REUNIONES PRODUCTIVAS DESARROLLANDO EQUIPOS DE TRABAJO REUNIONES PRODUCTIVAS

REUNIONES PRODUCTIVAS DESARROLLANDO EQUIPOS DE TRABAJO

REUNIONES PRODUCTIVAS n TEMAS Ø Normas para las reuniones Técnicas para discusiones efectivas Formatos “agendas y minutas” Estableciendo sistemas de documentación Metas de reuniones (desarrollo, educativas(El ciclo de Shewhart) , proyecto) educativas(El ciclo de S Primera reunión (dirección) Ø Ø Ø

REUNIONES PRODUCTIVAS Normas para reuniones n Es difícil tener reuniones productivas , ya que muy poca gente conoce las reglas y técnicas necesarias. n De hecho, tener reuniones que se mejoren constantemente puede ser tan difícil de lograr como alcanzar las metas de mejoramiento fijadas para el proyecto. n

REUNIONES PRODUCTIVAS n 1. 2. 3. 4. 5. 6. Normas para reuniones Usar agendas Tener un facilitador Tomar minutas Redactar la próxima agenda Evaluar la reunión Adherirse a la “regla de los 100 km”

REUNIONES PRODUCTIVAS n Normas para reuniones 1. Usar agendas Se debe designar una persona del equipo a cargo de esta actividad y esta deberá enviarse a los participantes de antemano, las agendas deberán incluir: ü ü Los puntos de la agenda (en forma breve se describe cada punto a tratar y la razón para la cual se va a discutir). Las personas que van a presentar los puntos (habitualmente la persona que propuso el punto o que tiene mas conocimiento del mismo) Un limite de tiempo (tiempo estimado en minutos) El tipo de punto y si este requiere discusión o una decisión, o si es solo un anuncio)

Bueno, ahora revisemos la agenda una vez más

REUNIONES PRODUCTIVAS n Normas para reuniones 1. Usar agendas Las agendas además incluyen adicionalmente algunas actividades: ü ü Ambientaciones: actividades cortas (la idea es despejar a los participantes para centrarlos en la reunión). Una revisión rápida de la agenda, en donde pueden añadirse o eliminarse puntos y modificar tiempos estimados. Recesos durante reuniones largas. Evaluación de la reunión.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Normas para reuniones 2. Tener un facilitador Cada reunión deberá tener un facilitador cuya misión es la de mantener enfocada la reunión, normalmente este rol lo juega el líder del equipo o un tercero designado. Funciones del facilitador: ü Mantener la discusión enfocada en el punto y en movimiento. ü Intervenir si la discusión se fragmenta en conversaciones múltiples. ü Con mucho tacto, impedir que alguien sea dominante o pase desapercibido. ü Concluir las discusiones y vigilar los tiempos.

Funciones del Facilitador

REUNIONES PRODUCTIVAS n Normas para reuniones 3. Tomar minutas Cada reunión debe tener una persona a cargo de tomar notas de los temas principales y los puntos clave que se trataron, las decisiones tomadas y los puntos que el equipo esta de acuerdo en discutir mas adelante en la reunión o en una reunión futura. Se aconseja rotar esta tarea entre los miembros del equipo.

REUNIONES PRODUCTIVAS n 4. Normas para reuniones Redactar la próxima agenda Al final de cada reunión , se redactara la agenda para la próxima reunión.

REUNIONES PRODUCTIVAS n 5. Normas para reuniones Evaluar la reunión Se debe revisar y evaluar cada reunión, inclusive si otros puntos de la agenda tomaron mas tiempo del fijado. La evaluación debe incluir decisiones (acuerdos) para mejorar las próximas reuniones y criticas constructivas sobre como se dio la reunión.

REUNIONES PRODUCTIVAS 6. Adherirse a la “regla de los 100 km” Una vez que se inicia una reunión se espera que cada persona preste su máxima atención, nadie debe salir de la reunión, tampoco debe ser interrumpido.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Técnicas para Discusiones efectivas. Cada reunión de equipo debe incluir acciones que faciliten el proceso de discusión, el líder del equipo debe usar técnicas para hacer las discusiones efectivas; el equipo será mas exitoso si las aprende y las practica.

