Runion dinformation et dchanges sur le PACEA et

Réunion d’information et d’échanges sur le PACEA et la Garantie jeunes 11 juin 2018

I. Les CSF relatifs à la Garantie jeunes

I. III. IV. V. Les CSF relatifs à la Garantie jeunes Les modalités de suivi dans MDFSE Retour sur le CSF 2017 Les pièces justificatives du CSF Les process du CSF et les modalités de calcul de paiement du solde qualitatif

I. Les CSF relatifs à la Garantie jeunes • La Garantie jeunes est financée à deux niveaux : Ø Ø Au niveau national par la dotation Etat prévue en loi de finances depuis le lancement de l’expérimentation en 2013 Au niveau européen par le FSE (fonds social européen) et l’IEJ (Initiative pour l’Emploi des Jeunes) depuis le 1 er janvier 2015, dans les territoires éligibles • L’Etat avance les frais engagés au titre de la Gj. Mais il est prévu un remboursement par les fonds européens d’un forfait de 6 400€ pour tout jeune éligible (i. e. justifiant d’une situation de « Neet » sur le territoire éligible et d’une « sortie positive » au terme des 12 mois d’accompagnement) • Le contrôle de service fait consiste à vérifier la réalité et la qualité de l’accompagnement des jeunes éligibles par les missions locales. Il s’agit d’un contrôle administratif permettant de justifier : – – – • Les critères d’éligibilité du jeune au dispositif au moment de son entrée (NEET de 16 à 25 ans) La réalité de l’accompagnement : accompagnement par un conseiller dédié sur 12 mois La sortie positive (en emploi, formation, création d’entreprise ou cumul de 80 jours de mise en situation professionnelle) On distingue deux contrôles de service fait : Ø Le contrôle de service fait « Etat » : réalisé par les DIRECCTE. Tous les ans, le CSF « Etat » conditionne les financements des missions locales pour la part variable de 20% attachée aux résultats Ø Le contrôle de service fait « Europe » : réalisé par la DGEFP. Le CSF « Europe » conditionne le remboursement de l’Etat par les fonds européens, il s’appuie sur le CSF « Etat » réalisé par les DIRECCTE.

Les processus de contrôle Transmission des données ou des fichiers Contrôle Paiement DGEFP SDMAFI ML DIRECCTE UD/UR DGEFP SD-PAE MAJE DGEFP Autorité de gestion SD-EI MPN PNC –DGFIP CICC CSF « Etat » : règlement du solde qualitatif CSF « Europe » : bilan d’exécution pour le remboursement par les fonds européens CE

I. Les CSF relatifs à la Garantie jeunes q Les calendriers • Calendrier du CSF « Etat » 2018 – Ø • Du 16 juillet au 14 septembre 2018 pour l’ensemble des missions locales, pour les entrées du 1 er janvier au 30 juin 2017. (cf. annexe 3 de l’ instruction du 13 février 2018) Objectif: paiement du solde qualitatif 2017 Calendrier CSF « Europe » 2018 et 2019 – Mai 2018: Sur-contrôle des précédents CSF pour les entrées de janvier 2015 à juin 2016, dans le cadre du plan de contrôle de l’autorité d’audit CICC sur le programme opérationnel national de l’IEJ – Septembre 2018: CSF (n° 4) sur les entrées de juillet 2016 à avril 2017. Ø Objectif du CSF n° 4: appel de fonds destiné à la Commission européenne et prévu en novembre 2018 – Mai 2019: CSF (n° 5) sur les entrées de juillet à décembre 2017

