REPORT Merancang laporan dengan report design Untuk membuat

REPORT

Merancang laporan dengan report design • Untuk membuat laporan yang perlu dipersiapkan adalah data. • Report design adalah fasilitas yang memungkinkan pemakai merancang sendiri di dalam membuat laporan. Fasilitas ini juga bisa digunakan untuk menyunting laporan yang diperoleh melalui report wizard.

• Langkah-langkah: • Klik report design pada tab create. • Bagian page header digunakan untuk menampilkan judul laporan (yang akan dicetak di awal setiap halaman) • Bagian detail untuk menampilkan informasi yang berulang. • Untuk membuat judul, klik label pada kelompok control pada tab design.

• Untuk menampilkan informasi nama pada bagian detail, ikuti langkah berikut: • Klik tabel mahasiswa disebelah kanan, kemudian klik nama dan alamat yang terdapat dalam tabel mahasiswa, pindahkan ke halaman detail. • Simpan laporan dengan nama laporan mahasiswa.

Menyunting Laporan • Langkah-langkah mengatur jarak antar informasi: 1. Letakkan penunjuk mouse tepat diatas pagefooter sehingga penunjuk mouse berubah. 2. Klik tombol kiri mouse dan tarik mouse ke atas sehingga mencapai posisi kira-kira seperti berikut:

• Bila report di view, maka hasilnya seperti berikut:

• Sekarang kita coba untuk menata ulang desain program. Tulisan seperti nama: dan alamat: akan dihapus. Sebagai pengganti, judul nama dan alamat diletakkan pada bagian page header.

• Untuk menghapus judul Nama: dan alamat: , klik bagian tersebut lalu tekan tombol del. Sehingga hasilnya seperti berikut.

• Tambahkan label Nama dan Alamat pada page header. • Bila report di view, maka hasilnya seperti berikut:

Mengatur properti kontrol • Setiap kontrol dalam desain laporan dapat diatur. Misalnya label, font, warna dan sebagainya. Caranya: 1. Letakkan penunjuk mouse pada kontrol yang propertinya akan diatur, misalnya pada laporan mahasiswa. 2. Klik tombol kanan properties sehingga muncul panel property sheet berikut:

Panduan warna • Hexadecimal #FF 0000 #00 FF 00 #0000 FF #000000 #FFFFFF Color Red Green Blue Black White

• Gantilah calibri pada font name menjadi Arial • Gantilah font size 11 menjadi 20 • Ubahlah nilai font waight menjadi extra bold.

Beberapa properti penting: • Back style, menentukan objek bersifat transparan atau tidak terhadap latar belakang objek di belakangnya. Nilai transparent berarti transparan dan normal berarti tidak transparan. • Back color, menentukan warna latar belakang objek. • Border style, menentukan bentuk tepi objek • Border width, menentukan ketebalan tepi objek

• Border effect, menentukan efek untuk objek. Misalnya: Flat berarti datar dan shadowed berarti dilengkapi bayangan. • Text Align, menentukan pengaturan terhadap texs. • Fore color, menentukan warna depan (warna teks)

Mengurutkan Data • Jika kita menghendaki agar informasi dalam laporan disusun urut menurut nama, maka langkahnya: 1. Pada panel property sheet, pilih report pada kotak selection type.

2. Ketikkan nama pada property order by dari pilihan data. 3. Pastikan isi property order by on load bernilai Yes. 4. Lakukan penyimpanan. 5. Pilih view untuk melihat hasilnya.

Membatasi Record Tertentu • Jika dikehendaki hanya record tertentu, maka properti filter perlu diatur. Contoh • Isikan alamat = “solok” pada filter tersebut • Pastikan isi properti filter on load berisi yes.

Mengelompokkan Data 1. Klik pada group & sort pada tab design. Maka tampilannya berubah menjadi:

2. Pilih pada 3. Pilih pada alamat sebagai penentu kelompok. Hasilnya seperti berikut:

• Untuk mengatur judul pada alamat header, pindahkan judul alamat pada page header dan alamat pada detail ke alamat header seperti berikut:

• Apabila sudah dijalankan hasilnya seperti berikut:

Memberikan catatan kaki per kelompok data • Sekarang akan kita tambahkan jumlah mahasiswa per alamat. Informasi ini diletakkan sebagai catatan kaki. Caranya: • Klik pada More

• Tampilan: • Klik tanda panah kebawah pada with no totals sehingga muncul pilihan. • Klik pada kotak show in group footer sehingga tercentang. • Lakukan penyimpanan

• Hasilnya:

Menambahkan garis dan kotak • Supaya laporan terlihat bagus, maka kita perlu untuk menambahkan garis atau kotak. Garis dapat dibuat melalui kontrol line dan kotak dibuat melalui kontrol rectangle

• Klik pada tombol rectangle (□) pada tab design. • Letakkan petunjuk mouse pada posisi berikut:

• Saat penunjuk mouse berada pada kotak tersebut, klik tombol kanan mouse. Pilih position lalu pilih send to back supaya kotak diletakkan di belakang tombol.

