • spesielle plikter hos overordnede - a relationship of asymmetrical differences, commonly exhibited in a hierarchical ordering of statuses and precedence, often accompanied by the exercise of command complementary displays of deference and respect.

Fiskes relasjonelle teori 3 • Equality Matching (EM): • balanse mellom partene • gjensidighet - a one-to-one correspondence relationship in which people are distinct but equal, as manifested in balanced reciprocity (or tit-for-tat revenge), equal share distributions or identical contributions, in-kind replacement compensation, and turn-taking.

Fiskes relasjonelle teori 4 • Market Pricing (MP): • vurdering av relasjoner ut fra proporsjoner, ratio • kostnad/nytte vurdering • rasjonell kalkyle - an (intermodal) metric of value by which people compare different commodities and calculate exchange and cost/benefit ratios.

Lanes maksimander (1991) ”It is better for people to be (1) happy, (2) more cognitively complex, (3) to think of themselves as worthy, and (4) to take responsibility for their own lives where they can influence events rather than the other way around”

Meningen med livet (Roy Baumeister) 1. Behovet for hensikt: - målrettethet, - ytre og indre mål, - mulighet for konflikter 2. Behovet for mestring: - agent, effektivitet - kompetanse - kontroll

Meningen med livet (Roy Baumeister) 3. Behovet for rettferdighet - etisk legitimering - ansvarlighet, pålitelighet - rasjonalitet 4. Behovet for å være verdifull - selvaktelse, selvbilde - individuell egenverdi - sosial tilhørighet, selvkategorisering

Konklusjon: Etikk og verdier i sosial praksis • Etikkens gyldighetsområde er sosial samhandling • Samhandling styres ikke av kausale lover men av sosialt vedtatte verdier • Mennesker har frihet til å velge handlingsform og står derfor ansvarlig for sine handlinger • Den høyeste etiske verdi er å øke menneskers frihet til å velge og dermed også deres ansvar