Rozliczanie Grantw Rektora oraz innych projektw studenckich w

Rozliczanie Grantów Rektora oraz innych projektów studenckich w roku 2018 Kraków, 26 stycznia 2018 r.

Agenda spotkania 1. Prorektor ds. Studenckich – prof. dr hab. Anna Siwik; 2. Pełnomocnicy Rektora ds. Kół Naukowych Pionu Hutniczego i Górniczego; 3. Kwestor AGH – mgr inż. Joanna Sajdłowska i Kierownik Działu Spraw Studenckich – mgr inż. Anna Klimczyk; 4. Ogłoszenie studentów; 5. Przedstawiciel Działu Zamówień Publicznych; 6. Przedstawiciel Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu; 7. Przedstawiciel Działu Współpracy z Zagranicą; 8. Z-ca Dyrektora CTT ds. przedsiębiorczości akademickiej; – dr inż. Dominik Kowal;

Dział Spraw Studenckich miejsce przyjazne studentom Co już udało się zrobić? » Opracowanie materiałów informacyjnych – nowa strona internetowa, plakaty informacyjne, instrukcje, nowoczesna tablica

» Zmiana lokalizacji obsługi studentów, » Dodatkowa osoba do obsługi, » Wydłużenie czasu obsługi studentów – dyżur ranny i popołudniowy, » Przyjazna atmosfera, » Remont pomieszczenia – strefa studenta,

» Organizacja szkoleń – 5 szkoleń od maja 2017 r. » Szkolenia pracowników – podnoszenie kwalifikacji (udział w 4 szkoleniach, 1 studia zaoczne, 1 studia podyplomowe), » Spotkania konsultacyjne z pracownikami Dziekanatów,

Plany na najbliższą przyszłość » Upraszczanie procedur – tam gdzie się da » Aktualizacja regulaminów, » Mapowanie i automatyzacja procesów, » Rewitalizacja pomieszczeń DSS, » Implementacja nowoczesnych rozwiązań informatycznych (EOD, komunikacja, aplikacje na telefon, itp. )

» Integracja systemów na zasadzie synergii, » Udział we wdrożeniu nowego systemu dziekanatowego – DSS jako drugi właściciel merytoryczny systemu, » Organizacja konferencji dotyczącej pomocy materialnej dla studentów i doktorantów – czerwiec 2019 r.

Zarządzenie Nr 37/2014 z dnia 17 listopada 2014 roku w sprawie zasad rejestracji oraz działania uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów, a także zasad prowadzenia przez inne organizacje działalności na terenie AGH Załącznik nr 1 REGULAMIN rejestracji, działania i finansowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów, a także działania i dofinansowywania stowarzyszeń uczelnianych w AGH

www. dss. agh. edu. pl

Dysponent środków Kto to taki na naszej Uczelni? 1. Z ramienia Pionu Spraw Studenckich Pani Rektor, 2. Z ramienia Wydziałów (w ramach dofinansowania) Dziekani Wydziałów

Ze środków FNKS możemy dofinansować tylko NASZYCH STUDENTÓW Środki nie wpływające na konto AGH

Czas złożenia preliminarzy

Opis faktury q. Faktura VAT za …. . Zrozumiały opis czego dotyczy faktura zakup… /wykonanie usługi …. q Dotyczy preliminarza nr ………… z dnia……. . (Grant Rektora nr. . . ) q Czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za realizację zakupu (W przypadku Grantu podpis Pełnomocnika) q Dane do zwrotu założonych środków – jeśli dotyczy

Uwaga! Pełna nazwa Uczelni Airex C 70, 75 3 mm 2180 x 1020 mm – Co to …. . ? ? ? Komunikat Kwestury nr 8/2015 w sprawie sporządzania zamówień i opisu faktur (ustawa o rachunkowości)

Nota korygująca

Zamówienie/Umowa Kiedy trzeba przygotować? Zakup powyżej 10 tys. zł. Ponadto niezbędne spisanie umowy pomiędzy sprzedawcą i kupującym dla transakcji > 20 000 zł. Wzory dostępne na stronie DSS oraz Kwestury

Obieg dokumentów Student ZOOS Kierownik DSS Pani Rektor Kwestura Dział Finansowy Dekretacja Dysponent środków

Na co zwracamy uwagę…. ? § usługa gastronomiczna (w ramach reprezentacji i reklamy) do wysokości 100 zł brutto na osobę - usługa jest zawsze wykonana w siedzibie firmy, § catering do 10, 00 zł netto na osobę - na terenie AGH obowiązuje przetarg KRAKUS (tylko AO jest zwolnione),

Upominki dla studentów/doktorantów AGH – uczestników wydarzeń Nagrody do 100 zł brutto na osobę, Aby nie były opodatkowane muszą: w ramach konkursu z dziedziny nauki, kultury, sztuki i sportu wymagany regulamin określający sposób przyznawania nagród i ich wartość i lista studentów, którzy odebrali nagrody,

Upominki dla studentów/doktorantów AGH – uczestników wydarzeń Nagrody zwolnione z podatku do 760 zł brutto, Jeśli wartość wyższa – całość (a nie różnica) podlega opodatkowaniu Inne nagrody – podlegają opodatkowaniu! W preliminarzu nie może być upominek dla osób obcych !!!

