Riskanalys som metod vid utredning av bevarande och

Riskanalys som metod vid utredning av bevarande och gallring Nordisk arkivakademi 26 -27 september 2016 i Reykjavik Anders Åkerfeldt, Avdelningen för offentlig informationshantering, Riksarkivet Sverige

Arkivlagen (1990: 782) 3 § En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: • rätten att ta del av allmänna handlingar, • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och • forskningens behov.

Människan är grunden … • Arkiven är en del av vårt kulturarv • Kunskap kopplas till verksamhet och de som berörs av den • Såväl det unika som mönster av kontinuitet är värdefullt

Epistemologi • Utifrån • Inifrån • Mönster

Kunskapandets dimensioner

Kunskapens dimensioner

Värdekriterier (1) Empiri (Handlingar) • Identifierbarhet: uppgifter och handlingar kan urskiljas och jämföras med något annat • Autenticitet: uppgifter och handlingar är i ursprungligt skick, bär äkthetstecken eller har autenticitet genom att regler, rutiner och åtgärder säkerställer att informationens tillförlitlighet har kontinuitet

Kunskapens dimensioner

Värdekriterier (2) Rationalitet (Kärnverksamhet) • Funktion: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens uppgift, motiv och ändamål (vad som ska göras och varför) • Process: handlingarna bidrar till förståelse av verksamhetens handlingsrationalitet d. v. s. förhållandet mellan mål/medel (när och hur verksamhet genomförs) • Organisation: handlingarna bidrar till förståelse av hur verksamheten är organiserad (vem som utför och var det sker)

Kunskapens dimensioner

Värdekriterier (3) Kontextuella mönster (Informationssystem) • Länkbarhet: förutsättningar finns för att koppla och uppgifter till andra uppgifter • Sökbarhet: förutsättningar finns för att återsöka uppgifter • Sammanställa: de sökbara, länkbara uppgifterna kan sammanställas till olika mönster/helheter med möjlighet till växelverkan mellan analys och syntes

Riskanalysens värdekriterier

Riskanalysen ger vägledande nyckeltal

Kunskapens dimensioner

Riskanalys utifrån scenario

Riskmatris 5 X 4 3 2 1 2 3 4 5

Slutsatser • Metoden är beroende av en ny policy för bevarande och gallring • Ett begränsat antal väldefinierade värdekriterier behöver fastställas • Metoden behöver fortsätta att testas och modifieras • En vägledning behöver tas fram