RZGW Workflow System Obiegu Dokumentw w RZGW Gdask
RZGW - Workflow System Obiegu Dokumentów w RZGW Gdańsk © Artnet 2004
ZAŁOŻENIA WSTĘPNE • System działa w sieci lokalnej RZGW Gdańsk • Umożliwia przyjmowanie i dekretowanie spraw • Umożliwia eksport spraw do internetowego systemu BIP • W systemie internetowym udostępniona jest wyszukiwarka spraw oraz zawarty jest zapis sprawy wraz z tokiem postępowania © Artnet 2004
PRZYJMOWANIE SPRAW • przyjęcie dokumentu (skan, dokument w dowolnym formacie – doc, xls, eml itp. ) lub wprowadzenie ręczne “wirtualnego” dokumentu do obiegu • dokument otrzymuje metryczkę (numer z rejestru poczty przychodzącej lub inny kod ułatwiający odnajdywanie dokumentów w archiwum komputerowym i papierowym) © Artnet 2004
PRZYPISANIE SPRAWY (1) • dokument jest przypisywany określonemu petentowi w następujący sposób: - petent musi podać swój numer identyfikacyjny (REGON lub PESEL) i w ten sposób jesteśmy w stanie zidentyfikować dokument przynależny do danej osoby - dodatkową weryfikacją dokumentu jest jego numer kodowy automatycznie nadawany przez system (jeśli sprawa została skierowana przez stronę internetową) © Artnet 2004
PRZYPISANIE SPRAWY (2) • dokument jest przypisywany określonemu petentowi w następujący sposób: - przy wyszukiwaniu dokumentu na stronie petent oprócz swojego numeru identyfikacyjnego musi podać swoje dane osobowe podane przyjmowaniu sprawy – to stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla nieuprawnionego podglądu dokumentów dla osób postronnych i tylko w tym wypadku dokument zostanie wyświetlony na stronie. W razie nie podania numeru identyfikacyjnego użytkownik strony może przeglądać tylko sprawy według standardowych kluczy wyszukiwania (czego dotyczą itp. ) © Artnet 2004
DEKRETACJA SPRAWY • dokument jest dekretowany do określonej osoby lub działu (wtedy dokument dekretowany jest na kierownika działu) • w konfiguracji możliwe jest ustawienie pewnych standardowych dróg obiegu dokumentu (DOD) DOD Bazując na stworzonej uprzednio strukturze firmy określa się drogi obiegu dokumentu w ramach tej struktury; proces taki ułatwia dekretację, ponieważ umożliwia przypisanie dokumentu do DOD bez konieczności definiowania dodatkowych, specyficznych dla dokumentu, sposobów postępowania. DOD może być procedurą postępowania wynikającą z ustawy. © Artnet 2004
STATUS WYKONANIA • każdy dokument po zadekretowaniu otrzymuje status wykonania (SW); SW SW wskazuje na jakim etapie załatwiania jest dokument – etap zależny jest od długości DOD, DOD bądź jest zdefiniowany słownie w przypadku braku przyporządkowania do dokumentu jednej ze standardowych DOD SW ułatwia ocenę, na jakim etapie załatwiania znajduje się sprawa i jest to ocena użyteczna zarówno dla osoby, która obecnie się daną sprawą zajmuje, jak i dla osoby nadzorującej jej prawidłowy przebieg © Artnet 2004
DOSTĘP DO SPRAWY • każdy pracownik ma dostęp tylko do sprawy, która jest w danej chwili na niego zadekretowana • może upoważniać innych pracowników do wglądu w tą sprawę • w momencie pierwszej dekretacji sprawy można także zdefiniować jej wewnętrzne uprawnienia (WUS ) Wewnętrzne uprawnienia sprawy ( WUS ) definiują do jakiej grupy pracowników jest przypisana albo czy posiada uprawnienia kaskadowe – tzn. każdy pracownik, na którego sprawa ta była zadekretowana w czasie swojej DOD, DOD ma prawo do jej późniejszego przeglądania; administrator systemu może w każdym momencie obiegu zmienić rodzaj uprawnień dla sprawy © Artnet 2004
PRACA NAD SPRAWĄ • każdy pracownik będzie miał dostęp do narzędzia umożliwiającego mu przeglądanie i edycję dokumentów na niego zadekretowanych • dostępne będzie narzędzie alarmujące o nowym dokumencie, a także pokazujące listę spraw do załatwienia © Artnet 2004
ZAKOŃCZENIE SPRAWY • każda sprawa po załatwieniu będzie trafiała do specjalnego archiwum spraw wraz z całą historią dekretacji i działań wykonanych w sprawie • udostępniona zostanie analiza przebiegu spraw (APS), APS umożliwiająca np. wykrycie miejsc, w których sprawa była przetrzymywana powyżej pewnego, określonego przez procedurę, terminu APS ułatwi późniejszą modyfikację procedur bądź znalezienie słabego punktu organizacji © Artnet 2004
INTEGRACJA Z BIP • odpowiedzialny pracownik będzie mógł codziennie wyeksportować sprawy do systemu internetowego BIP w wymaganym przez ten system formacie • w BIP-ie internetowym udostępniona zostanie wyszukiwarka spraw według ich słów kluczowych bądź kategorii oraz dodatkowo według danych osobowych dla petentów wnoszących sprawę © Artnet 2004
PODSUMOWANIE System RZGW- Workflow : • zapewni łatwość obsługi i procedowania spraw wnoszonych do urzędu • umożliwi analizę sposobu obsługi sprawy i eliminację słabych punktów • zapewni bezpieczeństwo zgromadzonych informacji, udostępniając je tylko uprawnionym osobom • zautomatyzuje proces eksportu spraw do systemu internetowego © Artnet 2004
Dziękuję za uwagę © Artnet 2004
- Slides: 13