Revisin por la Direccin Junio 2014 mayo 2015

Revisión por la Dirección Junio 2014 – mayo 2015 Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI @DANE_Colombia /DANEColombia

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Análisis de producto DANE 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

1. Revisión por la Dirección - Contextualización La alta Dirección debe revisar el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. Esta revisión también debe incluir evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SIGI.

1. Revisión por la Dirección - Metodología 1. Contextualización y metodología de la Revisión por la Dirección Planificar las sesiones de trabajo 16 Reuniones en total con los líderes de proceso 2 Reuniones con los Directores Territoriales Presentar los resultados en la reunión de la revisión por la Dirección Elaborar y socializar acta. Realizar seguimiento a compromisos.

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

2. Compromisos de la Revisión - periodo 2013 -2014 Seguimiento a Compromisos Total: Cumplidos 4 COMPROMISO 5 compromisos En términos 1 Vencidos 0 PRODUCTO Se establecieron tres (3) procesos: DIRPEN 1 • Planificación Estadística (PLE) • Normalización y Estandarización Estadística (NEE) • Evaluación de la Calidad Estadística (ECE) Estructurar y actualizar la cadena de valor (procesos Se estableció un (1) proceso: DIG misionales del DANE) • Gestión de Geoinformación (GEO)

2. Compromisos de la Revisión - periodo 2013 -2014 COMPROMISO 2. Elaborar una propuesta de estandarización de indicadores de gestión para las operaciones estadísticas. COMPROMISO 3. Revisión herramienta ORFEO y sensibilizar al personal. PRODUCTO La propuesta se encuentra en revisión final por parte del Director Técnico de DIMPE. Fecha de cierre: marzo 2016 PRODUCTO Para el rediseño de Orfeo se planearon tres fases a. Diagnóstico de la herramienta (cumplida) b. Fortalecimiento de la Cultura Orfeo (proceso) Se implementó el Paz y Salvo salida. c. Implementación versión 5. 2 (proceso)

2. Compromisos de la Revisión - periodo 2013 -2014 COMPROMISO PRODUCTO 4. Realizar las mediciones de satisfacción de los servicios prestados para usuarios internos en los procesos de ARI y SIN. En la mesa de ayuda se implementó la herramienta “medición para conocer la satisfacción de los usuarios ARI y SIN”. COMPROMISO PRODUCTO 5. Se realizó medición de la satisfacción de los servidores. La medición se llevó a cabo en el mes de Octubre y participaron 466 personas. Mediciones de satisfacción de los servicios prestados para usuarios internos en el proceso de DIE Resultados importantes: nueva DANENET y nuevos servicios de comunicación interna.

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos PROCESO PDE DAR DSO PES ANA DIE SCT GTH AFI GRF SIN ARI GDO SOL GCO CID CGE # RIESGOS 3 3 4 3 2 5 1 7 6 4 6 6 1 8 2 3 3 MATERIALIZADOS 1 RIESGO DE SOL (2 veces) 67 Riesgos Identificados 1 RIESGO DE PES 1 RIESGO DE AFI Los nuevos procesos misionales se encuentran identificando y valorando sus riesgos, por esta razón no se vincularon en esta parte de la revisión por la Dirección. 4 Riesgos materializado

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) ACTUALMENTE EL SIGI CUENTA CON 148 INDICADORES EN EL SISTEMA DE MEDICIÓN (SIME) N° de Indicadores por tipo de Proceso PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN PROCESO ESTRATEGICO 4 4 PROCESOS DE SOPORTE EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD 58 PROCESOS MISIONALES 82 0 50 100

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

5. Resultados de auditorías externa – ICONTEC (2014) Resultado de auditoria externa: (4) No conformidades 1. No se evidenció el seguimiento a la satisfacción de los usuarios especializados de la Institución. RESPONSABLE: DIMCE Porcentaje de avance: RESPONSABLE: 100% 3. No se encontró evidencia del desarrollo de acciones correctivas para eliminar las no conformidades detectadas. RESPONSABLE: 2. No se controla el servicio no conforme en el proceso de Soporte Científico y Técnico. DIMPE, OCI, OPLAN Porcentaje de avance: 100% 4. No se evidenció el desarrollo de acciones correctivas a partir del análisis de los resultados de la gestión de los procesos. RESPONSABLE: 80% CANDANE DIMCE, SOL, OCI, OPLAN Porcentaje de avance: 90%

5. Resultados de auditorías externa - ICONTEC Oportunidades de mejora de con base en auditoria externa PROCESO OPORTUNIDAD DE MEJORA TOTAL Culminada En proceso PDE 4 2 6 DAR - DIE - 7 7 DSO – PES - ANA - 8 DIMPE 1 CNA 9 GTH 2 1 3 AFI - 1 1 GCO - 1 1 GRF 1 - 1 GDO 1 - 1 ARI - SIN 1 5 6 SCT 1 - 1 SOL 2 1 3 CID - 2 2 CGE 1 1 2 TOTAL 13 30 43

