RESM YAZIMALARDA UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR Kamu

RESMİ YAZIŞMALARDA UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR

Kamu kurum ve kuruluşlarında Resmi Yazışmalar Bakanlar Kurulunca hazırlanan ve 02. 2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” esaslarına göre yürütülmektedir.

Madde 1 - Amaç ve kapsam ü Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. üBu Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Madde 3 -Tanımlar Belge: Herhangi bireysel işlemin kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden el yazısı ya da güvenli elektronik ile imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi ve doküman

Döküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin oluşturdukları her türlü doküman içinde idari faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan Elektronik Ortam: EBYS ya da kurumsal kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge ve dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçları Elektronik Veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtlar

Standart dosya planı: Resmi belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şeması

BELGE ÖZELLİKLERİ

Madde 4 - Nüsha sayısı Fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idareye kalacak şekilden en az iki nüsha olarak düzenlenir. _. _. __. _. _ _. _. _ _. __. _. _ _. _. __. _. _. _

Madde 5 -Belge Şekil Özellikleri Belgelerin A 4 (210 x 297 mm) boyutundaki kağıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak eklerde her iki yüzü de kullanılabilir. 210 mm 297 mm A 4

Madde 6 -Yazı tipi ve harf büyüklüğü ü Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde «Times New Roman» veya «Arial» yazı tipi normal yazı stilinde; Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12, arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında 8 puntoya düşürülebilir üRapor, analiz vb. metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir üMetin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

BELGENİN BÖLÜMLERİ

Madde 7 -Yazı alanı: Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2, 5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz 2, 5 cm

Madde 8 - Başlık Başlık, belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. kısaltması, atıra T. C. " İlk idarenin satıra ikinci adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. T. C. XXXXXXX xxxxx

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü

Ancak bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra «T. C. » Kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük, diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. T. C. XXXXXXX xxxxxx

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Konak Sosyal Güvenlik Merkezi

Madde 9 -Sayı üSayı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının en solundaki “Sayı: ” yan başlığından sonra yazılır. üSayı, sırasıyla DETSİS numarası (birim kodu), standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . >

Eski Sayı : B. 13. 2. SGK. 4. 35. 10. 05 - ………. . /…. Yeni Sayı : 82332389/………

Madde 10 - Tarih üTarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. üTutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi v. b. Belgelerde tarih metnin bitiminde yer alabilir üTarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla, aralarına eğik çizgi (/) işareti veye (. ) işareti konularak yazılır. Doğru Yanlış 18/02/2015 18, 04, 2013 18. 02. 2015 18 Şubat 2015

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015

. Madde 11 - Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından sonra, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konmadan yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır «konu» yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu : Aday Memur Eğitimi

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17. 02. 2015 Konu : Personelin Yıllık İzinlerinin Kullanımı

Madde 12 - Gönderilen Makam (Muhatap) üGönderilen kişi veya idare konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve sayfayı ortalayacak biçimde yazılır. üMuhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır üYazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu : Duyurular ANKARA SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜ

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu: Duyurular ADANA SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜNE (Toros Sosyal Güvenlik Merkezi)

ü İsme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. ü Kuruluş dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi küçük harflerle yazılır. Adres bilgisinin uzun olması halinde birden fala satıra yazılabilir.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu : Eğitim Sayın Hasan YILMAZ Otomobilciler Odası Yönetim Kurulu Başkanı Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No: 30 Kat: 3 34381 ŞİŞLİ - İSTANBUL

Madde 13 - İlgi ü İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. ü "İlgi: " yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. üSayı, konu ve ilgi yan başlıklarından sonra konulan iki nokta ‘: ’ aynı hizada yazılır ü İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

üİlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihten başlanarak tarih sırasına göre sıralanır ve a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır. üİlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu : Duyurular ADANA SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜ (Toros Sosyal Güvenlik Merkezi) İlgi : ……………. tarih ve …………………. sayılı yazınız.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > 17/02/2015 Konu : Duyurular ADANA SOSYAL GÜVENLİK İL MÜDÜRLÜĞÜ (Toros Sosyal Güvenlik Merkezi) İlgi : a) 11/02/2015 tarih ve ………………. sayılı yazınız. b) 27/02/2015 tarih ve ………………. sayılı yazınız.

