SALIK HZMETLER MYO TIBB DKMANTASYON VE SEKRETERLK TIBB

SAĞLIK HİZMETLERİ MYO TIBBİ DÖKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK TIBBİ DÖKÜMANTASYON VE ARŞİVİ III ÖĞR. GÖR. HÜSEYİN GERDAN

TIBBİ DÖKÜMANTASYON VE ARŞİVİ III PERSONEL SİSTEMİ ÖĞR. GÖR. HÜSEYİN GERDAN

PERSONEL SİSTEMİ DERS İÇERİĞİ q q q q Personel Sistemi Nedir? Personel Takip İşlemleri Zaman Yönetimi Bordro ve SGK İşlemleri Eğitim ve Toplantı Yönetimi Personel Portalı Personel Yönetim Sistemi Menüleri Referanslar Menüsü

PERSONEL SİSTEMİ HEDEFLER v Personel sisteminin amacı ve içeriği hakkında bilgi sahibi olabilecek v Hastanelerde personel sistemi içerisinde gerçekleştirilen işlemleri kavrayabilecek v Hastanelerde personel işlemleri menüsünü bileceksiniz.

GİRİŞ Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS), Türkiye’de hem içinde bulunduğumuz AB entegrasyon süreci nedeniyle hem de hükûmetin, sağlık alanında uygulamaya koyduğu çeşitli düzenlemeler ve politikalar gereği, E-Sağlık Projesi kapsamı içerisinde son dönemde göz önünde olan ve son derece önem verilen bir konu hâlini almıştır.

GİRİŞ Sağlık kuruluşları bilgi sistemlerinden; yönetim hizmetleri, hastalıkların teşhis edilmesi, hekimlerin hasta ile ilgili vereceği kararların desteklenmesi, hemşire ve hekimlerin yapacağı işlerde rehberlik, laboratuvar hizmetleri ve hasta yönetimi gibi çok çeşitli alanlarda faydalanmaktadır. Dolayısıyla günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayarlar genellikle klinik bilgi sistemleri, idari ve finansal sistemler ve karar destek sistemleri olmak üzere üç genel kategoride kullanılmaktadır. Hastanelerin etkili ve kaliteli bir sağlık hizmeti sunabilmesi, bilgi sistemlerinin bu üç kategorisinin entegre bir şekilde kullanılmasını gerekli kılmaktadır. Bu kapsamda hastane bilgi sistemi içerisinde yer alan birçok modül (sistem) bulunmaktadır. Bu ünitede sizlere Personel Modülü anlatılacaktır.

PERSONEL SİSTEMİ NEDİR? Personelin kadro, unvan, çalıştığı yer vb. bilgilerin girişi ve takibinin yapıldığı modüldür. Kamu ve özel sektörde klasik personel yönetiminin bilişim sistemlerinden yararlanarak elektronik ortama taşındığı bir veri işlem ve yönetim sistemidir.

PERSONEL SİSTEMİ NEDİR? Hastane personellerinin atama, kıdem, sicil, izin işlemlerini ve ilgili tüm formlarını yürüten bir modüldür. Kurumda çalışan tüm hizmetlilerin özlük işlerini (sicil) takip altına alarak, izinlerinden tüm yasal haklarına kadar bütün verileri kolayca bünyesinde barındırır.

PERSONEL SİSTEMİ NEDİR? T. C. Sağlık Bakanlığı hastaneleri ile ağız ve diş sağlığı merkezlerinin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) alımları için hazırlanmış olan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu” adlı doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır. Adı geçen dokümandan 10 no’lu HBYS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ başlığından bazı maddeler aşağıda sunulmuştur: Personel İşlemleri Modülü’nün amacı, tüm personel (memur, sözleşmeli, geçici görevli, hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel vb. ) işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesidir.

PERSONEL SİSTEMİ NEDİR?

