retim Planlamas ve Proje Ynetimi Hazrlayan Arslan Yngibayev

Üretim Planlaması ve Proje Yönetimi Hazırlayan: Arslan Yngibayev

Sunum İçeriği � Üretim Planlama � Proje nedir? � Proje çeşitleri � Proje yönetimi � Proje süreci � Gantt Şeması � Pert ve CPM � Proje Ağı � Kritik Yol ◦ SONUÇ Kavramı

Üretim Planlama �Üretim planlaması isletmenin mevcut kaynaklarını rasyonel olarak kullanarak istenilen kalitede mamullerin üretilebilmesi konusunda karar alma işlemidir. �Üretim Planlaması ve Yönetimi, neyi ne zaman imal etmeli, ne kadar envanter stoklamalı, malzeme akış ve müşteri taleplerine göre üretim hattını nasıl çizelgelemeli gibi konuları kapsar. Tedarik zinciri yönetimi ve lojistiği (müşteri ve tedarikçi ile oluşan etkileşimleri) göz önüne alır. Üretim biçiminin saptanması bu etkileşimler için önemlidir.

�Üretim sistemi; işletmelerin üretim için gerekli tüm elamanları planlı bir şekilde bir araya getirmesi ile oluşturulur. Üretim yönetimi ise üretim etkinliklerini planlar, örgütler, koordine eder, denetler ve yürütür.

Üretim Planlamasının Yapılma Nedenleri �Üretim sistemlerinin karmaşık ve yoğun olması �İşletme içi faaliyetlerin düzenlenmesi zorunluluğu �Tüketici hareketinin genişlemesi ve isteklerinin cok farklı olması �Tedarik ve dağıtım faaliyetlerinin geniş bir alana yayılması �Rekabetin yoğunluğu �Üretim araçlarının etkin ve verimli kullanılması

Proje Nedir? �Proje ◦ Bir defaya özgü olmak üzere gerçekleştirilen, ◦ Tekrar etmeyen, ◦ Belirli bir başlangıcı ve bitişi olan, ◦ Belirli bütçesi olan ◦ bir üretim faaliyeti olarak tanımlanmaktadır. �Önceden belirlenmiş sonuçlara ulaşabilmek için organize edilmiş faaliyetler zinciridir.

Proje Çeşitleri BÜYÜKLÜĞÜNE GÖRE KÜÇÜK BÜYÜK ZAMAN GEREKSİNİMİNE GÖRE KISA ZAMANLI UZUN ZAMANLI KAYNAK GEREKSİNİMLERİNE GÖRE AZ ÇOK SAHİP OLDUKLARI ÖNCELİKLERE GÖRE DÜŞÜK YÜKSEK

Proje Çeşitleri Örnekleri BÜYÜKLÜĞÜNE GÖRE KÜÇÜK Matematik Bölümünü Geliştirmek BÜYÜK Bütün Okul Ortamını Geliştirmek ZAMAN GEREKSİNİMİNE GÖRE KISA ZAMANLI Veli toplantısı Düzenlemek UZUN ZAMANLI Kütüphane Binası İnşa Etmek KAYNAK GEREKSİNİMLERİNE GÖRE AZ Okul Geliştirme Komitesi Oluşturmak ÇOK Kütüphane kaynaklarını geliştirmek SAHİP OLDUKLARI ÖNCELİKLERE GÖRE DÜŞÜK Oyun Alanlarını Geliştirmek YÜKSEK Okul Güvenlik Koşullarını Geliştirmek

Proje Yönetimi Nedir? Verilen bir hedefe, sınırlı bir süre içinde, verimli ve uygun bir şekilde ulaşılabilmesi için kaynakların yönetimi, tahsisi ve zamanlaması sürecidir. � Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirilmesi, yönetimi ve zamanlanmasıdır. �

Proje Yönetiminin Faydaları: � İnsan, araç-gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımı, � Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeydeki performans ve kalitede müşteri tatminini sağlama, � Şirket hedeflerine zamanında ulaşma � Değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi koruma konusunda yardımcı olur.

