RISIKO PENEMUAN AUDIT TERHADAP TADBIR URUS YANG BAIK

RISIKO PENEMUAN AUDIT TERHADAP TADBIR URUS YANG BAIK Jabatan Audit Negara Negeri Sembilan 1

Mandat Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit penyata kewangan, pengurusan kewangan, aktiviti Kementerian/Jabatan serta pengurusan syarikat Kerajaan/ Subsidiari. Laporan mengenainya dikemukakan kepada Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong untuk mendapatkan perkenan supaya Laporan itu dibentangkan di Parlimen.

Jenis Pengauditan Penyata Kewangan Pengauditan Prestasi Pengauditan Pengurusan Kewangan Pengauditan Tadbir Urus Syarikat Kerajaan

ELEMEN PENGAUDITAN SEKTOR AWAM Pengauditan sektor awam melibatkan tiga pihak iaitu Juruaudit, entiti yang bertanggungjawab dan pengguna. Ketua Audit Negara adalah bertanggungjawab sepenuhnya menjalankan pengauditan dalam mandat yang diberi dan tugas ini diturunkan kepada pegawai dan kakitangan audit. Entiti yang bertanggungjawab adalah entiti yang terlibat dalam pengurusan dana awam yang telah diputuskan oleh Parlimen. Ia boleh meliputi pihak eksekutif, legislatif dan perundangan.

ELEMEN PENGAUDITAN SEKTOR AWAM (samb…) Perkara penting dalam pengauditan sektor awam adalah maklumat, keadaan atau aktiviti yang didefinisikan dalam skop pengauditan. Dalam pengauditan Penyata Kewangan, maklumat mengenai kedudukan kewangan, prestasi dan aliran tunai hendaklah dikenalpasti dan dinilai atau diukur dengan kriteria yang mana ianya tertakluk kepada prosedur mengumpul bukti audit bagi menyokong pendapat audit.

ELEMEN PENGAUDITAN SEKTOR AWAM (samb…) Manakala dalam pengauditan prestasi, perkara subjek ialah maklumat kewangan dan bukan kewangan atau keadaan sebenar (sebab) dan impak dalam menentukan sejauh mana kriteria yang diwujudkan telah dipenuhi atau sebaliknya. Dalam pengauditan pematuhan, maklumat kualitatif dan kuantitatif perlu dikenalpasti melalui pengumpulan bukti yang mencukupi bagi menyokong pendapat dan rumusan audit.

PRINSIP BERKAITAN PROSES AUDIT • Fahami Auditi • Penilaian Risiko

AUDIT DAN FRAUD

Pertimbangan berkaitan dengan penipuan penyata kewangan Juruaudit hendaklah mengenal pasti dan menilai risiko tentang salah nyata penyata kewangan yang material disebabkan fraud atau penipuan dan memperoleh bukti audit yang mencukupi dan bersesuaian serta memberi respon atau tindak balas sewajarnya kepada penipuan yang disyaki dan dikenal pasti semasa pengauditan.

FRAUD PELAPORAN KEWANGAN Manipulasi, pemalsuan (termasuk perbuatan memalsukan), atau pengubahan rekod perakaunan atau dokumen sokongan daripada penyediaan penyata kewangan telah disediakan. Kesalahnyataan, atau ketinggalan yang disengajakan daripada peristiwa penyata kewangan, transaksi urus niaga atau maklumat lain yang penting. Kesilapan yang sengaja dilakukan berhubung pengaplikasian prinsip-prinsip perakaunan yang berkaitan dengan jumlah, klasifikasi, cara persembahan, atau pendedahan.

Peluang FRAUD TRIANGL E Insentif/ Tekanan Rasionalisasi

ISU AUDIT PENYATA KEWANGAN KERAJAAN NEGERI, NEGERI SEMBILAN

PENEMUAN PENGAUDITAN INTERIM 2018 13

Jabatan Negeri Yang Terlibat Dengan Pengauditan Interim Baucar Bayaran Bagi Tahun 2018 SUKNS JPVNS JKSNS PLAN@ MALAYSI A NS JKM JPNS PDT REMBAU 14

Isu-isu Yang Dibangkitkan Dalam Pengauditan Interim Baucar Bayaran Termasuk AKB dan AP 58(a) Butiran Baucar Bayaran Tidak Tepat/ Tidak Lengkap Ø Antara butiran: Tarikh/No. rujukan bil/Invois/No. Akaun Pembekal/ Dokumen dalaman, nombor dan tarikh EFT/Cek, No Akaun Pembekal/Penerima Ø Samada tiada atau tidak sama dengan dokumen sokongan 15

