Rencontre dinformation SAFIRH 2 0 Responsables de la

Rencontre d’information SAFIRH 2. 0 Responsables de la transition 2020 -01 -15

Volets de la rencontre • Stratégie et objectifs de la transition • Suivi et avancement o Responsables o Communication o Présentations o Modules • Formule de présentation pour le module Grand Livre • Calendrier des présentations du module GL • Documentation • Activités pour les responsables o Présentation du fichier des utilisateurs à former • Prochaines étapes • Annexe

3 PAR RAPPORT À La stratégie de transition L’équipe de support et entretien des systèmes a élaboré une stratégie de transition aux nouveaux écrans de SAFIRH (SAFIRH 2. 0). Phase 3 Production Phase 2 Transition Phase 1 Développement RC 1 Fin du dév Alpha Appropriation par les usagers Appropriation par l’équipe support Correctifs Q/A … RC 2

Objectifs de la transition 1. Assurer une transition entre le développement du projet et la mise en production 2. Fournir un cadre, du soutien ainsi que des outils dans le but de réduire le niveau d’efforts requis par les établissements pour les différentes activités de transition, soient: Formation Appropriation et mise en production Guides et documentation Communication

Suivi et avancement - Responsables • Rencontre de suivi et atelier sur la gestion du changement avec les responsables o 6 novembre 2019 : Complétée o 19 novembre 2019 : Complétée • Rencontre d’informations avec les responsables o 15 janvier 2020 : Planifiée • Validation des listes d’utilisateurs à former: À faire • Suivis récurrents durant l’appropriation : À planifier • Octroi des accès au système de suivi de tickets JIRA pour les responsables : Complété o Permettra de rapporter des demandes et d’en suivre l’avancement o https: //jira. uquebec. ca/

Suivi et avancement – Responsables (suite) JIRA • Éléments à inclure dans la création d’un ticket JIRA: 1. Nom de projet : SAFIRH appropriation (SAAP) 2. Type de ticket : Bogue/support 3. Module 4. Résumé (titre) 5. Constituante (établissement) 6. Descriptif (explication du problème)

Suivi et avancement - Responsables (suite) Détection d’une anomalie par un utilisateur 1 6 Détection d’une anomalie par un utilisateur L’équipe du CSC inscrit les résultats dans le ticket JIRA et réattribue la requête au responsable 7 Au besoin, un appel est effectuer pour expliquer le résultat 2 5 L’utilisateur rapporte l’anomalie à son responsable L’équipe de support du CSC traite votre demande 8 Le responsable s’assure de retourner le résultat au demandeur et au Super utilisateur 3 4 Au besoin, le Super utilisateur valide l’anomalie En cas d’une réelle anomalie, l responsable crée un ticket JIRA détaillant le problème (SAFIRH appropriation) 9 L’anomalie résolue, le responsable ferme la demande Jira

Suivi et avancement - Communication • Site web de la transition : o Mise en ligne le 15 janvier 2020 o http: //infosafirh. uquebec. ca/ • Séquence des communications : Complétée • Gabarits de courriels : Complétés

Suivi et avancement - Communication (suite) “Des nouvelles de la transition” “Aidez-nous à améliorer la formation” “Inscrivez-vous à la formation Super utilisateur!” “C’est l’heure des formations utilisateur!” “N’oubliez pas de tester notre nouvelle plateforme!” “Aidez-nous à améliorer la formation” “La mise en production arrive bientôt!” “Bravo à tous pour votre participation!”

Suivi et avancement - Formations • Identification des utilisateurs : plus grand nombre d’utilisateurs identifiés que prévu ≈ 1 200 personnes à former • Révision de la formule de présentation des nouveaux écrans par visioconférence par établissement ou regroupement selon la taille du groupe • Formation sur la sécurité et la création des profils o 17 décembre 2019 : Complétée o Travail demandé avant le 10 janvier aux personnes responsables o Tâche: Désactivation des écrans du Grand Livre en écriture dans SAFIRH 1. 0 o Commentaires faisant suite à cette formation ? • Matériel de formation pour module Grand livre o Guide de navigation : Complété o Guide d’appropriation GL : Complété • Préparation de la formation Grand Livre par l’équipe Finances du CSC o En cours • Formation module Grand Livre o Début : 24 janvier 2020