Proje Yönetim Üçgeni KALİTE PROJE YÖNETİMİ ZAMAN MAALİYET

Kalite Amaca uygunluk, sıfır kusur, istenen özelliklere uygunluktur. Projenin sonuçlarını ölçmek için istenen özellikler işin başında ortaya konmalı ve herkes tarafından kabul edilmelidir. � Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır. �

Maliyet Yola çıktığımız rakamdır; yani harcamak üzere elimizde hazır bulunan ya da projeye harcamak istediğimiz miktardır. Ancak gerçek maliyet proje tamamlandığında fiilen harcadığımızdır. � Zaman • Projenin tamamlanması için geçen süredir.

Başarılı Bir Proje Başarılı olarak yönetilen bir proje, müşterinin istediği zamanda veya daha önce teslim eden, taahhüt edilen fonksiyonları yerine getiren ve planlanan bütçe dahilinde veya daha az harcamayla gerçekleşen projedir. �

Basit Bir Proje İçin Temel Aşamalar �Analiz: Ne yapılacağının belirlenmesi, �Tasarım: Nasıl yapılacağının belirlenmesi, �Planlama: Ne zaman, kim tarafından kaç maaliyete yapılacağının belirlenmesi, �Uygulama: Hedefe ulaşmak için planların hayata geçirilmesi.

Proje Yönetimine Ne Zaman İhtiyaç Duyulur? �İş büyük ve karmaşık olduğunda, �İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa, �Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda.

Proje Yönetimi Hangi Koşullarda Kullanılmaz? �Ürün ya da hizmetin yüksek standardizasyona sahip olduğu ve üretim işleminin sürekli olduğu ya da çok az değişiklik gösterdiği durumlarda, �Girişim içerisindeki stratejik ve önemli işlevsel kararların standart organizasyonel çatı altında toplandığı durumlarda, �Ürün ya da hizmet teknolojisinin sabit olduğu durumlarda.

Proje Yöneticisi Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir. �Proje ekibini kurmak, hem de projeyi gerçekleştirirken yönlendirmekten sorumludur. �

Proje Yöneticisinin Rolü

Projeye Öncesi Önemli Sorular � Ne? Nasıl? Neden? Niçin? Neyi? Hangi? Kimler? � Neyi başarmak istiyoruz? � Hedeflerimiz nelerdir? � Önceliklerimiz neler? � Ne kadar zamanda sonuca ulaşmalıyız? � Hangi faaliyetler programlanmalı? � Bu faaliyetleri gerçekleştirmek için proje ekibinde kimler olmalı? � Bu faaliyetleri gerçekleştirmenin maliyeti ne kadar? � Bu faaliyetler nasıl gerçekleştirilebilir? � Proje konusunda kimler hangi düzeyde bilgilendirilmeli? � Projeyi yürütürken hangi sorunlarla karşılaşabiliriz?

Proje Süreci �Başlama BAŞLAM A �Planlama PLANLAM A �Yürütme �Kontrol Etme �Bitirme YÜRÜTM E KONTROL ETME BİTİRME

• Projenin Tarifi Projenin Evreleri • İhtiyaç Analizi • İş kalemlerinin belirlenmesi • Çıktıların belirlenmesi • Hedef/Kapsam Belirlenmesi • Çizelgeleme • Yaklaşım/Metodoloji • Fizibilite/Bütçe • Proje organizasyonu • Proje Tarifi • Kaynaklar • Ölçüm • Risk değerlendirme • Yönetim üSonuç üKapsam üZaman üMaliyet • Sonuçların değerlendirilmesi üKalite • Raporlama • Projenin devri/teslimi üİletişim • Düzeltici faaliyet • Mutabakat üKalite • Neleri iyi/kötü yaptık • İzleme ve gözetim

Proje Planlanması �Doğru kararların alınması ve buna uygun faaliyetlerin yürütülebilmesi için projelerin mutlaka planlama aşamasından geçmesi gerekmektedir. �Planlama yapılmadığı takdirde gelecekteki fırsatları ve tehlikeleri görmek mümkün olmayacağından, bu konuda gerekli önlemler de alınamayacaktır.

