rsuavhengig rshjul for Norsk Quilteforbund Januar Desember Februar

Årsuavhengig Årshjul for Norsk Quilteforbund Januar Desember Februar November Mars Oktober April September Mai August Juni Juli Navigering i fremvisning: klikk på aktuell måned

Januar Hovedoppgave; Detalj forberedelser Norsk Quiltetreff + årsberetning Møter Styremøte i slutten av januar med bl. a. Årsberetning og planlegging Norsk Quilteblad Deadline annonser og stoff nr 1 medio januar Web • Senest 4. januar: Påminnelse om forfall kontingent på nqf. no + FB • Kunngjøre hvilke kurs som evt er avlyst på web/FB. • Ledige plasser på avlyste kurs må tas bort i bestillingsløsningen. Årsmøtehelga • Fordeling av arbeidsoppgaver til treffet • Oppsett av detaljert arbeidsplan til treffet (hva skjer når) • Gi skriftlig beskjed til hotellet hvilke konferanserom, antall rom og måltider som skal reserveres og hva som evt skal på fellesregning • Årsberetning ferdigstilles, herunder arbeidsplan kommende 3 år • De som har meldt seg på kurs som avlyses får epost med forslag til alternative kurs eller refusjon med svarfrist. • Innmeldte saker fra medlemmene må styrebehandles og styrets innmeldte saker må ferdigstilles til årsberetningen Dato-frister • 1. januar: frist for å melde inn saker som skal behandles på årsmøtet • 5. januar: forfall kontingent sendt ut elektronisk i desember • 1. januar: frist for å melde inn forslag til æresmedlemskap på årsmøtet • Tidlig i januar: bestill rimelige flybilletter til treffet om det ikke er gjort • 15. januar: avbestill kurs som ikke skal gjennomføres • Ca 20 januar: påmeldingsfrist medlemsutstilling, kurslederutstilling, EQA-utfordring, unge quiltere Kurskomiteen • Kurskomiteen må kansellere kurslederne på kurs som avlyses Kasserer • Kasserer refunderer betaling for avlyste kurs om de ikke ønsker annet kurs • Manuelle bookinger/”ombestillinger” etter avlysning må legges inn manuelt i bestillingsløsningen. Butikkansvarlig og utstillingskomiteen • Tegning butikker og utstillingslokale må ferdigstilles og godkjennes styremøte. • Sendes påmeldte butikker + messevegg-leverandør senest 15. februar Tilbake til årshjul

Februar Hovedoppgave: regnskap foregående år + budsjett Møter Styremøte ca 20. februar med full gjennomgang av årsmøtepapirene, sikre forståelsen + fordele hvem som presenterer hva på Årsmøtet. Full gjennomgang av regnskap og budsjett med noter Norsk Quilteblad Web • Første uka: Påminnelse om ubetalt kontingent Årsmøtehelga • Siste detaljer før treffet må på plass. • Årsmøtepapirene gjøres ferdig som ett PDF-dokument Datofrister: • 1. februar: årsmøtepapirene skal sendes alle i styret i ferdig ”sammensydd” form for 1. gangs gjennomgang av alle – • 1. februar: regnskapet må være ferdig fra regnskapsførers side • 15. februar: Tegning over butikk-plassering sendes alle butikkene elektronisk • 15. februar: Bestilling av eksakt antall messevegger til butikker og utstilling må sendes leverandør med monteringstegning i målestokk • 15. februar: Butikkene får tilsendt prisliste og adresse for bestilling av lys etc (går utenom NQF) hvis leverandør kan tilby det. • 15. februar: innleveringsfrist konkurranse-tepper Kurskomiteen • Sende ut materialister/info til kursdeltakerne innen 15. februar Medlemssekretær • Purring ubetalt kontingent ca 10 dager etter påminning web Kasserer • 15. februar regnskapet med forslag til noter og budsjett med noter må sendes alle i styret Tilbake til årshjul

