Royaume du Maroc Prix National de lAdministration Electronique

Royaume du Maroc Prix National de l'Administration Electronique Emtiaz 2018 MINHATY Système de gestion de l’éligibilité aux bourses de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle 10/09/2021 1

Sommaire Royaume du Maroc 1. Présentation générale 2. Ancienne démarche : Procédure manuelle de dépôt des demandes § Calendrier § Difficultés rencontrées 3. Nouvelle Démarche : Procédure totalement dématérialisée § Nouveau formulaire § Portail national MINHATY § Traitement des demandes en Back-office § Back office MINHATY 4. Impact du Service MINHATY sur l’usager et sur l’administration 5. Chiffres clés 6. Suivi et gouvernance 10/09/2021 2

1. Présentation générale Royaume du Maroc La bourse de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle, est une aide financière pour les étudiants non fonctionnaires et non-salariés, dans le but de participer à prendre en charge une partie de leurs dépenses scolaires, et de les aider à continuer leurs études supérieures. • Candidats au BAC ~ 400 000 / année • Postulant à la bourse: ~ 200 000 / année • Boursiers : 125 000 boursiers en 2017 et 147 000 en 2018 Administrations responsables du projet MENESRS : Constitution de la base de données des candidats au bac / Base de données des admis MI : Dispositif d’éligibilité ONOUSC : Définition des quotas et paiement des bénéficiaires 10/09/2021 3

2. Ancienne démarche : Procédure manuelle de dépôt Royaume du Maroc des demandes Formulaire de dépôt Documents à joindre au formulaire • En cas de décès de l’un des parents : certificat de décès • En cas de divorce : acte de divorce • 2 certificats attestant le travail ou non de la mère et du père/tuteur • Une copie CIN légalisée • 2 photos • 2 enveloppes timbrés 10/09/2021 4

2. Ancienne démarche : Procédure manuelle de dépôt des demandes Royaume du Maroc Achat du dossier bleu Remplissage de la partie destinée aux parents de l’élève Certificat de vie collective AAL Certificat de résidence Sureté nationale/Gendarmerie royale Dépôt physique du dossier bleu au lycée Lycée 10/09/2021 AAL Déclaration sur l’honneur Perceptions provinciales Service des impôts 5

2. Ancienne démarche : Calendrier Mars 2 1 DES Préparation des notes administratives et envoi aux délégations et P&P 10/09/2021 Mai Avril DEN Fiabilisation des données des candidats au bac sur le système MASSAR 3 4 Etudiants Dépôt physique des dossiers des bourses au niveau des lycées DEN Consolidation du fichier national des candidats au bac et envoi au DES 5 Délégations Téléchargeme nt du fichier des candidats au bac par P&P mis en ligne par le DES Juillet juin 6 Lycées Envoi des dossiers de bourses aux délégations 9 DEN Délégations Complément de saisie des dossiers de demandes bourses (revenu province) 8 Délégations Réaffectation des dossiers de bourse entre délégations suivant la localité de résidence des parents 10 7 Royaume du Maroc DEN Envoi du fichier des admis au bac au DES (session ordinaire) Envoi du fichier des admis au bac au DES (session de rattrapage) Août 13 Définition des quotas et envoi aux P&P 14 11 Confrontation du fichier final des admis avec le fichier des demandeurs de bourses 12 DES Elaboration des listes provinciales Délégations Envoi des dossiers aux P&P 15 DES P&P Réunion des commissions provinciales pour traitement 16 P&P Renvoi des dossiers acceptés aux délégations Septembre 17 DES Réception des PVs provinciaux par la Division Informatique 18 DES Détermination du type de la bourse (bourse complète/ demi bourse) en fonction de la résidence des tuteurs de l'étudiant DES : Département chargé de l’enseignement supérieur DEN : Département chargé de l’éducation nationale 6

2. Ancienne démarche : Difficultés rencontrées • Royaume du Maroc Procédure de dépôt : ü Les élèves font le tour des administrations pour remplir manuellement le formulaire et le déposer au niveau des lycées, ü La charge de travail importante pour l’administration • Pièces à fournir : ü Formulaire (dossier bleu) dument rempli ü Documents justificatifs de la situation des parents ü Photos et enveloppes timbrés 10/09/2021 7

3. Nouvelle Démarche : Procédure totalement dématérialisée Etudiant 1 Authentification sur le portail Portail 2 3 Saisie des données du formulaire en ligne Contrôle des données OK? Non 10/09/2021 Royaume du Maroc Suivi de la demande sur le portail avec le numéro du dossier 3 Oui • Notification mail à l’étudiant pour confirmation du dépôt de la demande • Edition du récépissé de dépôt 8

3. Nouvelle démarche : Nouveau formulaire MINHATY Royaume du Maroc Formulaire en ligne : + Données de l’élève + Données Parents + Composition ménage ( Information sur la fratrie) + Ajout des données : @mail + N°GSM + Structuration du champs adresse : [quartier, porte] [Douar et/ou Commune], [AAL], [P/P] => facilitation du travail de l’ONOUSC et réduction du temps de traitement, + Déclaration sur l’honneur électronique Pièces à fournir : Zéro pièce 10/09/2021 9

