Riigihangete registri uued vimalused Maarika Tork Rahandusministeerium Klli

Riigihangete registri uued võimalused Maarika Tork, Rahandusministeerium Külli Raidma, Nortal AS 18. 10 Tartus ja 1. 11. 2019 Tallinnas

1. Soovitused registris e-hanke läbiviijale ehk registri KKK

Olen sisestanud hanke alusandmed. Kolm päeva on möödas ja hanke seisund on ikka ettevalmistamisel. Miks? Register vastab: • Register on tegevuskeskne - tegevus tuleb alustada ja lõpetada. • Pärast alusandmete sisestamist tuleb alustada tegevust „Hanke alustamine“. • Enne hanke alustamist ja pärast andmete sisestamist on võimalik teha kooskõlastamise tegevust.

Tegin hanke alustamise tegevuse ja esitasin registrile hanketeate. Kõik oli korras, kuna register avaldas. Järelkontroll ütleb, et mul oli tähtaeg vale, tingimused ei ole RHSiga kooskõlas …. Register vastab: • RHR on iseteeninduskeskkond. • Rahandusministeerium nõustab riigihangete osalejaid, pakub keskkonna, abiinfosid, automaatkontrolle, päringuid teistesse infosüsteemidesse, kuid registri kasutajatugi ei kontrolli ega kinnita hangete sisu. • Hankija vastutab andmete õigsuse eest.

Kuna minu esitatud teade avaldub? Register vastab: 1. Riigisisene teade: • automaatprotsess avaldab tööpäeviti 10. 00 ja 15. 00 üks tund enne protsessi käivitumist esitatud riigisisesed teated; • pärast 15. 00 või nädalavahetusel esitatud teated avalduvad järgmisel tööpäeval 10. 00. 2. EL Teatajasse (TED) saadetav teade: • Register edastab tööpäeval enne 15. 00 esitatud teated ELT-le 16. 15. • Register ei tohi teateid avaldada enne, kui möödunud on vähemalt 48 h. • TED teadete avaldamine toimub registri automaatprotsessiga aga vaid tööpäeviti 10. 00. Näited: • teade esitatakse E 14. 00. Teade saadetakse ELT-le E 16. 00 ja ei avaldata enne kui N 10. 00; • teade esitatakse N 17. 00. Teade saadetakse ELT-le R 16. 00 ja ei avaldata enne kui E 10. 00.

Kui register ei avalda TEDi saadetavat teadet kohe, kas siis peab need päevad tähtajale juurde arvestama? Register vastab: • Hanketeate esitamisel Tähtaegade arvestus hanke alustamisel käib registrile teate esitamisest (RHS § 93 -94). • Hanketeate muutmisel NB! Tähtaeg ei pikene, kui esialgne tähtpäev saabub enne muudetud hanketeate avaldamist registris (RHS § 82 lg 4). Väljaannete talitusele edastatavat teadet ei saa muuta hiljem kui 48 tundi enne taotluste, pakkumuste või ideekavandite esitamise tähtpäeva (Registri põhimääruse § 18 lg 3). Arvestada tuleb vähemalt 3 tööpäevaga!

Minu hankele tulevad vaid välismaised pakkujad. Miks ma ei tohi kirjutada tingimusi teatele inglise keeles? Register vastab: • Eestis kehtib keeleseadus. • Registri veebiteenus, millega teated edastatakse EL teatajale avaldamiseks on arendatud vaid eestikeelsete teadete edastamiseks. • Hankija võib alati lisada tõlke eraldi failina hanke alusdokumentide lehele.

