REVISIN POR LA DIRECCIN 26 DE OCTUBRE 2020

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 26 DE OCTUBRE 2020 PERIODO DE LA REVISIÓN: JULIO 2019 – SEPTIEMBRE 2020

PARTICIPANTES CARGO Jeimy Termal Paredes Presidente Ejecutivo Flor Mireya Suarez Asistente de Presidencia Arbey Hernán Rosero López Coordinador de calidad y control Interno Al finalizar la revisión por la dirección, se dará a conocer a los lideres de proceso, mediante circular de presidencia, a los correos electrónicos institucionales.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ¿Qué es la revisión por la dirección? • La Revisión por la Dirección es una herramienta para conocer y controlar el nivel de implementación del sistema de calidad y generar oportunidades de mejora. Es una acción obligatoria de la Norma ISO 9001: 2015, numeral 9. 3, y debe realizarse mínimo una vez al año. ¿Cuál es su importancia? • Proporciona a la entidad, los elementos de análisis para direccionar la gestión y desempeño internos hacia el cumplimiento de los objetivos misionales, los requerimientos de las partes interesadas (usuarios, entes de control, trabajadores, proveedores entre otros) y la organización interna. ¿ Quien es el responsable? • Está bajo la responsabilidad del Presidente Ejecutivo apoyado por su equipo de trabajo

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN INFORMACIÒN DE ENTRADA 1. Revisión de la adecuación de la misión, visión, políticas y objetivos 2. Acciones de seguimiento de revisiones previas 3. Cambios en las cuestiones internas o externas. 4, 1 4. Desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad relativa a: 4. 1. Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas. 9. 1. 2 4. 2 Logro de los objetivos de la Calidad. 6. 2 4. 3 Desempeño de los procesos y conformidad del producto o servicio. 4. 4 y 8. 6 4. 4 No conformidades y acciones correctivas. 10. 2

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN INFORMACIÒN DE ENTRADA 4. 5 Resultados del seguimiento y la medición. 9. 1. 1 4. 6 Resultados de auditorías. 9. 2 4. 7 Desempeño de proveedores externos. 8. 4 5. Adecuación de los recursos. 7. 1 6. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades. 6. 1 7. Oportunidades de mejora. 9. 1. 3

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN RESULTADOS DE LA REVISIÒN Necesidades de recursos (Humanos, financieros y técnicos) Oportunidades de Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos Necesidades de cambios del SGC. Numeral 9. 3 ISO 9001: 2015

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 7 ADECUACIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS DE CALIDAD

MISIÓN Somos responsables de prestar un servicio de facilitación en el registro público a los agentes económicos, para el cumplimiento de las funciones delegadas por el Estado, con el fin de afianzar la formalización empresarial, promover el desarrollo sostenible empresarial de la región, propiciar espacios de formación y emprendimiento, a través de la gestión y alianzas estratégicas que propendan por la competitividad regional con procesos de calidad, transparencia, talento humano competente, infraestructura física adecuada y óptima tecnología.

VISIÓN ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 9 En el año 2024, La Cámara de Comercio de Ipiales, consolidará su liderazgo empresarial con: la ampliación de la cobertura de sus servicios a los municipios de la jurisdicción, la creación del centro empresarial y el fortalecimiento de su Instituto Técnico Empresarial, mejorando el reconocimiento por parte de nuestros empresarios y comunidad en general. Lo desarrollaremos con personal competente y motivado, recursos técnicos adecuados y financieros suficientes, generando oportunidades para el crecimiento y desarrollo de la región. Para este propósito, la organización cuenta con un talento humano comprometido y formado para salvaguardar los intereses de la región con un sentido de servicio, un soporte tecnológico actualizado y un direccionamiento propio de una entidad moderna, confiable y ética que responde a las necesidades de los clientes.

POLÍTICA DE LA CALIDAD ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 10 Con el compromiso del talento humano competente se propende por el mejoramiento continuo de procesos y la eficacia del sistema de gestión de calidad, en los servicios del registro público, promoción comercial, capacitación permanente, conciliación y arbitraje, liderando el crecimiento constante de la entidad y la satisfacción total de los clientes. Esta política está disponible como información documentada y publicada para las partes interesadas. Es comunicada, entendida y aplicada en la organización.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 11 1. Mantener talento humano competente 2. Mejorar continuamente nuestros procesos y mantener la eficacia del sistema de gestión de calidad. 3. Liderar un crecimiento constante. 4. Mantener una alta calificación en cuanto a satisfacción de nuestros clientes.

CONCLUSIONES • La misión, visión, política y objetivos de la calidad son adecuados al propósito de la organización. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 12 • La visión trazada para el año 2024, se está desarrollando actualmente , con el plan estratégico año 2020 -2024, si embargo se afecto el cumplimiento de algunas actividades del plan anual de trabajo 2020, debido a la emergencia Sanitaria del covid 19. • Los objetivos de la calidad se están cumpliendo de acuerdo al cronograma establecido, aunque se debe tener en cuenta que se afecto las fecha de ejecución de algunas actividades por la emergencia sanitaria. Sin embargo se generado un impacto positivo en el mejoramiento continuo de la entidad.

PLAN DE MEJORA REVISIÓN DE LA ADECUACIÓN DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR Actualizar Plan Estratégico 2020 -2024 CORRECCIÓN, A. CORRECTIVA, A. MEJORA U OPORTUNIDAD RESPONSABLE FECHA RECURSOS ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario Correcti va Presidencia Ejecutiva, Junta directiva y Coordinador de calidad y control Interno 30 de septie mbre de 2020 Humano, tecnológico s SI PLANIFICAR COMO CAMBIO No

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 14 2. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN

FECHA: 16 de octubre de 2020 No ACTIVIDAD TIPO DE ACCIÓN ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 15 Parametrización y puesta en 1 marcha del aplicativo de Mejora almacén Realizar planes de acción referente a las cuestiones 2 internas y externas PLANEACIÓN VERSIÓN: 1 PLAN DE MEJORAMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: 07 /06/2018 CONFORME SEGUIMIEN RECURSOS OBSERVACIONES TO SI NO Financiero s Almacenis ta se parametrizo los artículos Por medio de Almacenis Instalacion Jefe Septiembre 30 con las cantidades existentes ta es de la la planificación si X Contable de 2019 en el inventario. Se cumplió Jefe Entidad del cambio y satisfactoriamente Contable almacenist a QUIEN DONDE CUANDO promoción comercial, Registro Publico, Instalacion agosto 30 de Oportunidad administra es de la 2019 tivo y Entidad fianciero, proceso contable Induccción y reinducción al 3 personal de atención al correctiva cliente Reajustar la encuesta de satisfacción de capacitación 4 Mejora y el indicador en el software Sig Doc area de COMO Planificando la oportunidad con las acciones a realizar planificando la septiembre 30 acción Coordinad atención al or CAE de 2019 correctiva a usuario si Humanos Técnicos Financiero s (Recursos internos) X Se cumplió satisfactoriamente si Humanos Técnicos X se cumpilo satisfactoriamente realizar Jefe de capacitaci ón Planificando la area de y 30 de diciembreacción de coordinad capacitatio de 2019 mejora a or de n realizar calidad y control