REUNIONES PRODUCTIVAS LA CLAVE ES LA COMUNICACIÓN EFECTIVA:

REUNIONES PRODUCTIVAS “Nos han sido dados ojos, dos oídos, y una sola boca, porque nos es más importante ver y escuchar, que hablar”. (Zenón). n Ø Ø Ø Ø Barreras a la Comunicación: Las palabras. Los prejuicios. Los encasillamientos. Semejanza. Filtros. La suposición. Los juicios.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Técnicas para Discusiones efectivas. Pedir clarificación (Si no se esta claro del punto a discutir o a la lógica de los argumentos, pida claridad acerca de el punto en discusión, pida a los miembros que expliquen las ideas de otra forma) b. Actuar como porteros (Participación equitativa, se debe “regular” a los miembros dominantes) c. Escuchar (Explore la ideas de otros en vez de discutir o defender cada idea que surge. ) a.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Técnicas para Discusiones efectivas. Resumir De vez en cuando compilen lo que se haya dicho y preséntenlo al grupo en forma resumida. e. Restringir las divagaciones No permitan ejemplos muy largos o discusiones irrelevantes. f. Administrar el tiempo La agenda debe ser revisada en sus tiempos de forma que la reunión siga el orden preestablecido en lo posible. d.

Las reuniones son 28% más productivas desde que tenemos asiento con disparador para Lopez.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Técnicas para Discusiones efectivas. Finalizar la discusión Reconozca cuando no hay nada que ganar con discusiones adicionales. Ayude al equipo a terminar las discusiones sobre el asunto. h. Comprobar el consenso Resuma la posición del equipo sobre le asunto, presente la decisión que parece haberse tomado y verifique el equipo esta de acuerdo con el resumen. i. Evaluar constantemente el proceso de reunión Durante la reunión evalué la calidad de la discusión. g.

Si no fuera por el café y los pastelitos esta reunión sería una VERDADERA perdida de tiempo.

REUNIONES PRODUCTIVAS n n Formato de Reunión (MINUTA) REUNION NUMERO: …………. FECHA: ……………. . LUGAR: …………HORA: ……. . NOMBRE DEL PROYECTO: …………………………………. . DECLARACION DE LA MISION: ………………………………. . . ASISTENTES/INASISTENTES RESUMEN BREVE DE TOPICOS, DECISIONES CONCLUSIONES Y PROXIMOS PASOS n ------------------- ----------------------------------------------------------- ---------n AGENDA TPO / ESTIMADO PUNTOS A TRATAR A FUTURO 1) ---- “ “ ------------------------2) ---- “ “ ------------------------3) ---- “ “ ------------------------4) ---- “ “ EVALUACION REUNION PROXIMA REUNION FECHA: …… HORA: ……. LUGAR: ………. “+ “ “-” PROXIMA AGENDA: -----------n

REUNIONES PRODUCTIVAS Estableciendo Documentación. n sistemas de El proyecto a tratar debe ser documentado, se puede describir mediante una “grafica” tipo diagrama de flujo, ayudando a los miembros del equipo a llevar la cuenta de los eventos por los que el equipo a pasado y debera pasar. Este sistema de documentación deberá ser administrado por el líder del equipo.

REUNIONES PRODUCTIVAS n Estableciendo sistemas Documentación. de RECOPILACION DE DATOS PROYECTO BREVE DESCRIPCION DEL PROYECTO ANALISIS DE DATOS RAZON PÓR LA CUAL SE SELECCIONO RAZON DEL POR QUE SE SELECCIONO EL PROYECTO DESTACA IMPORTANCIA PARA LOS CONSUMIDORES ANALISIS DE LA SITUACION DETALLE DE LA SITUACION ACTUAL, SE INCLUYEN TODO TIPO DE DATOS DISPONIBLES QUE MUESTREN EL PROBLEMA A RESOLVER O SU ESTADO ACTUAL. META ACCIONES EVALUACION

Para que una reunión sea efectiva se requieren los siguientes Roles : Facilitador Líder Participante Redactor

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo. Metas Educacionales para las primeras reuniones. Metas del Proyecto para las primeras reuniones n n

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo Llegar a conocerse. Aprender a trabajar en equipo. Resolver los asuntos relacionados con la toma de decisiones. Determinar los servicios de apoyo. Establecer reglas fundamentales para la reunión. Ø Ø Ø

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo n Ø Llegar a conocerse ü Presentación. Conocer habilidades de los miembros. Preferencias individuales. Manera de aprender y trabajar. Aprender a halagarse y a no estar de acuerdo. ü ü

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo n Ø Aprender a trabajar en equipo Los miembros del equipo pertenecen a diferentes unidades, departamentos o eslabones en la cadena de mando, denle tiempo para convertirse en equipo.