Pakkuja küsib: Miks ma pean üles laadima ühispakkuja volikirja, kui ma ei esitagi ühispakkumust? Register vastab: • Uues registris on hankijal võimalik endal määrata vastuse tüüp. • Kahjuks on hankija vastuse tüübiks märkinud faili üleslaadimine, kuigi oleks võinud esitada küsimuse: „Kas olete ühispakkumuse korral dokumentide hulka lisanud ühispakkujate volikirja? “ JAH/EI

Pakkuja küsib: Miks ma pean üles laadima pakkuja kinnituse vormi, kõrvaldamise aluste puudumise kinnitamise vormi, täidetud lepingute vormi, maksumuse vormi jne, kui esitan andmed juba registri töölehtedel/või hankepassis? Register vastab: Väga õige tähelepanek! Hankepass on vorm, mis koondab kõrvaldamise alused ja kvalifitseerimistingimused. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõigi alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist (RHS § 110 lg 3). Maksumuse vorm on registris kohustuslik tööleht. Kaalugem lisanduvatest hankija vormidest loobumist!

Muudan TEDi saadetava teate andmeid ja ka alusdokumente. Dokumendid ei lähe tegevuse lõpetamisega avalikuks. Miks? Register vastab: • Dokumentide uus versioon läheb avalikuks kui teate muudatus avaldub. • Vajadusel tehke ühe tegevusega dokumentide muudatus ja järgneva tegevusega teate muudatus, nt tähtaja edasilükkamine.

Miks register avamise aja saabudes pakkumusi ära ei ava? Register vastab: • Avamise mitteautomatiseerimine võimaldab registri tõrgete korral esitamise tähtaja edasilükkamist RHS § 81 lg 3 järgi. • Kui pakkumused on avatud, ei saa tähtaega enam edasi lükata.

Olen registrisse sisse loginud, aga järsku enam ei näe enda asju Register vastab: Ilmselt Teie sessioon aegus… Lehte saab värskendada kasutades: • Windows arvutites Ctrl + F 5 • Maci omanikel Shift + Command + R

Registri moodustatud tingimuste dokumendi pdf-is ei ole näha tervet teksti, kuigi töölehel näen. Register vastab: Internet Explorer ja Firefox sirvijatega tuleb arvutisse laadida PDF lisasümbolite pakk või kasutada sirvijat Google Chrome.

On esmaspäeva hommik. Esitamise tähtpäev 9: 30. Pakkujad ei saa pakkumusi esitada. Mida teha? • Võta kohe ühendust kasutajatoega - helista/kirjuta • Kui kirjutad, märgi juurde KIIRE! • Register uurib ja abistab. • Ära ava pakkumusi! • Vajadusel saab register lisada tõrkeperioodi registrisse ning hankija saab lükata tähtaja edasi kooskõlas RHS § 81 lõikega 3. • Ära määra esitamise tähtpäeva (esmaspäeva) varahommikule. • Ideaalseid süsteeme ei olemas. . .

Abi saab ka juhistest või otsides sarnaseid hankeid registris � registri avalehel https: //riigihanked. riik. ee „Abi“ rubriigis (kasutusjuhised, videotutvustused, KKK) � abiinfod RHRi töölehtedel � Rahandusministeeriumi riigihangete poliitika veebilehel https: //www. rahandusministeerium. ee/et/eesmar gidtegevused/riigihangete-poliitika/riigihangeteregister

Koolituskeskkond https: //rhrkoolitus. fin. ee testhankija/testhankija testpakkuja/testpakkuja Näidishange: � Ettevalmistamisel � Alustatud – pakkumuste esitamine � Hindamisel � Menetluse lõppemisest teavitamine � Täitmisel – lepingu parandamine ja lõpetamine

Kontrollküsimused 1. Esitasin üle rahvusvahelise piirmäära hanketeate esmaspäeval kl 11. 00, täna kolmapäeval kl 11: 00 ei ole teade avaldunud. Miks? 2. Miks register lasi hankelepingu sõlmimise teates lepingu maksumuse avaldada koos käibemaksuga? 3. Ootame avamise aja saabumist. Pakkumuste menetluse leht on lahti. Avamise tegevuse võimalust ei teki. Mida teha?

Ja see pole veel kõik… Vaidlustusi ei oska otsida. Kas enam pole? Vastus: Hanke otsingus saab jätkuvalt otsida ka vaidlustusandmete järgi. • Kuulsin, et registrist saab otsida ka konkreetse ettevõtjaga seotud lepingute maksumusi ja kas on olnud rikkumisi. Kas tõesti? Vastus: Hanke otsingus saab otsida pakkuja ja lepingu andmete järgi. • Kas otsingu tulemusi saab välja ka salvestada? Vastus: Jah, saab XLS formaadis kuni 500 kirjet. • Ma ei soovi nii palju teavitusi saada. Kuidas loobuda? Vastus: Minu eelistuste all saab teavitusi e-mailile lubada või keelata. •

1. 1. Registri demo

Hanke otsing • Otsida saab hankeid ja ainult hankeid • Muuhulgas selle järgi, kas neid on vaidlustatud • Muuhulgas selle järgi, kas neis on sõlmitud lepinguid teid huvitavate ettevõtjatega ja milles esines rikkumisi • Salvestada saab • Otsingu tingimusi – et järgmine kord jälle samade tingimuste järgi otsida • Otsingu tulemusi – et leitud hangete loeteluga näiteks Excelist edasi töötada

Algul on näha ainult üldandmed, aga. . .

. . tegelikult on võimalusi otsimiseks rohkem

Lepingute järgi otsimine • • • Lepingupartner Maksumus Kas leping muutus täitmise käigus Kas esines rikkumisi jne

Vaidlustuse järgi otsimine • • Kas on vaidlustatud? Millal oli istung? Mis VAKO otsustas? jne

Leitud hangete alla laadimine

Ma ei taha neid e-kirju. . .

Ma ei taha neid e-kirju. . .

2. E-hanget hõlbustavad abivahendid registris

Hankepass (ESPD) • Alates 1. 08. 2019 saab ettevõtja hankepassi (ESPD) vormi täita riigihangete registris ja teistes teenustest käia ei ole vaja. • Register toetab hankepassi versiooni 2. 0. 2 laiendatud (selfcontained või ka extended), mis ei ühildu esialgse versiooniga 1. 0. • Pakkuja saab kord registris täidetud hankepassi XML-i taaskasutada järgmise hankepassi eeltäitmiseks.

Eduka pakkuja automaatkontroll • Alates 1. 08. 2019 • Eduka pakkuja kontrolli tegevust alustades teeb register automaatpäringud teistesse infosüsteemidesse ja märgib vastavaks need kõrvaldamise alused, mis võimalik. • Käsitsi on hankijal jätkuvalt võimalik päringuid käivitada ka eraldi ja igal ajal.

Ehituslepingutes alltöövõtjate kontroll ja vahetus • Alates 1. 08. 2019. • Hanke alusandmetes on tööleht alltöövõtjate kontrolli tingimuste määramiseks ja lepingu juures tööleht alltöövõtjate nimekirja pidamiseks ja kõrvaldamise aluste kontrollimiseks. • Hankepass ei ole kohustuslik.

Dokumendipank • Registris kasutada 2019 märtsist. • Igal hankijal ja pakkujal korduvkasutatavate dokumentide hoidmiseks hankija/pakkuja andmete lehel. • Pangast on võimalik lisada dokumente hankesse/pakkumusse.

Tähtaegade kontroll ja hankeversioonide võrdlus • Jõuavad kasutajateni 4. 11. 2019. • Tähtaegade määramisel hakkab register abistama avatud hankemenetluses ja lihthankes. • PDF formaadis hankedokumentide muudatuste visualiseerimine • Lepingumuudatuste logi

2. 1. Registri demo

Kui kõik need uued võimalused on olemas, siis …. ● ● Hankepass (ESPD) - täiendavad võimalused versioonis ESPD 2. 0. 2 Alltöövõtjate kontroll ja vahetus - kas ja mida kontrollida oma hankes Dokumendipank - ikka ja jälle lisatavad dokumendi käeulatuses Hanke-versioonide võrdlus - mida ma täpselt muutsin kui ma hanget muutsin?

Lepingu alltöövõtjate kontrollimine (tuginetava kohta hankepass pakkumuses)

Hankepass. ESPD 2. 0. 2 Tingimuse lisamine hankepassi struktuuri kohaselt. Lisada saab selgitusi.