Projenin Planlanması �Proje amacının tanımlanması �Nihai ürün ya da hizmetin belirlenmesi �Projenin beklenen sonuçlarının açıklanması �Gereken toplam kaynaklar ve zamanın tahminlenmesi �Görevlerin tanımlanması �Teslim tarihlerinin saptanması

Proje Programlama �Proje programlama, kaynak gereksiniminin ve tahmin edilen süre içinde projenin gidişatının programlanmasıdır. �Proje programlamada ilk aşama, her bir faaliyet için gerekli süreyi belirlemektir. �Ayrıca bu aşamada, her faaliyetin başlama ve bitiş zamanını gösteren bir zaman diyagramı hazırlanır. �Proje programı, proje açısından önem arz eden kritik faaliyetleri göstererek, faaliyetlerin serbestlik süresi ve gecikme miktarı hakkında bir fikir vermelidir.

Proje Kontrolü �Performans Kontrolü ◦ İstediğimiz (ara) sonuçları alıyor muyuz? ◦ (Ara) sonuçlar tatmin edici mi? �Çizelge Kontrolü ◦ İşler sarkıyor mu? ◦ Gecikme olacak mı? �Maliyet Kontrolü ◦ Bütçe dahilinde gidiyor muyuz? ◦ Parasal sıkıntı başarıyı engelleyebilecek boyuta gelecek mi?

Gantt Şeması �Gantt şeması, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme aracı olarak, 1915 yılında geliştirilmiştir. �Gantt şeması, iş yada operasyonların başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir. �Az sayıda çalışanı kapsayan küçük boyutlu projelerde kullanılmaktadır. �En önemli özelliği çabuk hazırlanabilmesidir.

Gantt Şemasının Eksiklikleri �Aşamalar arasındaki zayıf ilişkileri tanımlamaz �Bir aşamadaki gecikmenin kendisinden sonra gelen diğer aşamalara nasıl bir etki yapacağını göstermez. �Kritik noktaları göstermez �Ekibin karşılaşacağı olası sorunları göstermez. �Gereken kaynakları veya gereksinimleri koordine etmez.

PERT ve CPM � CPM (Critical Path Method-1957), J. E. Kelly ve M. R. Walker tarafından du. Pont’daki kimya fabrikasının inşa ve bakımına yardımcı olmak amacıyla geliştirildi. � CPM aktivitelerin sürelerinin belirli olduğunu ve kesinlikle bilindiğini varsayar. � CPM’de her işlem için belli bir süre tahmin edilir. İşin niteliğine geçmiş deneyimlere, eldeki olanaklara dayanılarak belirlenen bu süre kesinmiş gibi kabul edilir ve genellikle de yapılan hata sonucu etkilemeyecek düzeyde kalır. � Kritik işlemlerin belirlenmesi ve kaynakların kritik işlemlere atanması mantığına dayanır.

� PERT (Project Evaluation and Review Technique -1958), ABD donanması tarafından denizaltılar için geliştirilen Polaris füze programının planlama ve kontrolünde kullanıldı. � PERT her aktivitenin süresinin, ortalaması ve standart sapması bilinen bir rasgele değişken olduğunu varsayar ve proje tamamlama süresi için bir olasılık dağılımı verir. � PERT’i CPM den ayıran en önemli özellik, bu metodun süre ve maliyet bakımından kesinlik arzetmeyen projeler için hazırlanmış olmasıdır. ◦ Örneğin, araştırma-geliştirme projeleri, ilk kez gerçekleştirilen ve özellik taşıyan yatırımlar v. s.