Reajustar la encuesta de satisfacción de capacitación 4 Mejora y el indicador en el software Sig Doc Jefe de capacitaci ón Planificando la y area de 30 de diciembre acción de coordinad capacitatio de 2019 mejora a or de n realizar calidad y control Interno si Reajustar los indicadores de 5 Mejora gestión de epsal y mercantil Jefe de registro Público y coordinad area de or de registro calidad y control Interno Planificando la 30 de acción de septiembre de mejora a 2019 realizar si Planificando la acción de mejora a realizar si planificando la 30 de agosto de acción 2019 correctiva a realizar si ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 16 Realizar el seguimiento de 6 las acciones del 1 ciclo de Mejora auditorías Plan de acción, realizado por el comité de compras en 7 relación a los proveedores correctiva con baja calificación. 8 Adecuación de auditorio Mejora líderes de proceso y coordinad or de En cada calidad y area control interno Jefe administra tiva y area de financiera almacén , almacenist a 30 de agosto 2019 Presidenci a Ejecutiva, jefe Instalacion Por medio del contable, 30 de diciembre es de la proceso de jefe de 2020 Entidad compras administra tiva y fianciera si Humanos Técnicos X se cumpilo satisfactoriamente Humanos Técnicos X Se cumplió satisfactoriamente X SI Humanos Técnicos y Financiero s

Incentivar con Bono de 100. 000 para auditores, y 9 almuerzo especial Mejora coordinad or de calidad y control interno Instalacion Por medio del es de la 9 de agosto de proceso de Entidad y 2019 compras restaurante Jefe Oficina Planificando la DIGITALIZAR EXPEDIENTES administrat 30 de diciembre oportunidad 10 LABORALES Oportunidad tiva y de 2019 con las acciones financiera a realizar ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 17 Compra de Equipo con plan para el Departamento 11 Mejora Contable Armario rimax de cocina para el área de conciliación y 12 mejora arbitraje archivador aéreo, para área 13 de planeación y proyectos Mejora compra de parlantentes para video conferencias, 14 para area de planeación y proyectos mejora Jefe Departame Por medio del Administr 30 de enero de nto proceso de ativa y 2020 contable compras financiera Jefe Centro de Administr 30 de abril de conciliación ativa y 2020 y arbitraje financiera Por medio del proceso de compras Jefe Administr ativa y financiera Departame 30 de Por medio del nto de septiembre de proceso de planeación 2019 compras y proyectos Jefe Administr ativa y financiera Departame Por medio del nto de 30 de agosto de proceso de planeación 2019 compras y proyectos si Humanos Técnicos Financiero s X Se cumplió satisfactoriamente si Humanos Técnicos Financiero s X Se cumplió satisfactoriamente si Humanos Técnicas

Compra de portátil para el coordinador de promoción 15 mejora comercial Reubicación de puesto de trabajo al coordinador de promoción comercial, en el 16 mejora area de planeación y proyectos ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 18 Compra de equipo celular para área registro publico, 17 sin plan mejora Swich para enlace de red interna para aumentar la 18 mejora capacidad de red de datos. Compra de uno secador de 19 mano. mejora Jefe Administr ativa y financiera Departame Por medio del nto de 28 de febrero de proceso de planeación 2020 compras y proyectos si Humanos Técnicos Financieros X Se cumplió satisfactoriamente Jefe Administr ativa y financiera Departame Por medio del nto de 30 de agosto de proceso de planeación 2019 compras y proyectos si Humanos Técnicos Financieros X Se cumplió satisfactoriamente por medio del 30 de enero de proceso de 2020 compras si Humanos Técnicos Financieros X Se cumplió satisfactoriamente Jefe Instalacion por medio del Administr 30 de enero de es de la proceso de ativa y 2020 Entidad compras Financiera si Humanos Técnicos Financieros X Se cumplió satisfactoriamente Jefe administra Registro tiva y Público financiera 19 0 100% APROBÓ: _____________ NOMBRE: CARGO: Jeimy Termal Presidente Ejecutivo

CONCLUSIONES • El nivel de cumplimiento de las acciones del año 2019 hasta septiembre del año 2020, es de 100%, correspondiente a 19 actividades ejecutadas. • Se concluye que el seguimiento al cumplimiento de las acciones año 2019 y septiembre de 2020, fue adecuado asegurando un alto nivel de cumplimiento.

PLAN DE MEJORA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PREVIA ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR No plantearon acciones se CORRECCIÓN, A. CORRECTIV A, A. MEJORA U OPORTUNIDA D RESPONSABLE FECHA RECURSOS ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario PLANIFICAR COMO CAMBIO

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 21 3. CAMBIOS EN LAS CUESTIONES INTERNAS O EXTERNAS

CONCLUSIONES CAMBIOS EN CUESTIONES INTERNAS O EXTERNAS EL día 30 de septiembre de 2020, se realizó validación de la cuestiones internas y externas identificadas en la estructuración del plan estratégico del año 2020 -2024. Como documento se tiene el acta de No 861 de junta directiva, que se desarrollò por la Junta directiva, presidencia ejecutiva y Coordinador de Calidad y control Interno Se concluye que los cambios identificados se actualizaron en el plan estratégico definido para el periodo (2020 -2024), y el plan anual de trabajo definido para la vigencia 2020, modificando el cumplimiento de algunas actividades para la vigencia 2021. Se plantea el seguimiento y revisión de la cuestiones internas o externas anualmente o antes si el cambio genera un impacto significativo en el plan estratégico o en las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

PLAN DE MEJORA CAMBIOS EN CUESTIONES INTERNAS O EXTERNAS ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 23 Planificar actividades pendientes del plan anual de trabajo 2020 en la vigencia 2021 CORRECCIÓN, A. CORRECTIVA, A. MEJORA U OPORTUNIDAD correcti va RESPONSABLE Jefes de departamento y director de conciliación y arbitraje FECHA RECURSOS Enero de 2021 Humanos, financieros, tecnológico s ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario SGC/usuario PLANIFICAR COMO CAMBIO NO

4. DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA RELATIVA A: ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 24 4. 1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS

TENDENCIAS-SATISFACCIÓN DEL USUARIO 91, 41% 91, 58% REGISTRO PUBLICO-ATENCIÓN AL USUARIO 99% 96, 16% CAPACITACIÓN 94, 52% 90% 86, 60% PROMOCIÓN COMERCIAL 86, 16% 91% 99, 91% CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 100, 00% 100% AÑO 2018 PROCESO AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE REGISTRO PUBLICO-ATENCIÓN AL USUARIO 91, 41% 91, 58% 99% CAPACITACIÓN 96, 16% 94, 52% 90% PROMOCIÓN COMERCIAL 86, 6% 86, 16% 91% CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 99, 91% 100%

CONCLUSIÓN Se observa que en el proceso de registro Público supera el 90% de satisfacción por parte de los usuarios, esto debido a que se capacito al personal de atención al usuario. En el proceso de capacitación empresarial esta en el rango de 90% de satisfacción al usuario, debido a que las capacitaciones que se ofrecen son de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas. El proceso de promoción comercial supera el 85% de la satisfacción de los usuarios, gracias a la ejecución de las diferentes actividades que benefician a los empresarios. El proceso de conciliación y arbitraje supera el 99% de satisfacción de los usuarios, gracias a su excelente servicio. Lo anterior se refleja en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020.

