Rregullat dhe parimet baz t t shkruajturit efektiv

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit efektiv Çështja e parë: Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit Çështja e dytë: Stili i të shkruajturit efektiv Çështja e tretë: Rregullat e shkrimit të raportit të biznesit dhe llojet e tij

Objektivat • Studenti duhet : • Të dijë rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit. • Të dijë stilin e të shkruajturit efektiv. • Të përgatitet për të shkruar një raport biznesi.

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • Qëllimi • Hapi i parë esencial në të shkruajturit është të sqarojmë objektivat. Gjenden pak objektiva të përgjithme që janë të zakonshme për të gjitha dokumentet: dhënie e informacionit, kërkim informacioni, etj • Lexuesit • Gjeni sa më shumë informacion të jetë e mundur rreth lexuesit dhe përpiquni ta shikoni mesazhin nga perspektiva e tij si një element i rëndësishëm në komunikimin efektiv me shkrim. Unë po shkruaj për persona profesionistë apo të përgjithshëm? • Përmbajtja • Njerëzit pëlqejnë që ta vlerësojnë dokumentin nga përmbajtja. Nëse ata nuk e shikojnë dokumentin të lidhur me nevojat e tyre ata fatkeqësisht nuk i kushtojnë shumë vëmendje, kështu që duhet të jeni të bindur vetë në rradhë të parë përmbajtjen dhe pastaj tua bëni të qartë lexuesit, kur është e nevojshme.

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • Fillimi, plani i të shkruajturit • Shkrimi, si shumë aktivitete të tjera është realisht një çështje deri diku rrëmujë. Një dokument kompleks mund të jetë rregulluar për shumë kohë përpara se ai të jetë përfunduar. • Listimi • Një mënyrë për të filluar planifikimin është të bëni një listë të çështjeve që ju keni në mendje. • Përshkrimi i planit, plani skicë • Ky është një plan që tregon çështjet kryesore dhe nënçështjet në një sekuencë të thjeshtë dhe logjike. • Plan skicë. • Subjekti: Propozim për të prezantuar sistemin e kohës së punës. Hapja • Jep bekgraundin, Sugjerime nga bordi i drejtorëve • Qëllimi i deklaruar i letrës • Të përshkruajë sistemin, Komente nga stafi, Informacioni • Përshkrimi i sistemit

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • • Përfitimet e stafit Përfitimet e kompanisë Veprimi T’i kërkojë stafit ta plotësojë dhe ta kthejë formën. Të caktojë datën finale përfundimin. Të japë datën për mbështetjen nëse është aprovuar. Plani i detajuar Ky është i njëjtë si plan skica, por çështjet e informacionit rrjeshtohen për secilin seksion. • Ai kërkon kohë për tu bërë. Ai mund të jetë përdorur për të nxjerrë çështjet jo esenciale që mund të jenë lënë jashtë përpara se ju të shkruanit draftin e parë. • Kërkimi • Vlera e shumë dokumentave të biznesit, veçanërisht e raporteve varet tërësisht nga kërkimet. Një raport që është i pakompletuar ose përmban pasaktësi nuk është i përsosur pavarësisht se si ai mund të jetë në aspektet e tjera.

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • Struktura është çfarë del në fund të procesit të planizimit. Ajo është trajta finale e dokumentit, kjo do ta bëjë me logjikë lexuesin dhe do të sigurojë informacionin në një rrjedhë llogjike. Katër shkallët e strukturës janë: • 1 -Hyrja • Të gjitha dokumentet duhet të kenë një ose dy paragrafe hyrjeje. Hyrja është përdorur në dy mënyra kryesore: • Për ta vendosur dokumentin në kontekst duke na dhënë sfondin e informacionit kryesor. • Për të bërë të qartë qëllimin e dokumentit ose shkakun pse ai është dërguar. • Hyrja mundësisht të jetë e shkurtër dhe direkte. Nëse përmbajtja është e njohur mirë, hyrja është e nevojshme të jetë vetëm me dy fjali të gjata.

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • 2 -Informacioni • Ky seksion do të bëjë të njohur në një sekuencë të qartë informacionin që ju dëshironi të përcillni ose pyetjet që ju kërkoni të nxirrni. Në një dokument të gjatë ai mund të jetë ndarë në një numër nënndarjesh secila me titullin e vet. Ai duhet të përmbajë gjithçka që lexuesit kanë nevojë të dinë pa përsëritje. • 3 -Veprimi • Në këtë pjesë ju do të thoni se çfarë keni ndërmend të bëni në të ardhmen dhe çfarë ju prisni nga lexuesi për të bërë. • 4 -Mbyllja • Ju mund të dëshironi ta mbyllni në një formë të sjellshme nëqoftëse ju është kërkuar, megjithëse kjo është më e zakonshme në letra, se sa në forma të tjera.

Rregullat dhe parimet bazë të të shkruajturit • Shkrimi • Detyra aktuale e shkrimit të një dokumenti është një aktivitet, i cili kërkon më shumë përqëndrim. Përpiqu të gjesh një vend për veten tënde për një kohë të gjatë pa ndërprerje. • Ripërsëritja është një pjesë e procesit të të shkruajturit. Drafti i parë që ju shkruani sigurisht përmban gabime, fjali të palidhura, etj. Një ripërsëritje e kujdesshme do tju japë një mundësi për të eleminuar këto. • Prezantimi është faza finale në procesin e të shkruajturit. Një fletë tërheqëse, e balancuar është e rëndësishme, sepse është gjëja e parë që një lexues vëren rreth nje dokumenti. • Fonts, llojet e gërmave • Stile të tilla si bold, italics, dhe underscorning mund të jenë përdorur për theksim. Ata mund të nënvijëzojnë një ide ose të tërheqin vëmendjen drejt fjalëve dhe shprehjeve në tekst.

Stili i të shkruajturit efektiv • Numrat • Numëroni të gjitha faqet qartë dhe në mënyrë konsekuente. Nganjëherë përdoret për të treguar totalin e faqeve 1, 2 etj. • Titujt ndihmojnë për të shënuar çështje të ndryshme, duke shënuar blloqe të mëdha të tekstit dhe që kapen nga sytë e lexuesit. • Tabela dhe grafiqet • Shpesh përfshirja e tabelave dhe diagramave bëhet për ta rregulluar informacionin më me efiçencë dhe ta bëjë atë më të lehtë për tu kuptuar. • Katër drejtimet kryesore dhe 10 rregulla të thjeshta që do tju ndihmojnë të arrini një stil më shumë direkt dhe ekonomik janë dhënë më poshtë: • I. Shkruani direkt dhe bindshëm • II. Shkruani thjesht • III. Shkruani konçiz • IV. Shmangni një shkrim të shkujdesur

Stili i të shkruajturit efektiv • • • • Drejtimi I: Shkruani direkt dhe bindshëm Rregulli 1: Përdorni diatezën veprore Rregulli i dytë: Përdorni përemrat personalë Drejtimi II: Shkruani thjesht Rregulli i tretë: Mos përdorni zhargonin Rregulli 4: Shmagni fjalët e gjata pompoze Rregulli 5: Përdorni foljet në vend të emrave abstraktë Drejtimi III: Shkruani konçiz Rregulli 6: Shmang frazat foljore Rregulli 7: Shmagni mbingarkesat, përsëritjet Drejtimi IV: Shmangni një shkrim të shkujdesur Rregulli 8: Përdorni fjalët në logjikën e tyre korrekte Rregulli 9: Shmangni shprehjet bisedore Rregulli 10: Përdorni një ton miqësor dhe të kuptueshëm

Rregullat për shkrimin e një raporti biznesi, llojet e tij • Çfarë është një raport? • Një raport është një prezantim i informacionit i dhënë nga një person ose grup personash drejt një personi. Ai shpesh përmban rezultatet e një investigimi specifik së bashku me konkluzionet ose rekomandimet që rrjedhin nga gjetjet. Ai mund të jetë gjithashtu një regjistrim i punës në progres ose një vlerësim i diçkaje të ndjekur, si një konferencë ose një ekspozitë. Pesë fazat kryesore në bërjen e një raporti janë: • Përgatitja • Kërkimi • Analiza dhe vlerësimi • Shkrimi dhe rishikimi • Prezantimi • I. Përgatitja • Përpara se të filloni një raport për një klient ju duhet tu jenë dhënë instruksione të qarta që ju bëjnë të njohur objektivat dhe fushën e shqyrtimit.

Rregullat për shkrimin e një raporti biznesi, llojet e tij • Qëllimi i raportit • Objektivat e raportit mund të deklarohen me terma shumë të gjera, të sigurojnë një regjistrim, të vëzhgojnë një problem etj. Megjithatë secili raport ka qëllimin e vet unik, i cili është i nevojshëm që të jetë shkruajtur. • Lexuesit • Ju duhet të dini se cilët janë lexuesit tuaj dhe çfarë niveli të njohurive edhe ekperiencës ata kanë. • Afati i fundit i lejuar • Termat e referencës do të japin gjithmonë një datë lejimi. Një raport i shkurtër mund përgatitet në pak ditë, një raport i gjatë në anën tjetër mund të marrë disa muaj. • Gjatësia dhe formati • Gjatësia e përshtatshme për një raport do të varet nga informacioni i dhënë rreth objektivave të tij. Shumë raporte biznesi janë të shkurtra dhe nuk marrin më shumë se 10 faqe.

