ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM

ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM 16 November 2017 (Khamis) 9. 00 pagi Dewan Senat Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim UTM, Johor Bahru 1

ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM • SR. AHMAD ZULKEPLI BIN MD. TAMAMI, PHB 16 November 2017 (Khamis) 9. 00 pagi Dewan Senat Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim UTM, Johor Bahru 2

3

TUJUAN Memaklumkan kepada semua Pusat Tenggungjawab (PTJ) mengenai Polisi dan Tatacara Perolehan Kerja UTM yang telah diluluskan oleh Jawatnkuasa Kewangan Universiti dan JPU OBJEKTIF 1) Sebagai tatacara Di UTM dalam pelaksanaan pengendalian projek-projek terutamanya di Pejabat Harta Bina selaku peneraju perolehan kerja di UTM. 2) Ia juga menjadi SOP proses perolehan Bahagian Kontrak, Pejabat Harta Bina berdasarkan kepada keperluan dan prosedur Kerajaan semasa dan disesuaikan dengan keperluan perolehan di UTM. 3) Sebagai polisi perolehan kerja yang akan digunakan bagi keseluruhan perolehan kerja peringkat Universiti. 4

PROCUREMENT ACHIEVEMENT BP BPUPP JUMLAH PEROLEHAN 2017 (JAN - OKT) 2017 PROCUREMENT 2015 2016 TENDER 28 23 2 8 10 QUOTATION 103 33 2 29 31 DIRECT APPOINTMENT (Work below RM 20, 000) 32 14 2 15 17 DIRECT NEGOTIATION (Work below RM 500, 000) 6 1 - - - REQUISITION 3 1 - - - TOTAL 172 72 6 52 58

BALANCING ACT PROJECT MANAGEMENT = TIME, COST, QUALITY PROCEDURES 6

SUMBER RUJUKAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM PK (Pekeliling Kerajaan) dulu di panggil SPP Arahan Perbendaharaan (AP) Pekeliling Bendahari TATACARA PEROLEHAN KERJA Amalan yang telah di terima pakai di UTM 7

PENGECUALIAN? KEMENTE RIAN JAWATAN KUASA KEWANGAN UNIVERSITI JPU TATACARA PEROLEHAN KERJA 8

POLISI PEROLEHAN KERJA UTM 1. Perlaksanaan Perolehan Kerja bermaksud perancangan, pemanggilan sebut harga/tender, pembinaan, tempoh tanggungan kecacatan dan penutupan akaun projek. 2. Tatacara Perolehan Kerja UTM hendaklah dibaca bersama Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti (Bekalan & Perkhidmatan) terkini dimana berkaitan. 3. PHB bertanggungjawab keatas perlaksanaan projek kerja termasuk projek-projek pembangunan, ubahsuai dan pembaikan yang menggunakan peruntukan pembangunan, mengurus dan peruntukan sumber dalaman Universiti. 4. Semua Perolehan Kerja di UTM hendaklah dilaksanakan oleh Pejabat Harta Bina. Pengecualian pelaksanaan hanya boleh diberikan kepada PTJ bagi perolehan kerja dibawah RM 20 ribu dengan syarat mendapat kelulusan bertulis daripada Pengarah Kerja terlebih dahulu. 5. Semua Perolehan Kerja hendaklah menggunakan Tatacara Perolehan Kerja UTM. Pengecualian hanya boleh dibuat sekiranya mendapat kelulusan bertulis daripada Jawatankuasa Kewangan Universiti. 6. Perolehan Kerja akan dikaji dari semasa ke semasa mengikut garis panduan perolehan Kerajaan dasar Tatacara Perolehan Kerja UTM. 9

TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM Kandungan Tatacara Perolehan Kerja UTM adalah seperti berikut: BAB PERKARA 1 Objektif Dan Prinsip-prinsip Perolehan 2 Pendaftaran UTM 3 Jenis Perolehan 4 Perolehan Secara Lantikan Terus 5 Perolehan Secara Requisition 6 Perolehan Secara Sebut Harga 7 Perolehan Secara Tender 8 Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus 9 Perolehan Secara Darurat 10 Ketidakpatuhan Prestasi Kontraktor 11 Kemudahan Pembiayaan Dalam Perolehan Universiti 12 Kawalan dan Pemantauan 10

PELAKSANAAN KERJA DI PTJ BAWAH RM 20 K 11

Perolehan Secara Lantikan Terus Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus KAEDAH PEROLEHAN KERJA DI UTM Perolehan Secara Tender Perolehan Secara Requisition Perolehan Secara Sebut Harga 12