Suivi et avancement - Modules Premier module FI – Grand livre Premier module RH- Perfectionnement Formation Super utilisateurs et début de l’appropriation : début 24 janvier 2020 • Échéancier de développement : révisé par le Bureau de projet • Formation utilisateurs et début de l’appropriation: début mi-février 2020 • Déploiement : en attente • • Mise en production : révisée pour mi-mars 2020 • Guide d’appropriation : à faire (maintient cette cible, confirmation du BP à venir) • Documentation système: à faire Temps d’appropriation ≈ 3 à 7 semaines • Échéanciers de formation, d’appropriation et de mise en production : en révision Guide d’appropriation : complété • Documentation système: complétée • Disponibilité des environnements d’appropriation pour chaque établissement: RH - Dossier employé complétée • Échéancier de développement: révisé par le Bureau de projet Création des profils d’accès (responsable de la sécurité): à valider avec les • Guide d’appropriation : en cours responsables de la transition • • Appropriation : en attente • Documentation système: à faire • Échéanciers de formation, d’appropriation et de mise en production : en révision FI- Décentralisation des rapports de dépenses • Échéancier de développement: révisé par le Bureau de projet • Déploiement par établissement • Guide d’appropriation : complété • Documentation système: à faire • Échéanciers de formation, d’appropriation et de mise en production : en révision Autres modules RH et FI • À venir

Formations Objet: Gestion de changement et présentation du projet Clientèle visée: Responsables de la transition de chaque établissement Étab Date Heure Lieu État Responsables 6 novembre 2019 09: 00 à 16: 00 Québec Complétée Responsables 19 novembre 2019 09: 00 à 16: 00 Montréal Complétée Objet: Sécurité et création des profils Clientèle visée: Responsables de la sécurité de chaque établissement Étab Date Heure Lieu État Tous 17 décembre 2019 10: 00 à 11: 00 Vidéoconférence Complétée

Formations Module: Grand livre Objet: Présentation des nouveaux écrans Clientèle visée: Super Utilisateurs Étab Date Heure Lieu État 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle 2410 à l’UQSS) Planifiée UQTR 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle 1220 -AT) Planifiée UQAC 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle P 2 -4090) Planifiée ETS 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle B-1204) Planifiée POLY 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle B-600. 9 (2170)) Planifiée UQAM 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle J-2615) Planifiée UQAR 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle J-456) Planifiée UQO 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle E-1800) Planifiée UQAT 24 janv AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle F-100) Planifiée ENAP, TÉLUQ, UQSS

Formations Module: Grand livre Objet: Présentation des nouveaux écrans Clientèle visée: Utilisateurs centralisés Étab Date Heure Lieu État ENAP, TÉLUQ, UQSS 17 fév AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle 2310 à l’UQSS) À planifier UQTR 18 fév AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle 1220 AT à UQTR et 2410 à l’UQSS) À planifier UQAC 19 fév AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle P 2 -4120 à l’UQAC et 2330 à l’UQSS) À planifier ETS 19 fév PM 13: 00 à 16: 00 Vidéoconférence (Salle E-3011 à l’ETS et 2330 à l’UQSS) À planifier Poly 20 fév AM 09: 00 à 12: 00 Vidéoconférence (Salle J-2074 à la Poly et 2330 à l’UQSS) À planifier UQAM 20 fév PM 13: 00 à 16: 00 Vidéoconférence (Salle N-7050 à l’UQAM et 2330 à l’UQSS) À planifier UQAR 21 fév AM 09: 00 à 12 : 00 Vidéoconférence (Salle à venir pour l’UQAR et 2330 à l’UQSS) À planifier UQO 21 fév AM 09: 00 à 12 : 00 Vidéoconférence (Salle E-1800 à l’UQO et 2330 à l’UQSS) À planifier UQAT 21 fév AM 09: 00 à 12 : 00 Vidéoconférence (Salle A-106 à l’UQAT et 2330 à l’UQSS) À planifier