Todo estaba bien hasta que empezamos a tener Reuniones

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo n Ø Resolver los asuntos relacionados con la toma de decisiones. Definir la forma de tomar decisiones. ü ü Modelo Economicista Modelo de la Racionalidad Limitada Modelo del Favorito Implicito Modelo Intuitivo

REUNIONES PRODUCTIVAS El Proceso de Toma de Decisiones Ø Modelo Economicista (Racionalidad) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Identificación de un problema Identificación de un criterio de decisión Asignación de pesos a criterios Desarrollo de alternativas Análisis de alternativas Selección de alternativas Implementación de alternativas Evaluación de efectividad de la decisión

REUNIONES PRODUCTIVAS n ü ü ü ü Premisas de Racionalidad Claridad del Problema Orientación a Metas Opciones Conocidas Preferencias Claras Preferencias Constantes Sin Restricciones de Tiempo y de Costo Utilidad Máxima n. Limites a la Racionalidad üLimitaciones en la capacidad de procesar información üTendencia a mezclar soluciones con problemas üPerspectiva de una óptica limitada (prejuicios, precedentes) üSelección de información por u accesibilidad mas que por su calidad üTendencia a seleccionar una alternativa lo que afecta la objetividad del proceso. üLas organizaciones imponen restricciones de tiempo y de costo. üIntereses divergentes no permiten obtener fácilmente acuerdos en objetivos únicos

REUNIONES PRODUCTIVAS Toma de Decisiones en Grupo Ventajas n Proporciona información mas completa n Genera mas alternativas n Incrementa la aceptación de una solución n Incrementa la legitimidad n Proporciona información mas completa Desventaja n. Quitan tiempo n. Dominación de minorías n. Presiones para conformarse n. Responsabilidad ambigua

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo n Ø Determinar los servicios de apoyo ¿Cómo tendrán acceso a servicios de mecanografía y reproducción? ¿Dónde pueden obtener los materiales para las reuniones?

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas de desarrollo del equipo Ø Establecer reglas fundamentales para la reunión. ü Asistencia Puntualidad Lugar de la reunión Hora de la reunión Reuniones y periodicidad Participación Reglas de cortesía Tareas Recesos Interrupciones Rotación de quehaceres Agendas Minutas y documentación ü ü ü

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas Educacionales para las primeras reuniones Ø Explorar los temas de calidad Aprender el método científico Ø

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas Educacionales para las primeras reuniones Explorar los temas de calidad Ø ü ü ü ü ü Un resumen del movimiento de la calidad El concepto de la calidad Equipos y cooperación El principio de Pareto La regla del 85/15 Procesos Consumidores y Proveedores Complejidad Variación

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas Educacionales para las primeras reuniones Ø Aprender el método científico n Definiciones Operativas. ü Herramientas para recopilar información. ü Herramientas para el análisis de datos. ü

REUNIONES PRODUCTIVAS n EL CICLO DE SHEWHART 1 2 4 3

REUNIONES PRODUCTIVAS n El ciclo de Shewhart EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART. n Él círculo de calidad consiste en 4 etapas: 1. - PLANEAR. En esta etapa primero se definen los planes, y la visión de la meta que tiene la empresa, en donde quiere estar en un tiempo determinado. Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnostico, para saber la situación actual en que nos encontramos y las áreas que son necesario mejorarlas definiendo su problemática y el impacto que puedan tener en su vida. Después se desarrolla una teoría de posible solución, para mejorar un punto. Y por ultimo se establece un plan de trabajo en el que probaremos la teoría de solución. 2. - EJECUTAR. En esta etapa se lleva a cabo el plan de trabajo establecido anteriormente, junto con algún control para vigilar que el plan se este llevando a cabo según lo planeado. Para poder llevar a cabo el control, existen varios métodos como la gráfica de Gantt en la que podemos medir las tareas y el tiempo.

