Rendezvnyszervezsi technikk Mozgssrltek Budapesti Egyeslete 2015 oktber 5

Rendezvényszervezési technikák Mozgássérültek Budapesti Egyesülete 2015. október 5. Lurdy Ház

Miről fogunk ma beszélgetni? 2

Miről fogunk ma beszélgetni? Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény? A sikeres rendezvény 7 + 1 titka A rendezvény mint kommunikációs csatorna Hogyan valósítsuk meg rendezvényt közösen, csapatban? 3

Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény: rendezvénymarketing 4

Vegyük sorra számunkra mitől emlékezetes egy rendezvény! 5

És még mitől … ? 6

Mi a 7 + 1 titok? • Reális célok kitűzése ELŐRE! • A célközönség alapos FELTÉRKÉPEZÉSE! • Gondos témaválasztás és KREATÍV ötletek! • SZÉLESKÖRŰ promóciós tevékenység! • KÖZÖSSÉGI MÉDIA! • Eseménykövetés ELŐRE eltervezése! • Záró értékelés! • + 1 fontos adalék: Csináljuk szeretettel! 7

Mik lehetnek egy rendezvény főbb céljai a mi esetünkben? 1. 2. 3. 4. 5. 6. Közösségépítés! Elköteleződés kialakítása Oktatás és érdekképviselet Az MBE mint 1977 óta létező márka erősítése: az MBE tevékenységének, céljainak ismerete. 8

A sikeres közösség működésének kulcselemei - Közös cél: Mit szeretnénk elérni mint csoport? Motiváció: Mi személyesen miért veszünk részt benne? Aktív részvétel: Milyen mértékben és intenzitással? Tagok közötti bizalom Világos keretek és munkamódszerek Hatékony kommunikáció (redundancia, információs túlterhelés) 9

Mit akarunk elérni? 10

A célcsoportjaink • Nem célcsoport: akik nem érintettek a témában sem fizikai, sem lelki értelemben. • Látens célcsoport: az a célcsoport, amely érintett, de a közösség és az érdekképviselet szükségességét még nem ismerték fel. • Tudatos célcsoport: az a célcsoport, amely már azonosította a problémákat, tehát rájött arra, hogy bizonyos kérdések hatékonyabb kezelésével javulhatna a mozgáskorlátozottak helyzete – de még nem tette meg az ehhez szükséges lépéseket és változtatásokat. • Aktív célcsoport: az a célcsoport, amely törekszik a problémák megoldására, nemcsak felismerte, de kíván is tenni a célok elérése érdekében. 11

FONTOS! • Taglista: SMS emlékeztetők • Visszajelzések: Mit várnak az eseménytől? • Közösségi média • Follow-up (eseménykövetés) • Fotógaléria • A következő esemény szórólapja 12

Hogy fogjuk mi csinálni? 13

A hatékony csapat 14

És mit akarunk mindenképp elkerülni? • A vakon tapogatózást • Felkészületlennek lenni • A vendégek elhanyagolását • Lecsúszást a lényeges határidőkről • Sablonosságot 15

Előkészítés 1. Tervezés • témaválasztás (vagy alkalom) • költségterv (kiadások/bevételek) • ütemterv (feladatok és felelősök) • végleges rendezvény forgatókönyv 16

Forgatókönyv: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. A jó forgatókönyv: • megvalósítható, • könnyen áttekinthető, • jól érthető, • szerződésekkel garantált, • minden fontos részletre kitér, • az ezekhez tartozó személyekre is. Kötelező elemek: • dátum (év, hónap, nap), • pontos időpont (óra, perc), • feladat részletes leírása, • feladat elvégzéséért felelős személy, • feladat végrehajtásában résztvevők, • közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc). 17

Előkészítés 2. Szervezés • helyszín • programterv • előadók/meghívottak • reklám- és sajtóterv • meghívó • látványterv, dekoráció • anyagok, eszközök, technika • infrastruktúra 18

Lebonyolítás • helyszín, technika ellenőrzése • előadók fogadása • vendégek fogadása • időpont és időtartam • vendégek búcsúztatása (ajándékozás) • takarítás 19

Utómunkálatok • értékelés (több szempontból) • számlák rendezése, iktatása • tudósítások, archiválás • gazdasági értékelés • ESEMÉNYKÖVETÉS! 20

Hogyan tudja Önt támogatni a Mozgássérültek Budapesti Egyesülete? Az MBE szervezetei - nyilvántartást vezetnek az adott kerületben élő érintettekről - rendszeresen meglátogatják az egyedülálló betegeket: közösség - hiánypótló feladatot lát el: tanácsadás - partnerségi viszony a kerületi önkormányzatokkal: érdekképviseletét 21

Miről beszélgettünk ma? Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény: rendezvénymarketing A sikeres rendezvény 7 + 1 titka: célok, célközönség, téma, marketing, közösségi média, értékelés, utókövetés + 1 A rendezvény mint kommunikációs csatorna: közösségépítés Hogyan valósítsuk meg rendezvényt közösen, csapatban: közös cél, egyéni motiváció, keretek, aktivitás, kommunikáció, bizalom. 22

Sok sikert kívánok Önnek! 23