Hankepass. ESPD 2. 0. 2 Tingimuste lisamine – nii mitu korda, kui vastuseid ootate. Näiteks 3 majandusaasta käibe nõudmisel peab lisama ka 3 tingimuse rida.

Lepingu alltöövõtjate kontrollimine

Kas lepingu alltöövõtjaid kontrollida? ● ● ● Kas üldse kontrollida? Kas kontrollida ka järgmiste ringi alltöövõtjaid? Kas nõuda neil hankepassi täitmist?

Kui kontrollida, siis milliseid tingimusi? Mida esimese ringi alltöövõtjatel ja mida järgmiste ringide omadel?

Jälle seesama dokument… dokumendipank! Faili võib võtta ka dokumendipangast Ja faili saab sinna kohe ka salvestada

Lisa fail ka dokumendipanka

… ja järgmine kord võta sealt

Hanke versioonid

Ühe hankeversiooni sees - mis muutus

Ühe hankeversiooni sees - dokumendid

Muudatused dokumendi sees ● NB! Alusdokumentide muudatuste nägemiseks tuleb alusdokumentide muutmisel need asendada, mitte vana kehtetuks kuulutada ja uus lisada

Kui kõik need uued võimalused on olemas, siis …. ● ● Hankepass (ESPD) - ka ESPD esitanud pakkujate vastused on näha registri vormi peal Automaatne eduka pakkuja kõrvaldamise aluste kontrollimine päringud tehtud ja tulemused interpreteeritud ühe klikiga

Pakkuja jaoks tähendab see pakkumuse koostamisel, et. . .

Pakkuja ESPD vastused on vormi peal - alati Eelmises hankes täidetud hakepassi vastused saab järgmises hankes kasutada vormi eeltäitmiseks

Need tüütud kinnitused jälle sisestada … dokumendipank! Kord salvestatud hankepassi saab ikka ja jälle kasutada

Kokkuvõttes – kes kindlustab pakkuja nõuetekohase ESPD olemasolu? ENNE • pakkuja NÜÜD • RHR • Pakkuja võib oma elu mugavamaks teha kui salvestab ühes hankes koostatud hankepassi (dokumendipanka) ja kasutab seda järgmises hankes kinnituste eeltäitmiseks

Hankija jaoks tähendab see pakkumuste menetlemisel, et. . . • Kõrvaldamise aluste standardsed päringud on juba sooritatud ja standardsed vastused interpreteeritud kui hankija pakkumuse kõrvaldamise aluste kuvale jõuab.

Automaatne kontroll X-tee päringute alusel Alusta tegevust nagu tavaliselt … Ja tegevuse staatuseks saab ootamatu Automaatsel kontrollimisel

Automaatne kontroll X-tee päringute alusel - logi ● Vaata logi ● Mis toimub? ● kuipalju tehtud on? ● Millised päringud juba tehtud on? ● Katkesta ● Mida iganes RHR tegi, see jääb pooleli ja hankija saab hakata tavapäraselt tingimusi kontrollime

Automaatne kontroll X-tee päringute alusel Kui automaatne kontroll on lõpetanud, siis tegevuse staatuseks saab tavapärane Pooleli Jätka - viib pakkumuste ülevaatesse

Kui automaat on lõpetanud. . . (A)- selle hinnangu andis automaat

Mille alusel ta kõik need hinnangud pani? Tuttaval hinnangu kuval on uus rida. . .

Kui kõik need uued võimalused on olemas, siis …. ● Lepingu alltöövõtjate kontroll ja vahetus - kontrolli teostamine

Lepingul on uus vaheleht - alltöövõtjad ● ● ● NB! Need on lepingu alltöövõtjad - pakkumuse juures neid ei pruukinud kirja panna (kuigi võis) ja hanke ettevalmistuse etapis oli kirjeldatud, kas ja mida lepingu alltöövõtjate juures kontrollitakse niisiis - mõne suurema ja keerukama ehitushanke lepingu juures võib avaneda vabalt näiteks selline pilt. . .

