REZERVASYON OFSNDE TUTULAN STATSTKLER 1 Sat merkezlerine gre

REZERVASYON OFİSİNDE TUTULAN İSTATİSTİKLER 1 -Satış merkezlerine göre reervasyon kaynaklarının saptanması (point of sales) 2 -Meslek gruplarına göre konukların saptanması 3 -Coğrafi orijinlerine göre konukların dağılımı 4 -Farklı fiyat gruplarının analizi 5 -Geceleme gerçekleştirme analizi (roomnight production report) Satış ofisi olmayan işletmelerde rezervasyona düşen görevler; -Devamlı çalışılan acentalar -Az veya bir defa çalışılan acentalar TAHMİNLEMELER (FORECAST) 1 -Yıllık tahmin (Annual forecast) 2 -Aylık tahmin (Monthly forecast) 3 -Haftalık tahminler (Weekly forecast) 4 -Üç günlük tahminler (Three days forecast)

REZERVASYON RAPORLARI 1 -Oda durum raporu (room availability report) 2 -Beklenen varışlar ve ayrılışlar raporu ( expected arrivals and departures lists) 3 -Grup durum raporu (group status report) 4 -Özel varışlar listesi (special arrivals list) 5 -Kabul edilemeyen rezervasyonlar (turn away report) Turn away: Konuklar otele geldikleri zaman otelin dolu olması nedeniyle otele kabul edilememesine denir. a) Guaranteed reservation turn aways b) Late arrival turn aways c) Claim reservation turn aways d) No reservation turn aways 6 -Gelir tahmini raporu (revenue forecast report)

Örnek otomasyon sisteminde rezervasyon raporları Rezervasyon Raporları Rezervasyon Listesi Beklenenler Listesi Rezervasyon tablosu Rezervasyon Listesi (Detaylı) Rezervasyon Tablosu No Show Listesi

Rezervasyon tablosu (detaylı)

CHECK IN İŞLEMLERİ Konuk Giriş Öncesi Hazırlıkları (Pre-arrival) 1 -Gelecek Konuklar Listesi (Arrival List) Hazırlama 2 -Münferit konukların oda blokajı Rezervasyonlu konuklara oda numarası verilirken dikkat edilmesi gereken ilkeler *Çocuklu ailelerde dikkat edilecek hususlar *Konuk sicil kartı tanımı *Talep edilen oda tipi *Odada bulunması istenilen ekstralar *Konuğun ödeme şekli -Peşin -Seyahat çeki (Travel cheque) -Şahsi çek -Kredi kartı -Limitli kredili -Voucher

Grupların Girişinden Önce yapılan Hazırlıklar Ön kayıt (pre registration) 1 -Oda dağılım listesinin işletmeye ulaşması 2 -İstenen ön ödemenin takip edilmesi 3 -Grup memorandum (iç yazışma) hazırlanması 4 -Grup zarfının hazırlanması 5 -Personel ayarlanması ve planlama Özel konukların girişinden önce yapılması gerekenler 1 -VIP (very important person) 2 -CIP (commercially important person) 3 -SPATT (special attention guests, handicapped guests) -Oda seçimi -Özel oda hazırlığı ve ilgili departmanlara bilgi verme *VIP formuna göre oda hazırlığı *Balayı odaları *Engelli konuk *Hasta konuk odası

Oda Blokajı Yapmak 1 -Rezervasyon formu doldurulduktan sonra blokaj yapılabilir 2 -Rezervasyon listesi üzerinden blokaj yapılabilir 3 -Rezervasyon formu kaydı yapıldıktan sonra form üzerinden blokaj yapılabilir 4 -Resepsiyon (Katlar) bölümünden blokaj yapılabilir. İlgili olan rezervasyon, rezervasyon listesi üzerinde bulunduktan sonra mouse' ile sağ tıklama yapılarak yada Detay düğmesina basılarak Oda Listesi seçeneği seçilir. Açılan pencerede blokaj yapılacak olan oda bulunur. Üzerinde tekrar mouse ile sağ taraf tıklanır ve Boş odalar penceresinin açılması sağlanır. Boş odalar penceresi rezervasyon yapılan tarihte mevcut olan satılabilir odaları listeler. Blokaj yapılacak olan oda iki kere tıklanarak seçim yapılır ve oda blokajı gerçekleştirilir. Böylece odanın bir müşteri tarafından rezerve edilmiş olduğu belirtilir. Oda Blokajını Kaldırmak Odanın blokajını kaldırmak için yine Oda Listesi üzerinde iken mouse ile sağ tıklama yapılarak yada Detay düğmesi tıklanarak gelen liste üzerinden Oda Blokajını Kaldır seçeneği seçilir. Böylece oda Boş konumuna geçmiş olur.