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

5. Resultados de auditorías internas Oficina de Control Interno A. B. C. D. E. F. G. Generalidades Resultados del Sistema de Gestión Hallazgos por procesos Análisis de procesos significativos Comparativo resultados ACI 2013 – 2014 – 2015 Conclusión Recomendaciones

A. Generalidades Objetivo. 100% Del sistema de gestión Verificar el cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000: 2009, la Norma NTC ISO 9001: 2008, requisitos de ley y demás normatividad aplicable en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE. Alcance. 100% Procesos Comprende la evaluación de los requisitos de la normas para los procesos dellos Sistema Incluidos 3 nuevos procesos Integrado de Gestión Institucional del DANE, con los respectivos registros, indicadores, planes de mejoramiento y gestión del riesgo, del periodo comprendido entre el 01 de Marzo de 2014 al 28 de febrero de 2015. Riesgos de la auditoria. DT Subsedes Para el ciclo de auditoria de calidad se establecieron 4 riesgos específicos, que podrían afectar el adecuado desarrollo de ciclo, los riesgos identificados se muestran a continuación: No. 1 2 3 4 Factores Los auditores designados no realicen las auditorías a los procesos asignados Las Auditorias en sitio no se realicen con la oportunidad requerida No se presentar los informes de auditorías con la oportunidad requerida La no identificación de hallazgos concluyentes que aporten a la mejora continúa de la Entidad. 0% De Materialización

A. Generalidades 28 Auditores 3 DT 4 Subsedes 27 Auditorias

B. Resultados del Sistema de Gestión Participación de observaciones Vs No Conformidades→ 90% De los hallazgos Por numeral de norma ↓ 70% 20%

C. Hallazgos por procesos 70% De los hallazgos

D. Análisis de procesos significativos Proceso Hallazgos Requisito Norma DAR 1 OBS 2 NC 4. 2. 4 Control de Registros PES 0 OBS 6 NC 4. 1 Requisitos Generales (riesgos) 4. 2. 3 Control de Documentos (3 NC) 7. 2. 2 Requisitos del producto 8. 2. 4 Seguimiento y medición producto/servicio AFI 3 2 NC 4. 2. 3 Control de Documentos (2 Obs) 8. 5. 1 Mejora Continua OBS 4. 2. 3 Control de Documentos 8. 5. 1 Mejora Continua 4. 2. 3 Control de Documentos 8. 2. 3 Seguimiento y medición de los procesos

D. Análisis de procesos significativos Proceso GCO ARI Hallazgos 5 OBS 4 NC 3 OBS 2 NC Requisito Norma 4. 1 Requisitos Generales (riesgos) 4. 2. 3 Control de Documentos (2 OBS) 4. 2. 4 Control de Registros (2 OBS) 4. 2. 3 Control de Documentos 4. 2. 4 Control de Registros (2 NC) 8. 2. 3 Seguimiento y medición de los procesos 4. 1 Requisitos Generales 4. 2. 3 Control de Documentos (2 Obs) 8. 2. 4 Seguimiento y medición producto/servicio 4. 2. 3 Control de Documentos (2 NC)

E. Comparativo resultados ACI 2013 a 2015

F. Conclusión ciclo AIC 2015 Por medio del Ciclo de Auditoria Interna de Calidad de la vigencia 2015 y considerando los hallazgos identificados, se determina la conformidad de la planeación, ejecución verificación y actuación del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo a las normas NTC GP 1000: 2009 e ISO 9001: 2008.

G. Recomendaciones La Oficina de Control Interno recomienda que: ▪ La comunicación de los objetivos estratégicos se realice de manera articulada, con la actualización de la documentación y en conjunto los líderes de procesos, con el objetivo de mantener la trazabilidad y la articulación de los procesos de la Entidad. ▪ Se implementen estrategias para el fortalecimiento del Control de Documentos y registros (numerales 4. 2. 3 y 4. 2. 4 respectivamente), para que se encuentren disponibles, debidamente identificados y den evidencia concordante en todas sus fuentes de consulta y diligenciamiento. ▪ Es importante considerar en la planeación del próximo ciclo de auditoria interna de la Calidad, realizar un análisis sobre la tendencia de disminución de los hallazgos, competencia de auditores y hallazgos identificados.