Mars Hovedoppgave: Gjennomføring Årsmøtehelga Møter • Arbeidsmøter for styret/varamedlemmer hver morgen under treffet • Konstituering av nytt styre bør gjøres under treffet, sette møteplan Norsk Quilteblad utsending blad 1 ca 10. mars Web • • • Årsmøtehelga • Treffmåned – dato endres fra år til år – primært helga før palmehelga • Komplett varetelling må gjøres før lagerpallene lukkes (ikke ta ut mer enn nødvendig – det letter tellingen) • Telleskjema alle år ligger under styredokumenter/regnskapskontoret Datofrister 1. mars: liste over påmeldte butikker skal legges ut på nqf. no/Facebook Kurskomiteen • Holder tilsyn med kursrom og kurs- og foredrag gjennom hele treffet Kasserer • Holder kontroll med økonomien gjennom hele treffet, inkl Izettle terminal Medlemssekretær • Ansvar for registreringen av påmeldte deltakere på treffet, utdeling av armbånd mv 1. Mars: legg ut info om butikkene på treffet Legg ut info fra treffet flere ganger daglig under treffet (nqf. no/FB) Legg ut bilde vinnerteppene og beste håndtverk så snart det er kunngjort (nqf. no) Legg ut konkurranse-tittel til neste år så snart det er kunngjort (nqf. no/FB) Legg ut info om neste års treff etter avslutningen (nqf. no/FB) Tilbake til årshjul

April Hovedoppgave; Få nytt styre opp å gå Møter Om mulig fysisk møte – bl. a. for å bli kjent. Spesielt viktig ved stor utskiftning i styret Norsk Quilteblad Ca 15. april Nr. 2 Deadline annonser og stoff Web • Presentere nytt styre med fellesbilde og hvordan oppgavene ble fordelt etter konstitueringen • Oppdatering av nqf. no. Spesielt alt om styret og konkurransene fra siste treff Årsmøtehelga • Returnere de teppene som ikke ble utlevert etter treffet. • Kurskomiteens arbeid starter Dato frister Kurskomiteen • Finn ønskede kurs/kursholdere til neste års treff • Legg plan for fremdrift av kurskomiteens arbeid Kasserer • Gjør opp alle regninger etter treffet Tilbake til årshjul

Mai Hovedoppgave; kurskomiteen må finne kurs og foredrag til neste års treff + økonomigjennomgang etter treffet Møter • Møte i slutten av måneden med økonomisk gjennomgang/status etter treffet. Norsk Quilteblad Web Årsmøtehelga • Planlegge neste års treff – de store linjene bl. a. i forhold til økonomi kurskomiteen • • Ønskede kursholdere må tilskrives og forespørres om å holde kurs neste treff Finne 2 -3 alternative forslag til styrekurs som diskuteres i styret før konkret forespørsel Finne 1 -2 foredragsholdere – gjerne en av kursholderne Bestemme blokk til blokklotteri + tegne eller sy opp eksempler for blad 3 Tilbake til årshjul

Juni Hovedoppgave: Ferdigstille invitasjon til treffet + forslag kurs og foredrag Møter • Møte må spikre invitasjonen som skal i blad 3 + kurs/foredrag og evt kurs til styret (forslag fra kurskomiteen) • Kurskomiteen fremlegger for styret forslag til blokklotteri Norsk Quilteblad Utsending nr 2 ca 10. juni. Deadline annonser 15. 6. og stoff 15. 7 til nr 3 Web Info web om treffet i runde former Årsmøtehelga Kurskomiteen må skrive kontrakter, og få inn kurstekst + bilder før deadline blad nr 3 Datofrister Kurskomiteen • Regne grovbudsjett pr kurs for å finne pris pr kurs, og hvor mange deltakere som må til for at det skal være regningssvarende • Få styrevedtak på hvilke kurs og foredrag det skal inviteres til • Få styrevedtak på evt styrekurs • Få styrevedtak på valgt blokk til blokklotteri • Inngå skriftlige avtaler med kurs- og foredragsholdere Tilbake til årshjul

Juli/August h Hovedoppgave: Gjøre klart til elektronisk påmelding Møter Møtefri om mulig Norsk Quilteblad Blad 3: deadline medio juli Web • Alle sesjoner (enkeltelementer) må legges inn i Styreweb for elektronisk påmelding. Ta utgangspunkt i fjorårets versjon. • Kvalitetssikring og testing må gjennomføres minst 2 uker før åpning • Gjør avtale med Styreweb om evt support ved åpning av bestilling Årsmøtehelga Kurskomiteen • Tekst og bilder for alle kurs må sendes redaktør innen den fristen som redaktør setter • All statistikk om blokklotteri og kurs/kursholdere må oppdateres (styreweb – arkiv dokumenter – felles – årsuavhengig statistikk) Utstillingskomiteen • All statistikk om konkurranser må oppdateres (styreweb – arkiv -dokumenter – felles – årsuavhengig statistikk) Tilbake til årshjul

September hovedoppgave Hovedoppgave: detaljplanlegging treff starter Møter Styremøte medio september Norsk Quilteblad • Utsending blad 3 ca 10. sept inkl invitasjon til treff med kurs og foredrag. • Deadline annonser og stoff nr 4 ca 1. 10. Web • Info til medlemmene på nqf. no + Facebook i forkant av åpning av påmeldingen Årsmøtehelga • Påmelding til treff starter (unngå helg) • Ha avtale med styreweb om evt support Tilbake til årshjul

Oktober Hovedoppgave: detaljplanlegging treff Møter Styremøte medio oktober, evt styrehelg Norsk Quilteblad Deadline annonser og stoff nr 4 ca 1. 10. Web • Hvis 2 -delt pris og prisoppgang medio oktober så må det informeres om på web • Legg ut teasere på kurs som trenger flere påmeldte Årsmøtehelga Detaljplanlegging fortsetter. Hvilken innvirkning kan påmeldingen få? (så langt man ser ting) Datofrister Tilbake til årshjul

November Hovedoppgave: planlegging treff + full økonomigjennomgang Møter • Fysisk styremøte i slutten av måneden – kun styret. • Full økonomigjennomgang, herunder evt honorar. • Jobbe med rammebudsjett Norsk Quilteblad Utsending f. o. m. Blad 4 ca 25. 11. – inkl innkalling årsmøte Web Påmeldingsfrist 30. november – må påminnes på nett Årsmøtehelga Detaljplanlegging treff + planlegging formelt årsmøte Datofrister 30. Nov = påmeldingsfrist treff Tilbake til årshjul

Desember Hovedoppgave: økonomisk og praktisk vurdering av påmeldingen Møter • Møte før jul hvis behov – ang kurs, evt avlysninger etc • Husk evt frister i hotellavtalen Norsk Quilteblad Innkalling til årsmøte i blad 4 Web • • Årsmøtehelga • De som har meldt seg på kurs som avlyses får fellesmail via Styreweb, med løsning på alternative kurs eller refusjon. Svarfrist. Datofrister 01. 12: kan treffet gjennomføres ut fra økonomisk perspektiv? 01. 12: Påmeldingsfrist konkurransen(e) 31. 12: innkalling til årsmøte i Norsk Quilteblad nr 4 31. 12: ta stilling til hvilke kurs som skal gjennomføres kasserer • Sende epost til alle som blir rammet av avlysning med tilbud om hvilke kurs de kan få i stedet – alternativt refundere innbetalt kursavgift (bruk svarfrist) • Korrigere deltagerlistene i Styreweb Blir kurs avlyst må det kunngjøres på nett des/jan. Korrigere tilgjengelige plasser på avlyste kurs til 0. (blir stående som utsolgt) Legg ut på nqf. no/FB om medlemsoppdateringen ca 1. des Legg ut på nqf. no/FB om elektronisk kontingent og forfall 5. januar • • Tas ut på avlyste kurs Legges til manuelt der de velger annet kurs Kurskomiteen • Kansellere kursholderne for de kurs som avlyses medlemssekretær • Ca 1. des: Elektronisk medlemsoppdatering i Styreweb • Kontingentkravene sendes ut elektronisk via Styreweb 15. desember med forfall 5. januar Tilbake til årshjul