REUNIONES PRODUCTIVAS n El ciclo de Shewhart EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART. n Él círculo de calidad consiste en 4 etapas: 3. - VERIFICAR. En esta verificación, se comparan los resultados planeados con los que obtuvimos realmente. Antes de esto, se establece un indicador de medición, por que lo que no se puede medir, no se puede mejorar en una forma sistemática. El mejor de los ejemplos puede ser un deportista que entrena para calificar a las olimpiadas, a él se le pone a competir semanalmente con rivales de su mismo nivel, y aquí es cuando puede verificar si en verdad esta logrando aumentar su rendimiento. 4. - ACTUAR. Con esta etapa se concluye el ciclo de la calidad. Por que si al verificar los resultados, se logro lo que teníamos planeado entonces se sistematizan y documentan los cambios que hubo, pero si al hacer una verificación nos damos cuenta que no hemos logrado lo deseado, entonces hay que actuar rápidamente y corregir la teoría de solución y establecer nuevo plan de trabajo. El Circulo de Calidad se transforma en un proceso continuo de mejora, una vez que se logren los objetivos del primer esfuerzo hay que seguirlo estableciendo, y no dejar de planear, hacer, verificar y actuar hasta resolver la problemática.

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas del Proyecto para las primeras reuniones Ø Entender su asignación Ø Entender el proceso Ø Identificar los recursos Ø Desarrollar un plan de mejoramiento n

REUNIONES PRODUCTIVAS Metas de las primeras reuniones n Metas del Proyecto para las primeras reuniones Ø Entender su asignación Los gerentes han identificado los mejoramientos que se espera que se hagan o las preguntas a las que se espera que respondan. Asegurase que se entiende la asignación y las expectativas de los gerentes. n

REUNIONES PRODUCTIVAS n n Ø Metas de las primeras reuniones Metas del Proyecto para las primeras reuniones Entender el proceso Concéntrese en conocer el proceso que les fue asignado. ¿Como funciona? ¿Cuales son sus procedimientos? Conozca los consumidores, operadores y vendedores Realice encuestas para identificar los problemas. En etapas posteriores , determine las causas de los posibles problemas: Utilice: Entrevistas, Encuestas, Lluvia de idea, El grafico de pareto, Los diagramas causa- efecto, La votación múltiple, Técnicas de grupo nominal

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas del Proyecto para las primeras reuniones Identificar los recursos Ø Discuta que recursos necesitaran: presupuestos, tiempo, gente, etc. ¿Qué destrezas o habilidades técnicas se necesitaran, que no se encuentran entre los miembros del equipo?

REUNIONES PRODUCTIVAS n Metas de las primeras reuniones n Metas del Proyecto para las primeras reuniones Desarrollar un plan de mejoramiento. Ø Antes que el equipo se reúna el líder del equipo y el asesor (FACILITADOR) deben redactar un plan de mejoramiento, que divida la tarea asignada al equipo en tareas mas pequeñas, y deben identificar también la secuencia de actividades necesarias para completar las tareas mas pequeñas. (este plan tipo “mapa de carreteras” que el equipo podra usar en el proyecto debera ser discutido en las primeras reuniones)

REUNIONES PRODUCTIVAS n Preparándose para la primera reunión (líder del equipo) Revisar la declaración escrita de la misión. ? Definir (Clarificar) funciones. ? Redactar un plan de mejoramiento ? Identificar los datos existentes ? Establecer la logística de las reuniones. ? Crear una agenda ? Planificar como mejorar las reuniones ?

REUNIONES PRODUCTIVAS n ü ü ü Dirigiendo la Primera Reunion: Antes de la llegada de los miembros Saludar a los recien llegados Comenzar a tiempo Ambientacion Hacer que los miembros se presenten Revisar el proposito del equipo Explicar las metas de la reunion Familiarizarse con cada uno Definir funciones Establecer reglas fundamentales Completar la agenda Evaluacion

REUNIONES PRODUCTIVAS n Agenda Modelo (Rutina) ª Rompehielos Revisión de la agenda Informe sobre asignaciones Otros informes, presentaciones, actividades o discusiones Revisión del estado del proyecto ¿Dónde estamos en nuestro plan? Asignaciones para futuras actividades ¿Qué? ¿Quien? ¿Para Cuando? Eventos futuros. Presentaciones, reuniones especiales Revisar puntos en “lista de accion” Revisar puntos en la “lista Futura” Puntos para agenda de la próxima reunión Evaluación de la reunión: preguntas y discusión ª ª ª ª ª