PERT ve CPM � PERT ve CPM: ◦ tüm projenin ne kadar süreceğinin tespitine, ◦ projeyi geciktirecek kritik aktivitelerin teşhisine, ◦ aktiviteler arasındaki ilişkilerin tespitine, ◦ kritik olmayan aktivitelerin teşhisine, ◦ projenin belirlenen tarihte bitirilme olasılığının (erken ya da geç) teşhisine, ◦ herhangi bir anda planlanan ile harcananın tespitine, ◦ projeyi zamanında bitirecek yeterli kaynakların tespitine, ◦ projeyi zamanından önce bitirecek en verimli yolun tespitine yardımcı olmaktadır.

PERT ve CPM’deki ortak aşamalar: 1. Projenin ve tüm aktivitelerin tanımlanması (İş Ayrım Çizelgesi) 2. Aktiviteler arasındaki ilişkilerin ve öncelikli sıralamanın kurulması 3. Tüm aktiviteleri birbirine bağlayan serimin (proje ağı) çizilmesi 4. Her aktiviteye zaman ve maliyet tahminlerinin atanması 5. Ağ üzerindeki en uzun yolun hesaplanması (kritik yol) 6. Ağ, proje planlaması, çizelgelendirilmesi, gözlenmesi ve kontrolünde yardımcı olarak kullanılması

Proje Ağı � Okta Aktivite (Activity-on-arrow –AOA) – aktiviteler oklar tarafından gösterilir. � Düğümde Aktivite (Activity-on-node – AON) – aktiviteler düğümler üzerinde gösterilir. � Olay/Event: Aktivitelerin başlama ve bitiş noktalarıdır Node 1 2 Branch 3

Okta Aktive (AOA) Proje Ağı: Bina Örneği Lay foundation 1 3 Design house and obtain financing 2 3 2 Dummy 0 1 4 Build house Order and 1 receive Select materials paint 6 3 1 5 Select carpet Finish work 1 7

Proje Ağında İşlemler Arasında İlişkiler A B A C B A A B C D C B Dummy C D

Düğümde Aktive (AON) Proje Ağı: Bina Örneği Lay foundations Build house 4 3 2 2 Start Finish work 7 1 1 3 Design house and obtain financing 3 1 Order and receive materials 5 1 Select paint 6 1 Select carpet

Kritik Yol �Projede mümkün yollar arasında en uzun süreye sahip olan yoldur. �Proje süresi kritik yolun süresine aittir. �Kritik yolun üzerinde yer alan faaliyetlerin serbestlikleri (slack) yoktur. �Serbestlik, bir faaliyetin proje süresini etkilemeden gecikebileceği maksimum süredir.

Yol A: 1 -2 -3 -4 -6 -7 3+2+0+3+1=9 Ay Yol C: 1 -2 -4 -6 -7 3+1+3+1=8 Ay Yol B: 1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 3+2+0+1+1+1=8 Ay Yol D: 1 -2 -4 -5 -6 -7 3+1+1=7 Ay 3 Lay foundation 2 1 3 Design house and obtain financing 2 Dummy Build house 0 1 Order and receive materials 4 Select paint Finish work 6 3 1 1 5 Select carpet 1 7

Faaliyete Başlama Zamanları 3 Lay foundation 2 3 1 Dummy 5 Ayda başlıyor Build 0 house 1 2 Design house and obtain financing 3 ayda başlıyor 4 Order and receive materials Finish 9 Ayda bitiyor work Select paint 6 3 1 1 5 1 7 Select carpet 8 Ayda başlıyor

İleriye Doğru Hesaplama Proje başlangıç olayından başlar, son olayına doğru gider � Olayların ve işlemlerin en erken başlama noktası bulunur. 1. En erken başlama (Earliest Start Time (ES)): Faaliyetin teknik olarak en erken başlayabileceği zamanıdır. ESij=max (EFi) 2. En erken bitirme (Earliest finish time (EF)): Faaliyetin en erken bitebileceği zamanıdır. EFij=ESij+t �

3 ES=3, EF=5 2 3 1 ES=5, EF=5 1 2 ES=0, EF=3 ES=5, EF=8 0 4 6 3 ES=3, EF=4 ES=5, EF=6 ES=8, EF=9 1 1 5 EF 12= ES 12+ t 12=0+3=3 AY ES 23= max. EF 2=3 AY ES=6, EF=7 1 7

Geriye Doğru Hesaplama Projenin son olayından başlar, başlangıç olaya kadar gider. 1. En geç bitirme (Latest finish time (LF)): Faaliyetin projeyi aksatmamak koşuluyla en geç tamamlanabileceği zamandır. Son düğümden başlayarak geriye doğru gidilir. LFij=min(LSj) 2. En geç başlama (Latest Start Time (LS)): Kritik yolun üzerinde gecikme yapılmaksızın faaliyete başlanabileceği en geç zamandır. LSij=LFij-tij �

3 LS=3, LF=5 2 3 1 LS=5, LF=5 LS=5, LF=8 0 1 2 LS=0, LF=3 4 1 1 5 �LF 67=9 AY �LS 67=LF 67 -t 67=9 -1=8 AY 6 3 LS=4, LF=5 LS=6, LF=7 LS=8, LF=9 LS=7, LF=8 1 7

Serbest (Slack) Zaman �Kritik yol üzerinde olmayan tüm işlemlerin belirli bir serbest zamanı vardır �Kritik olmayan bir işlemin gerçek süresinin öngörülen tahmini süresini aşması projenin toplam süresini etkilemez. Yani, kendisinden sonraki işlemin akışını etkilemez.

LS=5, LF=5 ES=5, EF=5 3 ES=3, EF=5 LS=3, LF=5 2 3 1 0 �ES=LS, EF=LF 1 2 � S=LS ij-EF ij ES=0, EF=3 ES=3, EF=4 LS=0, LF=3 LS=4, LF=5 ES=5, EF=8 ES=8, EF=9 LS=5, LF=8 LS=8, LF=9 4 ES=5, EF=6 1 1 LS=6, LF=7 5 ES=LS, EF=LF S=LSij-EFij Örneğin: 2 -4 faaliyeti için serbestlik S 24= LS 24 – ES 24= 4 -3=1 AY 6 3 ES=6, F=7 LS=7, LF=8 1 7

Activity LS ES LF EF Slack S *1 0 0 3 3 0 *2 3 3 5 5 0 3 4 3 5 4 1 *4 5 5 8 8 0 5 6 5 7 6 1 6 7 6 8 7 1 *7 8 8 9 9 0 * Critical Path

Zaman Öngörüleri � Pert ile CPM arasındaki temel fark PERT, sabit faaliyet süreleriyle ilgilenmektense, her faaliyetin süresini bazı olasılık dağılımları kullanarak tespit etmektedir. � Bu yöntemde, üç süre tahmini yapmayı sağlayacak istatistiksel yöntemler kullanılarak, projedeki belirsizliklerle başa çıkılmaya çalışılır. � PERT’in amacı, her faaliyetin ortalamasını ve varyansını ve tüm projenin de olasılık dağılımını bulmaktır. � 3 zaman öngörüsü bulunmaktadır. ◦ İyimser (Optimistik) Zaman: ideal zamandır. Ancak 100 olayda bir gerçekleşir. ◦ Kötümser (Pesimistik) Zaman: yangın, sel vb. durumlarda dikkate alındığı zamandır. 100 olayda bir gerçekleşir. ◦ Olası (Most Likely) Zaman: gerçekleşme olasılığı en yüksek zamandır.

Proje Hızlandırılması �Hızlandırma (Crashing): Ek kaynakların kullanımı ile proje zamanının kısaltılmasıdır. �Hızlandırma zamanı (Crash time): Kısaltılmış zamanın süresi �Hızlandırma maliyeti (Crash cost): Kısaltılmış zamanın maliyeti �Hedef (Goal): En az maliyetle proje süresini azaltma.