Pengauditan Interim Baucar Bayaran Termasuk AKB dan AP 58(a) Peraturan Kewangan Yang Tidak Dipatuhi Ø Pesanan Kerajaan disediakan selepas tarikh invois; Ø Perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang dibekalkan lewat diperaku. 16

Pengauditan Interim Baucar Bayaran Termasuk AKB dan AP 58(a) Perolehan Melebihi RM 20, 000 Dibuat Secara Pembelian Terus Ø pembelian toner bernilai RM 41, 737 17

Pengauditan Interim Baucar Bayaran Termasuk AKB dan AP 58(a) Bayaran luar kontrak Ø Mesin fotostat tidak tersenarai di dalam kontrak. Tetapi pembayaran dibuat. (3 baucar bagi 6 invois berjumlah RM 2, 635. 21); Ø Bayaran berjumlah RM 29, 400 dibuat bagi kerja yang tidak mengikut spesifikasi – Longkang tidak dibuat. 18

Rumusan Penemuan Audit Baucar q Kelemahan di dalam Kawalan Dalaman Jabatan/Pejabat Ø Kelemahan semakan pegawai bagi memastikan baucar bayaran disediakan dengan lengkap Ø Pembayaran masih dapat dilaksanakan walaupun tidak mematuhi peraturan Ø Pemberian kuasa penyediaan/kelulusan bayaran tidak teratur 19

Contoh-contoh Penemuan Audit berkaitan Perolehan

Penyediaan Borang Pesanan Kerajaan Tidak Teratur Semakan Audit terhadap sampel baucar bayaran yang melibatkan perolehan bekalan/perkhidmatan mendapati tarikh yang dicatatkan pada ruangan tersebut adalah tidak munasabah. (Arahan Perbendaharaan (AP) 176. 1(b))

No. / Tarikh Bil Baucar Jumlah (RM) 1. V 0000007 19. 01. 2018 3, 350. 00 2. V 0000200 09. 04. 2018312. 00 3. V 0000547 16. 08. 2018 17, 000. 00 4. V 0000558 21. 08. 2018 790. 00 No. / Tarikh Pesanan Kerajaan L 180800000001 11. 01. 2018 L 180800000034 03. 04. 2018 L 180800000095 02. 08. 2018 L 180800000092 27. 07. 2018 Tarikh Pembekalan Tarikh Program/Bengkel/ Barang/ Pelaksanaan Kursus/Mesyuarat Kerja Pada Atau Dilaksanakan/ Barang Sebelum. . . Diperlukan 11. 04. 2018 12. 01. 2018 03. 07. 2018 03. 04. 2018 Dan 04. 2018 Perkhidmatan Konsultan Untuk Kursus Team Building Jabatan Pada 03. 08. 2018 Hingga 05. 08. 2018 02. 11. 2018 03. 08. 2018 Hingga 05. 08. 2018 Perkhidmatan Mencetak Bena Dan Bunting Bagi Kursus Pada 31. 07. 2018 25. 10. 2018 31. 07. 2018 Perihal Bayaran Perkhidmatan Makan & Minum Bagi Lawatan Pelajar Sekolah Menengah Pada 3 & 4 April 2018

Pegawai Penyelia Kerja Lewat Memperaku Kerja Telah Siap Dengan Sempurna Dan Memuaskan Semakan terhadap Inden Kerja (Bahagian kolum Catatan) bagi baucar bayaran V 0000382 dan V 0000383 mendapati perakuan oleh Pegawai Penyelia Kerja lewat dibuat dengan kelewatan 18 dan 23 hari dari tarikh sepatut siap kerja.

Surat Setuju Terima Semakan Audit terhadap dokumen perolehan mendapati terdapat beberapa kelemahan pada Surat Setuju Terima yang dikeluarkan oleh Jabatan bagi tender kawalan keselamatan. Kelemahan penyediaan SST tersebut adalah seperti berikut: SST tidak disediakan mengikut format yang ditetapkan di dalam 1 PP PK 4. 2, Lampiran 4; dan Persetujuan kontraktor pada SST tidak dinyatakan dengan jelas di klausa di mana syarikat sepatutnya menandakan persetujuan mereka.

Surat Perjanjian Lewat Ditandatangani Semakan Audit terhadap baucar bayaran yang melibatkan pembayaran kontrak bermasa mendapati Perjanjian antara Kerajaan Negeri Sembilan yang diwakili oleh Jabatan XXX dengan Syarikat Pembekal A mendapati surat perjanjian lewat ditandatangani iaitu melebihi tempoh 4 bulan selepas tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan dengan tempoh kelewatan adalah 25 hari. Manakala Perjanjian antara Kerajaan Negeri Sembilan yang diwakili oleh Jabatan XXX dengan Syarikat Pembekal B pula masih belum ditandatangani sehingga ke tarikh pengauditan ini dilaksanakan dengan tempoh kelewatan adalah 337 hari dihitung mulai tarikh sehari selepas tamat tempoh 4 bulan dari Surat Setuju Terima dikeluarkan.

Bayaran Kontrak Bermasa Tidak Mematuhi Peraturan Kontrak formal untuk perkhidmatan sewaan mesin fotostat masih belum ditandatangani oleh kedua belah pihak dari bulan Ogos 2017 hingga Julai 2018. Bayaran telah dibuat secara bulanan. Oleh itu, pembayaran kali ke-4 hingga ke-12 yang berjumlah RM 23, 548. 40 adalah pembayaran di luar aturan kerana melebihi 3 kali yang dibenarkan dan bayaran yang seterusnya sepatutnya dibayar selepas kontrak formal ditandatangani. (1 PP PK 4. 2 Perkara 6)

Bayaran Perbelanjaan Pembangunan Semakan Audit terhadap baucar bayaran bernombor V 0000012 bertarikh 25 Januari 2018 mendapati Jabatan XXX telah membelanjakan sejumlah RM 1, 200. 00 menggunakan wang Peruntukan Pembangunan di bawah Vot P 51 untuk perkhidmatan membekalkan kek. Secara amnya, pihak Audit tidak dapat mengesahkan bagaimana perbelanjaan ini boleh dikategorikan sebagai perbelanjaan pembangunan.

Tiada Polisi Insurans Di Dalam Simpanan Kerajaan Bagi Perolehan Perkhidmatan Semakan Audit berdasarkan kepada Surat tawaran dan Surat Setuju Terima mendapati bahawa 3 perolehan perkhidmatan yang telah dilaksanakan oleh Pejabat Daerah tidak mempunyai klausa yang menetapkan syarikat yang berjaya perlu mengemukakan polisi insurans iaitu Employee’s Compensation dan Contractor All Risk bagi perlindungan pekerja serta harta benda.

Pembayaran Tidak Diperakukan Dengan Sewajarnya 3 baucar bayaran telah disemak oleh Pembantu Tadbir (P/O) Gred N 22 pada 2 Mac 2018. berdasarkan kepada surat penurunan kuasa yang berkuatkuasa pada 1 Mac 2018, nama pegawai tersebut tidak tersenarai di bawah AP 101 sebagai pegawai penyemak. Pegawai tidak lagi mempunyai kuasa yang diturunkan oleh Ketua Jabatan bagi menjalankan tugas-tugas kewangan pada 1 Mac 2018.

Perolehan Secara Lantikan Terus Perolehan pembekalan toner mesin pencetak untuk kegunaan pejabat berjumlah RM 22, 500 menggunakan baucar bayaran dibayar kepada pembekal telah dilaksanakan secara lantikan terus tanpa rundingan harga. (Perolehan perlu dilaksanakan secara Rundingan Terus berdasarkan kepada Pekeliling Pejabat Kewangan Negeri Bil. 2/2018 dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan serta mematuhi 1 PP PK 7. 13 Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus dan PK 7. 14 Garis Panduan Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus. )

Keahlian dan Kehadiran Lembaga 2 Baucar Bayaran mendapati dokumen sokongan baucar iaitu minit mesyuarat Lembaga Perolehan bagi sebut harga yang diadakan pada 25 April 2018 untuk 4 sebut harga, hanya Pengerusi dan seorang ahli yang disenaraikan hadir ke mesyuarat tersebut bersama dengan urusetia mesyuarat. Bagaimanapun, pada Keputusan Lembaga Perolehan Sebut Harga, seorang lagi ahli Lembaga yang tidak direkodkan sebagai hadir ke mesyuarat turut menandatangan keputusan sebut harga tersebut.

Surat Setuju Terima Dikeluarkan Sebelum Kelulusan Pegawai Kewangan Negeri Diperolehi Semakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati Surat Setuju Terima bagi 2 Rundingan Terus dikeluarkan sebelum kelulusan Pegawai Pengawal diperolehi.

Kontrak Ditanda Tangan Oleh Pegawai Yang Tidak Diberi Kuasa Semakan Audit terhadap suatu kontrak/perjanjian bertarikh 1 Januari 2018 disediakan untuk perolehan secara Rundingan Terus antara Kerajaan Negeri dan syarikat pembekal bagi perolehan percetakan bagi tempoh 2 tahun bermula 1 Januari 2018 hingga 31 Disember 2019. Semakan Audit terhadap dokumen perjanjian/kontrak tersebut mendapati Kontrak telah ditandatangani oleh pegawai yang belum diberi kuasa pada ketika kontrak bermula; kontrak juga lewat ditandatangani

Sekian, Terima Kasih