Rendicin de gastos Consideraciones Generales v Se podr

Rendición de gastos

Consideraciones Generales v Se podrá comenzar a ejecutar gastos del proyecto a partir de la fecha de la Notificación de Encuadre, siempre condicionado a la efectiva adjudicación de fondos (para proyectos de las convocatorias 2016 Resolución de Adjudicación de Fondos). v Tanto la UVT como el beneficiario pueden realizar gastos en relación al proyecto. Las facturas podrán estar a nombre de la UVT o el Beneficiario en forma indistinta. v Para la percepción del desembolso del anticipo la UVT debe realizar la solicitud de altas de ente y la autorización de acreditación de pagos del tesoro nacional en cuenta bancaria enviando los Anexos I. a y I. b del MAO. Además, deben constituir un seguro de caución que cubra el 100% del anticipo de los fondos utilizados (monto del 1º desembolso – “anticipo”).

Rendición Subsidios COFECYT Procedimiento para elaborar el Informe de Avance de la Etapa. Según MAO vigente a partir de julio de 2017

El Informe técnico y financiero de avance de la etapa debe estar precedido por una nota de elevación firmada por la máxima autoridad de la UVT (Anexo II). * Con cada rendición adjuntar copia de la designación de la autoridad.

ANEXO II Identificación del proyecto

Informes técnico y financiero de avance 1 2 3 • Informe técnico de avance (Anexo III). • Recursos a financiar por MINCYT. • Recursos a financiar por la CONTRAPARTE.

1 Informe técnico de avance (Anexo III). v Se debe realizar siguiendo el modelo de informe técnico de avance según Anexo III del MAO. v Debe detallar el grado de cumplimiento cualitativo de cada una de las actividades financiadas en la etapa y el efectivo cumplimiento de los resultados esperados.

2 Recursos a financiar por MINCYT. v Se presenta en original firmado por la máxima autoridad de la UVT. v Se utilizará la planilla de rendición de cuentas de gastos sobre fondos recibidos del MINCYT (Anexo IV. a. ). v Los gastos deben ajustarse a los rubros que originalmente se consideraron financiables. v El monto total rendido debe alcanzar como mínimo el 75% del monto desembolsado.

v Si se rinde un porcentaje menor al 100% desembolsado, el saldo remanente será descontado del próximo desembolso. v Las rendiciones complementarias no habilitan un nuevo desembolso, el monto se reintegrará al final del proyecto (con excepción de los casos en que se desestimen gastos que no habiliten un siguiente desembolso). v A partir de las bases y condiciones de las convocatorias del 2016 los gastos de RRHH solo podrán ser financiados por la contraparte.

Requisitos de la documentación v Facturas A, B , C, M o E emitidas únicamente a nombre de UVT o beneficiario. v Para las facturas A solo se aceptan gastos hasta el monto neto gravado. v Las facturas deben ser emitidas dentro de los días de validez de los presupuestos. v Las operaciones deberán estar canceladas con los sellos “Pagado por la Entidad Beneficiaria” o “Pagado por UVT”. v Todo gasto mayor a $ 1. 000 deberá estar bancarizado de acuerdo con la Ley 25. 345 de Prevención de la Evasión Fiscal. v Formas de pago: transferencia de fondos, cheque o deposito.

OPCIONES DE RENDICIÓN Existen DOS alternativas excluyentes para rendir gastos: Con copia fiel de las facturas o Certificación contable. Para cualquiera de ellas se deben adjuntar: Planillas de rendición con FIRMA Y ACLARACIÓN de la máxima autoridad de la UVT. En el detalle de los gastos rendidos se debe consignar el concepto de acuerdo a los gastos del formulario de presupuesto general del proyecto.

OPCIONES DE RENDICIÓN 1. Certificación Contable • Debe estar legalizada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la jurisdicción. 2. Presentación con Facturas • Todas y cada una de las copias deben contener FIRMA y ACLARACIÓN de la máxima autoridad de la UVT en original y sello de COPIA FIEL

Alternativa 1: CERTIFICACION CONTABLE • Debe estar legalizada por el consejo profesional de ciencias económicas de la jurisdicción. • Si en la certificación se utiliza la leyenda “Las compras y/o contrataciones se han realizados de acuerdo a lo normado en el Manual de Administraciones de Operaciones del Cofecyt” sólo será necesario adjuntar tres (3) presupuestos en aquellos casos en que la factura SUPERE los $10. 000 (*)

Tener en cuenta: La certificación contable puede presentarse en forma ABIERTA O CERRADA. Abierta: • El contador detalla los montos rendidos en cada rubro: NO es necesario que firme las planillas de rendición. Cerrada: • El contador sólo certifica montos totales: Es necesario que firme las planillas de rendición.

Alternativa 2: Presentación con Facturas • Todas y cada una de las copias deben contener FIRMA y ACLARACIÓN de la máxima autoridad de la UVT en original y sello de COPIA FIEL. • Adjuntar: • Terna presupuestaria por toda factura que supere los $3. 000. • Demás documentación complementaria.

Presupuestos 1. Certificación Contable • Se presentarán presupuestos por gastos mayores a $ 10. 000, siempre que el contador certifique la compulsa de precios se ajustó al manual de operaciones 2. Presentación con facturas • Se presentará la terna de presupuestos por gastos mayores a $ 3. 000.

• Se debe confeccionar el modelo de solicitud de presupuesto (Anexo VIII). • Los presupuestos deben estar firmados por el proveedor consultado y contener todos sus datos. • Es obligatorio seleccionar el menor precio de mercado. Caso contrario, justificar. • Se debe realizar un cuadro comparativo de los 3 presupuestos presentados por cada ítem (Anexo IX). En caso de existir diferencias entre los presupuestos de la terna explicar el motivo. • Si de la compulsa realizada se obtienen menos de tres (3) ofertas válidas comparables se podrá justificar la ausencia del tercero. • En caso de que los precios estén expresados en moneda extranjera se deberá acompañar el tipo de cambio del Banco Nación a la fecha en la cual se compararon los presupuestos y se realizó la adjudicación.

3 Recursos a financiar por Contraparte • La rendición de cuentas de contraparte se presenta en original, firmada por la máxima autoridad de la UVT. • Los gastos deben ser “elegibles” de acuerdo a las bases y condiciones. • Los gastos se detallan en las planillas que conforman la “Rendición de Cuentas de Gastos sobre Fondos recibidos de la Contraparte”, conforme Anexo IV. b. • Se aplican las alternativas de rendición utilizadas para los fondos financiados por MINCYT.

Modificación Presupuestaria: • Con carácter extraordinario se admitirán modificaciones al presupuesto cuando existan cambios de montos entre rubros. • Toda modificación presupuestaria se ajustará a las pautas establecidas en el convenio de subvención y sus anexos. • No se puede alterar el cronograma de desembolsos, el de ejecución ni los montos totales, ya sea para el financiamiento adjudicado por el MINCYT como para la CONTRAPARTE.

El beneficiario fundamentará la modificación presupuestaria por escrito y deberá acompañar la siguiente documentación: 1) Nota de elevación de la documentación. 2) Nota firmada por el Director Técnico con detalle y justificación de los cambios. 3) Anexo X ( Modificaciones Presupuestarias). 4) Presupuesto Modificado firmado en original.

Rendición de Viáticos v Se debe adjuntar planilla de viáticos COFECYT (Anexos IV. c. y IV. d. ) v Enviar copia fiel de la escala utilizada que avale el monto diario rendido (Según régimen de liquidación de viáticos nacional Decretos Nº 1343/74 y Nº 1906/06 y sus modificatorias). v La planilla de viáticos debe estar firmada por la persona beneficiaria y conformada por su inmediato superior directo. v Si el viajante fuera el Director del Proyecto deberá estar conformado por la máxima autoridad de la Entidad Beneficiaria o de la UVT. v La provisión de combustible deberá hacerse a través de YPF SA.

Devolución de fondos • La UVT deberá, con anticipación, verificar con el COFECYT el monto a devolver. • Si el monto es inferior a $ 50. 000 se realizará la devolución a través del servicio con clave fiscal E-Recauda. • Si es mayor a $ 50. 000 la devolución se realizará al fondo fiduciario.

Finalización del Proyecto El monto de “fin de proyecto” es el único desembolso que no opera como anticipo y solo se percibirá tras rendir el 100% del subsidio. Para recibir el fin proyecto se deberá presentar: v El Informe Técnico Final de acuerdo al Anexo VI, el cual será presentado por el beneficiario a través de la UVT, firmado por el director técnico. v El Informe Final del Proyecto – Autoridad de Aplicación de acuerdo al Anexo VII, el cual será confeccionado por las autoridades jurisdiccionales de ciencia y tecnología.

Contabilidad La UVT debe poseer un libro contable rubricado donde individualizará las operaciones que correspondan a cada uno de los proyectos que administre: v Recursos o Fondos recibidos por cada fuente de financiamiento. Se deberá identificar la fecha y el monto percibido. v Gastos efectuados por cada fuente de financiamiento. Se deberá identificar la fecha, el concepto y el importe de la erogación.

Errores Frecuentes v Presentación de informes técnicos incompletos. v Utilización de planillas de rendición incorrectas. v Ausencia de ternas presupuestarias. v Ausencia de copia fiel del nombramiento de autoridades de UVT. v Presentación de planillas de rendición sin firma y aclaración de autoridad de la UVT. v Rendición de gastos no presupuestados o no elegibles. v Ausencia de comprobantes de pago bancarizado.

Secretaría General del COFECYT