• Atur agar jarak detail dan alamat mendekat. • Selanjutnya kita atur bagian catatan kaki (alamat footer) 1. Tambahkan label berisi “jumlah: ” pada alamat footer dan atur hingga posisinya menjadi sbb:

• Dengan cara seperti di depan, tambahkan kotak sehingga hasil akhirnya sbb: • Atur agar jarak detail dan alamat mendekat. • Lakukan penyimpanan

Menambahkan foto • Tabel juga bisa melibatkan foto. Untuk mempraktekkannya, siapkan sejumlah file gambar bertipe. bmp untuk masing-masing teman. Ukuran gambar dengan lebar 150 piksel. Selanjutnya ikuti langkah berikut:

• Bukalah desain tabel mahasiswa • Tambahkan field bernama Foto dengan tipe Ole Object. • Lakukan penyimpanan, dan tutup kembali tabel. • Untuk mengisikan gambar ke field foto, lakukan langkah berikut:

1. Bukalah tabel mahasiswa 2. Untuk memasukkan gambar ke record pertama, letakkan penunjuk mouse ke sel di bawah judul foto pada record pertama. Klik tombol kanan mouse sehingga muncul pilihan berikut:

• Klik pada insert object, sehingga akan muncul kotak dialog berikut:

• Klik pada radio create from file. Tampilan akan berubah menjadi: • Klik link sehingga tercentang

• Klik tombol browse • Pilih folder tempat gambar disimpan • Pilih foto dan klik tombol OK. Nama berkas ini akan tercantum pada jendela:

• Klik tombol OK • Kemudian pada sel tabel akan muncul tulisan Bitmap Image. • Dengan cara serupa, lakukan pengisian foto untuk record yang lain.

• Sekarang ditambahkan field foto pada desain laporan. 1. Buat jarak atara detail dan alamat footer. 2. Aktifkan field list 3. Klik pada field foto dan kemudian tarik ke Detail. 4. Hapus label foto: dan atur kotak untuk foto 5. Lakukan penyimpanan

Menambahkan gambar pada header • Jika kita ingin menampilkan isi suatu file gambar, maka solusinya adalah dengan menggunakan kontrol image. 1. Klik pada kontrol image pada tab design 2. Letakkan penunjuk mouse di sebelah kanan judul laporan mahasiswa, maka akan muncul kotak dialog insert picture. 3. Pilih gambar dan klik OK

Menambahkan nomor halaman • Apabila jumlah halaman laporan lebih dari satu, maka lebih baik kalau setiap halaman diberi nomor. 1. Klik pada insert page number pada tab design. Posisinya seperti berikut: 2. Klik pada tombol page N of M untuk menampilkan nomor halaman dan jumlah halaman. OK

• Bila perlu tulisan page dan of dapat diganti dengan bahasa Indonesia.

Menambahkan jam • Biasanya laporan dilengkapi dengan tanggal dan jam saat dibuka, penambahan tanggal dan jam dilakukan dengan: • Klik pada date & time pada tab design. • Biarkan format penampilan tanggal dan jam sesuai bawaan. OK • Dengan sendirinya tanggal dan jam diletakkan pada report header. Bagian tanggal dan jam bisa dipindahkan ke page header dengan klik dan tarik.

Laporan dengan report wizard • Klik report wizard yang terdapat pada tab create. Akan muncul dialog:

• Pilih tabel mahasiswa, klik nama dan alamat • Pilih kotak kombo tables/queries, pilih tabel jurusan. • Klik pada kode jurusan dan jurusan. Next • Buatlah by kategori dalam keadaan terpilih. Pilih by jurusan. Next • Klik pada alamat pindahkan ke sebelah dan kemudian klik next.

• Pilih nama pada ascending (untuk mengurutkan data) Klik next • Biarkan posisi sesuai bawaan nya. Next • Pilih bentuk laporan berupa foundry. Next • Ketikkan Laporan Mahasiswa pada isian title report. Finish

Membuat Label • Klik pada tabel mahasiswa • Klik pada labels pada tab create, sehingga muncul kotak dialog. Next dan next lagi • Edit bagian prototype sehingga menjadi sbb:

• • Klik next Klik nama lalu pindahkan ke sort by, next Finish. Lebel bisa ditambahi dengan kotak. Dengan menggunakan kontrol rectangle.

Membuat Grafik • Klik pada tabel mahasiswa • Klik pada pivot chart yang terletak pada tab create. Klik pada drop data fields here sehingga muncul jendela:

• Klik pada alamat dan tari ke drop data fields here. • Klik alamat pada chart field list dan tarik ke arah drop category fields here. • Untuk melihat hasil yang sesungguhnya, print preview bisa digunakan.

Melakukan perubahan melalui property sheet. • Klik pada bagian grafik • Klik pada property sheet pada tab database tools, sehingga muncul jendela. • Klik select, pilih chart workspace. • Klik pada tab show/hide sehingga tampilan berubah. • Klik pada field buttons/ drop zones sehingga tanda centang hilang. • Tutup propertis.

Mengganti judul Axes Title • Klik judul sumbu, klik pada property sheet • Lakukan penggantian judul pada kotak teks disebelah kanan caption: Jumlah Mahasiswa • Lakukan hal yang sama untuk judul Axes Title di bawah grafik, ganti dengan Alamat.

Mengubah bentuk grafik • Untuk mengubah bentuk grafik, klik pada grafik, klik kanan pilih change chart type. • Pilih model grafik sesuai keinginan.

Menambahkan legenda • Legenda adalah keterangan mengenai item dalam grafik. Legenda ditambah atau disembunyikan dengan cara mengklik legenda pada tab design.

Menambahkan judul grafik • • Klik pada area dalam grafik yang kosong Klik pada property sheet Klik pada add title pada tab general Pilih title pada kotak kombo select: kotak akan berubah.

• Berikan judul, misalnya: Komposisi Alamat mahasiswa pada text caption: