Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher

Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 1 Die Intelligenz der digitalen Steuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST & YOUNG Mai 2003

Referent Dr. Ulrich Kampffmeyer GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 2 • Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Gmb. H, Hamburg • Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. , London • Mitglied des Board of Directors des internationalen Dachverbands der Dokumentenmanagement. Branche, AIIM International, Silver Springs/Washington D. C. • Mitglied im DLM Network, Graz, und Vorsitzender des wissenschaftlichen Kommitees des DLM Forum, Brüssel

Agenda GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 3 • Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung • Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement • Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung • Ausblick

Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 4 Das elektronische Dokumentenmanagement im engeren und weiteren Sinn Elektronische Archivierung Content Management

Ein uraltes Thema GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung • Wissensmanagement gibt es seit 100. 000 en von Jahren – es basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung • Durch die Erfindung der Schrift vor 5000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: das Dokument war geboren • Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5000 Jahren in den frühen Kulturen Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 5 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Physische und virtuelle Dokumente • Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch, jederzeit lesbar • In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch „Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 6 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Daten, Informationen, Dokumente und Content (1) • Daten werden in elektronischen Systemen durch binäre Werte abgebildet. Sie können • als unstrukturierte, binäre Objekte, z. B. Bildpunkte, oder • als Zeichensatz mit einer durch eine Syntax definierte Form, z. B. ein Buchstabe, GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen vorliegen. • Informationen sind in einem Kontext stehende Daten. Informationen können strukturiert, schwach strukturiert oder unstrukturiert sein: • Ein Datensatz ist strukturiert und kann automatisch ausgewertet werden. • Eine Textdatei ist häufig nur schwach strukturiert. • Ein Bild ist unstrukturiert und kann nicht ohne weiteres ausgewertet werden. Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 7 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Daten, Informationen, Dokumente und Content (2) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 8 • Elektronische Dokumente sind in der Regel schwach strukturiert oder unstrukturiert. Sie sind Informationen, die zu einem gegebenen Zeitpunkt zusammenhängend, geschlossen und authentisch sind. Sie liegen in einem elektronischen System als Datei, Bestandteil einer Datei oder digitales Objekt vor. • Bei elektronischem Content erfolgt eine Auflösung des Dokumentes in beschreibende und strukturierende Daten sowie eine Inhaltskomponente, deren Gestalt durch die separate Struktur beschrieben ist. Die einzelnen Komponenten können unabhängig von einander verwaltet werden und unterschiedlich aufgebaut sein. © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung • Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung • es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft • es überliefert eine wahre, unverfälschte Information • durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt • es stellt einen Wert dar • etc. • Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 9 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Der neue Dokumenten-Begriff Ein Dokument kann heute alles sein: GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 10 • • • gescannte Faksimiles E-Mails mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 • etc. . . . © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Elektronische Archivierung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com • Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content. • Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen. • Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und Go. BS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. © PROJECT CONSULT 2003 11 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Dokumentenmanagement • Dokumentenmanagement im engeren Sinn dient zur Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus bis zur Archivierung. • Dies bezeichnet man heute auch als DLM Document Life-cycle Management. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Mit DMS Dokumentenmanagementsystemen im weiteren Sinn bezeichnet man die gesamte Angebotspalette der Branche mit Scannen, Archivieren, Dokumentenmanagement, Workflow u. a. • Dieses umfassende Portfolio bezeichnet man heute auch als ECM Enterprise Content Management oder DRT Document Related Technologies. Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 12 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Der Document Life-cycle GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 13 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Der Dokumenten-Lebenszyklus Nutzung Erfassung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Verwaltung Ausgabe Elektr. Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer Speicherung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 14 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 15 HGB, AO und Go. BS BGB Sig. G ZPO weitere Gesetze und Verordnungen

Die Spitze des Eisberges • Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente ist nur die Spitze des Eisberges! • Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt, z. B. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com • • Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden • Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter. © PROJECT CONSULT 2003 16 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