ESTADO PQRS TENDENCIAS PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE 0 5 NÚMERO DE RECLAMOS 13 0 NÚMERO DE QUEJAS 1 0 65 5 NÚMERO DE PETICIONES ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 27 22 0 10 20 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 30 40 AÑO 2019 50 60 70 AÑO 2018 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE AÑO 2018 AÑO 2019 NÚMERO DE PETICIONES 22 5 65 NÚMERO DE QUEJAS 0 1 0 NÚMERO DE RECLAMOS 13 5 0

CONCLUSIONES • Teniendo en cuenta la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020, Se ha dado respuesta dentro de los tiempos establecidos a las peticiones y reclamos presentados por los usuarios y partes interesadas, por lo tanto se ha cumplido en un 100% • En cuanto a las quejas en los años 2018 y septiembre de 2020, no se ha presentado quejas por parte de las partes interesadas. En la vigencia 2019 se presento una queja que fue solucionada satisfactoriamente. Por lo tanto se dio un cumplimiento de un 100%

ESTADO PQRS TENDENCIAS PROCESO ATENCÓN AL CLIENTE 21, 50% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 29 5, 67% 2% DEMANDA DE SERVICIOS VIRTUALES META 5% AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE AÑO 2018 AÑO 2019 DEMANDA DE SERVICIOS VIRTUALES META 5% 2% 5, 67% AÑO 2020 SEPTIEMBRE 21, 50%

CONCLUSIONES • En cuanto al indicador de demandas de servicios virtuales, de acuerdo a la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020, se incumplió la meta de 5% en la vigencia 2018 con un porcentaje de 2%, debido a que el indicador era nuevo, y se estaba ajustando de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas. • En la vigencia 2019 se cumple la meta con un porcentaje de 5, 67%, debido a que las partes interesadas hacen mayor uso de los servicios virtuales de la entidad con relación a los tramites del registro público. • En la vigencia 2020 se sobrepasa la meta con un porcentaje de 21, 50%, debido a la emergencia sanitaria covid 19 y la promoción de los servicios virtuales por parte de la entidad. Por los aspectos anteriormente mencionados, las partes interesadas hacen uso de la virtualidad en los servicios de manera significativa.

4. 2 LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD

TENDENCIAS-OBJETIVOS DE CALIDAD 0% 20% 40% 1. Mantener el talento humano competente 60% 82% 3. Liderar un crecimiento Constante 75% Total OBJETIVOS 1. Mantener el talento humano competente 2. Mejorar continuamente nuestros procesosy mantener la eficacia del sistema de gestión de la calidad 3. Liderar un crecimiento Constante 4. Mantener una alta calificación en cuánto a la satisfacción de nuestros clientes Total AÑO 2020 SEPTIEMBRE 52% AÑO 2018 100% 34% AÑO 2019 120% 100% 47% 4. Mantener una alta calificación en cuánto a la satisfacción de nuestros clientes 100% 50% 2. Mejorar continuamente nuestros procesosy mantener la eficacia del sistema de gestión de la calidad AÑO 2018 80% AÑO 2019 95% 100% AÑO 2020 SEPTIEMBRE 100% 50% 100% 47% 81, 81% 100% 75% 100% 95% 100% 34% 52%

OBJETIVO No 1 Mantener el talento humano competente AJUSTE DE REGLAMETO INTERNO DE TRABAJO Y COMITES Actualización Reglamento 1 de agosto Interno de trabajo y de 2020 Comités 1 Jefe administrativa y Se actualizó el Reglamento Interno de 31 de agosto de financieratrabajo y Comités, en el mes de agosto de 2020 presidencia Ejecutiva 2020 MEJORAR LA COMPETENCIA DE FUNCIONARIOS 3 4 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 33 2 Realizar seguimiento por medio de la evaluación de 1 de octubre desempeño a los de 20120 funcionarios Jefe administrativa y 31 de octubre de financiera y jefes de En proceso de ejecución departamento, 2020 lideres de proceso Verificar que los funcionarios que fueron matriculados en los técnicos en la vigencia 2019, culminen satisfactoriamente su proceso educativo, para que mejoren sus competencias: Se verifico que 12 funcionarios fueron 20 de diciembre Jefe administrativa y matriculados y culminaron 2020 financiera satisfactoriamente el proceso educativo. 20 de enero a 2020 Evaluar la eficacia de las 1 de octubre acciones por medio de la de 20120 evaluación de desempeño 31 de octubre de Jefe administrativa y En proceso de ejecución 2020 financiera Nivel de cumplimiento: se cumplieron las actividades No 1 y 3 para un avance del 50%

OBJETIVO No 2 Mejorar continuamente nuestros procesos y mantener la eficacia del sistema de gestión de la calidad Se modifico la fecha para los meses de agosto, septiembre y se finalizó el 2 de Coordinador de octubre, la realización de auditorias Calidad y control Internas de Calidad, debido a la 30 de junio de 2020 Interno y auditores emergencia Sanitaria del covid 19, internos. auditoria de contraloria y enfermedad de una auditada Realización de auditorias Internas 2 Se realizaron los planes de Coordinador de mejoramiento, por parte de la mayoría Planificación planes de 1 de septiembre de 30 de septiembre Calidad y control de los lideres de proceso, queda Interno y lideres de mejoramiento 2020 de 2020 pendiente el proceso de promoción procesos comercial y capacitación 3 4 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 34 1 Revisio n por la direccio n 2019 Realizar rendición de cuentas 1 de junio Presidente Ejecutivo, 1 de octubre de 30 de octubre de coordinador de Se realizara el 26 de octubre de 2020 calidad y control 2020 interno y lideres de proceso Presidente Ejecutivo, 2 de noviembre de 21 de Noviembre coordinador de Se realizara el 13 de noviembre de 2020 calidad y control 202 de 2020 nterno y todos los funcionarios. Nivel de cumplimiento: se cumplieron las actividades No 1 y parte del 2 para un avance del 47%