Aynı idare birimi tarafından daha önce gönderilmiş bir yazı yeni bir yazıda ilgi tutulacaksa, önceki yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra “yazımız” ifadesiyle bitirilir. Örnek: İlgi : 08. 02. 2013 tarihli ve 72131250 -542 -1234 sayılı yazımız.

Aynı kurum içerisindeki birimden alınan yazı, yine aynı kurum içerisindeki diğer birimlere gönderilecek bir yazıda ilgi tutulacaksa, ilgi tutulan yazıyı gönderen birimin adı açıkça yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra “yazısı” ifadesiyle bitirilir. Örnek: İlgi : Strateji Geliştirme Başkanlığının 21. 01. 2013 tarihli ve 35826416 -841 -1234 sayılı yazısı.

Farklı bir kurum ve kuruluştan alınan yazı, kurum içi birimlere veya 3 üncü bir kuruma gönderilecek yazıda ilgi tutulacaksa, yazıyı gönderen kurum kuruluşun adı yazıldıktan sonra birimin adı parantez “( )” içerisinde yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra “yazısı” ifadesiyle bitirilir. Örnek: Başbakanlığın (İdareyi Geliştirme Başkanlığı) 05. 02. 2010 tarihli ve 72131250 -542 -1234 sayılı yazısı. Maliye Bakanlığının (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) 11. 07. 2012 tarihli ve 10220172 -453. 01 -14567 sayılı yazısı. İzmir Valiliğinin 24. 12. 2009 tarihli ve 15974166 -235. 02. 01345 sayılı yazısı.

. Sayı bölümünde eski Haberleşme Kodu (Örneğin B. 08. 4. MEM. 0. 06. 03) kullanılarak yazılan yazılar ilgi tutulurken önceden olduğu gibi sadece tarih ve sayı bölümleri kullanılarak “ilgi” oluşturulur. Örnek: 24. 12. 2012 tarihli ve B. 08. 4. MEM. 0. 06. 03 -235. 02. 01 - 345 sayılı yazı.

Madde 14 - Metin ü Metin, "İlgi « ile "İmza « arasındaki kısımdır. ü İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır. İlgi yoksa belgenin muhatabı ile metin arasında iki satır boşluk bulunur. üKelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendisinden gelen harfle bitişik yazılır. üParagrafa 1, 25 cm içerden başlanır ve metin iki yana yaslanır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmaz.

ü Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. üBelge, dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Zorunlu olmadıkça yabancı sözcük kullanılmaz. üMetinde kısaltma kullanılacaksa ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra kısaltılmış biçimi yazılır.

ü Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim. ", ü Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim. ", ü Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim. " biçiminde bitirilir. ü Gerçek kişilere yazılan yazışmalarda «saygılarımla» , «iyi dileklerimle» veya «bilgilerinize sunulur» ibareleriyle bitirilir.

Madde 15 - İmza üMetnin bitiminden itibaren iki-dört aralık bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. üBelgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

ü Belgeyi imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Akif USTA Şube Müdürü

ü Belgeyi makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Timur ERGÜN Genel Müdür a. Şube Müdürü

üBelge vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V. ", "Vali V. " ve "Rektör V. " biçiminde ikinci satıra yazılır Metin DELİBAŞ Genel Müdür V.

