Resumen LA IMPLANTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL EN

Resumen LA IMPLANTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES MEDIANTE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS Aurelio Herrero Blasco(1) Los Sistemas de Gestión de Contenidos son fundamentales a la hora de organizar un Sistema de Gestión Documental y poder aprovechar mejor el capital intelectual de la organización. Palabras clave: Gestión Documental. Sistemas de Gestión de Contenidos. (1)aurelio. herrero@doe. upv. es Departamento de Organización de Empresas. XV CONGRESO AECA Valladolid 23 -25 Universidad Politécn. Ica de Valencia Septiembre 2009 Introducción Es evidente la importancia que tiene la gestión de los documentos para la empresa hoy en día y constatamos la evolución vertiginosa de las tecnologías de la información y de la comunicación. Estas tecnologías de la información y de la comunicación (TICs) se nos hacen indispensables para la gestión empresarial. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual”, lo que globalmente se conoce por gestión del conocimiento. Desde un enfoque práctico, para conseguir una buena gestión de la información del conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL CMS. SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS Su denominador común suele constar de: Definición de Sistema de Gestión Documental. SGD. La gestión documental comprende la gestión de: los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos, como dice Carlota Bustelo. Pero nosotros nos vamos a referir más al término gestión documental, al control automatizado de documentos electrónicos, desde su creación inicial hasta su archivo final como dicen MARTÍNEZ e HILERA, 1997. Para CODINA, 1994, un SGD es un sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema. ØUn repositorio de datos común. Elementos de un Sistema de Gestión Documental. ØSeparación del contenido de la presentación del mismo. 1. Infraestructura. Servidores y computadores sobre los que funciona el software de gestión documental. 2. Servicios de autor. Herramientas que van desde los procesadores de texto convencionales hasta editores de hipertexto o hipermedia que permite incluir imágenes y sonido con es el HTML (Hiyper Text Markup Lenguage). 3. Servicios de almacenamiento. La estructura de la documentación está cambiando desde documentos estáticos se está modificando, pasando de documentos estáticos a documentos dinámicos que obliga a utilizar bases de datos relacionales (ODMS: Objet Database Management System). 4. Servicios de búsqueda. Suele hacerse mediante INDICES (que son bases de datos con localizadores) que señalan el lugar donde se almacenan los documentos. 5. Servicios de biblioteca. Suele utilizarse este término para referirse a los mecanismos de control de quién utiliza los documentos y qué documentos. 6. Servicios de presentación y distribución. En diferentes formatos: páginas Web, CD-ROM, papel o impresión bajo demanda prepago. 7. Servicios de trabajo corporativo (grupware). A través de: Comunicación basada en correo electrónico. Colaboración mediante bases de datos compartidas. Coordinación basada en el flujo de trabajo (workflow). Los sistemas de gestión de contenidos CMS (Content Management Systems) son el software que permite la entrada de los contenidos digitales de cualquier clase, permite su gestión y su recuperación. (SERRANO-COBOS, J , 2007). Recibe otros nombres SGD (Sistema de Gestión Documental), EMC (Enterprise Content Management), DAM (Digital Aset Management) y se comercializa bajo distintas marcas o licencias. Hay más de tres mil, por ejemplo Share Point server de Microsoft o Knowledge. Share de Lotus y Xerox. Funciones propias de un CMS. ØEdición wysiwyg "lo que ves es lo que obtienes" con editor de texto Word o similar. ØFlujo de trabajo o workfow en la edición o aprobación de la publicación de contenidos, junto a la automatización de tareas. ØCheck in check out, regla por la que un usuario no puede editar el texto que estoy escribiendo hasta que lo guardo yo. ØControl de versiones, de forma que se pueda ver quién ha modificado qué y cuando. ØGestión de metadatos, lo que incluye la clasificación del contenido. ØReutilización del contenido una vez introducido. Integración de diversos formatos de contenido (texto, sonido, imagen, video, etc. ). ØInteroperatividad multicanal para poder generar versiones impresas, en pdf, móviles, etc. , desde un formato inicial de entrada. ØPersonalización tipo mi portal. ØTraducción multilingüe. OBJETIVOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 1. Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. 2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. 3. Conservar la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella, y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre los aspectos en los que hay experiencia acumulada. (BUSTELO-RUESTA, C, 2000). Conclusiones Con la implantación del sistema de gestión documental a través de CMS voy a conseguir: El aprovechamiento del capital intelectual de la organización, ya que el conocimiento se crea una vez y es reutilizado muchas veces. La gestión del flujo de trabajo, mediante el control del flujo de información a través de todas las fases de un proceso de trabajo. Se favorece un trabajo en equipo más efectivo, acelerando las actividades críticas para la organización (por ejemplo las ventas). Al disponer de la documentación de manera inmediata, se puede mejorar el proceso de producción (si existe) y el servicio al cliente. Permite una rápida respuesta a eventos o imprevistos que puedan surgir. Referencias BUSTELO, C; GRANDE MORALES, E. (2008) administración electrónica y gestión documental. Consideraciones a la luz de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. El Profesional de la Información. Vol. 17 nº 1, 106 -111. CODINA, L. (1994). Sistemas de gestión documentales: estado del arte y estrategias de utilización. Binary, junio 1994, 114 -119. D´ALÒS-MONER, A, (2006). La gestión documental: aspectos previos a su implantación. El profesional de la Información. Vol. 15 nº 3, 222 -226. MARTINEZ-SÁNCHEZ, JM; HILERA-GONZALEZ, JR, (1997). Los sistemas de gestión documental en el ámbito del trabajo corporativo. Revista General de Información y Documentación. Vol. 7 nº 2. Servicio de Publicaciones Universidad Complutense. Madrid. SERRANO-COBOS, J (2007). Evolución de los sistemas de gestión de contenidos (CMS). Del mainframe al open source. El profesional de la información. Vol 16. Nº 3, 213 -215