OBJETIVO No 3 Liderar un crecimiento Constante 1 Realizar Cámara móvil a los 12 municipios de la exprovincia de Obando, incluido Ipiales. Con el proposito de prestar servicio de Registro Público. 20 de enero de 2020 2 Realizar telemercadeo 01 de abril de 2020 3 Incentivar a los afilados por medio de convenios y incentivos 20 de enero de 2020 31 de marzo de 2020 Jefe de Registro Público 30 de diciembre de 2020 Jefe de Registro Público Esta acción se realizo hasta el 15 de marzo de 2020. Ademas se realizo otra camara movil en el mes de agosto en la cual se visitaron algunos municipios de la jurisdicción Permanente se realiza telemercadeo Se obsequiaron detalles para los afilados en temporada de renovación y se realizaron convenios con empresas para obtener descuentos para afiliados. CAPACITACIÓN PERMANENTE 5 6 7 8 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 35 4 Definir capacitaciones, cursos, conferencias, seminarios, diplomados de acuerdo a las necesidades actuales de los empresarios Desarrolllo de programas de difusión mediante la utilización de diferentes medios de comunicación (radio, prensa, televisión, redes sociales, entre otros). 1 de Febrero de 2020 15 de diciembre de 2020 Jefe de Capacitación Se definieron capacitaciones de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas a la fecha se han realizado 74 capacitaciones en mayor proporción han sido virtuales con un número de participantes de 4048. 1 de Febrero de 2020 15 de diciembre de 2020 Jefe de Capacitación Actualmente se están desarrollando campañas de promoción de las capacitaciones por medio de radio, redes sociales, entre otros. CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE Realizar convenios con otras entidades, para la prestación del servico del centro de concilación y arbitraje 1 de junio de 2019 Realizar ferias, eventos de promoción comercial, jornadas y participación ciudadana (campañas) 1 de febrero de 2020 Desarrollar 2 investigaciones económicas y sociales propias de la región. 1 de febrero de 2019 coordinador del centro de conciliación y Arbitraje Esta pendiente por realizar convenios con el ejercito y unimos PROMOCIÓN COMERCIAL Se participo en la feria anato en la ciudad de Bogota y promocióno los sitios turisticos de la región, campaña Jefe de Promoción empresario bioseguro, video promocional de turismo 30 de diciembre de 2020 Comercial la mestiza, feria virtual fnanciera y evento de promoción comercial virtual vitrina turística y comercial "Ipiales Encanto Comercial y Cultural" 15 de diciembre de 2020 31 de diciembre de 2020 Jefe de Promoción Comercial Se realizo el estudio prospectivo del comercio al por mayor y menor del municipio de Ipiales Nivel de cumplimiento: se cumplieron las actividades No 1, 2 3, 4, 5 y 7 para un avance del 75%

OBJETIVO No 4 Mantener una alta calificación en cuánto a la satisfacción de nuestros clientes MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS PARA EL PERSONAL 1 Realizar proceso de certificación por competencias laborales, bajo la norma 210601020, Atender a clientes de acuerdo con el procedimiento de servicio y normativa, con el SENA 1 de agosto de 2020 Jefe 30 de octubre de Se culminó satisfactoriamente el administrativa y 2020 proceso de certificación financiera 2 Realizar capacitaciones al personal 15 de enero de 2020 Jefe Hasta el momento se han realizado 29 30 de diciembre administrativa y capacitaciones para el personal de la de 2020 financiera entidad. 3 seguimiento y evaluación al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Jefe 15 de Enero de 20 de dicembre de Esta en proceso de ejecución el administrativa y 2020 programa anual de trabajo financiera Nivel de cumplimiento: se cumplieron las actividades No 1 para un avance de 34%

CONCLUSIONES Se observa que el cumplimiento de objetivos en la vigencia 2018 es de un 95% de cumplimiento correspondiente a 26 acciones de 27 planificadas, en la vigencia 2019 es de 100% correspondiente al cumplimiento de 21 acciones de 21 planificadas , y en la vigencia 2020 hasta el mes de septiembre es de un 52% correspondiente al cumplimiento de 10 acciones de 19 planificadas quedando pendiente en proceso de ejecución las actividades anteriormente mencionadas que finalizan hasta el mes de diciembre de la vigencia 2020. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 37 * * cabe resaltar que las acciones planificadas fueron apropiadas para el logro de los objetivos de la calidad.

4. 3 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

TENDENCIA-DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 97% 95, 42% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 39 94, 41% MEJORA DEL SGC-META 80% AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 MES DE JUNIO PROCESOS CONTROL Y MEJORAMIENTO AÑO 2018 MEJORA DEL SGC-META 80% 94, 41% AÑO 2019 AÑO 2020 MES DE JUNIO 95, 42% 97%

DE AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE ÓN CI 13 6 0 TA L 10 TO NT E LIE 20 AL C RO IE 0 1 0 AT EN O AN M 1 NA NC HU 6 7 7 FI O EN AC M AL 3 4 3 NT Y EN TA L 12 TA LE PR AS M M 3 1 CU DO NT O IE 6 CO N IM 5 4 ST IÓ E RA J BI T AR TE N AN M Y 3 N N NT E AN E 8 GE ST IÓ RM AL 7 GE IÓ AC ILI NC PE CI ER M CO 3 5 CO CI ÓN TA PA CI O IC BL PÚ UO NT IN 1 1 2 IÓ N OC PR OM TR O IS RE G CO N IÓ AC AN E PL O NT IE AM OR EJ 0 0 3 CA M ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 40 TENDENCIAS -SALIDAS NO CONFORMES DE PROCESOS 70 57 53 18 11 6 0

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 41 SALIDAS NO CONFORMES POR PROCESO AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PLANEACIÓN 0 0 3 MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 2 REGISTRO PÚBLICO 3 12 20 PROMOCIÓN COMERCIAL 5 7 3 CAPACITACIÓN PERMANENTE 8 5 4 CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 6 3 1 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 3 4 3 GESTIÓN DOCUMENTAL 6 7 7 COMPRAS Y ALMACEN 10 6 1 TALENTO HUMANO 0 1 0 FINANCIERO 0 18 13 ATENCIÓN AL CLIENTE 11 6 0 TOTAL 53 70 57

CONCLUSIONES En la grafica del indicador de mejora del sistema de gestión de calidad, se observa que se ha mantenido un porcentaje mayor a 94%, superando la meta de 80%, gracias al cumplimiento de las metas de los procesos en los requisitos pertinentes al sistema de gestión de la calidad. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 42 Se observa que los procesos que mas identificaron y gestionaron salidas no conformes son: el proceso de registro Publico, el proceso financiero, y el procesos de gestión documental con 20 o mas salidas no conformes, los demás procesos están en el rango menor a 20 salidas no conformes. Esta tendencia es con referencia a los años 2018, 2019, hasta septiembre de la vigencia 2020. Es necesario mencionar la importancia del control de salidas no conformes, para mejorar cada uno de los procesos. Como se puede observar en la grafica, los lideres de proceso están tomando conciencia en la identificación y gestión a las salidas no conformes que se presentan.

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 43 4. 4 NO CONFORMIDADES Y EL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE ÓN CI 4 4 1 TA L 5 TO NT E 5 LIE AL C RO IE 2 3 NA NC 8 AT EN 4 FI AN O 3 M 1 1 HU 4 4 TO AC EN M AL 5 LE N Y TA L 5 TA PR AS EN M 2 CU 4 M DO NT O IE RA JE 6 CO N IM TE N AN M AR BI T 2 0 ST IÓ DE Y 1 1 N N 6 GE ST IÓ NT E AN E 7 GE IÓ AC ILI RM PE 1 1 0 NC 8 CO AL CI ER M CO O IC BL PÚ 5 CI ÓN TA PA CI CA IÓ N OC TR O UO 0 PR OM IS IN NT 3 3 RE G CO N IÓ AC AN E PL O NT IE OR AM EJ M TENDENCIAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS INTERNAS 44 44 40 9 7 3

NO CONFORMIDADES POR PROCESO AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PLANEACIÓN 3 3 0 MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 0 REGISTRO PÚBLICO 5 8 4 PROMOCIÓN COMERCIAL 1 1 7 CAPACITACIÓN PERMANENTE 6 2 0 CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 6 8 2 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 1 1 5 GESTIÓN DOCUMENTAL 5 4 4 COMPRAS Y ALMACEN 3 4 5 TALENTO HUMANO 2 3 1 FINANCIERO 7 5 9 ATENCIÓN AL CLIENTE 4 4 3 44 44 40 TOTAL

ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS DE MEJORA TENDENCIAS ACCIONES CORRECTIVASYCERRADAS Y ABIERTAS 100% 100% PLANEACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO REGISTRO PÚBLICO PROMOCIÓN COMERCIAL 50% 0% 100% 100% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 46 CAPACITACIÓN PERMANENTE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE COMPRAS 70% 0% 100% 0% 100% 50% 0% TALENTO HUMANO FINANCIERO ATENCIÓN AL CLIENTE 80% 0% 100% 0% AÑO 2018 100% AÑO 2019 AÑO 2020

ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 47 ACCIONES CORRECTIVAS ABIERTAS Y CERRADAS POR PROCESO PLANEACIÓN AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 100% MEJORAMIENTO CONTINUO REGISTRO PÚBLICO 100% 50% 100% 0% PROMOCIÓN COMERCIAL 100% 0% CAPACITACIÓN PERMANENTE 100% CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 100% 70% 0% GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 100% 70% 0% GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE COMPRAS TALENTO HUMANO FINANCIERO ATENCIÓN AL CLIENTE TOTAL 100% 100% 50% 100% 80% 100% 0% 0% 33%

CONCLUSIONES • El ciclos de auditoria del año 2018, 2019 y 2020, fue realizado por los auditores internos. • Para la vigencia 2020 se presentaron 40 No conformidades, se disminuyeron en relación a la vigencia 2018 y 2018 que fueron 44, con estos resultados y la implementación de las acciones fortalecemos la versión 2015 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 48 • Se observa que los procesos de planeación, control y mejoramiento y capacitación fueron los procesos que el en proceso de auditoria de la vigencia 2020, no se evidenciaron no conformidades, por ende no tienen acciones correctivas de auditoria, el proceso financiero el proceso de talento humano presento una no conformidad que fue cerrada. El avance de cumplimiento de cierre de acciones es de 33%. Los demás procesos presentaron los planes de acción, todavía están abiertos y en proceso de ejecución. • Se requiere para el año 2020, retroalimentar a los auditores internos en la versión 2015. * La gestión de calidad es el proceso que apoya el sistema generando cultura de control apoyándonos en el ciclo PHVA para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Continuaremos trabajando para mejorar y que el sistema de gestión de la calidad sea cada vez más eficaz.

Plan de Mejora Resultado de las Auditorías Internas de Calidad ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR Programar refuerzo a lideres de proceso en la norma ISO 9001: 2015. (Acciones correctivas, de mejora, riesgos y oportunidade s). Realizar el seguimiento de las acciones del 1 ciclo de auditorías CORRECCIÓN, A. CORRECTIVA, A. MEJORA U OPORTUNIDAD RESPONS ABLE Mejora Control Y mejoramie nto Mejora Jefes de Departame nto y líderes de proceso RECURSOS ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario 1 semestre del año 2021 Humanos Técnicos y Financieros SGC/usuario No Noviembre 17 de 2020 Humanos Técnicos Financieros (Recursos propios) SGC/usuario No FECHA PLANIFICAR COMO CAMBIO

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 50 4. 5 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

TENDENCIAS PROCESO DE CAPACITACIÓN 74 53 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 51 36 NÚMERO DE CAPACITACIÓNES META 24 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO CAPACITACIÓN AÑO 2018 AÑO 2019 NÚMERO DE CAPACITACIÓNES META 24 36 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 53 74

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 52 CONCLUSIONES Se observa que el número de capacitaciones superan la meta de 24 anuales, con un mínimo de 35 capacitaciones, de acuerdo a la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020. En el año 2020 se logra realizar 74 capacitaciones , teniendo en cuenta la emergencia sanitaria del covid 19 en la que se desarrollaran capacitaciones virtuales como apoyo a las partes interesadas.

. TENDENCIAS PROCESO DE CAPACITACIÓN 4267 4048 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 53 2712 NÚMERO DE PERSONAS CAPACITADAS META 1000 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO CAPACITACIÓN NÚMERO DE PERSONAS CAPACITADAS META 1000 AÑO 2018 AÑO 2019 2712 4267 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 4048

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 54 CONCLUSIONES Se observa que en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020 se supera la meta anual de 1000 capacitados, con un mínimo de 2712 capacitados, gracias a la excelente convocatoria, reconocimiento y la buena imagen que tiene la entidad frente a las partes interesadas.

TENDENCIAS PROCESO DE CAPACITACIÓN 83% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 55 25% 8, 33% % COBERTURA DE CAPACITACIONES FUERA DE IPIALES AÑO 2018 PROCESO CAPACITACIÓN % COBERTURA DE CAPACITACIONES FUERA DE IPIALES AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE AÑO 2018 AÑO 2019 83% 25% AÑO 2020 SEPTIEMBRE 8, 33%

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 56 CONCLUSIONES Se observa que en el indicador de cobertura, tiene como meta el 30%, según la tendencia de los años 2018, 2019 y 2020, solo se cumplió en la vigencia 2018 con un 83%, en la vigencia 2019 y septiembre de 2020, no se ha cumplido el indicador, por varios factores en la vigencia 2019 por falta de presupuesto y en la vigencia 2020 por la emergencia sanitaria del covid 19, lo cual impidió el traslado de capacitadores a los municipios del jurisdicción. Se tendrá en cuenta el desarrollo de la emergencia sanitaria covid 2019, para ver si es posible en la vigencia 2021, trasladar capacitaciones a los municipios de la jurisdicción, teniendo en cuenta que se dificultad las capacitaciones virtuales en algunos municipios por falta de conectividad.

TENDENCIAS PROCESO DE PROMOCIÓN COMERCIAL 4 2 ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 57 1 NÚMERO DE INVESTIGACIONES ECONOMICAS META 2 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO PROMOCIÓN COMERCIAL AÑO 2018 AÑO 2019 NÚMERO DE INVESTIGACIONES ECONOMICAS META 2 4 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 2 1

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 58 CONCLUSION En cuanto a las investigaciones económicas la meta son 2 anuales, en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020, se ha cumplido con la meta, en la vigencia 2020 hasta septiembre de 2020 se ha realizado el estudio económico del comercio al por mayor y detal, al finalizar este año se tiene pendiente la realización de la costumbre mercantil y el anuario estadístico.