ü Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, Timur ERGÜN Şube Müdürü Yüksel GÜLTEKİN Genel Müdür

ü Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Yüksel GÜLTEKİN Timur ERGÜN Adem TEKELİ Daire Başkanı Şube Müdürü Şef

Madde 16 - Ek Belgede ek olması halinde «Ek: » başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Bir adet ek olması durumunda: Ek: …tarih…. . sayılı Müfettiş raporu (10 sayfa) Birden fazla ek olması durumunda Ek: 1 - Dilekçe 2 - Olur yazısı Ekin liste olarak düzenlenmesi halinde Ek: Ek Listesi (1 sayfa)

Madde 17 - Dağıtım Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne «Dağıtım: » başlığı ek bölümünden, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Ek ve dağıtım başlığının birlikte olması durumu: Ek: …tarih…. . sayılı Müfettiş raporu (10 sayfa) Dağıtım: Sosyal Güvenlik Merkezlerine Sadece Dağıtım Başlığının Olması Durumunda Dağıtım: Sosyal Güvenlik Merkezlerine

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.

DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Sürekli Eğitim Birimi İl Müdür Yrd.

Madde 18 - Olur akam oluru aılana belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR « ibaresinden sonra tarih imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Sayı : 26037132/<. . . > Konu : Malzeme alımı 17/04/2014 SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI (Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı) ……………………………………………………olurlarınıza arz ederim. Yüksel GÜLTEKİN İl Müdürü OLUR …. /2014 Ekrem ÇALIK Daire Başkanı

Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında makamlar varsa bunlar "Uygun görüşle arz ederim. " ifadesiyle olura katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

Uygun görüşle arz ederim. …. . /……. /2015 imza Adı SOYADI Unvanı OLUR …. /2015 Ekrem ÇALIK Daire Başkanı

Madde 19 - Paraf Fiziksel ortamda kullanılan paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Belenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır.

…/09/2014 Memur : Adı SOYADI (Paraf) …/09/2014 Şef : Adı SOYADI (Paraf) …/09/2014 Şube Müdürü : Adı SOYADI (Paraf) …/09/2014 Daire Başkanı : Adı SOYADI (Paraf)

Madde 20 - Koordinasyon İdare içinde birden fazla birimin işbirliği yapılarak hazırlanan ve üst makama sunulan belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon: ” yazılır ve işbirliğine dahil olan ilgililerin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. …/09/2014 Memur : X. XXXXX …/09/2014 Şef : X. XXXXX …/09/2014 Şube Müdürü : X. XXXXX Koordinasyon: …/09/2014 Şef : X. XXXXX …/09/2014 Şube Müdürü : X. XXXXX

Madde 21 - iletişim bilgileri Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile e-posta adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, umvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. .

_________________________________________ Mithatpaşa Cad. No: 7 06430 Sıhhıye/ANKARA Bilgi için : Adı Soyadı Tel: (0 312) 458 77 79 Faks: ( 0312) 432 12 37 Unvan e-posta : İşvprim. DB@sgk. gov. tr Kişisel e-mail adresi belirtilmemeli Tel: (0 232) ……………

Madde 22 - Gizli dereceli belgeler Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir

GİZLİLİK DERECESİ T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü

22/02/2011 Memur : X. XXXXX 22/02/2011 …. Şefi /Birim Sorumlusu : X. XXXXX 22/02/2011 …… Müdürü : X. XXXXX GİZLİLİK DERECESİ ______________________________________ Mithatpaşa Cad. No: 7 06430 Sıhhıye/ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: Tel: (0 312) 458 77 79 Faks: (0 312) 432 12 37 Dahili: e-posta : ……. @sgk. gov. tr

Madde 23 - Süreli yazışmalar ü Süreli resmi yazışmalarda acele veya günlüdür ibaresine yer verilir. ü Günlüdür ibaresi taşıyan belgelere yanıt verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. üSüreli belgelerde acele veya günlüdür ibaresi yazı alanının sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. üBirden fazla sayfalı belgelerde acele veya günlüdür ibareleri sadece birince sayfada belirtilir.

T. C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI İzmir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü ACELE Sayı : 68747215 -821< …>, <…. . > … /…/2014 Konu :

Madde 24 - Sayfa numarası ü Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. ü Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde yazılır. 1/9 2/7 5/32