Noclegi podczas wyjazdów zbiorowych studentów AGH » Nocleg możemy dofinansować do wysokości 45 zł za dobę na studenta, UWAGA! Nie finansujemy noclegów gości oraz pracowników Traktujemy jak wyjazdy pracowników !!!

Wyżywienie podczas wyjazdów » jeśli rozliczamy fakturą: do 30 zł na osobę za dzień za wyżywienie (art. spożywcze) » jeśli rozliczenie ma być w formie diet: trzeba przygotować dokument - zlecenie wykonania zadań statutowych, a po powrocie rozliczenie kosztów podróży i dieta również wynosi 30 zł. (7, 50 zł. śniadanie i kolacja , 15 zł. obiad)

Wyżywienie podczas wyjazdów » Druki dostępne na stronie Kwestury w zakładce „podróże” : http: //www. kwestura. agh. edu. pl/wzory-dokumentow/podroze/

Środki trwałe » Zakupy środków trwałych >= 10 000 zł » Nie są finansowane z FNKS, ani ze środków bieżących (Fundusz Zasadniczy) Konieczność wpisania na Pole spisowe Wydziału – adnotacja na preliminarzu musi być na fakturze !

Procedury DZP » Zakupy i usługi do 10 tys. zł. » Zakupy i usługi pomiędzy 10 – 20 tys. zł. » Zakupy i usługi pomiędzy 20 tys. zł. brutto a 30 000 Euro netto UWAGA! Przetargi ogólnouczeniane

Przetargi DSS 1. Przetarg na dostarczenie materiałów promocyjnych (2018 r. – 50 tys. zł. ), 2. Przetarg na transport (2018 r. – 120 tys. zł), 2. Przetarg na drukowanie ulotek (2018 r – 25 tys. zł).

Najczęstsze braki w dokumentacji Grantów » » potwierdzenie ze strony sponsora; oświadczenie o wpłatach własnych; brak listy uczestników; potwierdzenie ze strony Wydziału ( koszt ujęty w planie, nr kosztów); » podpis Pełnomocnika Kół Naukowych;

Najczęściej zadawane pytania » Czy przyjazne procedury DZP rzeczywiście działają? Doświadczenia z przetargami z ostatnich tygodni nie dają mi niestety całkowitej pewności, że działa to tak, jak opisano w tej nowej dokumentacji z listopada. » (Komunikat Kwestury z 11. 09. 2017 r. – zmiana zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2017 r. , poz. 1579)

Najczęściej zadawane pytania » Czy Pełnomocnik musi podpisywać faktury? § 10 ust. 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 37/2014 z dnia 17 listopada 2014 roku: Faktury i rachunki należy na odwrocie opisać, poprzez wskazanie nazwy organizacji i nazwy przedsięwzięcia. Opis na fakturach i rachunkach podpisuje przewodniczący zarządu lub opiekun organizacji, a wymaganych przypadkach także osoba odpowiedzialna materialnie.

Najczęściej zadawane pytania » Od kiedy można „wydawać” pieniądze z FNKS? » Notatki z rozeznania rynku – kiedy? » Przetarg na transport – na jakiej zasadzie się odbywa? » Czy można rozliczać opłaty za paliwo prywatnego samochodu osobowego? » Bilety lotnicze – jak rozliczać?

Najczęściej zadawane pytania » Jaka jest różnica pomiędzy usługą gastronomiczną a cateringiem? » Magazyny AGH i przedmioty z logiem – czy można zamawiać spoza Uczelni?

Kontakt

Dziękuję za uwagę!

Uczelniana Rada Samorządu Studentów AGH Komisja ds. Współpracy Kontakt: kn@samorzad. agh. edu. pl dagmara. stasiowska@samorzad. agh. edu. pl Biuro: ul. Reymonta 13 A, 30 -059 Kraków Pawilon S-1, obok stołówki „Tawo” Link do formularza: https: //goo. gl/KE 5 e 3 r