3. Nouvelle démarche : Portail national MINHATY Royaume du Maroc 10/09/2021 10

3. Nouvelle démarche : Portail national MINHATY Royaume du Maroc Services en ligne : § Authentification des candidats + Saisie de la demande § Suivi de la demande Rubriques informatives : § Informations Générales § Textes Juridiques § Foire Aux Questions 10/09/2021 11

3. Nouvelle démarche : Traitement des demandes en Back-office Royaume du Maroc • Chargement et fiabilisation des données identitaires des élèves • Fiabilisation des données identitaires et chargement sur le système • Confrontation des demandes avec la liste des admis au bac ( les deux sessions ) Service central MI • Dispatching des demandes sur les 83 P&P( plus que 2000 points sur tout le territoire marocain) AAL/Caïdat • Enquêtes terrain et saisie des résultats sur le système s • Fiabilisation des données du revenu Service central MI Système MINHATY BO P&P • Configuration et paramétrage des critères d’éligibilité • Classement automatique des demandes selon les critères d’éligibilité • Programmation des réunions des commissions provinciales • Tenue des commission et saisie des décisions le système • Génération des listes finales des boursiers Système • Communication des listes finales à l’ONOUSC MINHATY BO 10/09/2021 12

3. Nouvelle démarche : Back office MINHATY Module Gestion des demandes • Affectation/réaffectation des demandes aux AAL • Saisie des résultats des enquêtes menées par les AAL • Intégration des résultats des échanges avec les départements concernés (DGI, CNSS) 10/09/2021 Module Gestion des réunions des commissions • Saisie /validation des décisions des commissions au niveau des P&P. • Edition des PV des commissions. • Préparation de la liste finale des candidats éligibles et de liste d’attente par P&P Module Suivi & Tableaux de bord • TB pour suivi de la saisie et traitement des dossiers : • Niveau AAL • Niveau P&P • Niveau central Royaume du Maroc Module Paramétrage • Ajout des utilisateurs/affectation des habilitations • Chargement de la liste des candidats admis au bac. (niveau central) Module Echanges (Traitement en batch) • MENESRS - DEN : réception de la liste des candidats et des admis au bac. • BD CNIE : fiabilisation des donnés identitaires de l’étudiant. • DGI - CNSS : complément de l’information du revenu. • MENESRS - DES : envoi de la liste définitive des éligibles. 13

4. Impact du Service MINHATY sur l’usager et sur l’administration Sur l'usager Sur l'administration 10/09/2021 Royaume du Maroc • Accessibilité : Procédure simplifiée et démarche complètement dématérialisée • Gain de temps : Au lieu de faire le tour des administrations pour constituer le dossier bleu, l'élève dépose d'une manière totalement dématérialisée sa demande de bourse. • Coût : L'opération de dépôt est gratuite, dans l'ancienne procédure l'élève achète le dossier, paie les timbres pour la légalisation de signatures, certificats de résidences, aussi les frais des déplacements au niveau des administrations, achète les enveloppes timbrés pour les notifications. • Eviter le déplacement des candidats pour connaître le résultat (Consultation sur le portail du module suivi et notification par mail), • Transparence : L’ensemble des opération sont tracés sur le système , le demandeur fait sa demande d’une façon autonome , possibilité de suivre l’état d’avancement en ligne , service ouvert 24/7 durant la période de dépôt, • Réduire la charge de travail pour les administrations (légalisation des signatures, émission des certificats administratives • Abandonner la gestion des dossiers papier (Echange de dossier entre administrations, archivage, risque de perte de dossier, aspects écologique…) • Réduire la charge de travail des commissions provinciales (Génération automatique des PV, programmation automatique des réunions, génération des listes des résultats …) • Automatisation de la détermination du type de la bourse en fonction de la résidence du demandeur (Grande charge de travail manuel). 14

5. Quelques chiffres Royaume du Maroc Dépôt des demande Traitement en Back-office Dépôt manuel Dépôt en ligne 2017 66 172 121 039 160 896 2018 0 203 417 Progression des demandes déposées entre 2017 et 2018 250 000 200 000 150 000 100 000 36% 50 000 0 0% 2017 Demandes physiques 10/09/2021 2018 Demandes en ligne Linear(Demandes en ligne) 15

6. Suivi et gouvernance Royaume du Maroc TB pour le pilotage Pourcentage traitement par P&P Pourcentage dispatching aux AAL Avancement des enquêtes terrain Auto-mail quotidien durant la période de traitement des demandes TB opérationnels: Nombre des demandes traitées Nombre des demandes non conformes Nombre des demandes éligibles , nombre de réunions tenues 10/09/2021 16

Royaume du Maroc Merci pour votre attention 10/09/2021 17

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