Alltöövõtja lisamine on lihtne Registril on täpselt üks küsimus - mis on selle alltöövõtja registrinumber või nimi?

Alltöövõtja vs alltöövõtt Sama ettevõtja võib olla samas hankes erinevate alltöövõtjaks. Teda kontrollitakse ainult üks kord

Alltöövõtja kontrollimine on lihtne Suure osa tööst teeb sama automaatne kontroll, mis eduka pakkuja kontrolliski - hankijale jääb ainult kontrolli tulemi fikseerimine

Korduv kontroll on lihtne Las RHR teeb päringud. Sinule jääb otsustamine nende päringute tulemuste põhjal.

3. Uued e-hanke tööriistad: eoksjon, dünaamiline hankesüsteem, kvalifitseerimissüsteem, eelteatega hanke alustamine

E-oksjon (RHS § 36 -38) • Alates 17. 05. 2019. • Avatud, piiratud, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetluses ja lihthankes • Lisaks maksumusele saab oksjonile panna vaid numbrilisi väärtuseid, mille hindamist saab läbi viia automaatselt, st et ei vaja hankija sekkumist • üks etapp menetlusest pärast vastavuse kontrolli ja esialgset hindamist • sobib asjade ja lihtsamate teenuste hankimiseks • ei kasutata intellektuaalse teenuse või ehitustöö, nt projekteerimine, tellimiseks

Dünaamiline hankesüsteem (RHS § 32 -35) • Alates 17. 05. 2019 • Klassikalises ja võrgustiku sektoris • Sobib toodete/teenuste ostmiseks sellisel kujul, nagu neid üldiselt turul pakutakse, nt kontoritarbed, paber, koristustööd, bussirent vm. • Kohaldatakse piiratud hankemenetluse sätteid, st et läbirääkimisi ei peeta • Ettevõtjad saavad liituda kogu süsteemi kehtivuse vältel • Hankelepingute sõlmimine seotud hangetena ilma uut teadet esitamata • Ettepanek pakkumusi esitada kõigile süsteemi või selle osaga liitunutele • Kui hanketeade läks ELT-le, lähevad ka kõik hankelepingu sõlmimise teated ELT-le

Kvalifitseerimissüsteem (RHS § 163 -165) • Alates 17. 05. 2019. • Vaid võrgustiku sektorile • Sarnane dünaamilise hankesüsteemiga, kuid: • hankija saab kehtestada objektiivsed kriteeriumid, mille alusel valib, kellele pakkumuse esitamise ettepanek saata • menetlus piiratud hankemenetluse, läbirääkimistega hankemenetluse, võistleva dialoogi või innovatsioonipartnerluse teel

Eelteatega hankesüsteemi loomine sotsiaal - ja eriteenuste tellimiseks • Jõuab kasutajateni 4. 11. 2019 • Võimalik vaid sotsiaal- ja eriteenuste puhul • Pärast eelteate, mis on ühtlasi ka hanketeade, avaldamist sõlmitakse lepinguid ilma uut hanketeadet avaldamata • Pakkumuse esitamise ettepanekud saadetakse vaid neile, kes tähtajaks huvi üles näitasid.

3. 1. Registri demo

Süsteemihanked ● kas korraldada kõigepealt süsteemihange ja leida endale kindlad kvalifitseeritud ettevõtjad, kelle hulgas hiljem kuulutada välja järjest konkreetseid hankeid?

