RuhrUniversitt Bochum Der Produktkatalog Evaluations und Planungswerkzeug Rechenzentrum
Ruhr-Universität Bochum Der Produktkatalog Evaluations- und Planungswerkzeug Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 1
Ruhr-Universität Bochum Motivation • Anregung des Rektorats • leistungsbezogene Mittelverteilung – wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu erfassen? – Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln – Effizienz der eingesetzten Ressourcen – Was kosten die zentralen Leistungen? Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 2
Ruhr-Universität Bochum Motivation • Ziel: Transparenz – Angebotsübersicht – Leistung – Qualität – Kosten • Werkzeug: Produktkatalog Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 3
Ruhr-Universität Bochum Produktkatalog • Sachgebiete in der Verwaltung der RUB: – strategisches Controlling – operatives Controlling (KLR im Haushaltsdezernat) • Leitfaden zur Erstellung eines Produktkatalogs: http: //www. rub. de/www-rz/wojcirb 9/infos/eval/ • RZ wurde erster “Kunde” des strategischen Controllings Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 4
Ruhr-Universität Bochum Produktkatalog • Ziel: Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse einer Organisationseinheit • Arbeitsergebnisse sind die erbrachten Leistungen • zusammengehörige Einzelleistungen werden zu Produkten zusammengefasst • die Gesamtheit aller Produkte bildet den Produktkatalog Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 5
Ruhr-Universität Bochum Produktbeispiel • Produkt: Internetanbindung nach außen • Leistungen: – Vertragsverhandlung, -gestaltung mit Anbietern – Vertragsabwicklung – Bereitstellung Endpunkt (Hardware-Beschaffung, Wartung, Betrieb) – Konfiguration – Leitungsüberwachung – Traffic-Bewirtschaftung – Fehlermanagement – Dokumentation Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 6
Ruhr-Universität Bochum Produktbildungsverfahren • Aufnahme des IST-Standes • Top-Down – Produkte werden definiert, die den Steuerungsinteressen der Leitung entsprechen – interessierende Bereiche werden nachträglich verfeinert • Bottom-Up – unter Beteiligung der Mitarbeiter werden Aufgaben zu Leistungen zusammengeführt – die Leistungen werden Produkten zugeordnet Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 7
Ruhr-Universität Bochum Produktblatt • Jedes Produkt ist exakt zu definieren: – – – – – Produktname Kurzbeschreibung Auftragsgrundlage Zielgruppe Ziele Qualitätsindikator Bezugsgröße Leistungen Budget Aufgaben Dienstequalität Ressourcen Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 8
Ruhr-Universität Bochum Budget • welches Ziel wird verfolgt? – Aufwandsermittlung (was kostet mich das Produkt? ) – Einnahmenkalkulation (was erwirtschafte ich mit dem Produkt? ) • Korrelation zur Bezugsgröße – Skalierung des Produkts • Ziel RZ RUB: Kostenermittlung Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 9
Ruhr-Universität Bochum Budget • Kostenermittlung muss vollständig sein: – Personalkosten anteilig auf das Produkt anzurechnende Arbeitskraft inkl. Arbeitsplatz, Schulung, Arbeitsmaterialien – Systemkosten Af. A für DV-Komponenten (4 Jahre), Netzinfrastruktur (7 Jahre), Mobiliar (10 Jahre) Wartungskosten, Betriebskosten – Anteilige Zuordnung bei Mehrfachnutzung Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 10
Ruhr-Universität Bochum Budget • Fortsetzung Kostenermittlung – Mieten – Energie – Arbeitsmittel Verbrauchsmaterial, Hilfsmittel, Medien Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 11
Ruhr-Universität Bochum Produktkatalog • Die Auflistung aller Produkte ergibt einen Produktkatalog, in dem alle Arbeitsergebnisse der Organisationseinheit zusammengefasst sind • Verwandte Produkte können zu Produktgruppen zusammengefasst werden Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 12
Ruhr-Universität Bochum Produktkatalog für einen Organisationsbereich Hierarchiestufe 1 Produktgruppe Leistung Hierarchiestufe 2 Produkt Leistung Produkt Hierarchiestufe 3 Leistung Produkt Leistung Hierarchiestufe 4 Leistung Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 14
Ruhr-Universität Bochum Probleme bei der Realisierung • „Querschnittsleistungen“, die Basis mehrerer Produkte sind – Sekretariat, IT-Sicherheit, Servicecenter • Definition der Qualitätsindikatoren – Maß für Dienstleistungsqualität, Definition von Sollgrößen • Bezugsgröße – liefert Faktor für Budget Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 15