TENDENCIAS PROCESO DE PROMOCIÓN COMERCIAL 7 6 . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 59 4 NÚMERO DE EVENTOS DE PROMOCIÓN COMERCIAL META 3 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO PROMOCIÓN COMERCIAL AÑO 2018 AÑO 2019 NÚMERO DE EVENTOS DE PROMOCIÓN COMERCIAL META 3 6 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 7 4

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 60 CONCLUSIÓN En cuanto al cumplimiento del número de eventos de promoción comercial la meta es 3, en la tendencia de los años 2018, 2019 y 2020. Se ha sobrepasado la meta con un mínimo de 4 eventos, gracias a la estrategia de promoción por medios de difusión como: radiales, televisivos, redes sociales, correos electrónicos y llamadas telefónicas. Los eventos de promoción comercial también han tenido buena acogida, gracias a el bueno nombre y prestigio de la entidad.

TENDENCIAS PROCESO DE PROMOCIÓN COMERCIAL . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 61 100% % DE GESTIÓN EN PROYECTOS META 40% AÑO 2018 PROCESO PROMOCIÓN COMERCIAL % DE GESTIÓN EN PROYECTOS META 40% AÑO 2019 AÑO 2018 100% AÑO 2019 100% AÑO 2020 SEPTIEMBRE 100%

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 62 CONCLUSIÓN Se observa que se ha sobrepasado la meta de porcentaje de gestión de proyectos que es de 40%, en la tendencia de los años 2018, 2019 y 2020 con un 100%, debido a la gestión de proyectos con Colciencias y Innpulsa, cabe resaltar que algunos empresarios de la jurisdicción se han beneficiado de recursos del gobierno nacional, gracias al acompañamiento de la entidad. En la vigencia 2020 esta en proceso de ejecución el proyecto Lácteo, en el cual la entidad es el pilar central, para el desarrollo de este proyecto con las empresas del sector lácteo de nuestra jurisdicción.

TENDENCIAS PROCESO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 364 330 . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 63 142 NÚMERO DE SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN E INSOLVENCIA META 60 AÑO 2018 PROCESO CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE NÚMERO DE SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN E INSOLVENCIA META 60 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE AÑO 2018 AÑO 2019 364 330 142

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 64 CONCLUSIÓN Se observa que la meta de el numero de conciliaciones e insolvencia es de 60, sobrepasa en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre de 2020 con un número mínimo de 142 solicitudes de conciliaciones e insolvencia, gracias a la confianza y excelente servicio de parte de la entidad a las partes interesadas ha sido posible consolidar estos resultados.

TENDENCIAS PROCESO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 40 . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 65 21 21 NÚMERO DE CONCILIACIÓNES GRATUITAS AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE AÑO 2018 AÑO 2019 NÚMERO DE CONCILIACIÓNES GRATUITAS >=5% de las conciliación anuales 21 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 40 21

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 66 CONCLUSIONES Se observa que el número de conciliaciones gratuitas, se sobrepasa la meta en la vigencia 2019 que es de >=5%, con 40 conciliaciones, con relación al número de conciliaciones de la vigencia 2018 que fueron 21 conciliaciones, en la vigencia 2020 hasta el mes de septiembre se llevan 21 conciliaciones esto debido a la emergencia sanitaria covid 19, sin embargo se espera en los meses de octubre, noviembre y diciembre cumplir con la meta. Cabe resaltar que el realizar conciliaciones gratuitas por parte de la entidad, fomenta la responsabilidad social mediante este importante servicio a las partes interesadas.

TENDENCIAS PROCESO DE REGISTRO PÚBLICO -8, 41% % MOVIMIENTO REGISTRO MERCANTIL META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR 175, 5% . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 67 29, 5% AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO AÑO REGISTRO PÚBLICO 2018 2019 % MOVIMIENTO REGISTRO MERCANTIL META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR 29, 5% 175, 5% AÑO 2020 SEPTIEMBRE -8, 41% AÑO 2019 AÑO 2018 TOTAL 2019 TOTAL 2020 a Septiembre TOTAL 2914 3000 2096 RENOVACIONES TOTAL REGISTRO MERCANTIL 13123 14735 12222 TENDENCIAS MATRICULAS REGISTRO MERCANTIL

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 68 CONCLUSIÓN Se observa en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre 2020, en el año 2019 se sobrepasa la meta de movimiento registro mercantil de >=5% mas que año anterior, con un porcentaje de 175, 5% correspondiente a 17. 735 matriculas y renovaciones con referencia al año 2018 que fue de 29, 5% correspondiente a 16. 037 matriculas y renovaciones debido a factores como la tasa de cambio en incremento, zona estratégica por ser frontera, esto dinamiza la economia y por ende la creación de empresas y la renovación de las existentes. En cambio en la vigencia 2020 se observa una reducción de matriculas y renovaciones con un porcentaje negativo de -8, 41 correspondiente a 14. 318 matriculas y renovaciones, hasta el mes de septiembre, debido a la emergencia sanitaria del covid 19. Se espera que al realizar estrategias como tele mercadeó, al finalizar el año 2020 se logre tener un resultado positivo en el indicador de la vigencia 2020, aunque no se cumpla el indicador con referencia a la vigencia 2019.

TENDENCIAS PROCESO DE REGISTRO PÚBLICO 154, 1% 79, 75% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 69 % MOVIMIENTO REGISTRO ESAL META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR PROCESO REGISTRO AÑO PÚBLICO 2018 -56, 7% AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE . % MOVIMIENTO REGISTRO ESAL META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR 79, 75% 154, 1% -56, 7% AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO REGISTRO AÑO PÚBLICO 2018 AÑO 2020 AÑO 2019 SEPTIEMBRE EPSAL TOTAL 106 31 907 685 TOTAL CONSTITUCIONES 66 RENOVACIONES 936

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 70 CONCLUSIÓN Se observa en la tendencia de los años 2018, 2019 y septiembre 2020, en el año 2019 se sobrepasa la meta de movimiento registro ESAL de >=5% mas que año anterior, con un porcentaje de 154, 1% correspondiente a 1. 013 constituciones y renovaciones con referencia al año 2018 que fue de 79, 75% correspondiente a 1002 constituciones y renovaciones debido a factores como la tasa de cambio en incremento, zona estratégica por ser frontera, esto dinamiza la economia y por ende la creación de empresas y la renovación de las existentes. En cambio en la vigencia 2020 se observa una reducción de matriculas y renovaciones con un porcentaje negativo de -56, 7 correspondiente a 716 constituciones y renovaciones, hasta el mes de septiembre, debido a la emergencia sanitaria del covid 19. Se espera que al realizar estrategias como tele mercadeó, al finalizar el año 2020 se logre tener un resultado positivo en el indicador de la vigencia 2020, aunque no se cumpla el indicador con referencia a la vigencia 2019.