HGB Handelsgesetzbuch • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 17 Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen: • • • Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

AO Allgemeine Abgabenordnung • In der Allgemeinen Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. • Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPd. U beschrieben ist. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 18 • Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können • Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen • Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

Go. BS Grundsätze ordnungsgemäßer DV -gestützter Buchführungssysteme • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 19 Die Go. BS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14. 12. 1995 veröffentlicht wurde Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden In der Go. BS ist im Detail geregelt: • wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss, • wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, • welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen, • dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist, • etc.

Go. BS Grundsätze ordnungsgemäßer DV -gestützter Buchführungssysteme GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 20 • Die Go. BS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPd. U. • Die GDPd. U regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die Go. BS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. • Die Go. BS sind in der GDPd. U als maßgebliches Dokument referenziert.

BGB Bürgerliches Gesetzbuch • Die Änderungen des BGB sind von grundlegender Natur für alle elektronischen Dokumente! • Die Einführung der elektronischen Form betrifft alle Rechtsbereiche und zog eine Vielzahl von Gesetzesänderungen und Änderungen von Formvorschriften nach sich. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 21

BGB Bürgerliches Gesetzbuch • Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 3. 7. 2001 werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt: GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 22 • Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden • In § 126 a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen. • In § 127 b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet

Elektronisch signierte Dokumente • Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. • Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 23

Elektronische Signatur Eine elektronische Signatur entspricht. . . GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 24 „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ § 2 Sig. G

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop 4 ggkpo 45 kgpo 45 gkpogkpo 45 kg gio 54 go 5 gpoipoi 4 tgpo 4 ipo 45 igpogi opiopi poi 43 po ip o 4 it p 4 p ip ipo 4 i p o 4 ipoi 4 poti 5 pot 4 potiiipo itpo 4 tpo 5 tpo 45 opi op 4 i 5 poipo 44 uitzr iop 3 u 4 i 6 upoupo io 43 otip 342 top 34 3 3 46 t 3434 t 432 pt u 34 oiuio 3 t 4 4 t 432 tpoiuopu e 35 porpof AB 15 Gf 7889436 Dokument GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 25 Inhalt Prüfsumme

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender AB 15 Gf 7889436 Prüfsumme Signatur Jjhkjqwfqnckqlef b poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop 4 ggkpo 45 kgpo 45 gkpo 45 kg gio 54 go 5 gpoipoi 4 tgpo 4 ipo 45 igpogi opiopi poi 43 po ip o 4 it p 4 p ip ipo 4 i p o 4 ipoi 4 poti 5 pot 4 potiiipo itpo 4 tpo 5 tpo 45 opi op 4 i 5 poipo 44 uitzr iop 3 u 4 i 6 upoupo io privater Schlüssel 43 otip 342 top 34 3 3 46 t 3434 t 432 pt u 34 oiuio 3 t 4 4 t 432 tpoiuopu e 35 porpof --------------------------- XXXXXX --------------------------- GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 26 Elektronischer Versand

Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger Entschlüsselung der Prüfsumme Vom Trustcenter: • Öffentlicher Schlüssel • Zertifikat (Authentizität) Jjhkjqwfqnckqlef b poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop 4 ggkpo 45 kgpo 45 gkpo 45 kg gio 54 go 5 gpoipoi 4 tgpo 4 ipo 45 igpogi opiopi poi 43 po ip o 4 it p 4 p ip ipo 4 i p o 4 ipoi 4 poti 5 pot 4 potiiipo itpo 4 tpo 5 tpo 45 opi op 4 i 5 poipo 44 uitzr iop 3 u 4 i 6 upoupo io --------------------------- 43 otip 342 top 34 3 3 46 t 3434 t 432 pt u 34 oiuio 3 t 4 4 t 432 tpoiuopu e 35 porpof --------------------------- XXXXXX --------------------------- AB 15 Gf 7889436 Prüfsumme XXXXXX --------------------------- GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer Jjhkjqwfqnckqlef b poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop 4 ggkpo 45 kgpo 45 gkpo 45 kg gio 54 go 5 gpoipoi 4 tgpo 4 ipo 45 igpogi opiopi poi 43 po ip o 4 it p 4 p ip ipo 4 i p o 4 ipoi 4 poti 5 pot 4 potiiipo itpo 4 tpo 5 tpo 45 opi op 4 i 5 poipo 44 uitzr iop 3 u 4 i 6 upoupo io 43 otip 342 top 34 3 3 46 t 3434 t 432 pt u 34 oiuio 3 t 4 4 t 432 tpoiuopu e 35 porpof PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 27 Inhalt AB 15 Gf 7889436 Prüfsumme Integrität

Sig. G Signaturgesetz • Die Grundlage des aktuellen Signaturgesetzes ist die RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen. • Es gibt drei Formen mit unterschiedlicher Qualität der elektronischen Signatur: GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 28 • Einfache elektronische Signaturen • Fortgeschrittene elektronische Signaturen • Qualifizierte elektronische Signaturen • In Deutschland gilt im offiziellen Rechtsverkehr die qualifizierte elektronische Signatur, die zu dem eine Anbieterakkreditierung aufweisen muss. • Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern.

Akkreditierte, qualifizierte elektronische Signatur GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 29 • Bereitstellung der PKI durch ein Trustcenter, das sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat. • Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der Signaturverordnung nach. • Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht. • Die Regulierungsbehörde Reg. TP sichert die Rechtskraft und die Verfügbarkeit qualifizierter elektronischer Signaturen.

ZPO Zivilprozessordnung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 30 • Nach § 286 ZPO unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung. • Durch den § 292 a ZPO wird jedoch eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126 a BGB) gilt als sogenannter Beweis des ersten Anscheins anerkannt. • Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde. • Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert. • Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden.

Weitere Gesetze und Verordnungen GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 31 • Besonders die europäische Gesetzgebung im Bereich des E-Commerce, der elektronischen Signatur und des Urheberrechts führt zu Änderungen an Gesetzen und Verordnungen zum Thema elektronische Dokumente in allen nationalen Gesetzgebungen. • In Deutschland wurden im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinien zahlreiche Gesetze und Verordnungen geändert oder neu erlassen: • BDSG, EGG, SGB, Sig. G, Sig. V, TDDSG, TDG, Vw. Vf. G (mit zahlreichen Folgeänderungen), u. v. a.

Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 32 10 Grundsätze zur elektronischen Archivierung Architektur Funktionalität Speicher Anwendungsgebiete

Grundsätze der elektronischen Archivierung Die 10 Merksätze des VOI GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 33 1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Grundsätze der elektronischen Archivierung Die 10 Merksätze des VOI GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 34 7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc. ) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com • Speicherung aller Arten von Informationen • Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher Informationen • Dienstekonzept • Eigener Recherche-Client oder Integration in vorhandene Anwendungen • Zentrale und verteilte Indexdatenbanken • Modular ausbaubar • Schutz für den Zugriff auf Informationen • Sicherheit der Systeme • Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb © PROJECT CONSULT 2003 35 © PROJECT CONSULT 2002

Architektur von elektronischen Archivsystemen Index Archivsystem Datenbank Management GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 36 Archivsystem Speicher

Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Pointer GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 37 „Referenz. Datenbank“ Jukebox Magnetplatte Bandarchiv

Architektur von elektronischen Archivsystemen Client Erfassen GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Erfassen Client ERP E-Mail Office Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 38 . . . Anwendungen Archivsystem Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Client Archivsystem Speicher Ausgeben Index Datenbank Ausgeben

Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur Single Login Benutzerverwaltung FAX E-Mail FAX Dienst E-Mail Dienst Viewer Applet Web. Service SAP Workflow. Engine Scannen Recherche © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 39 Ablage-Ebene / Dynamisches Dokumentenmanagement Zugriffschutz Sicherheit Archiv-Ebene Office. Integration Anwendungs. Enabling dynamisches DMS Index-DB Zugriffschutz Sicherheit

Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPd. U ? Client Z 1 & Z 2 Erlaubt Zugriff nach Z 1 und Z 2 Kaufmännische Anwendung Archivsystem Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 40 Erstellt Daten für Z 3 Überlassung Erhält auswertbare Daten zurück Übergibt an das Archiv auswertbare Daten GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Z 3 Archivsystem Speicher Index Datenbank

Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPd. U ? Z 3 Erstellt Daten für Z 3 Überlassung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Client Z 1 & Z 2 Spezielle Anwendung auf dem Archivsystem Kaufmännische Anwendung kann Daten nicht verarbeiten Archivsystem Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 41 Erlaubt Zugriff nach Z 1 und Z 2 Archivsystem Speicher Index Datenbank

Funktionale Anforderungen Grundfunktionen GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com • • • Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Migrieren Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2003 42 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Erfassung • Arten von Daten und Informationen die erfasst werden • Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc. , die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles • Kodierte Informationen (WORD, etc. ) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Arten der Erfassung von Informationen • vollautomatisch (OCR, ICR) • teilautomatisch • manuell Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 43 © PROJECT CONSULT 2002

Scannen Unterschiede und Problemfelder • Individuelles Schriftgut • Eindeutig identifizierbar • Schlecht identifizierbar • „No-Scans“ • Vordrucke • Selbst gestaltet • Fremdvordrucke GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Gleichbehandlung • Scannen und Fax • E-Mail • Internet-Formulare Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 44 © PROJECT CONSULT 2002

Speicherung (1) • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 45 © PROJECT CONSULT 2002 Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek) Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des zentralen Archives) Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter) Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der Go. BS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

Speicherung (2) • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • • Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 46 © PROJECT CONSULT 2002 Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

Speicherung (3) • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 47 © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen

Berechtigungssystem (1) • Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert • Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden • Berechtigungen: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Benutzer: Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden. • Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc. ) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 48 © PROJECT CONSULT 2002

Berechtigungssystem (2) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Berechtigungen: • Dokumentklasse: Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. • Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 49 © PROJECT CONSULT 2002

Datenbank • Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente • Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User) • Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen • Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über einheitliches logisches Archiv • Unterschiedliche Typen: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Volltext Datenbank • Relationale Datenbank • BLOB Datenbank Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 50 © PROJECT CONSULT 2002

Konverter GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung • Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in einheitliches Format für die langfristige Archivierung • Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung • Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht • Hinzufügen des Headers bei der Archivierung • Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus dem Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 51 © PROJECT CONSULT 2002

Protokollierung • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung • Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 52 Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der Go. BS Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“ Protokollierung von: © PROJECT CONSULT 2002 Wartung und Softwareupdates Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten Änderung am Datenmodell Fehlern Verlustbehafteten Konvertierungen etc. Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.

Journale • Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung • Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 53

Journale GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 54 Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: • Pflege • Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, • Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, • Nutzung • Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.

Journale GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 55 Die Sicherheitsmerkmale sind: • die Prüfsumme im Dokumentenheader, • die Eindeutigkeit des Unique Identifier, • die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, • die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach Go. BS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Restart - Wiederanlauf GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 56 • • Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z. B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können • Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

Verfahren zum Wiederanlauf • Redundante Systeme • z. B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems • z. B. Sicherheitsrechenzentren • Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 57 • Einspielen von Sicherungen • z. B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

Teil-Recovery GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 58 • Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar • Teil-Recovery, z. B. • Recovery über einen bestimmten Zeitraum • Recovery eines Mediums • Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes • Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