II. Les modalités de suivi dans MDFSE

II. Les modalités de suivi dans MDFSE q Les dernières évolutions de MDFSE • Des évolutions ont été apportées sur la plateforme MDFSE en janvier-février 2018. Elles ont notamment permis d’intégrer la prolongation de l’IEJ et les modalités qui y sont rattachées. • Sur la plateforme, il existe maintenant deux opérations : – L’opération « Garantie jeunes 2015 -2017 » (numéro 201502269) ou « Garantie jeunes n° 1 » . Cette opération permet l’enregistrement des dossiers de jeunes entrés entre le 1 er janvier 2015 et le 31 décembre 2017. – L’opération « Garantie jeunes 2018 -2020 » (numéro 201800373) ou « Garantie jeunes n° 2 » . Cette opération permet l’enregistrement des dossiers de jeunes qui sont entrés, ou qui vont entrer, entre le 1 er janvier 2018 et le 31 décembre 2020 • Des communications ont été faites via le FIE et le DMML pour informer des avancées de ces évolutions. Des erreurs de saisies ont toutefois été constatées. Elles ont pour la plupart été corrigées • Le mode d’accès à cette nouvelle opération est identique au mode d’accès de l’ancienne opération Garantie jeunes. Tous les détails des changements liés à cette opération ont été diffusés dans une fiche technique élaborée par KLEE (Flash d’information du DMML du 26 février 2018, FIE du 23 février 2018, actualités MDFSE du 21/02/2018) • Cette nouvelle opération prend en compte: – Les nouveaux territoires IEJ: ex-Alsace, ex-Bourgogne, Corse, Var, Moselle, Meurthe et Moselle – Le nouveau cadre réglementaire et les mesures de simplification, effectives depuis le 1 er janvier 2017.

II. Les modalités de suivi dans MDFSE q Les dernières évolutions de MDFSE A l’entrée: ü Pas de critères d’éligibilité Ø Tous les jeunes doivent être NEET ü Pas de justificatif de domicile, avec une rétroactivité pour tous les dossier entrés après le 1 er janvier 2015, ü Pas de PV d’admission de la commission, Ø Le CERFA est le document attestant du respect des critères d’éligibilité X XX X

II. Les modalités de suivi dans MDFSE q Un nouveau tableau de bord • Un nouveau tableau de bord sur POP qui reprend des données extraites d’I-Milo et de la plateforme MDFSE • Un aperçu du niveau et de la qualité de la saisie des dossiers Garantie jeunes dans MDFSE • Une visualisation au niveau national, régional et local (au niveau de la ML) • Des indicateurs de ce rapport qui sont présentés à titre indicatif, car les dossiers Garantie jeunes enregistrés dans I-MILO et les dossiers Garantie jeunes saisis dans MDFSE ne peuvent pas être intégralement rapprochés. • Une grille de lecture est également à disposition • Ne prend pas en compte les ML récemment fusionnées

III. Retour sur le CSF 2017

III. Retour sur les CSF 2017 Le CSF « Etat » 2017 pour le règlement du solde quali 2016 • Le mode opératoire: - Contrôles réalisés sur dossiers entrés: Ø Entre le 1 er janvier 2016 et le 30 juin 2016 pour les ML des vagues 1 à 5 Ø Entre le 8 et le 24 novembre pour les ML de la vague 6 - 1 er niveau de contrôle réalisé par échantillonnage par les DIRECCTE - 2 nd niveau : sur-contrôle réalisé par la MAJE • Les principaux constats: ü Un reporting de plus grande qualité mais une grande hétérogénéité selon les missions locales ü Des itérations avec les ML permettant généralement la mise en conformité des dossiers ü Une vigilance à maintenir pour les reportings incomplets (en particulier pour l’item sur les 12 mois d’accompagnement) ü Attention aux erreurs sur les filtres et le mode de calcul du solde qualitatif

III. Retour sur les CSF 2017 Les CSF « Europe » 2017 réalisés pour le second bilan intermédiaire d’appel de fonds IEJ-FSE en novembre 2017 • • • Contrôles réalisés sur les entrées entre le 1 er janvier 2015 et le 30 juin 2016, Sur les zones éligibles à l’IEJ, pour les jeunes NEET Non comptabilisés dans le 1 er bilan et dont les dossier étaient complets. A l’appui des CSF 2016 et 2017 réalisés par les DIRECCTE et sur-contrôlés par la MAJE. Sur-contrôlés par SD-EI Du 01 janvier au 31 décembre 2015 Nombre de dossiers saisis sur MDFSE Du 01 janvier au 30 juin 2016 Nombre de dossiers saisis sur MDFSE Nombre de dossiers 20 130 Nombre de dossiers 14 309 Nombre de dossiers de jeunes accompagnés sur 12 mois 14 818 Nombre de dossiers de jeunes accompagnés sur 12 mois 11 356 Nombre de dossiers avec une sortie positive 7 064 Nombre de dossiers avec une sortie positive 5 093 Nombre de dossiers avec une sortie positive ET complet 6 668 Nombre de dossiers avec une sortie positive ET complet 4 976 Nombre de dossiers retenus après contrôle de l’Etat 6 085 Nombre de dossiers retenus après contrôle de l’Etat 4 470

III. Retour sur les CSF 2017 Retour sur le second bilan intermédiaire d’appel de fonds IEJ-FSE en novembre 2017 • 3ème niveau de contrôle réalisé par le SD-EI qui a abouti à un taux de rejet qui varie d’une sortie positive à l’autre (voir le tableau sur la prochaine slide) • A permis un appel de fond de 28 094 958€ qui sera revalorisé de 21 851 634 € • Les principaux constats: – Haut niveau de fiabilité des documents à l’entrée notamment due à la levée de justification du domicile – Mais des failles sur les justificatifs de sorties positives en particulier sur: ü La justification à la « date anniversaire » de la situation du jeune Exemple: sortie emploi avec contrat de travail mais sans attestation de l’employeur ou feuille de paye ü Documentation insuffisante des sorties « 80 jours » ne permettant pas un calcul suffisant du nombre de jours. • Autres constats sur la mise en œuvre de la GJ: – Des PMSMP parfois trop longues et correspondant à de réelles situations de travail – Une dégressivité de l’allocation pas toujours activée

III. Retour sur les CSF 2017

III. Retour sur les CSF 2017 • Autre point de vigilance sur les fiches indicateurs IEJ (uniquement pour les territoires IEJ) selon les précédents CSF. • Indicateurs IEJ : – Les coordonnées à l’entrée • Cohérence entre l’adresse du cerfa et celle saisie sur MDFSE • La commune de naissance n’est plus une donnée obligatoire : possibilité de laisser ce champ vide – Les indicateurs à l’entrée dans le cadre de la GJ • Possibilité de répondre « Ne se prononce pas » sur certaines questions – Les indicateurs à la sortie dans le cadre de la GJ • La sortie à indiquer dans l’onglet indicateurs correspond à la situation du jeune à la date anniversaire de la signature du cerfa • Il doit donc y avoir une cohérence entre la donnée saisie sur le type de sortie dans l’onglet indicateurs à la sortie et celle saisie et justifiée dans l’onglet informations à la sortie

IV. Les pièces justificatives du CSF

IV. Les pièces justificatives du CSF q Les documents à l’entrée (cf. instruction , annexe 2, fiche 5) Les pièces • • • Objectifs du contrôle Vigilance CNI ou passeport : jeune de nationalité française/européenne : carte ou titre de séjour : jeune de nationalité étrangère • Age et identité • • Attention à la qualité du scan Le permis de conduire n’est pas une pièce d’identité CERFA • • Date d’entrée Engagement du jeune Qualité de NEET Localisation géographique • La date d’édition et de signature du CERFA doit correspondre à la date d’entrée inscrite dans MDFSE (donnée exportée de i-milo)

IV. Les pièces justificatives du CSF q Les documents pendant le parcours

IV. Les pièces justificatives du CSF q Les documents à la sortie du parcours Les pièces pour la sortie EMPLOI Contrat de travail Objectifs du contrôle Vigilance Effectivité et condition de la situation « Emploi » Attestation de l’employeur (ou Prouver que le jeune est fiche de paye) toujours en emploi à la sortie du dispositif - - Doit indiquer que le jeune est toujours en emploi à la date anniversaire de la signature du CERFA Ne peut pas être datée et signée avant la date de sortie du jeune La fiche de paye, correspondant au mois de sortie, peut remplacer cette attestation.

IV. Les pièces justificatives du CSF q Les documents à la sortie du parcours Les pièces pour la sortie FORMATION Objectifs du contrôle Vigilance Attestation d’inscription à un organisme de formation, établissement scolaire ou contrat d’apprentissage Effectivité de la situation « formation » Formation qualifiante ou diplômante Attestation prouvant que le jeune est toujours en formation à la sortie du dispositif Prouver que le jeune est Ne peut pas être antérieure à la toujours en formation à la sortie date de sortie du dispositif

IV. Les différentes étapes du CSF q Les documents à la sortie du parcours Les pièces pour la sortie CREATION D’ENTREPRISE Objectifs du contrôle Récépissé du dépôt du dossier de création d’entreprise Prouver l’existence de l’entreprise N° SIREN Prouver l’existence et le fonctionnement de l’entreprise créée Vigilance Vérifier que l’entreprise est toujours active à la sortie du jeune du dispositif (via société. com)

IV. Les pièces justificatives du CSF q Les documents à la sortie du parcours Les pièces pour la sortie 80 jours effectifs de situation professionnelle Objectifs du contrôle Vigilance Pour les contrats de travail : • contrats de travail • fiche de paye • Tableau récapitulatif listant chaque expérience pro Prouver la mise en situation professionnelle Comptabilisation des heures travaillées Pour les PMSMP : • CERFA PMSMP • bilans et feuilles de présence • Tableau récapitulatif listant chaque expérience pro Prouver la mise en situation professionnelle • • Pour la formation professionnelle : • conventions de stage • Bilan et feuilles de présence • Tableau récapitulatif listant chaque expérience pro Prouver la mise en situation professionnelle • Durée comptabilisée en demi-journées. Il est considérée que la présence du jeune valide la comptabilisation d’une demijournée Si la demi-journée s’approche de 7 h, on compte 2 demi-journées

Tableau récapitulatif listant chaque expérience professionnelle et sa durée

Le process du CSF et les modalités de calcul du solde qualitatif 2017 (20%)

Modalité de paiement des crédits d’accompagnement Objectif prévisionnel d’entrées fixé dans la convention R entrées prévisionnelles Objectif réalisé : nombre de jeunes entrés dans la Gj R entrée Nombre de jeunes ayant 12 mois d’accompagnement au 30 juin à N+1 R 12 mois Nombre de jeunes ayant 12 mois d’accompagnement à (N+1)+6 mois ET EN SORTIE POSITIVE R Nombre de jeunes de l’échantillon Réchantillon %sorties+ sortie+ Nb erreurs %irrégularités Abandons <1 mois

Présentation du process pour un CSF ¢ Faire un tableau d’export des participants par Mission Locale (ML) depuis MDFSE

Présentation du process pour un CSF q Faire un tableau d’export des participants par Mission Locale (ML) depuis MDFSE § Faire un tableau d’export des participants par Mission Locale (ML) depuis MDFSE Ø ne pas toucher aux colonnes existantes § Vérifier que le nombre de dossier correspond au nombre de jeunes entrés en Garantie jeunes remontés par la ML. S’il existe des différences, alors des dossiers n’ont pas été saisis par la ML. Contacter celle-ci pour qu’elle complète le reporting

Présentation du process pour un CSF § § Filtrer la période sur la colonne G «date d’entrée en Garanti jeunes» , sélectionner la période de janvier 2017 à juin 2017 Filtrer les oui sur la colonne L « accompagnement sur 12 mois » Etre vigilant sur le nombre de cases « vide » ou « non » , un nombre trop important comparativement au nombres d’entrées sur la même période, peut être le reflet d’un défaut de reporting ou de mise en œuvre de la Garantie jeunes (alerte sur un trop grand nombre d’abandons) Filtrer les non sur la colonne M « Mission de service civique ou autre renouvellement pendant ou à la sortie de l'accompagnement » Ø Ces deux filtres permettent de neutraliser les sorties anticipées et les renouvellements sans pénaliser la ML § S’assurer que tous les dossiers sont complets, filtrer les oui sur les colonnes suivantes Ø Ø Ø Colonne H : pièces d’identité Colonne K : CERFA Colonne O : fiches de progression Echanger avec la ML pour avoir tous les dossiers complets Attention: ne pas utiliser la colonne « complétude des dossiers » (elle n’est pas à jour sur la Gj n° 1) Relever le nombre de jeunes obtenus = R 12 mois

Présentation du process pour un CSF § Filtrer les sorties positives, c’est-à-dire prendre les sorties de 1 à 4 sur la colonne O « Situation à la sortie (au bout de 12 mois, hors renouvellement) » Ø Relever le nb de sorties positives = Rsorties+ Ø Calculer le taux sortie positive à partir du tableau automatisé de calcul %sorties+ = (Rsortie+x 100)/R 12 mois § A partir de ce tableau automatisé de calcul, calculer le solde (de 20%) maximum pouvant être obtenu par la ML solde max 20% = %sorties+ x Rentréesx 1600€x 20%

Calcul du solde qualitatif 2016 (20%) J entrée: nombre d’entrées réalisées sur l’année 2017 (nombre d’entrées remonté pour le solde quanti) J 12 mois: nombre de jeunes entrées entre le 1 er janvier et le 30 juin 2017 ayant fait 12 mois en GJ dont les dossiers sont complets à l’entrée. Jsortie+: nombre de sortie positives sur entre le 1 er janvier et le 30 juin 2017.