TENDENCIAS PROCESO DE REGISTRO PÚBLICO 18, 91% 11, 66% . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 71 5% % CÁMARA MOVIL-META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO REGISTRO PÚBLICO AÑO 2018 AÑO 2019 % CÁMARA MOVIL-META 5 % MAS QUE AÑO ANTERIOR 5% 11, 66% AÑO 2020 SEPTIEMBRE 18, 91%

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 72 CONCLUSIONES Se observa que en la tendencia de los años 2018, 2019 y 2020, el indicador de Cámara Móvil se sobrepasa la meta de >=5% correspondiente a 826 tramites, en relación a la vigencia 2018 con un porcentaje de 5%, en el 2019 con un porcentaje de 11, 66% correspondiente a 935 tramites y en el año 2020 con un porcentaje de 18, 91% correspondiente a 1. 153 tramites, esto se logro gracias a las visitas a los municipios de la jurisdicción en el programa Cámara Móvil en el cual se realiza tramites de matriculas, renovaciones y además se realiza asesoría y promoción de servicios que presta la entidad.

TENDENCIAS PROCESO DE REGISTRO PÚBLICO 5, 65% % CRECIMIENTO DE AFILIADOS-META 1% MAS QUE AÑO ANTERIOR -0, 22% . ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 73 -15% -20% -15% -10% -5% AÑO 2020 SEPTIEMBRE PROCESO REGISTRO PÚBLICO % CRECIMIENTO DE AFILIADOS-META 1 % MAS QUE AÑO ANTERIOR 0% AÑO 2019 AÑO 2018 -15% 5% 10% AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE -0, 22% 5, 65%

. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 74 CONCLUSION Se observa en la tendencia de los años 2018, 2019 y 2020 cuya meta del indicador es de 1% mas que el año anterior , se incumple los indicadores en la vigencia 2018 con un porcentaje de -2, 83% correspondiente a 474 afiliados y en la vigencia 2019 con un porcentaje de -0, 22% correspondiente a 372 y en la vigencia 2020 con un porcentaje de 5, 65% correspondiente a 393. Aunque se cumple con la meta mínima de 200 afiliados en los indicadores de las vigencias 2018 y 2019 refleja negativo, por motivo de la depuración de afilados que no cumplen con los requisitos mínimo según lo exigido por la ley. Para la vigencia 2020 hay un incremento de afiliados, gracias a los incentivos y los convenios que se están gestionando por la entidad para beneficiar a nuestros afiliados.

Plan de mejora resultado del seguimiento y medición ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 75 Cumplir con los indicadores de Registro Mercantil y Esal CORRECCIÓN, A. CORRECTIVA, A. MEJORA U OPORTUNIDAD correcti va RESPONSABLE FECHA RECURSOS ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario Jefe de Registro Público y colaboradores Enero de 2021 Humano, financieros, técnicos SGC/USUARI O PLANIFICAR COMO CAMBIO No

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 76 4. 6 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE ÓN CI 4 4 1 TA L 5 TO NT E 5 LIE AL C RO IE 2 3 NA NC 8 AT EN 4 FI AN O 3 M 1 1 HU 4 4 TO AC EN M AL 5 LE N Y TA L 5 TA PR AS EN M 2 CU 4 M DO NT O IE RA JE 6 CO N IM TE N AN M AR BI T 2 0 ST IÓ DE Y 1 1 N N 6 GE ST IÓ NT E AN E 7 GE IÓ AC ILI RM PE 1 1 0 NC 8 CO AL CI ER M CO O IC BL PÚ 5 CI ÓN TA PA CI CA IÓ N OC TR O UO 0 PR OM IS IN NT 3 3 RE G CO N IÓ AC AN E PL O NT IE OR AM EJ M TENDENCIAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS INTERNAS 44 44 40 9 7 3

NO CONFORMIDADES POR PROCESO AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PLANEACIÓN 3 3 0 MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 0 REGISTRO PÚBLICO 5 8 4 PROMOCIÓN COMERCIAL 1 1 7 CAPACITACIÓN PERMANENTE 6 2 0 CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 6 8 2 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 1 1 5 GESTIÓN DOCUMENTAL 5 4 4 COMPRAS Y ALMACEN 3 4 5 TALENTO HUMANO 2 3 1 FINANCIERO 7 5 9 ATENCIÓN AL CLIENTE 4 4 3 44 44 40 TOTAL

TENDENCIAS OPORTUNIDADES DE MEJORA 0 5 PLANEACIÓN 0 MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 2 COMPRAS Y ALMACEN TALENTO HUMANO FINANCIERO ATENCIÓN AL CLIENTE 35 40 5 4 3 2 2 4 3 2 1 30 3 1 GESTIÓN DOCUMENTAL 25 2 PROMOCIÓN COMERCIAL GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 20 4 2 2 CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 15 2 REGISTRO PÚBLICO CAPACITACIÓN PERMANENTE 10 6 3 4 2 2 4 6 4 4 7 7 32 TOTAL AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE 39 36 45

OPORTUNIDAD DE MEJORA POR PROCESO AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 SEPTIEMBRE PLANEACIÓN 2 0 4 MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 2 REGISTRO PÚBLICO 3 2 2 PROMOCIÓN COMERCIAL 5 2 4 CAPACITACIÓN PERMANENTE 1 4 3 CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE 3 2 2 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO 2 4 2 GESTIÓN DOCUMENTAL 6 3 2 GESTIÓN DE COMPRAS 4 1 2 TALENTO HUMANO 6 4 2 FINANCIERO 2 2 4 ATENCIÓN AL CLIENTE 4 7 7 39 32 36 TOTAL

CONCLUSIONES • El ciclos de auditoria del año 2018, 2019 y 2020, fue realizado por los auditores internos de la entidad. • Para la vigencia 2020 se presentaron 40 No conformidades y 36 oportunidades de mejora , en la vigencia 2019 fueron 44 No conformidades y 32 oportunidades de mejora y en el 2018 fueron 44 no conformidades y 39 oportunidades de mejora ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 81 • Se observa que los procesos de planeación, control y mejoramiento y capacitación fueron los procesos que el en proceso de auditoria de la vigencia 2020, no se evidenciaron no conformidades y en los procesos financiero y promoción comercial se evidenciaron 9 y 7 no conformidades. • Se observa que los procesos de control y mejoramiento, Registro Público, gestión de mantenimiento, conciliación y arbitraje, gestión documental, gestión de compras y Talento humano, se evidenciaron el menor número de observaciones fueron 2 y en el proceso de atención al cliente se evidenciaron el mayor número de observaciones fueron 7. • La toma de acciones correctivas y de mejora es la herramienta para poder continuar con ruta de mejoramiento que ha mantenido a la entidad con un reconocimiento favorable ante sus usuarios y comunidad. • Con estos resultados y la implementación de las acciones fortalecemos la versión 2015

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 82 4. 7 DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS

TENDENCIA DESEMPEÑO DE PROVEEDORES EXTERNOS 95, 73% ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 83 92% RESULTADOS DE REEVALUACIÓN AÑO 2018 PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS RESULTADOS DE REEVALUACIÓN AÑO 2019 AÑO 2018 AÑO 2019 92% 95, 73%