Ruhr-Universität Bochum Funktionseinheiten • „Querschnittfunktionen“ im Produktkatalog des RZ RUB: Substrukturen ohne eigene Produktverantwortung – – – – – Netzwerk-Management Security-Management Kundendatenbank Operateurleitstand Servicecenter Sekretariat Haushalts-/Beschaffungsstelle Werkstatt Helpdesk Lizenz-Management Beteiligung am jeweiligen Produkt in Promille-Anteilen Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 16
Ruhr-Universität Bochum Funktionseinheiten • Beispiel: Netzwerkmanagement – Personal: 1 Entwickler, 1 Techniker – Systemkosten: NNM, Testgeräte, Server für NNM, Wartung – Raummiete, Energiekosten – Arbeitsmaterialien: 1 Training pro Jahr • monatliche Kosten: 12. 363, 12 EUR Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 17
Ruhr-Universität Bochum Funktionseinheiten • Organisatorische Substrukturen mit erheblicher Ressourcenbindung, aber ohne eigene Produktverantwortung • Maß der Inanspruchnahme • Verdeutlichung der Produktabhängigkeit Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 18
Ruhr-Universität Bochum Qualitätsindikatoren • Anforderungen: – charakteristisch für das Produkt – messbar – ohne großen Aufwand ermittelbar – beeinflussbar „weniger ist mehr“ Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 19
Ruhr-Universität Bochum Bezugsgröße • steht in direkter Korrelation zum Budget • Faktor für Kosten • Beispiel: CIP-Pool – was wird erfasst: • Zahl der einzelnen Arbeitsplätze? • Zahl der Pools? Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 20
Ruhr-Universität Bochum Produktkatalog RZ RUB • 84 Produkte in 9 Produktgruppen • http: //rub. de/www-rz/wojcirb 9/infos/eval/ • detaillierter Katalog, der die Vielfalt der RZ -Dienstleistungen widerspiegelt • zusätzliches Kriterium eingefügt: Akzeptanz Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 21
Ruhr-Universität Bochum Aufwand für Erstellung • Juni 2002 – September 2003 • Aufwand: – – 6 Sitzungen mit RUB-Controlling 23 Arbeitsgruppensitzungen mit Nacharbeiten 3 Diskussionsrunden mit allen RZ-Mitarbeitern 3 Sitzungen des RZ-Direktoriums • 704 Stunden, entsprechend – 88 Personentage oder – 4 Personenmonate • Kostenrechnung: 21. 600 EUR Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 22
Ruhr-Universität Bochum Fortschreibung • Anpassung an Produktrealität • unerlässlich zur Werterhaltung • erste Aktualisierung März 2005: – Aufwand 5 Personentage Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 23
Ruhr-Universität Bochum Sinn oder Unsinn? • Ziel eines Produktkatalogs – Erfassung aller Arbeitsleistungen einer Organisationseinheit – Zuordnung von Kosten und Arbeitsleistungen • Verwendung eines Produktkatalogs – “Kostenrechnung” für eine Organisationseinheit – Vergleich von Produkten verschiedener Anbieter – Vergleich von Organisationseinheiten Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 24
Ruhr-Universität Bochum Sinn oder Unsinn? • Vergleiche bedingen gleiche Kriterien: – Leistungen – Personaleinsatz – Qualitätskriterien – Budgetermittlung • Solange dies nicht gewährleistet ist: Budgetrechnungen nur zur internen Kostenplanung tauglich Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 25
Ruhr-Universität Bochum Sinn oder Unsinn? • Verantwortungsträger verfolgen unterschiedliche Ziele: – Hochschulleitung • Information über Ressourceneinsatz • Steuerung der Mittelvergabe – RZ-Leitung • Dienstleistungskatalog • Produktplanung • Personalplanung 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski Rechenzentrum 26
Ruhr-Universität Bochum Sinn oder Unsinn? • nicht zu vergessen: – Kunden • welche Dienste dürfen sie erwarten? • welche Leistungen stehen hinter den Diensten? • ein ehrliches Wort: – als Dienstleistungskatalog für Kunden nur bedingt sinnvoll – aber: Vorlage für „Servicefibel“ Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 27
Ruhr-Universität Bochum Vorteile • Kunden: – Basis für Dienstleistungskatalog • Universitätsleitung: – Transparenz des Ressourceneinsatzes – Kostenkalkulation • Rechenzentrum: – mittelfristige Produktplanung – Finanz- und Personalplanung Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 28
Ruhr-Universität Bochum Evaluation und Steuerung • Evaluation – Vergleichswerkzeug – Effizienzprüfung • Planung: – Produktplanung in Kenntnis der Kosten – Investitionsplanung – Ressourceneinsatz – Organisation: „kostenrechnende Einheiten“ Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 29
Ruhr-Universität Bochum KLR ? • • Produktdefinition Produktvielfalt Querschnittfunktionen Ressourcenzuordnung Rechenzentrum 07. 03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski 30
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