PERLAKSANAAN KERJA DI UTM Semua perolehan kerja UTM adalah di bawah tanggungjawab Pejabat Harta Bina (PHB). Perolehan kerja di bawah nilai RM 20, 000. 00 boleh dibuat oleh PTJ masing-masing dengan syarat mendapat kelulusan bertulis dari PHB terlebih dahulu. 13

TANGGUNGJAWAB KETUA (PTJ) PERUNTUKAN • Peruntukan Mencukupi DASAR • Mengikut Peraturan Dan Prinsip-prinsip Serta Dasar-dasar Perolehan Yang Ditetapkan Oleh Universiti. PELANGGARAN/SURCAJ • Pelanggaran Terhadap Peraturan Yang Ditetapkan Hendaklah Diambil Tindakan Seperti Yang Ditetapkan Dalam Peraturan Sedia Ada 14

PROSEDUR PERMOHONAN PTJ SEKRETARIAT PERMOHONAN SITI RAHMAH (PEGAWAI PERHUBUNGAN TEKNIKAL - BPUPP) 07 5530516 @6593 KELULUSA N DALAM TEMPOH 7 HARI. PERMOHONAN SECARA STRUCTURED PROCESS. (ISI BORANG) 15

PROSES BAGI KERJA BAWAH RM 20 RIBU OLEH PTJ Permohonan kepada PK dan salinan ke Seketariat PK edarkan kepada Seketariat untuk rekod dan semakan kecukupan dokumen Agihkan kepada Pengurus Projek untuk semakan dan ulasan peruntukan, anggaran kos projek, skop kerja dan lukisan/lakaran PHB= 7 HARI Pengurus Projek mengembalikan Borang Permohonan, Dokumen dan Ulasan kepada Seketariat Keputusan PK kepada PTJ uruskan perolehan Pengeluaran Surat Tawaran PTJ Pemantauan Kerja Semakan bersama PHB/PTJ bagi pengesahan Siap Kerja Bayaran PTJ & PHB PTJ 16

DOWNLOAD WEBSITE POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM WEBSITE UTMONLINE http: //utmonline. utm. my/? p=8 466 atau WEBSITE PHB http: //assets. utm. my/blog/per olehankerjautm/ BORANG 2 BAWAH RM 20 RIBU (PTJ) WEBSITE PHB http: //assets. utm. my/contractdiv/blog/lantikanterus-bawah-rm 20 -ribu-ptj/ 17

DOWNLOAD BORANG 2 BAWAH RM 20 RIBU (PTJ) Proses Kelulusan kerja Bawah RM 20 ribu Borang Permohonan (Cetak atas kertas warna kuning) Borang Semakan Contoh Dokumen Sebut Harga Lantik Terus • Surat Pelawaan Sebut Harga • Syarat Sebut Harga Kerja • Syarat-syarat Tambahan • Borang sebut harga (Cetak atas kertas warna kuning) • Ringkasan Sebut Harga • Pecahan Harga • Borang Maklumat Penyebut Harga • Surat Penyebut Harga Tidak Berjaya Borang Kelulusan Lantikan Terus (Cetak di atas kertas merah jambu) Inden Kerja (Lantikan terus) (Kertas kuning) Surat Penerimaan Sebut Harga Lantik Terus 18

ISU PEROLEHAN KERJA 19

ISU-ISU BERKAITAN PEROLEHAN KERJA UTM 1. Perolehan lambat 2. Projek lewat siap 3. Harga tinggi 4. Kualiti tidak memuaskan 5. Integriti 20

DASAR & PRINSIP-PRINSIP PEROLEHAN UNIVERSITI Tatacara Perolehan Kerja Ms 1 Akauntabiliti Integriti Di urus secara telus Adil & saksama Nilai faedah yang terbaik Saingan terbuka 21

PROSES DAN TEMPOH PEROLEHAN PROSES TEMPOH SEBUT HARGA (HARI) TEMPOH TENDER (HARI) Permohonan - - Penyediaan 10 27 Pemanggilan 7 21 Penilaian 8 22 Kelulusan 4 7 Pengeluaran LO/Inden Kerja/Surat Setuju Terima 9 9 38 86 22

LARANGAN PECAH KECIL Tatacara Perolehan Kerja Ms 2 • “Universiti dilarang memecah kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga” • “Dalam keadaan tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipecah kecil kepada bebaerapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender sekiranya memenuhi kriteria. . ” 23