CONCLUSIONES ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 84 Para el el año 2019, se reevaluaron 59 proveedores críticos de los cuáles 59 son confiables para un cumplimiento del 95, 73%. 33 con calificación de 100% y 26 proveedores con calificación de 90%, debido a que no se evidencia soporte de pago de seguridad social, para ello como acción de mejora se envió al correo electrónico la solicitud de entrega de soporte de seguridad social a los siguientes proveedores: AZTECA COMUNICACIONES COLOMBIA S. A. S, BENAVIDES CABRERA JOSE, BENAVIDES DOMINGUES IVAN DE JESUS, CAPACITACION Y SERVICIO EN PROGRAMAS Y TELECOMUNICACION, CEDENAR S. A. ESP, CERTICAMARAS, CHAMORRO BAEZ MARY DALILA, COLOMBIATELECOMUNICACIONES SA, COMERCIAL DAYCOR S. A. S, CORAL VILLAREAL GERMAN EFRAIN, CUAYAL CHACUA DIEGO ANDRES, EMPOBANDO E. S. P, ENRIQUEZ MARCILLO JUAN PABLO, IBARRA MUNOZ HAROLD EDWIN, LOPEZ REINA FRANCISCO HORACIO, MEDIA COMMERCE PARTNERS S A S, MORALES AREVALO MARTHA DEL SOCORRO, ORTIZ DE SANCHEZ ALICIA DEL CARMEN, PINCHAO SANCHEZ JORDY ALEXANDER, REDEBAN MULTICOLOR S. A. , SOLUTEK INFORMATICA SAS, TECNOSMART SOLUTIONS S. A. S, TORRES HERRERA CESAR AUGUSTO, UNIGARRO CEBALLOS JOHANA DEL SOCORRO, UNIMOS S. A. , VILLA CORAL ALEX DANIEL. Para la vigencia 2018, se reevaluaron 163 para un cumplimiento de 92%, el número de proveedores que resultaron calificación de 90% son 13 proveedores, debido a que no entregaron el soporte de seguridad social y los 153 provedores con calificación de 100%.

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 85 5. ADECUACIÓN DE RECURSOS

CONCLUSIONES ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 86 Son adecuados los recursos humanos, técnicos y financieros para el desempeño eficaz del sistema de gestión de la calidad. Para fortalecer los recursos humanos, técnicos y financieros se plantearon acciones de mejora y oportunidades.

PLAN DE MEJORA ADECUCACIÓN DE RECURSOS ACCIÓN ASPECTO A MEJORAR ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 87 Comprar fotocopiadora para el centro de conciliación y arbitraje Comprar 2 computadore s portátiles, para el departamento de capacitación RESPONSABLE FECHA RECURSOS ENFOQUE DE LA ACCIÓN SGC/Usuario mejora Jefe de Administrativo y Financiero, almacenista Diciem bre de 2020 financieros, técnicos SGC/USUARI O No CORRECCIÓN, A. CORRECTIVA, A. MEJORA U OPORTUNIDAD PLANIFICAR COMO CAMBIO

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 88 6. EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR RIESGOS Y LAS OPOTUNIDADES

EFICACIA DE ACCIONES DE MAPA DE RIESGOS ACCIÓNES PARA ABORDAR RIESGOS ABIERTA CERRADAS PROCESO PLANEACIÓN REGISTRO PÚBLICO 1 1 FINANCIERO ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 89 CONTROL Y MEJORAMIENTO 1 1 ATENCIÓN AL USUARIO 1 1 TOTAL 5 GESTIÓN DE COMPRAS GESTIÓN DE MANTENIMIENTO PROMOCIÓN COMERCIAL CAPACITACIÓN PERMANENTE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE TALENTO HUMANO GESTIÓN DOCUMENTAL 1 4

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 90 CONCLUSIÓN Se observa que 4 acciones para abordar riesgos de los procesos de gestión de compras, conciliación y arbitraje, gestión documental y atención al usuario, se cerraron y se convirtieron en controles en la actualización de los mapas de riesgos en el mes de diciembre del año 2019. Esta pendiente una (1) acción para abordar riesgos en cuanto a la realización de convenios para afiliados en el proceso de Registro Público. En los procesos que no aparecen con acciones para abordar riesgos, cabe resaltar que las acciones que fueron cerradas se convirtieron en la mayoría de los casos controles en los mapas de riesgos.

ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 91 7. OPORTUNIDADES PARA LA MEJORA

OPORTUNIDADES PROCESO OPORTUNIDAD PLANEACIÓN COMPRAS Y ALMACÉN GESTIÓN DE MANTENIMIENTO REGISTRO PÚBLICO FINANCIERO PROMOCIÓN COMERCIAL ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 92 CONTROL Y MEJORAMIENTO CAPACITACIÓN PERMAENTE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE TALENTO HUMANO GESTIÓN DOCUMENTAL VIABLE O REMOTOSEGUIMIENTO PLAN PROSPECTIVO 2020 -2030 V=2020 ADECUACIÓN AUDITORIO V=2020 EJECUTADO EN PROCESO DE EJECUCIÓN En estos dos procesos no se presentaron oportunidades INSTRUCTIVO REGISTRO PÚBLICO CON RESPECTO A LA DEPURACIÓN DE INSCRIPCIONES EN LA DIFERENTES MATRICULAS. V=2021 OFIICINA DE ASESORIA TRIBUTARIA V=2021 MODULO DE RIESGOSO Y OPORTUNIDADES V=2020 MODULO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA V=2021 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL V=2021 PLATAFORMA DEL ARTE V=2021 PLATAFORMA VIRTUAL OSMOSIS, CAPACITACIONES GRATUITAS PARA EMPRESARIOS Y C OMUNIDAD EN GENERAL V=2020 ADECUACIÓN DE LA OFICINA DE PRENSA V=2021 EN PROCESO DE EJECUCIÓN Estructurar los procedimientos y los indicadores de insolvencia, persona natural no comerciante y de Arbitraje Nacional e internacional V=2021 REALIZAR CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES CON ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS V=2021 CERTIFICACIÓN SENA ATENCIÓN AL CLIENTE, PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS DE CÁMARA DE COMERCIO V=2020 EJECUTADO En proceso de

CONCLUSIÓN ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 93 se observa que en 10 procesos se tienen 15 oportunidades de mejora, para la vigencia 2020 tienen 5 oportunidades viables para su ejecución y para la vigencia 2021 se tienen 10. Se ejecutaron 2 oportunidades de mejora referentes a la certificación del SENA, en Atención al Cliente, a todos los funcionarios de la entidad y se realizó el plan prospectivo 2020 -2030

CONCLUSIONES • En esta revisión por la dirección se evidenció que el sistema de gestión de la calidad continua siendo adecuado, conveniente y eficaz. ENLACE – Consultores en Gestión Empresa rial Ltda. - 94 • El compromiso de la alta dirección y funcionarios ha sido el factor clave para el logro de los resultados institucionales, lo cuál se puede evidenciar en los indicadores de los procesos, los resultados de las encuestas de satisfacción las auditorías internas, la acciones correctivas y de mejora. • La Norma ISO 9001: 2015, es un estándar dinámico que nos ayudará a proyectar una entidad más dinámica y que este en mejor capacidad de cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas.