SALIK HZMETLER YNETM Malzeme ve Stok Ynetimi MALZEME

SAĞLIK HİZMETLERİ YÖNETİMİ Malzeme ve Stok Yönetimi

MALZEME YÖNETİMİ • İşletme için gerekli olan malzemelerin planlanması, satın alınması, işletmeye kabulü, depolanması, stok planlaması ve kontrolü ve atıkların değerlendirilmesi veya çevreye dönüşümünü içeren süreçtir.

MALZEME YÖNETİMİ • Amaçlar: – Satın alınan malzemeler için en düşük fiyatın ödenmesi amacıyla rekabeti sağlayıcı önlemler almak. – Stok yatırımı ve yüksek stok devrinin minimizasyonunu sağlamak. – Faaliyetlerin kesintisiz sürdürülmesini sağlamak. – Kalite standartlarını korumak

MALZEME YÖNETİMİ • Amaçlar: – Personel maliyetlerini azaltmak ve personelin gelişimini sağlamak. – Tecrübeli ve kaliteli satıcılar bulmak, ilişkiler geliştirmek. – Düzenli kayıt tutmak – Kayıpları azaltmak

MALZEME YÖNETİMİ • Yararları: – Verimlilik artar. – Etkin stok kontrolleri sayesinde kayıplar azalır. – Daha hızlı nakit akışı sağlanır. – Hizmetler ve üretim kesintisiz devam eder – Ürün standardı ve diğer maliyet düşürücü teknikler için fırsat ve istek artar.

MALZEME YÖNETİMİ • Yararları: – Maliyetlerde tasarruf ve daha fazla karlılık sağlar. – Harcamalar ve faturaların takibi kolaylaşır. – Performans değerlendirme metotlarının geliştirilmesini sağlar. – Maliyetlerin karşılaştırılmasına imkan verir. – Bölümler arası iletişimi kolaylaştırır.

MALZEME YÖNETİMİ… • Fonksiyonları: – – – – Malzeme ihtiyaçlarının tahmin edilmesi Malzeme kaynağının saptanması ve satın alınması Satın alınan malzemelerin teslim alınması Stok kontrol Depolama Dağıtım Kalite kontrol Atıkların değerlendirilmesi veya elden çıkarılması

İHTİYAÇLARIN TAHMİN EDİLMESİ • • • Poliklinik sayıları Klinik kapasiteleri Ameliyatlar Yatak işgal oranı Ortalama yatış süreleri Sağlık hizmetlerinde İhtiyaç tespitinde etkili olan kriterler

İHTİYAÇLARIN TAHMİN EDİLMESİ • Malzeme miktarları nasıl tespit edilir? – Piyasa araştırması, gözlem – Geçen yıl tecrübeleri Gelecekteki muhtemel değişiklikler göz önünde bulundurulmalıdır.

İHTİYAÇLARIN TAHMİN EDİLMESİ… • ESNEKLİK !!

İHTİYAÇLARIN TAHMİN EDİLMESİ… Malzeme Tahminleri Yöntemleri Öznel Yöntemler -Geçmişe ait veri yoksa İstatistiksel Yöntemler -Geçmiş bilgilerin geleceğe projeksiyon yaratması

SATIN ALMA • Malzeme yönetiminin esas fonksiyonudur. • Hastaneler üretme veya satın alma kararlarından herhangi birini alırken, kendi üretim etkinliklerini, üretim maliyetleri ile dış tedarikin maliyetlerini karşılaştırıp değerlendirmelidir.

STOK KONTROL • Stok: – Gelecekteki gereksinimleri karşılamak amacıyla depolanan kalem – Üretim ve satış faaliyetlerinin herhangi bir aksaklık ile karşılaşılmadan verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için, işletmenin elinde bulundurduğu ekonomik değere sahip kaynaklardır.

STOK KONTROL • Rekabet • Hizmet sunumu • Kar amacı gütmeyen sağlık kurumlarının maliyetleri

NAKLİYE (TAŞIMA) TEDARİK KAYNAĞI KULLANIM NOKTASI

NAKLİYE • Nakil araçlarının seçilmesinde; – Fiyat – Emniyet – Sürat önemlidir.

NAKLİYE • Malzeme yönetiminde nakliye masrafları, genel maliyetin %15’ini teşkil eder.

DEPOLAMA ve DAĞITIM • Depolama, malzemelerin ve mamullerin kullanılacağı veya satılacağı ana kadar uygun koşullarda bulundurulması ve korunması ile ilgili fonksiyondur.