SURCAJ PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 TAHUN 2017 (PERATURAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP 59) “Tindakan sekiranya pegawai yang menguruskan perolehan gagal mematuhi peraturan semasa yang ditetapkan. ” 24

INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12 Kesalahan Rasuah dan Integrity : Peringatan Mengenai Kesalahan Rasuah Sebarang perbuatan atau cubaan rasuah Tuntutan atau Perakuan Palsu Pemberian dan Penerimaan Suapan Pemalsuan Maklumat Dokumen dan Rekod Penyalahgunaan Kuasa Persubahatan 25

PELAKSANAAN INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12 1. Surat Akuan Oleh Staf UTM Terlibat Perolehan 2. Surat Pelantikan AJK 3. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Berkaitan Perolehan 4. Surat Akuan JK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan 5. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan 6. Surat Akuan Pembida Berjaya 7. Surat Akuan Pembida 8. Surat Akuan Kepentingan Perunding 9. Surat Akuan Perunding Yang Dilantik 26

PENDAFTARAN KONTRAKTOR 27

PENDAFTARAN KONTRAKTOR KERJA 1. BEKALAN & PERKHIDMATAN berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang kod yang berkenaan 2. KERJA a) Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) i) Mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) & ii) Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan Gred, Kategori dan Pengkhususan yang berkaitan, & b) Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) i) Mempunyai Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan 3. UTM fin – untuk membolekan kontraktor menyertai perolehan UTM 28

KONTRAKTOR KERJA BANGUNAN/AWAM/MEKANIKAL Gred Had Kewangan G 1 RM 200, 000 dan ke bawah G 2 Melebihi RM 200, 000 hingga RM 500, 000 G 3 Melebihi RM 500, 000 hingga RM 1, 000 G 4 Melebihi RM 1, 000 hingga RM 3, 000 G 5 Melebihi RM 3, 000 hingga RM 5, 000 G 6 Melebihi RM 5, 000 hingga RM 10, 000 G 7 Melebihi RM 10, 000 29

KONTRAKTOR KERJA ELEKTRIK Gred Had Kewangan G 1 Sehingga RM 200, 000 G 2 Sehingga RM 500, 000 G 3 Sehingga RM 1, 000 G 4 Melebihi RM 200, 000 hingga RM 3, 000 G 5 Melebihi RM 200, 000 hingga RM 5, 000 G 6 Melebihi RM 200, 000 hingga RM 10, 000 G 7 Melebihi RM 200, 000 dan ke atas 30

UTMFin § Semua kontraktor yang hendak melaksanakan kerja di UTM perlu berdaftar dengan UTM menggunakan sistem UTMFin. § Urusan pendaftaran dibuat di Pejabat Harta Bina. §UTMFin hanya mendaftar kontraktor G 1 & G 2 sahaja. 31

JENIS PEROLEHAN 32

JENIS-JENIS PEROLEHAN 1. Lantikan Terus 2. Requisition 3. Sebut Harga 4. Tender 5. Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus 6. Darurat 33

PEROLEHAN SECARA LANTIKAN TERUS 34

Ø Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM 20, 000. a) Lantikan terus hendaklah dilantik di kalangan kontraktor iaitu : i) Gred G 1 yang berdaftar dengan LPIPM dan mempunyai Sijil (SPKK) serta Sijil (STB) dan ii) Sijil Pendaftaran Kontraktor (UTMFin) b) Pemilihan hendaklah dibuat secara sebut harga ringkas sekurang-kurangnya tiga (3) kontraktor yang berdaftar. 35

ASAS PENILAIAN DAN PENGESYORAN • Penilaian keatas kemunasabahan harga tawaran hendaklah merujuk kepada julat perbandingan harga seperti berikut: % Perbezaan dari Anggaran Jabatan Status Ulasan Lebih +20% Terlalu Tinggi Tidak harus dipertimbangkan +10% hingga +20% Tinggi Boleh dipertimbangkan -15% hingga +10% Berpatutan Boleh dipertimbangkan -30% hingga -15% Rendah Boleh dipertimbangkan Kurang -30% Terlalu Rendah Tidak harus dipertimbangkan 36

PENTADBIRAN KONTRAK DALAM PEROLEHAN SEBUTHARGA • INSURANS Ø Insurans Pampasan Pekerja ØInsurans Tanggungan Awam ØInsurans Kerja 37

SEKIAN, TERIMA KASIH 38