Rotinas administrativas Ciclo PDCA Profa Maria Augusta Constante

Rotinas administrativas Ciclo PDCA Profa. Maria Augusta Constante Puget

Gestão da Qualidade • A gestão da qualidade é fundamental para que uma empresa se mantenha competitiva e possa se perpetuar no mercado. • Busca garantir a plena satisfação dos clientes, também impactando colaboradores, fornecedores, investidores e parceiros. • O investimento em melhorias contínuas para processos, produtos e serviços proporciona excelentes resultados. 2

Gestão da Qualidade • Ferramenta estratégica que promove uma visão sistêmica de toda a empresa e está alinhada a conceitos e práticas reconhecidos mundialmente. • É a ação voltada para dirigir e controlar todos os processos organizacionais: finanças, contabilidade, gestão de pessoal, gestão de dados, etc, buscando a melhoria de produtos e serviços, e a garantia da completa satisfação das necessidades ou a superação das expectativas dos clientes. 3

Como surgiu a Gestão da Qualidade? • O • • estatístico norte-americano Walter Andrew Shewhart, desenvolveu, na década de 20, um sistema para mensurar as variabilidades encontradas na produção de bens e serviços. Este ficou conhecido como Controle Estatístico de Processo (CEP). Durante a Segunda Guerra Mundial, os EUA incentivaram a utilização do CEP pelos seus fornecedores de produtos bélicos, o que ajudou a disseminar os novos métodos de controle de qualidade pelo mundo afora. 4

Como surgiu a Gestão da Qualidade? • • • Após a guerra, o Japão também passou a investir em gestão de qualidade para se reconstruir por meio de suas indústrias. Com os estatísticos W. E. Deming, Shewhart, Kaoru Ishikawa e Joseph M. Juran, o país desenvolveu um método de controle de qualidade que, ao contrário de detectar e eliminar peças defeituosas, procurava impedir a ocorrência dos defeitos. W. E. Deming também desenvolveu um método essencial da gestão da qualidade, amplamente utilizado até os dias atuais, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action). 5

A importância da gestão da qualidade • Com o aumento da concorrência nos últimos • tempos, as organizações têm que se preocupar com a qualidade de seus produtos e serviços, para reforçarem suas vantagens competitivas. Uma série de fatores afeta negativamente o desempenho e a competitividade das empresas, tais como: • Capacitação deficiente de recursos humanos. • Modelos gerenciais ultrapassados. • Tomada de decisões sem sustentação e cruzamento de dados e fatos. • Posturas e atitudes que não promovem a melhoria contínua. 6

Os 7 pilares da gestão da qualidade • Os 7 pilares da gestão da qualidade, de maneira resumida, tratam do que uma companhia precisa para ter sucesso em gestão. 7

1. Foco no Cliente Conceito: • As organizações dependem de seus clientes e, portanto, devem entender suas necessidades atuais e futuras, atender seus requisitos e se esforçar para superar suas expectativas. Lógica: • Sucesso sustentado é alcançado quando uma organização atrai e retém a confiança de clientes e outras partes interessadas. Benefícios chaves: • • • Aumento do valor da organização para o cliente. Aumento da satisfação do cliente. Assegura a fidelidade do cliente. Expande a carteira de clientes. Melhora a participação no mercado. 8

2. Liderança Proativa Conceito: • Os líderes em todos os níveis estabelecem unidade de propósito e o rumo da organização. Eles criam condições para as pessoas empenhadas alcançarem seus objetivos. Lógica: • A unidade de propósito, direção e engajamento das pessoas permite que a organização alinhe suas estratégias, políticas, processos e recursos para alcançar seus objetivos. Benefícios chave: • • • Aumento da eficiência no atendimento aos objetivos. • Melhora a capacidade da organização em atender aos requisitos. Melhor coordenação dos processos. Melhoria da comunicação entre os níveis e funções da organização. 9

3. Envolvimento das Pessoas Conceito: • Pessoas competentes, capacitadas e engajadas em todos os níveis da organização são essenciais para melhorar a capacidade da organização em criar e entregar valor para o cliente. Lógica: • Para gerenciar uma organização de forma consciente é importante envolver as pessoas em todos os níveis, respeitálas e reconhecê-las, motivando-as a usarem suas habilidades, competências e autonomia em benefício da organização. Benefícios chave: • Melhora a compreensão das pessoas com relação aos objetivos da organização e a motivação em alcançá-los. • • Maior envolvimento das pessoas em atividades de melhoria. Melhora a satisfação das pessoas. Melhora a colaboração e confiança. Promove maior atenção aos valores da organização. 10

4. Abordagem de Processos Conceito: • Um resultado consistente e previsível é alcançado de forma eficiente e eficaz quando as atividades e recursos interrelacionados são compreendidos e gerenciados como fazendo parte de um processo. Lógica: • Um Sistema de Gestão consiste em processos interrelacionados e a compreensão de como os resultados são alcançados permite que a organização melhore o seu desempenho. Benefícios chave: • Melhora a capacidade da organização em focar os processos chave e oportunidades de melhoria. • • Resultados consistentes e previsíveis são alcançados. A gestão por processos otimiza o desempenho da organização. Reduz as barreiras entre as funções da organização. Possibilita a cobrança de resultados eficazes. 11

5. Melhoria contínua Conceito: • Organizações bem sucedidas tem foco na melhoria contínua. Lógica: • A melhoria contínua do desempenho da organização deve ser um objetivo permanente. A organização melhora seu desempenho ao entender e reagir com antecedência às mudanças em seu ambiente interno e externo, criando assim novas oportunidades e eliminando riscos. Benefícios chave: • Melhora o desempenho dos processos, organizacionais e satisfação dos clientes. • Melhora o foco na investigação das causas de ações preventivas ou corretivas. • Melhora a capacidade da organização em se antecipar e reagir as mudanças de cenário tendo um melhor aproveitamento das oportunidades e nas ações de redução de riscos. • recursos Aprimora o uso da aprendizagem para melhoria e inovação. 12

6. Decisão baseada em fatos Conceito: • Decisões eficazes são baseadas em análises e avaliação de dados e informação. Lógica: • A tomada de decisão pode ser um processo complexo e incerto. Muitas vezes envolve vários tipos de fontes e insumos, bem como sua interpretação pode ser subjetiva. É importante entender as relações de causa e efeito e possíveis consequências não intencionais. Decisões baseadas em fatos e análise de dados são mais objetivas e aumentam a confiança no direcionamento da decisão. Benefícios chave: • • Melhoria nos processos de tomada de decisão. • • • Melhoria da eficiência operacional. • Melhoria da avaliação de desempenho dos processos e capacidade de alcançar os objetivos. Melhoria na capacidade da organização de superar desafios. Aumento na flexibilidade da organização em revisar suas decisões e se adaptar a novos cenários. 13 A análise das últimas decisões aumenta a capacidade de tomar decisões mais eficazes.

7. Gestão de Relacionamento Conceito: • Para o sucesso sustentado, uma organização deve gerenciar seu relacionamento com as partes interessadas. A organização e as partes interessadas são interdependentes e uma relação mutuamente benéfica aumenta a capacidade de ambos gerarem valor. Lógica: • As partes interessadas influenciam o desempenho da organização, portanto o sucesso é mais provável quando a organização efetua um bom gerenciamento da sua relação com as partes interessadas. Benefícios chave: • Melhora o desempenho da organização por meio da identificação de oportunidades e riscos relacionados às partes interessadas. • • Alinha os objetivos da organização junto às partes interessadas. • Aumenta a capacidade de criar valor para as partes interessadas pelo compartilhamento de recursos e competências e gerenciamento de riscos. 14 Alinha o gerenciamento da cadeia de suprimentos no fluxo de bens e serviços.

Implementando a Gestão de Qualidade em uma Empresa • Existem algumas ações recomendadas para a implementação da gestão da qualidade nas empresas. • Elas permitem obter os resultados com maior facilidade, agilidade e estruturação, levando à otimização dos recursos e esforços investidos. 15

As 10 principais ferramentas de gestão da qualidade • Existem diversas ferramentas ligadas à gestão da qualidade. • Elas são utilizadas para mensurar, aplicar e demonstrar com facilidade os gargalos detectados nos processos produtivos ou de serviços, e aumentar o foco na qualidade. • Tais ferramentas utilizam medidas e figuras estatísticas que demonstram os níveis da qualidade, são de fácil identificação e contribuem para o envolvimento de todos os colaboradores. • Cada uma conta com diferentes modelos de identificação de problemas, sendo capazes de definir os caminhos para se alcançar a qualidade. 20

Ciclo PDCA • O Ciclo PDCA é muito simples, se adapta a qualquer segmento de atuação e consiste em quatro etapas: • • • Plan (planejamento): definir as metas e objetivos; Do (execução): executar o planejamento; Check (verificação): analisar os resultados alcançados; Act (ação): avaliar as causas dos desvios de qualidade e aplicar as ações corretivas. Ele ajuda na elaboração, execução, monitoramento e aprimoramento contínuo de um processo. 25

Ciclo PDCA • O Ciclo do PDCA é projetado para ser usado como um "modelo dinâmico". • O término de uma volta (ou giro) do Ciclo se dirige para o começo do próximo giro. Mantendo-se dentro do espírito da melhoria contínua da qualidade, o processo sempre pode ser reanalisado e um novo conjunto de mudanças pode começar. • Este contínuo ciclo de mudança é representado na rampa de melhoria. Usando o que nós aprendemos em uma volta ou "giro" do PDCA, nós podemos começar outro, mais complexo ainda. 26