DEPOLAMA ve DAĞITIM… • Dağıtım; – Süre (günlük, haftalık, aylık…vb. ) – İstek belgesi – Kayıtların kontrolü

KALİTE KONTROL • HASTANELERDE KALİTE KONTROL I. DÜZEY: GENEL -Sağlık sistemi ve hastanenin sunduğu hiz. değerlendirilmesi II. DÜZEY: SINIRLANDIRILMIŞ ALAN -Faaliyetlerin değerlendirilmesi ***MALZEME YÖNETİMİ

KALİTE KONTROL • Dış kaynaklardan malzeme sistemine giren malzemelerin uygunluğunun tespiti. • KİM YÜRÜTÜR? ? ?

ATIK YÖNETİMİ • Kullanılabilecek durumda olan malzemeler dışında kalan kullanılmamış malzeme atıkları, artıklar, modası geçmiş malzemeler ve çöplerle ilgili işlemler • ‘Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği’

MALZEME YÖNETİMİNDE ÇAĞDAŞ YÖNTEMLER • • Malzeme İhtiyaç Planlaması (MIP) Tam Zamanında Üretim (JIT) Bar-Kod RFID

MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI • Amaç: İhtiyaç duyulacak her bir malzeme talebini öngörmek. • Üretim için gereken malzeme, işgücü saati, malzeme miktarı, enerji miktarının çizelge üzerinde programlanması

TAM ZAMANINDA ÜRETİM (JIT) • Japonya • SIFIR STOK

TAM ZAMANINDA ÜRETİM (JIT) • Üretim için gerekli olan malzemenin gerektiği anda ihtiyaç noktasında bulunmasını temin eden, sıfır hata ve sıfır stoku hedef alan malzeme yönetimi sistemidir.

TAM ZAMANINDA ÜRETİM (JIT) • Özellikleri: – Az sayıda tedarikçi: Kalite artar, tedarikçi ilişkileri gelişir. – Uzun süreli tedarikçi sözleşmeleri: Hızlı, kesintisiz tedarik. – Küçük partilerle alım: Stok maliyeti düşer. İhtiyaç kadar malzeme alınır. – Minimum kalite kontrolü: Tedarikçiyle uzun süreli sözleşme olduğundan standart sağlanır. – Toplu ödemeler: Kırtasiye masrafı azalır.

Klasik Yönetim ve JIT Karşılaştırması KLASİK JIT Tedarikçi Çok tedarikçi Az sayıda güvenilir tedarikçi Seçim En düşük fiyat Kalite, teslim zamanı, fiyat Sözleşme Dönemi Kısa vadeli Uzun vadeli Teslimat Bir defada Sık Kalite Alıcı şartlarını Sürekli gelişme, ortaklık sağlama tedarikçinin sorunudur Yeni ürünler Kullanıcının katkısı asgari düzeyde Kullanıcının fikri alınır

TAM ZAMANINDA ÜRETİM (JIT) • • Mesafe (tedarikçi, hastane) Siparişlerin verilme sistemi (otomatik) Satıcıların kapasitesi Ekonomik belirsizliklerin asgari düzeyde olması • ***Satın alma miktarı • ***Satın alma sıklığı

BAR-KOD • Bir birim malın hangi ülkede ve hangi işletmede üretildiğini ya da ambalajlandığını, malın cinsini ve özelliklerini tanımlamak amacıyla önceden belirlenmiş kurallara uygun çeşitli kalınlıklarda bir dizi birbirine paralel dikey çizgiler arasında çeşitli boşluklardan meydana gelen işaretleme yöntemidir.

BAR-KOD • Amaç: Ürünlerin tanımlanması için standart bir sistem oluşturmak • Avrupa Mal Numaralama Sistemi (EAN) EAN-13 sistemi

BAR-KOD • Eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde, laboratuvar örneklerinin izlenmesinde, stok kontrolünde, siparişlerin izlenmesinde ve yönetiminde kullanılır.

RFID… • Bir dizi mikroçip verici, alıcılar ve yazılımdan oluşan bir malzeme etiketleme ve takip sistemidir.

RFID • • İnsansız çalışır. Aynı anda pek çok etiket okunabilir Her ürüne ilişkin özel bilgiler saklanabilir Üretimden satış noktasına kadar geçen bütün aşamalar kayıt altına alınabilir.

Hastanelerde RFID • Tıbbi cihaz ve demirbaş takibinde kullanılır. • Cihazların doğru kullanımını ve kullanım arasında yapılması gerekenleri (dezenfekte edilmesi…vs. ) kontrol eder. • Cihazın nerede olduğu, kullanımda olup olmadığını gösterir. • Hastaların takibinde de kullanılır (ilaç saatleri, tedavi aşamaları…vs. ).

Hastanelerde RFID • Tıbbi hataları azaltarak, ilaç ve tesis emniyetini düzenleyerek ve hasta uyumunu iyileştirerek, hasta tedavi ve güvenliğini geliştirir.

PYXIS (Birim Doz İlaç Sistemi) • Önceleri narkotik ilaçlar, zamanla tüm ilaçlar için. • Amaç: – Doğru hastaya, doğru dozda, doğru zamanda ilaç verilmesi

PYXIS (Birim Doz İlaç Sistemi) • Avantajları: – İlaç hatalarının azaltılmasına yardımcı olur. – Planlanmış ilaç uygulamasını destekler. – Hemşirelik ve eczaneye, klinik hasta bakım aktiviteleriyle ilgili daha fazla zaman temin eder – İlaca erişimi kontrol eder. – İlaç masraf yönetimi ve gelir kontrolünün en üst düzeye çıkarılmasını sağlar.

STOK YÖNETİMİ-GİRİŞ • Sağlık işletmelerinde stok bulundurmamanın sonucu: – Acı – Sakat kalma – Ölüm ** Bu sonuçlar üretim işletmelerindeki gibi ölçülebilir değildir!!

STOK YÖNETİMİ-GİRİŞ • Stoksuz kalmanın sonuçlarına karşın; aşırı stok bulundurmakta diğer işletmelerde olduğu gibi sağlık işletmelerinde de istenilen bir durum değildir. İşletmeler faaliyetlerine devam edebilmek için en düşük maliyetle en fazla faydayı elde ederek faaliyetlerini sürdürmek isterler

STOK YÖNETİMİ-GİRİŞ • Stok yönetimi maliyetle ilişkili olduğundan; rekabetin şiddetli olduğu ve teknolojinin sık değiştiği alanlarda faaliyet gösteren işletmeler için çok daha önemlidir.

TANIM • Stok: İşletmenin gelecekte kullanmak üzere elinde bulundurduğu hammadde, mamul ya da varlıklardır. • Önemi: – Mali açıdan: Finansal bir alt yapı gerektirir. – Üretim açısından: Üretimin aksamaması için gerekir.

TANIM • Stok Yönetimi: İşletmenin normal faaliyetlerini yürütebilmek için satmak üzere ürettiği ya da satın aldığı varlıkların kontrolünü içerir.

STOK YÖNETİMİ • Amaç; işletmenin karlılığını artırmak için tüm stok maliyetlerini en aza indirecek stok seviyesini belirlemektir, stok yatırımlarını minimize etmeye, hizmet kalitesini maksimize etmeye ve etkin üretim (düşük maliyetli) sağlamaya yardımcı olur.

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • • • Maliyet esasına göre değerleme FIFO LIFO Basit ortalama Hareketli ağırlıklı ortalama

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • • Ağırlıklı ortalama Cari fiyatlarla değerleme Standart fiyatlarla değerleme Sabit fiyatlarla değerleme

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • Maliyet Esasına Göre Değerleme: – Elde bulundurulan ilk madde ve malzemelerin hangi parti malzemenin maliyetine ait olduğu bilinmektedir. – Üretimde kullanılacak malzemeler hangi partiden alınmış ise, o partinin maliyet bedeli üzerinden üretime katılır. – Dönem sonunda elde bulunan stoklar da hangi partiden ise o partinin maliyetleri ile değerlendirilir.

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • FIFO (İLK GİREN İLK ÇIKAR/FIRST IN FIRST OUT) – Zaman içinde bozulma, çürüme veya verim düşüklüğü gösterecek ilk madde ve malzeme kullanan işletmeler için uygun yöntemdir. – Malzeme satın alış sırasıyla depodan çıkar. !!!

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • FIFO (İLK GİREN İLK ÇIKAR/FIRST IN FIRST OUT) – Önce alınmış düşük maliyetli malzemeler üretime girdiği için maliyetler düşüktür. ANCAK; – Stokta yüksek fiyatlı malzemeler kaldığı için bilançoda stokların fiyatları yüksek görünecektir.

STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ • LIFO (SON GİREN İLK ÇIKAR/LAST IN FIRST OUT) – Üretime verilen malzemeler en son satın alınan partiden verilir. – Değerlendirme en son alış maliyetinden başlanıp başa doğru gidilir.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Büyüklükler ne olursa olsun her işletmede stokların kontrol edilmesi gerekmektedir. • Stokların büyüklüğü; – İşletmenin sermaye gücünü azaltır. – Diğer maliyetleri arttırır. – Az stok ise stoksuz kalma maliyetini yükseltir.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Stok kontrol sistemlerinin amacı: – Stok maliyetlerini hesap edecek optimum stok seviyesinin belirlenmesine ilişkin kararların alınmasını sağlamaktır.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • • Gözle kontrol yöntemi Çift kutu yöntemi ABC yöntemi Sabit sipariş süresi yöntemi Sabit satış miktarı yöntemi Ekonomik sipariş miktarı yöntemi VED yöntemi

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Gözle kontrol yöntemi: – Stoklar periyodik olarak tecrübeli bir ambar memuru tarafından gözden geçirilir. – Belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için sipariş verilir. – Sipariş verme düzeyi ve miktarı tamamen memurun tecrübesine kalmıştır. – KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN UYGUN!!!

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Gözle kontrol yöntemi: • Sakıncaları: – Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve miktarı kişisel yargıya dayandığı için hata olasılığı yüksek. – Ambar yerleşimi sistematik değilse memur sık yanılgıya düşebilir. – Tüketim hızı, tedarik süresi ve diğer durumlarda değişiklik olursa tedbir alınmakta geç kalınabilir.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Çift Kutu Yöntemi: – Her malzeme bir büyük bir küçük kutu içinde bulundurulur. – Büyük kutu: gündelik işlemler için /aktif stok – Küçük kutu: büyük kutudaki malzemeler biterse/ tedarik amaçlı – KÜÇÜK HACİMLİ MALZEMELER İÇİN KULLANILIR!!!

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • ABC Yöntemi: – Stoklar önem derecesine göre sınıflandırılır. – A GRUBU: Toplam stok miktarının %10 -20’sini, Toplam stok maliyetinin %70 -80’ini oluşturur. – B GRUBU: Toplam stok miktarının %30 -40’ını, Toplam stok maliyetinin %10 -15’ini oluşturur. – C GRUBU: Toplam stok miktarının %40 -50’sini, Toplam stok maliyetinin %5 -10’unu oluşturur.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Sabit sipariş süresi yöntemi: – Her stok türü için maksimum stok düzeyi belirlenir. – Stokların siparişi için belirli bir sabit süre belirlenir. – Süre sonunda eksilen stok seviyesi maksimum düzeye tamamlanır. – ÇOK MALZEME VARSA ZOR BİR YÖNTEM!!!

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Sabit sipariş miktarı yöntemi: – Maliyeti en az seviyede tutacak şekilde stok düzeyi belirlenir. – Sürekli malzeme sayımı yapılır. – DÜŞÜK FİYATLI VE STANDART MALZEMELER İÇİN İDEAL YÖNTEM!!!

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • Ekonomik sipariş miktarı yöntemi: – İşletmelerin kullandıkları malzemelerin sipariş miktarlarını bilmesi, maliyetlerin kontrolünü sağlarken riskleri azaltır. – Stokta bulundurma giderleri ile sipariş giderlerinin optimum olduğu sipariş miktarı ekonomik sipariş miktarını tanımlar.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • VED yöntemi: – Hastanelerde ilaç ve tıbbi malzemelerin kontrolünde kullanılan yöntemdir. V: VİTAL E: ESSENTIAL D: DESIRABLE

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • VED yöntemi: – ABC yönteminde olduğu gibi ilaçlar ve malzemeler önem derecesine ayrılır. İNSAN HAYATI AÇISINDAN TAŞIDIĞI DEĞER

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ • VED yöntemi: – V (I. GRUP): • HAYATİ ÖNEM TAŞIYAN, MUTLAKA BULUNDURULMASI GEREKEN İLAÇ VE MALZEMELER – E (II. GRUP): • ÖNEMLİ OLMASINA RAĞMEN ALTERNATİFİ BULUNABİLEN MALZEMELER – D (III. GRUP): • HASTANENİN SUNDUĞU HİZMETE DOĞRUDAN ETKİSİ OLMAYAN, İSTEĞE BAĞLI MALZEMELER ÖRNEK? ? ?