Süsteemihanked ● Mõisted ○ ○ ○ Kui hanke eesmärgiks dünaamiline hankesüsteem, siis on see süsteemihange kui hanke eesmärgiks on kvalifikatsioonisüsteem, siis on see süsteemihange kui hange on alustatud mõne süsteemihanke alusel, siis on see seotud hange

Töölaual

Süsteemihanke alusandmed Hankega kaasneb : dünaamilise hankesüsteemi loomine Hankemenetluse liik: Dünaamilise hankesüsteemi piiratud hankemenetlus

Taotluste esitamine süsteemihankega liitumiseks ● täiesti tavaline taotluse esitamine ehk hankepassi esitamine Ettevõtja kontroll ● ● täiesti tavaline ettevõtja kontroll tegevuse lõpetamisel lisatakse kvalifitseerimise ja süsteemiga liitmise otsus

Süsteemiga liidetud ettevõtjad - ootavad seotud hangete väljakuulutamist

Taotluste menetlemine - kestab kogu süsteemi kehtivuse aja ● ● Tingimuste täiendamine Süsteemi kehtivuse muutmine

Oluliseks muutub kvalifitseerimise kontrolli aeg - sest tingimused võivad muutuda

Vaatad taotlusi ja nende sees näed erinevat loetelu kvalifitseerimistingimusi ● nii võib olla juhul kui kvalifitseerimistingimusi on peale esimest taotluste avamist muudetud

Süsteemi alusel algatatud seotud hanked

Seotud hanke ettevalmistamine ● süsteemihankest saab kopeerida vastavustingimuse ja hindamiskriteeriumid

Seotud hanke ettevalmistamine

Seotud hanke alustamine

Seotud hanke menetlemine • Nagu tavaline menetlemine, kus taotlused on juba menetletud • Eduka pakkuja kontroll • seotud hankes kontrollitakse, kas süsteemihankes on edukas pakkuja tõendite abil ära kontrollitud

Seotud hanke lepingud näha ka süsteemihanke sees

E-oksjon • Kas sundida ettevõtjat pakkuma hinda pimesi? teadmata konkurente ja nende hindu? • Või kasutada e-oksjonit ja lasta lõplikud väärtused hinnale ja teistele hindamiskriteeriumitele kujuneda tegelike pakkujate vahelises otseses konkurentsis?

Ettevalmistamine - lisaandmed

Ettevalmistamine - hindamiskriteeriumid ● ● kui kaua kestab? kui kaua on peale iga pakkumist teistel aega teha vastupakkumine?

Ettevalmistamine - hindamiskriteeriumid ● määra e-oksjoni samm eraldi igale hindamiskriteeriumile - järgmine pakkumimine oksjonil peab olema vähemalt nii palju parem

Pakkumine e-oksjoni hankes ● ● Pakkujad teavad, et tuleb oksjon ja ilmselt ei pane esialgsesse pakkumusse oma parimat välja Jah, kui pakkumusi tuleb täpselt üks, siis ei pruugi see olla kõige parema hinnaga Samas, alati on võimalik lasta pakkumust kohandada, kui see üldse ei sobi NB! oksjonile saab panna muudki kui hinda

E-oksjoni läbiviimine - tegevus ● peale hindamist - saab e-oksjoni läbi viia

E-oksjoni läbiviimine - kuuluta välja ● peale hindamist - saab hakata e-oksjone välja kuulutama

E-oksjoni läbiviimine - määra algusaeg ja saada kutsed

Pakkuja poolt vaadates. . .

E-oksjon käib ● … oi, ma pole esimene! - Peab pakkuma!

Pakkumine oksjonil = hindamiskriteeriumite vormi täitmine x

Täida vorm ja esita uus pakkumus ● uue pakkumuse saab esitada ainult siis kui see saab esimeseks

Olukord e-oksjonil on muutunud ● jah - nüüd oled kenasti esimene!

Samal ajal hankija pool. . .

Oksjon on lõppenud Aeg siirduda tagasi menetluskeskusesse ja tulemused fikseerida

E-oksjoni tegevuse lõpetamine Seletatakse üsna täpselt, mis nüüd saab.

Edukas pakkuja on selgunud E-oksjoni tegevus on lõpetatud ja ka eduka pakkumuse valimine on ära tehtud. Jääb ainult edukas pakkuja üle kontrollida (automaatselt).

Head registri kasutamist! Registri kasutajatugi: register@riigihanked. riik. ee E-R 9: 00 -12: 00 ja 13: 00 -15: 00 tel 6113693, 611 3703