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Hastane personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp, memur ve sözleşmeli (döner sermaye vb. ) personele ilişkin kimlik, sicil, izin ve özlük bilgileri tutulmalıdır. Bu kayıtlar Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünde tutulan kayıtlarla uyumlu olmalıdır. Personel sicil bilgilerine ve işlemlerine ilişkin istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların çıktısı alınabilmelidir. Tayin, terfi, ceza, izin, rapor, nöbet vb. işlemler yapılabilmeli ve ilgili kayıtlar tutulmalı, geçici görevde olan personelin takibi yapılabilmelidir.

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Gün içinde geç gelen, gelmeyen ya da mesaisinden erken çıkan personel anlık olarak görülebilmeli ya da istenen tarih aralıklarında istenen kişi ya da meslek gruplarına göre mesai devamlarına ait çeşitli sorgular yapılabilmelidir. Personel devam takip sistemi, tamamıyla personel işlemleri modülü ile entegre çalışacaktır. Personelin izin, rapor, nöbet gibi işlemleri otomatik olarak Devam Takip Sistemi’nde görülebilmelidir

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Her personel sadece kendi bilgilerine erişebilmelidir ve bu konuda gerekli güvenlik sağlanmalıdır.

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Personelin, hastane yemekhanesinde yemek yiyebileceği öğün ve saat aralıkları tanımlanabilmelidir. Personelin tanımlanan zaman aralıklarında, personele verilmiş olan personel kimlik kartı ile giriş yapması sağlanarak yemekhane takibi yapılabilmelidir. Personelin izinli/raporlu olduğu zamanlarda otomatik olarak girişler engellenebilmelidir. Ay sonunda veya istenen zaman aralıklarında personel bazında veya toplam bazda yenen yemek öğün ve adetleri raporlanabilmelidir.

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Personelin hastane birimleri içerisinde giriş yapabileceği alanlar ve bu alanlara giriş yapabileceği zaman aralıkları tanımlanabilmelidir. Personele verilmiş personel kimlik kartı ile, tanımlanmış alanlara konmuş/konacak kart okuyuculu otomatik kapıların açılması sağlanarak personelin bu alanlara girebilmesi ya da engellenmesi sağlanmalıdır. İstenen bir anda hangi personelin hangi birimde olduğu ya da birimler bazında istenen zaman aralıklarından hangi personelin hangi zamanlarda kaldığı raporlanabilmelidir.

PERSONEL TAKİP İŞLEMLERİ Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personele ait özlük bilgileri bu modül içerisinde tutulmalı ve gerektiğinde raporlanmalıdır. Personel modülü içerisinde kayıtlı olmayan hiçbir personel HBYS içerisinde iş veya işler yapamamalıdır.

ZAMAN YÖNETİMİ Personelin çalışma zamanını görüntülemeli ve veri girişlerini yapmalıdır. Vardiya bilgilerinin bordroya entegrasyonu ve raporlama işlemleri yapılabilmelidir. Nöbetler, fazla mesailer girilebilmeli, raporlanmalı ve gerektiğinde bordroya aktarılmalıdır. Yıllık izin ve/veya rapor girilmeli, raporlanmalı ve bordroya aktarılmalıdır.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Kamu kurumlarında görevli personellerin maaş ve ek ödemelerinin ve diğer hesapların (yevmiye bordrosu, fark bordroları, vergi iade bordroları…vb. ) yapılmasını sağlayan modüldür.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Kurum personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp bordrolarının çıkartılmasını amaçlar. Bu modül parametrik bir yapıdadır ve mevzuattaki değişiklikler, parametreler aracılığıyla modüle yansıtılabilmektedir.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Hastane içi görevlendirmelerde esas olmak üzere personelin aldığı eğitim, katıldığı kurs ve sertifika programlarıyla ilgili bilgilerin sisteme kaydedilmesi ve sorgulanabilmesi sağlanmaktadır.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Maaş bordrosu, ek fark bordrosu, fazla mesai bordrosu, vb. personel ücret ödemelerine ilişkin tüm bordrolar hazırlanabilmelidir. Her tür sigorta ve emeklilik kesintileri, Maliye’ye ait kesintiler, vb. ilişkin işlemler yapılabilmelidir.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Kanun, yönetmelik ve yönergelere uygun olarak döner sermayeden personele pay dağıtılması işlemleri yapılabilmelidir. Tüm bu işlemlerle ilgili rapor çıktıları alınabilmelidir.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Her türlü ödemeler ve kesintiler hesaplanmalıdır. Buna bağlı olarak; ü Sosyal yardımlar brüt ve/veya net olarak kaydedilebilmelidir. ü Ücretler netten brüte ve brütten nete hesaplanmalıdır. ü Özel sigorta, icra gibi kesintiler kaydedilebilmelidir. ü Diğer kanuni ve özel kesintiler kaydedilebilmelidir. ü Kıdem, ihbar bordrosu çıkartılmalıdır.

BORDRO VE SGK İŞLEMLERİ Gerekli görülmesi hâlinde her türlü yasal raporları hazırlamalıdır. Özel gider indirimini hesaplamalı ve raporlamalıdır. Harcırahı hesaplamalı ve raporlamalıdır. Bordro raporlarını hazırlamalıdır. Banka havale dosyasını hazırlamalıdır. Değişen vergi, SKK prim, matrah oran ve parametreleri tanımlanmalı ve parametreler her ay değişebilir olarak düzenlenmelidir. Toplu ücret artışı ya da düzeltme; gerektiğinde fark bordrosu yapmalıdır.

EĞİTİM VE TOPLANTI YÖNETİMİ o Eğitim ve toplantıların bir sisteme bağlanması için kurulacak olan yapıdır. o Eğitim ve toplantıların listesi oluşturulabilmelidir. o Eğitim ve toplantılara ön kayıt, kesin kayıt, kayıt silme yapmalıdır. o Eğitim ve toplantı değerleme ve raporlama yapmalıdır. o Eğitim ihtiyacını belirlemeli ve alınan tüm eğitimler görüntülenmelidir. o Eğitim talep formu oluşturmalıdır.

PERSONEL PORTALI Personelin kendi şifresini kullanarak herhangi bir yerden girebileceği aşağıda bazı örnekleri verilen kişiye özgü ve genel bilgileri içermelidir. v Vardiya bilgileri v Aylık toplam çalışma süresi v İzin hakkı v Personele ilişkin yönetmelikler, mevzuat duyuruları v Eğitim programları v Sosyal aktiviteler ve diğer duyurular v Avans uygulaması varsa ödenen avans ve ay sonu maaşı v Performans hedefleri ve sonuçları

PERSONEL YÖNETİM SİSTEMİ MENÜLERİ Personel Yönetim Sistemi, üç menüden oluşmaktadır. Sistemin ilk menüsü olan Referanslar menüsünde, tüm tanımlama ve atamaların yapılmasını sağlayan formlar, ikinci menü olan Ek Bilgi Girişi menüsünde, personel eğitim, terfi bilgileri ve icra durumunun takip edilmesini sağlayan formlar yer almaktadır. Bordro menüsünde bulunan formlar sayesinde ise sisteme tanımlanan personellerin bordroları oluşturulmaktadır.

REFERANSLAR MENÜSÜ ØPersonel Yönetim Sistemi’nin ilk menüsü Referanslar menüsüdür.

1 -PERSONEL BİLGİ GİRİŞİ

Ø 1 numaralı alanda, personele ait temel bilgilerin giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Kaydı var olan ancak sicil nosu ya da resmî Sicil nosu bilinmeyen bir personeli görüntülemek için imleç Sicil No ya da Resmî Sicil No kutusundayken, klavyeden F 2 fonksiyon tuşuna tıklayarak, Personel Kartı Yardım ekranında görüntülenen, “Ara” düğmesi ile personel sicil no bulunabilmektedir.

• 1 no’lu alanda, görüntülenen kriterlerden herhangi bir alan yazılarak, “Ara” düğmesi ile personel bulma işlemi gerçekleştirilebileceği gibi hiç bir kriter yazmadan, direkt “Ara” düğmesi yardımıyla tüm personellerin listelenmesi sağlanabilmektedir. • 2 numaralı alanda, aranan kritere göre personel listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

T. C. kimlik no bilinmediği durumlarda, imleç T. C. kimlik no kutusundayken, klavyeden F 8 fonksiyon tuşuna tıklayarak Kimlik No Sorgulama ekranından, T. C. Kimlik No Sorgulama, Yabancı Kimlik Sorgulama veya T. C. Kimlik No Bulma sekmeleri yardımıyla kimlik numarası bulunabilmektedir

ØPersonel Bilgi Girişi Formu’nda; 1 numaralı alanda bulunan butonlar yardımıyla kayıtlı personel kartı ekranlarının görüntülenmesi sağlanmaktadır. ØBu alanda bulunan statü içeriği, kadro hareketleri ekranındaki ilgili seçime görüntülenmektedir.

Kadro hareketleri butonu yardımıyla personeller için kadro bilgileriyle ilgili giriş ve değişikliklerin yapıldığı, kadro hareketleri ekranına ulaşılmaktadır. • 1 numaralı alanda, Genel Bilgiler, Çalışma Bilgileri, Bölüm Yetkileri, Eğitim Bilgileri ve Sendika Durumu sekmeleri bulunmaktadır. • 2 numaralı alanda, Detay Hareketleri Grafik ve Sendika Hareketleri sekmeleri bulunmaktadır. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır. Kadro Hareketleri Ekranı

Statü tanımlamaları, yapılabilmektedir. işlem düğmesi yardımıyla statü tanımlama ekranından • 1 numaralı alanda, tanımlanacak statü bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “yeni” düğmesine tıklayarak statü kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan statünün listede seçilebilir olması için “Aktiflik” seçili hâle getirilmelidir. “Varsayılan” seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında, statü alanında otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. • 2 numaralı alanda, görüntülenmektedir. tanımlı statü listesi • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

q. Kadro Hareketleri Ekranı / Genel Bilgiler sekmesinde bulunan “Hesapla” butonu ile ilgili personelin memuriyete başlangıç tarihinden itibaren hizmet süresi, ay ve yıl bazında hesaplanabilmektedir. q. Bu alana, manuel olarak da giriş yapılabilmektedir.

Memuriyet sınıfı tanımlamaları, ekranından yapılabilmektedir. işlem düğmesine tıklayarak, Memuriyet Sınıfı Tanımlama • 1 numaralı alanda, tanımlanacak memuriyet sınıfı bilgilerini sisteme tanımlama bölümü yer almaktadır. Bu alanda “Yeni” düğmesine tıklayarak, durum kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan sınıfın listede seçilebilir olması için “Aktiflik” seçili hâle getirilmelidir. “Varsayılan” seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında, memuriyet sınıfı alanında otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. • 2 numaralı alanda, tanımlı memuriyet sınıfı listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Kadro tanımlamaları simgesine tıklanarak Kadro Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. • 1 numaralı alanda, tanımlanacak Kadro bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda “Yeni” butonuna tıklanarak kadro kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan kadronun listede seçilebilir olması için “Aktiflik” seçili hâle getirilmelidir. Varsayılan seçili ise tüm personeller için kadro hareketleri formu açıldığında kadro alanı otomatik olarak o değer seçili hâlde gelmektedir. • 2 numaralı alanda, tanımlı kadro listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Çalışma düzeni tanımlamaları simgesine tıklayarak Çalışma Düzeni Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. • 1 numaralı alanda, çalışma düzeni bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda “Yeni” düğmesine tıklayarak çalışma düzen kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan çalışma düzeninin listede seçilebilir olması için “Aktiflik” seçili hâle getirilmelidir. • 2 numaralı alanda, tanımlı çalışma düzeni listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Hizmet sınıfı tanımlamaları yapılabilmektedir. simgesine tıklayarak, Hizmet Sınıfı Tanımlama ekranından § 1 numaralı alanda, tanımlanacak hizmet sınıfı bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda “Yeni” düğmesine tıklayarak hizmet sınıfı kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan hizmet sınıfının listede seçilebilir olması için “Aktiflik” alanı, seçili hâle getirilmelidir. § 2 numaralı alanda, tanımlı hizmet sınıfı listesi görüntülenmektedir. § 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

§ Fiilî görev tanımlamaları, yapılabilmektedir. simgesine tıklayarak, Fiilî Görev Tanımlama ekranı üzerinden § 1 numaralı alanda, tanımlanacak fiilî görev bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni” düğmesine tıklayarak, fiilî görev kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan fiilî görevin listede seçilebilir olması için “Aktiflik” alanı seçili hâle getirilmelidir. § 2 numaralı alanda, tanımlı fiilî görev listesi görüntülenmektedir. § 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Kadro yeri tanımlamaları, üzerinden yapılabilmektedir simgesine tıklayarak, Kadro Yeri Tanımlama ekranı • 1 numaralı alanda, tanımlanacak kadro yeri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni” düğmesine tıklayarak kadro yeri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan kadro yerinin listede seçilebilir olması için “Aktiflik” alanı, seçili hâle getirilmelidir. • 2 numaralı alanda, tanımlı kadro yeri listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

• Görev yeri tanımlamaları, simgesine tıklayarak, Görev Yeri Tanımlama ekranından yapılabilmektedir. • 1 numaralı alanda, tanımlanacak görev yeri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni” düğmesine tıklayarak, görev yeri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan görev yerinin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. • 2 numaralı alanda, tanımlı görev yeri listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

• Görev birimi tanımlamaları, ekranından yapılabilmektedir. simgesine tıklayarak, Görev Birimi Tanımlama • 1 numaralı alanda, tanımlanacak görev birimi bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni” düğmesine tıklayarak, görev birimi kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan görev biriminin listede seçilebilir olması için “Aktiflik” alanı, seçili hâle getirilmelidir. • 2 numaralı alanda, tanımlı görev birimi listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Sicil amiri tanımlamaları, ekranından yapılabilmektedir simgesine tıklayarak, Sicil Amiri Tanımlama • 1 numaralı alanda, tanımlanacak sicil amiri bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni” düğmesine tıklayarak, sicil amiri kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan sicil amirinin listede seçilebilir olması için Aktiflik alanı, seçili hâle getirilmelidir. • 2 numaralı alanda, tanımlı sicil amiri listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

o 1 numaralı alanda, tanımlanacak unvan bilgileri görüntülenmektedir. Bu alanda, “Yeni“ düğmesine tıklayarak, unvan kodu otomatik olarak alınmaktadır. Tanımlanan unvanın, listede seçilebilir olması için “Aktiflik” alanı, seçili hâle getirilmelidir. o 2 numaralı alanda, tanımlı unvan listesi görüntülenmektedir. o 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

Bölüm Yetkileri sekmesinde, personelin yetkili olduğu alt bölümlerin seçim işlemi gerçekleştirilmektedir. Birden fazla seçim yapılabilmektedir.

Sendika Durumu sekmesinde, personelin sendika durumuyla ilgili bilgilerin, giriş işlemi gerçekleştirilmektedir. Seçim listesinde, istenilen seçenek tanımlı değil ise simgesine tıklayarak tanımlama işlemi gerçekleştirilebilmektedir.

• Personel Bilgi Girişi Formu’nda, 2 numaralı alanda, personele ait yan bilgiler ve performans alma durumu bilgileri girişi yapılmaktadır. İlgili kısıma tıklayarak, personelin resminin eklenmesi de bu alan üzerinden yapılabilmektedir. • 3 numaralı alanda, Kimlik, Askerlik Bilgileri, Ayrılma, Haftalık İzin Günleri, Bordro ve Banka Bilgileri sekmeleri bulunmaktadır. • 1 numaralı alanda bulunan T. C. Kimlik No alanında, F 8 fonksiyon tuşu yardımıyla açılan ekran üzerinden, “Bilgi Aktar” düğmesiyle Kimlik sekmesine, verilerin aktarılması sağlanmaktadır.

• Askerlik Bilgileri sekmesinde, erkek personeller için askerlik bilgilerinin, giriş işlemi yapılmaktadır.

• Ayrılma sekmesi, personelin kurumdan ayrılması durumunda kullanılmaktadır.

• Haftalık İzin Günleri sekmesinde, personelin izinli olduğu günlerin girişi yapılmaktadır.

• Bordro menüsünde bulunan Bordro Çeşidi Tanımlama ekranında üzerinden yapılan bordro listesi, Bordro sekmesinde, Hesaplanacak Bordrolar alanında listelenmektedir. Bordro Birimi, personelin bordroya hangi birim üzerinden kayıtlı olduğunu gösteren alandır.

• Banka Bilgileri sekmesinde, personelin bordro hesaplamaları sonrasında alacağı ücretin yatırılacağı, banka hesap bilgileri görüntülenmektedir

2 - RESMİ TATİL TANIMLAMA

q 1 numaralı alan, resmî tatil tanımlama işleminin yapıldığı alandır. Yeni düğmesine tıklayarak, yeni bir Resmî Tatil ID’si otomatik olarak alınmaktadır. Resmî Tatil Adı kutusuna, tatil ismi yazılır. Tanımı yapılan resmî tatil her yıl tekrar ediyorsa tarih aralık bilgisi girilerek, ilgili seçenek işaretlenir. Tanımlanan tatilin ilk günü yarım gün ise yarım gün seçeneği işaretlenmelidir. q 2 numaralı alanda, tanımlı resmi tatil listesi görüntülenmektedir. q 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

3 -İZİN TÜRÜ TANIMLAMA Ø Referanslar menüsünün üçüncü formu, İzin Türü Tanımlama Formu’dur. Bu form, kurumda kullanılacak olan bütün izinlerin sisteme tanıtılması için kullanılmaktadır. Ø Adet bazlı izin, bir sonraki yıla devir ve iznin performansa etkisi işlemleri, bu form üzerinden belirlenmektedir.

4 -PERSONEL İZİN TAHAKKUK GİRİŞİ Personelin izinlerine ilişkin tahakkuk eden izin sayısı bu form üzerinden tanımlanır.

Ø 1 numaralı alan, izin türü tanımının yapıldığı alandır. Süreden bağımsız olarak kullanım bazında hesaplanan izinler için “Adet Bazlı İzin mi? ” seçeneği işaretlenmelidir. Tanımlanan izin türü, bir sonraki yıla devredecekse “Bir Sonraki Yıla Devir” EVET seçilmelidir. Devir kapsamı, son bir yıldan fazla ise “Devir Yılı Var Mı? ” İşaretlenerek, devir yılı girişi yapılmalıdır. “Aktif” kutusu seçili olduğu sürece, ilgili tanımlama sistemde kullanılmaktadır. Ø 2 numaralı alanda, tanımlanan izin türü listesi görüntülenmektedir. Ø 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

§ 1 numaralı alan, personel sicil nosu girilerek izin tahakkuk girişinin yapıldığı alandır. Sicil No bilinmediği durumlarda imleç, Sicil no kutusundayken, klavyeden F 2 fonksiyon tuşuna tıklayarak, “Ara” düğmesi ile personel sicil no bulunabilmektedir. Yine aynı şekilde İzin Türü bilinmediği durumlarda imleç, İzin Türü kutusundayken, klavyeden F 2 fonksiyon tuşuna tıklayarak Personel İzin Türü Yardım ekranından, “Ara” düğmesi ile izin türü bulunabilmektedir. § 2 numaralı alanda, izin tahakkuk listesi görüntülenmektedir. § 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

§ Personel İzin Türü Yardım ekranında; 1 numaralı alanda, görüntülenen kriterlerden herhangi bir alan yazılarak, “Ara” düğmesi ile izin türü bulma işlemi gerçekleştirilebileceği gibi hiçbir kriter yazmadan, doğrudan “Ara” düğmesi ile tüm izin türlerinin listelenmesi sağlanabilmektedir. § 2 numaralı alanda, aranan kritere göre izin türü listesi görüntülenmektedir. § 3 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

5 -PERSONEL İZİN TAKİBİ

§ 1 numaralı alanda, personel sicil no girilerek izin girişinin yapıldığı personel bilgilerinin görüntülendiği alandır. Sicil no bilinmediği durumlarda imleç, Sicil No kutusundayken, klavyeden F 2 fonksiyon tuşuna tıklayarak Personel Kartı Yardım ekranından personel sicil no bulunabilmektedir. “Yeni” butonuna tıklanarak yeni bir izin sıra numarası alma işlemi gerçekleştirilmektedir.

§ 2 numaralı alanda, izne ait detay bilgiler görüntülenmektedir. İzin başlangıç tarihi ve izin süresi girilerek göreve başlama tarihi otomatik olarak görüntülenebileceği gibi, izin başlangıç tarihi ve göreve başlama tarihi girilerek izin süresi otomatik olarak hesaplatılabilmektedir. İzin süresinden, personelin haftalık izin süresinin düşülmesi isteniyorsa Haftalık İzinler Dâhil seçeneği seçilmelidir. Aynı şekilde, izin tarih aralığına denk gelen resmî tatillerin, izin süresinden düşülmesi isteniyorsa Resmî Tatiller Dâhil seçeneği işaretlenmelidir. Seçilen yıla ve seçilen izin türüne ait kullanılabilecek izin süresi, kullanılabilir izin süresi alanında görüntülenmektedir. İzin süresi, kullanılabilir izin süresinden fazlaysa kullanıcı uyarılmakta ve kayıt işlemi gerçekleştirilememektedir.

§ 3 numaralı alanda, personelin izin geçireceği adres bilgileri tanımlanmaktadır. § 4 numaralı alanda, personelin 1 numaralı alanda seçilen yıla ait, izin listesi görüntülenmektedir. § 5 numaralı alanda, imza grubu seçimi yapılmaktadır. İzin raporunu onaylayacak yetkililerin imza metinlerinden, bir imza grubu oluşturulmaktadır. Seçilen imza grubu rapora, imza grubu seçimi sonrası otomatik olarak aktarılmaktadır. İmza grubu tanımlamaları, simgesine tıklayarak, İmza Grubu Tanımlama ekranından yapılmaktadır. § 6 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır.

6 - ÇALIŞMA TAKVİMİ Referanslar menüsünün altıncı formu, Çalışma Takvimi Formu’dur. Bu form, personelin çalışma takvimini oluşturma amacıyla kullanılmaktadır

• 1 numaralı alanda, çalışma takvimi oluşturulacak personelin ya da personellerin seçilebilmesi için gerekli sorgu kriterleri yer almaktadır. Sorgula düğmesi yardımıyla sorgulama işlemi gerçekleştirilmektedir. • 2 numaralı alanda, sorgulama panelinde girilen kriterlere uygun personel listesi görüntülenmektedir. • 3 numaralı alanda, “Tümü” seçeneği ile görüntülenen bütün personellerin, seçim işlemi yapılabilmektedir. Ad soyad, kimlik no, sicil no bilgilerinden, herhangi biri bilinen bir personelin bilgisi girilerek, listede seçili hâle gelmesi sağlanabilmektedir. Bu fonksiyon enter tuşu ile çalışmaktadır. •

• 4 numaralı alanda, 6 numaralı alanda bulunan “Hesapla” düğmesine tıklayarak 2 numaralı alandan seçilen ve çalışma takvimi oluşturulacak personel listesi görüntülenmektedir. • 5 numaralı alanda, seçilen tarihe ait başlangıç saati, bitiş saati, bakılabilecek maksimum hasta sayısı ve görev birim bilgileri girilerek 4 numaralı alanda, seçilen personellerin çalışma takvimi oluşturulmaktadır. • 6 numaralı alanda, işlem düğmeleri yer almaktadır. “Kayıt Getir” düğmesine tıklayarak, 2 numaralı alanda seçilen personellerin, daha önceden oluşturulan çalışma takvimleri görüntülenebilmektedir. “Kaydet” düğmesi yardımıyla ilgili işlemler, kayıt altına alınmaktadır.