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

6. Estado de las acciones correctivas y preventivas FUENTE : Auditorias Internas de Calidad 25 25 20 13 15 10 3 5 9 7 5 3 3 4 22 1 12 4 1 1 2 EN TERMINOS Y CUMPLIDAS Histórico Acumulado 2014 a 2015 VENCIDAS SO L N SI PD E PE S SC T H GT F GR O GD O GC O DS E DI R DA CI D CG E I AR A AN AF I 0

6. Estado de las acciones correctivas y preventivas Ciclo de Auditorías Internas de la Calidad 2015 27 Auditorías 6 No Suscritos Planes de Mejoramiento Pendientes por suscribir Proceso AFI GCO DAR DIE ANA (IPVN) Lugar DANE Central Dirección Territorial Centro Oriente - Bucaramanga DANE Central Subsede Pasto DANE Central 12 Sin Hallazgos 9

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición - satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

7. Medición de la satisfacción del cliente por medio de contacto Evolución de la calificación según medio de contacto Junio a diciembre 2014 – Enero a mayo de 2015 Las calificaciones que se presentan en esta grafica, miden la percepción de los usuarios frente al servicio recibido en cada canal; siendo 1 poco satisfecho y 5 muy satisfecho. Para cada canal se tienen en cuenta diferentes atributos, a saber: Junio – Dic 2014 Enero – Mayo 2015 Correo electrónico: Tiempo de respuesta – Orientación recibida Telefónico: Tiempo de respuesta - Orientación recibida – Dominio del tema Presencial: Atención recibida – Dominio del tema– Disponibilidad de la información – Instalaciones locativas Los servicios fueron calificados en el período de referencia por 8. 773 personas (4. 836 en 2014 y 3. 937 en 2015)

7. PQR recibidas en DANE Central y Territoriales junio 2014 – Mayo 2015 Total de peticiones: 2. 106 Total de Quejas: 135

7. Causas más frecuentes de Derechos de Petición

7. Causas mas frecuentes de Quejas y Reclamos

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8. Análisis de los Productos DANE La norma ISO establece que la organización debe asegurar que el producto o servicio que no sea conforme con los requisitos establecidos, se controle para prevenir su uso o entrega no intencionado. Requisitos: • • La normatividad vigente. Las necesidades del cliente. Los estándares establecidos por el DANE – (dimensiones de calidad) El sistema integrado de gestión institucional – SIGI. Productos • INFORMACIÓN DE RESULTADOS DE OPERACIONES ESTADÍSTICAS DEL DANE PUBLICADOS • PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN a través de CANDANE.

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición - satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

9. Cambios que podrían afectar al SIGI 1. Implementación de los requisitos de la norma ISO 9001 en su versión 2015 publicada el 23 se septiembre de 2015. 2. Implementación del software que administra el SIGI. 3. 4. Implementación de los sistemas de gestión (2018): • Seguridad de la información • Sistema ambiental • Sistema de salud y Seguridad en el trabajo Vinculación nueva planta de personal y su impacto en la transferencia de conocimiento 5. Implementación ORFEO 5. 2 6. La incorporación de los nuevos procesos requiere la revisión y ajustes de las caracterizaciones de los procesos misionales teniendo en cuenta las nuevas interacciones. 7. Implementación de normas internacionales de contabilidad para el sector público (NICSP)

Agenda de la Revisión por la Dirección 1. Contextualización y metodología 2. Compromisos de la revisión 2013 - 2014 3. Los resultados de la gestión realizada en los riesgos 4. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) 5. Resultados de auditorías externas e internas (2014 -2015) 6. Estado de las acciones correctivas y preventivas 7. Resultados medición - satisfacción del cliente y PQR 8. Producto y/o Servicio No Conforme 9. Cambios que podrían afectar al SIGI 10. Recomendaciones para la mejora.

10. Recomendaciones para la mejora. PROCESO PDE DSO-PESANA GEO, PLE, NEE y ECE ACCIONES Definición de los productos y servicios de DANE para medir el tratamiento en el producto no conforme. (mesas de trabajo) Nuevos modelos estadísticos que mejoren las proyecciones de población indígenas en resguardos Sistematizar la consulta y generación de los reportes solicitados por organismos internacionales en el aplicativo CTRIM , a partir de los resultados de las cuentas trimestrales Ajuste de los documentos de las operaciones estadísticas (DSO-PESANA)donde se tiene interrelación con los procesos GEO, PLE, NEE y ECE RESPONSABLE OPLAN, Direcciones Técnicas y DIMCE D. Censos y Demografía D. Síntesis y Cuentas Nacionales DIMPE DCD DSCN SOL Socialización del manual de prevención del daño antijurídico en tres fases: Of. Jurídica 1. Socialización por grupo internos de trabajo para DANE central 2. Video conferencia a Direcciones Territoriales y Subsedes 3. Presencial en Subsedes de difícil conexión CGE Capacitación, formación y actualización de los auditores de la Entidad en la norma ISO 9001 versión 2015 para el desarrollo de las Of. Control Interno auditorias.

10. Recomendaciones para la mejora. PROCESO SCT DAR-DIE ACCIONES Dar un nuevo alcance a algunos subprocesos de Soporte Científico y Técnico. A partir del mes de octubre y durante el último trimestre de 2015 se actualizaran y mejoraran los procedimientos. RESPONSABLE CANDANE Cooperación Innovación DIMCE

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