Voll-Recovery • Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen • Voll-Recovery • Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 59 • Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall Herkömmlich • • Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 60 • • Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

WORM Speichermedien Traditionelle WORM (Write Once Read Many) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H • Lagerung in einer geschützten „Cartridge“ • True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien • Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien • Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ • 5 ¼“ ist am weitesten verbreitet • Aufnahmekapazität bis zu 9, 1 GB je Medium • Zugriff i. d. R. über SCSI (1, 2 - 2, 3 MByte/s), relativ gering • Teure Medien (ca. 40 €) Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 61 © PROJECT CONSULT 2002

WORM Speichermedien CD (Compact Disk) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com • CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) • CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) • CD-RW (ca. 1000 -fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) • CD-I (Interaktive Spiele etc. ) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) • Lesbarkeit der Daten 10 -15 Jahre • Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium • Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10, 8 MB/sek. ) • Günstige Medien (ca. 0, 25 €) © PROJECT CONSULT 2003 62 © PROJECT CONSULT 2002

WORM Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk) • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 63 © PROJECT CONSULT 2002 Gleiche Abmessung wie eine CD Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20, 8 MB/sek. ) Teurere Medien (ca. 10 €)

Der Speichermanagement für die WORM: die Jukebox • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 64 • Jukeboxen sind softwaregesteuerte, automatische Medienverwaltungssysteme für rotierende Speichermedien. Sie verwalten: „online“ Medium befindet sich im Laufwerk „nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt „offline“ Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“

Datensicherheit von WORM Speichern Technische Datensicherheit • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer • • • PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 65 © PROJECT CONSULT 2002 wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10 -12 Bit 1. 000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und direkter physikalischer Zerstörung erforderlich

WORM-Tapes GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung • Von Sony (AIT) oder Storage. Tek (Vol. Safe) • Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar • Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration • Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) • Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller • Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€) Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 66 © PROJECT CONSULT 2002

Festplattenspeicher • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Z. B. Centera von EMC Einfaches Management Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten • Wahrung der Integrität • Replikation • Ein 19 inch Rack fasst bis zu 9, 6 TB (gespiegelt) Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 67 © PROJECT CONSULT 2002

Anwendungsgebiete • • • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 68 Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente E-Mail-Archive für E-Mails und Attachments Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und Webseiten • COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output. Dateien • Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets) • CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und Plandateien • . . . Das Ziel: • Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 69 DFÜ E-Mail - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigennutzung DRT-Lösung Vorgangsbearbeitung WF DMS Akte Eigenbestimmt E-Mail - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente E-Mail Druck Fremdnutzung Archiv Aussonderung Historisches Archiv DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke E-Mail Webseite Prüfung

Zusammenfassung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 70 • Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung • Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten • Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung • Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend nutzbare Wissensbasis des Unternehmens • Archivsysteme speichern alle Formen von Daten und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken • Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ausblick GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 71 10 Thesen zum Thema Archivierung und GDPd. U Kontinuierliche Migration Elektronische Archive sind das Gedächtnis des Informationszeitalters

10 Thesen zum Thema GDPd. U und elektronische Archivierung 1. Die GDPd. U betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software • 2. Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPd. U • 3. GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Die GDPd. U betrifft in erster Linie Daten in kaufmännischer Software wie z. B. Finanzbuchhaltungen und hat nur indirekt mit elektronischer Archivierung zu tun. Erst wenn Daten ausgelagert werden sollen, stellt die elektronische Archivierung eine Option dar. Bezüglich der Revisionssicherheit gibt es durch die GDPd. U kaum neue Anforderungen, die nicht bereits durch die bisherige GOBS geregelt wären. Die GDPd. U enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit • Die geänderten Paragraphen der Abgabenordnung setzen bezüglich der Revisionssicherheit der von Unternehmen zu verwendenden DV-Systeme wie bisher auf die bereits in den GOBS von 1995 dargestellten Anforderungen. 4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten Dr. Ulrich Kampffmeyer • PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für originär elektronische Daten (anstelle von Papierausdrucken) hat sich verlängert und die Zugriffsmethoden auf die Daten sind in den GDPd. U neu geregelt. © PROJECT CONSULT 2003 72 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