Rezervasyon Değişiklik ve İptal Rezervasyon listesi üzerine gelinir. Rezervasyon Listesinde sağ tıklama yapılarak yada Detay düğmesi tıklanarak açılan liste üzerinden Oda Listesi (F 2) seçilir. Ekrana Rezervasyon Oda Listesi gelir. Rezervasyon Oda Listesi üzerinde iken hangi oda ile ilgili işlem yapılmak isteniyorsa o oda üzerinde durulur. Mouse ile sağ tıklama yapılarak yada Detay düğmesi tıklanarak Oda Bilgisi (F 4) seçilir. Ekrana Rezervasyon Oda Kartı gelir.

Rezervasyon Oda Kartı'nda Değişiklik yapılmak isteniyorsa istenilen alanlar üzerine gidilerek değişiklikler yapılır ve Kayıt düğmesi yada F 5 tuşu ile yeni bilgiler kayıt edilir. Rezervasyon Oda Kartı tamamen silinecek ise ()İptal düğmesi tıklanarak yada F 6 tuşu ile Kart silinir. Eğer odaya Check - In işlemi yapılmışsa rezervasyon kartı silinemez. " Bu kaydı silemezsiniz. Önce Check - In İşlemini geri almalısınız" mesajı uyarı olarak ekrana gelir. Ayrıca Geri Al Check - In İşlemi de işlem tarihinden farklı bir tarihte geri alınamaz. İşlem tarihi geçmiş ise Check - In işlemi geri alınamaz. Rezervasyon silmek yerine rezervasyonun iptal olarak görülmesi istenirse Rezervasyon Tipi alanında "İptal" opsiyonu seçilir.

Check in Misafirin otel hakkındaki ilk izlenimi oldukça önemlidir. Misafirde uzun bir yoldan gelmenin etkisiyle; *saat farkı *jet lag etkisi (saat farkından ve güneşin durumundan dolayı insan metabolizmasının yeni durumlara uyum sağlayamaması) görülebilir. Belgeler ve Formlar 1. Konaklama Belgesi (Registration Form) Konuk işletmeye geldiğinde giriş (check-in) işlemi için mutlaka doldurulması gereken bir belgedir. Günümüzde özellikle resort otellerde iki yönlü ve farkla dillerde hazırlanmaktadır. Konuk ile işletme arasında bir sözleşme olarak hukuki bir belge niteliğindedir ve yasal olarak düzenlenmek zorundadır. Buna göre işletme konuğa kredi açmış olur. Kaldığı süre içinde yapacağı harcama kadar kredi sağlanmış demektir.

Form üzerinde konuğun; 1 - Kimlik bilgileri, 2 -Adresi, 3 - Beraberindekilerin yakınlığı ve sayısı, 4 -Ödemeyi ne şekilde yapacağı, 5 -Son ayrıldığı yer, 6 -Geliş şekli ile ilgili simgeler, 7 -Gideceği yer, 8 -Fiyat, 9 -Kıymetli eşyalar konusundaki uyarılar, 10 - Hesap ödeme ilgili yükümlülük durumu gösteren imza bulunur. Eş ve çocukları ile beraber olan konuk bir adet form doldurur. Ayrıca; Aynı odada iki farklı kişi kalıyorsa iki ayrı form doldurulur. Aynı aile birden fazla odada kalıyorsa her oda için ayrı bir form doldurulur. Formun tamamı konuk tarafından doldurulur. Ancak gruplarda işlemlerin daha hızlı yapılması için formlar resepsiyon görevlileri tarafından doldurulup ( konuklara ait bilgiler önceden bildirilmişse) konuğa imzalatılır. Konuğun kimlik belgesi alınıp görevli tarafından doldurulur. Geri kalan kısmı konuk tarafından doldurulabilir (Bu daha güvenli bir yoldur).