Présentation du process pour un CSF L’échantillon § Parmi les jeunes en sortie positive (Rsortie+ ), constituer un échantillon en prenant en compte au moins 30% des jeunes § Cet échantillon devra contenir au moins 5 jeunes et au plus 30 jeunes Dans certains cas, notamment dans les missions locales dont les objectifs annuels dépassent 200 jeunes, il est laissé à l’appréciation de la DIRECCTE la décision de constituer l’échantillon dans une proportion de jeunes la mieux adaptée au regard de : üla faisabilité opérationnelle du contrôle (limiter le nombre trop élevé de dossiers à contrôler) üla sécurisation du résultat du contrôle (limiter les risques d’extrapolation d’un taux d’erreur trop important à l’ensemble des dossiers)

Présentation du process pour un CSF L’échantillon La fonction aléa: • Copier le tableau filtré dans un nouvel onglet nommé « échantillon » • Appliquer, pour toutes lignes, la fonction « aléa » après la dernière colonne du tableau (c-à-d sur la 1 ere case de votre tableau en colonne X, appliquer =ALEA() et tirer la cellule jusqu’à la fin de la colonne) • Copier puis coller en valeur la colonne obtenue dans une nouvelle colonne • Sélectionner tout le tableau et appliquer la sélection « tri personnalisé » à la colonne obtenue, par ordre croissant ou décroissant • Sélectionner à partir de la 1 ere ligne le nombre de dossiers à contrôler, et les surligner en jaune • Vérifier que l’échantillon sélectionné comprend les différentes types de sorties • Contrôler les dossiers sélectionnés

Calcul du solde qualitatif 2017 (20%) L’échantillon § Rajouter une colonne commentaire en fin de tableau § Si les pièces sont valides, inscrire « oui » dans la colonne V « A intégrer au prochain bilan ? » § Si vous observez des irrégularités, notez les dans la colonne commentaires Ø Échanger avec la ML pour résoudre les irrégularités Ø Après un délai d’itération avec la ML, vérifier si les irrégularités ont été résolues § Comptabiliser le nombre de jeunes pour lesquels il y a une erreur sur la pièce justificative liée à la sortie: Nberreurs § A partir du tableau automatisé de calcul, calculer le taux d’irrégularité: %irrégularité = (Nberreurs x 100)/J échantillon u Puis déterminer le solde total à verser à partir du tableau automatisé de calcul

Présentation du process pour un CSF § 3 possibilités pour le taux d’irrégularité u si le taux d’irrégularité est nul, alors verser le solde max 20% u si le taux d’irrégularité <10% , alors verser le solde corrigé du tableau automatisé de calcul. S = solde max 20%- (%irrégularité x (solde max 20%)) u si taux d’irrégularité >10%, alors faire un 2ème échantillon (dans les mêmes conditions que le 1 er), calculer le nouveaux taux d’irrégularité , faire la moyenne des deux (M), et verser le solde corrigé affiché par le tableau automatisé de calcul. S = solde max 20% - M x solde max 20% S

Calcul du solde qualitatif 2016 (20%) J entrée: nombre d’entrées réalisées sur l’année 2017 (nombre d’entrées remonté pour le solde quanti) J 12 mois: nombre de jeunes entrées entre le 1 er janvier et le 30 juin 2017 ayant fait 12 mois en GJ dont les dossiers sont complets à l’entrée. Jsortie+: nombre de sortie positives sur entre le 1 er janvier et le 30 juin 2017.

• Faire un seul fichier Excel avec 3 onglets: – Le tableau brut – L’échantillon – Le tableau automatisé de calcul avec le solde à verser • Envoyer par mail à la MAJE le fichier Excel au format « 2018 -Région-n°de département-ML »