10 Thesen zum Thema GDPd. U und elektronische Archivierung 5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium • Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein. 6. Elektronische Archive nur für die GDPd. U sind unwirtschaftlich • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Der Einsatz elektronischer Archivsysteme nur zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen ist unwirtschaftlich. Elektronische Archive müssen als universeller Wissensspeicher für alle Informationen des Unternehmens nutzbar sein. 7. Die GDPd. U schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor • Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Die Daten der normalen kaufmännischen Anwendungen können wie bisher auf denjenigen Speichern aufbewahrt werden, die nach GOBS zulässig sind. Hierzu zählen Diskette, Magnetband, Magnetplatte, digitale optische Medien und andere elektronische Speicher. Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 73 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

10 Thesen zum Thema GDPd. U und elektronische Archivierung 8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht • Der Begriff der maschinellen Auswertbarkeit bezieht sich in erster Linie auf kaufmännische Daten, die in einer Struktur vorliegen, die den direkten Zugriff auf beliebige Daten erlaubt. Die meisten Dokumente sind in diesem Sinne nicht maschinell auswertbar, da sie naturgemäß schwach oder unstrukturiert sind. 9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen • GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Die GDPd. U regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein müssen. 10. Eine Verfahrensdokumentation nach Go. BS ist wichtig • In einer Verfahrensdokumentation nach Go. BS wird nachvollziehbar beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen, geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei reproduziert werden können. Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 74 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren • Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards. . . Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 75 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Entscheidung Realisierung GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 76 Produktionsbetrieb Migration Geänderte Anforderungen

Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall • Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen • Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 77 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Ursachen und Notwendigkeit (1) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Migration von Informationen • Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien Migration bei technologischer Weiterentwicklung • wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden, • wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben, • wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 78 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Ursachen und Notwendigkeit (2) Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen • Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Archivsystems ist hier von Bedeutung Migration durch Unternehmenszusammenführung • Die Zusammenführung lässt sich nur durch eine integrierende Middleware mit Anpassung vorhandener Archive oder durch die Migration in eine Lösung bewältigen GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 79 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (1) Erst-Migration • Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Migration auf Medien • Umkopieren von Festplatten-Caches auf Archivsystem-Speichermedien im laufenden Betrieb Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 80 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration • Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 81 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration • Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Nur umkopieren und neu organisieren der Index. Datenbank bei einer Systemumstellung • Bestehende Medien werden genutzt Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 82 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration • Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 83 • Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung • Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration • Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

Migration Strategie GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H • Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus • Betrieb, • Informationsverfügbarkeit, • Ausbaufähigkeit und • Systemwechsel sicherzustellen • Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 84 © PROJECT CONSULT 2002

Die Herausforderungen der Zukunft Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Erkki Likaanen EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft DLM-Forum Brüssel, 1999 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 85 © PROJECT CONSULT 2002

Wert und Abhängigkeit • Der Wert von Information • Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht • Abhängigkeit von Information • Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig • Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 86 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Information Overflow, Information Gap und Information Divide • Information Overflow • Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen • Information Gap GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen • Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf. Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen • Information Divide • Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung. Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 87 © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die Bedeutung elektronischer Archive Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen. John Naisbitt Megatrends 2000 GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 88 Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von Information. © Copyright PROJECT CONSULT Gmb. H 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001 -2002 © PROJECT CONSULT 2002

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! GDPd. U-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPd. U Audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer Gmb. H Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www. project-consult. com © PROJECT CONSULT 2003 89 Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich. Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT. com Beratung, Web. Site, Newsletter, Informationen. . . http: //www. PROJECT-CONSULT. com