Rregullat për shkrimin e një raporti biznesi, llojet e tij • • • • Kërkimet efektive përfshijnë këto hapa: Bëni një plan të fushës që do të vëzhgoni. Vendosni metodat e kërkimit dhe informacionit. Orarin e kërkimit Siguroni burimet që janë të vlefshme. Plani skicë Hapi i parë në raportet e shkurtra është të skicosh fushat kryesore që do të mbulohen. Metodat e kërkimit Disa nga teknikat e kërkimit më të zakonshme të përdorura janë: Kërkimi në tryezë, libra, revista, raporte të tjera, etj. Intervistat ballë për ballë ose me telefon. Pyetësorët dhe analiza Vëzhgim i dorës së parë Eksperimentet dhe testimi

Rregullat për shkrimin e një raporti biznesi, llojet • Orari i kërkimit • Dobia e planifikimit të kohës është tju ndihmojë të mbani kontrollin e vazhdimit të punës. • Koha e kërkimit • Gjithmonë bëni siguri për të lënë kohën e mjaftueshme tek fundi për shkrimin, rishikimin, printimin dhe lidhjen e raportit • III. Analiza dhe vlerësimi • Pasi materiali mblidhet ai duhet të analizohet dhe të vlerësohet. Kjo përfshin 3 detyra kryesore: • 1. të verifikoni faktet për siguri dhe besueshmëri. • 2. vendosni cili material është i lidhur dhe cili jo. Mos lejoni veten të dilni nga tema. • 3. të përcaktoni se çfarë peshe do të ketë materiali që është i lidhur dhe dalloni cilat janë gjetjet më të rëndësishme. • IV. Shkrimi dhe rishikimi • Shumë shkrues raportesh e gjejnë këtë fazë pjesën më të vështirë të gjithë proçesit

Rregullat për shkrimin e një raporti biznesi, llojet • Stili • Një raport është një dokument i rëndësishëm dhe stili do ta reflektojë atë. Elementët kryesorë janë shprehja e qartë dhe një organizim i rregullt i ideve. • Toni • Raportet duhet të jenë neutral dhe jo emocional në ton. Duhet të jetë një theksim, me një argument llogjik dhe një deklaratë mbështetëse me evidencë. • Rishikimi • Megjithëse raporti ka përfunduar, duhet lënë kohë për rishikim. Përjashtim nga rregulli mund të jenë raportet e brendshme që bëhen me nxitim. • V. Prezantimi • Objektivi final në shkrimin e një raporti me cilësi të lartë është të sigurojë lehtësi në lexim dhe prezantim në mënyrë profesionale. • Formatimi • Pasi e keni shkruajtur bëni formatimin e tij. Mund të përfshini diagrama dhe harta me shumë ngjyra. • Korrektimi • Kjo është një punë e nevojshme që shpesh nuk përfillet. Gjithmonë bëni një verifikim final për figurat, gabimet në gjuhë. • Lidhja • Më në fund ju duhet të zgjidhni një lidhje të përshtatshme me natyrën e

Llojet e raporteve • Raportet e shkruara mund të jenë klasifikuar gjerësisht në dy grupe: rutinë dhe speciale. • Raportet rutinë • Shembuj të raporteve rutinë përfshijnë raportet e shitjes, raportet e prodhimit etj. • Raportet speciale • Ky është një raport për të cilin nuk ka precedentë, çështje të mëparshme. Zakonisht ai është i përgatitur. Instruksionet vijojnë nga një superior ose një klient, i cili ka nevojë për një informacion special, por nuk ka as kohë dhe as ekspertizë për ta bërë punën vetë. Studimet kane identifikuar dhe dalluar katër formate raportesh: • 1 -Raport formal i gjatë • Raportet e gjata janë zakonisht të autorizuara nga qeveria, organizata joqeveritare ose korporatat e mëdha.

Llojet e raporteve • 2 -Raport formal i shkurtër • Raporte të shkurtra mëse të zakonshme në biznes mund të jenë investiguar dhe shkruajtur në pak ditë janë më se të zakonshme në biznes. • 3 -Raport i shkurtër informal • Ky format është përdorur kur nuk duhet të ketë një strukturë të lartë ose kur shkruesi është duke i raportuar ndonjërit që ka të njëjtën pozitë si ju. • 4 -Raport letre ose memorandumi • Formatet mikse janë krejt të zakonshme, përshembull “raportet e pasurive të kontrollorëve” u dërgohen shpesh klientëve në formë letre. • Objektivat e raportit • 1 -Të informojë ose të shpjegojë. • Informacioni dhe raportet e progresit, zhvillimit përfshihen në këtë kategori.

Llojet e raporteve • 2 -Të investigojë dhe prezantojë gjetjet. • Raportet investiguese janë shkruajtur zakonisht kur një problem ngrihet në organizatë dhe veprimi që do të ndërmerret për të zgjidhur probleme si dështim në autpute, rënia e prodhimit. • 3 -Të sigurojë një rregjistrim. • Disa raporte të tilla si “raporte aksidenti” ose “raporte disipline” janë kryesisht për rregjistrim. • 4 -Për të vlerësuar. • Raportet e vlerësimit dhe studimeve për mundësi janë përfshirë në këtë kategori. Në një raport vlerësues shkruesi ekzaminon një pasuri, një pjesë pajisjeje, etj dhe vlerëson cilësinë e saj, të dobishme ose të vlefshme. • 5 -Për të bindur. • Në një raport për të bindur objektivi kryesor është që të vendosë një propozim dhe të argumentojë rastet si për rritjen e buxhetit për vitin e ardhshëm.

Llojet e raporteve • • • Struktura e një raporti Pjesët e njohura të një raporti janë si vijojnë : Titulli i faqes Tabela e përmbajtjes Përmbledhja ekzekutive Hyrja Trupi i një raporti Konkluzionet Rekomandime Anekse