Appropriation et mise en production Année 2020 Objet: Périodes d’appropriation dans l’environnement d’appropriation de chaque établissement Clientèle visée: super utilisateurs et utilisateurs centralisés Module Appropriation Super utilisateurs État Grand Livre Du 24 janvier à mi-mars 2020 Décentralisation des rapports de dépenses En révision Perfectionnement En révision Gestion de personnel (Dossier employé) En révision Compétences En révision Module commun RH En révision Régime de retraite En révision Accessible après la formation Appropriation utilisateurs centralisés Du 17 -21 février à mi-mars 2020 État Mise en production Accessible après la formation Mars 2020 État À venir En révision

Appropriation GL Module Étab Début Période utilisateurs centralisés Mise en production Lieu État GL ENAP, TÉLUQ, UQSS 17 février 2020 09: 00 à 12: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL UQTR 18 février 2020 09: 00 à 12: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL UQAC 19 février 2020 09: 00 à 12: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL ETS 19 février 2020 13: 00 à 16: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL Poly 20 février 2020 09: 00 à 12: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL UQAM 20 février 2020 13: 00 à 16: 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier GL UQAR, UQO, UQAT 21 février 2020 09: 00 à 12 : 00 Mi-mars Environnement d’appropriation par établissement À planifier

Documentation Modules Guide de navigation État Complété Finance- Guides d’appropriation Documentation Grand Livre Complété Rapports de dépenses Complété Module commun En attente Projet En attente Disponibilité budgétaire En attente Comptes à payer En attente Approvisionnement En attente Inventaire En attente Réception et retours En attente Comptes à recevoir En attente Masse salariale et engagements En attente Dossier Employé En cours Perfectionnement En attente Absence longue durée En attente Carnet de santé En attente Gestion de l'assiduité En attente Libération syndicale En attente Structure organisationnelle (Module commun) En attente Compétences En attente Dotation En attente Suivi de la performance En attente PAEE Programme d’accès à l’égalité à l'emploi En attente Rémunération (partie RH) En attente RH- Guides d’appropriation

Documentation Modules État Grand Livre Complété Rapports de dépenses En attente Module commun En attente Projet En attente Disponibilité budgétaire En attente Comptes à payer En attente Approvisionnement En attente Inventaire En attente Réception et retours En attente Comptes à recevoir En attente Masse salariale et engagements En attente Dossier Employé En cours Perfectionnement En attente Absence longue durée En attente Carnet de santé En attente Gestion de l'assiduité En attente Libération syndicale En attente Structure organisationnelle (Module commun) En attente Compétences En attente Dotation En attente Suivi de la performance En attente PAEE Programme d’accès à l’égalité à l'emploi En attente Rémunération (partie RH) En attente Finance - Révision de la documentation système Documentation (suite) RH - Révision de la documentation système

Matériel de formation (guides d’appropriation et guide de navigation) Les outils disponibles Soutien technique et logistique (JIRA) Les piliers d’atténuation de la résistance Documentation Site Web Formations (Utilisateurs et super utilisateurs, sécurité)

Activités pour les responsables • Identification des personnes à former o Avec fichier fourni o À compléter d’ici le 22 janvier 2020 • Préparation des présentations/formations o Impression des documents o Réservation des locaux et équipements requis o S’assure que tous est accès • Suivi périodique • Aide à la planification de la formation du décentralisé o Fait à l’interne

Présentation du fichier des utilisateurs à former • Liste des utilisateurs o Critères de création de cette liste § Profil centralisé § Ayant accédé au module dans l’année 2019 § Avec assignation dans le département

Activités pour les responsables • Identification des personnes à former o Avec fichier fourni o À compléter d’ici le 22 janvier 2020 • Vérifier avec les responsables de la sécurité que les profils ont été créés • Préparation aux présentations/formations o Impression des documents o Réservation des locaux et équipements requis o S’assure que tous ont accès • Suivi périodique avec les usagers • Suivi avec l’équipe de transition • Planification de la formation du décentralisé o Réalisé à l’interne • Consignation des anomalies dans JIRA

Prochaines étapes • Copie des environnements d’appropriation GL o La date de la copie vous sera communiquée • Formations GL • Appropriation GL • MEP GL

Annexe • Rôle du responsable • Calendrier de déploiement

Rappel du rôle du responsable d’établissement Fait la promotion des formations S’assure que tous les joueurs clés s’y inscrivent Soutien logistique Encourage l’expérimentation Stimule l’appropriation Responsable Agent de liaison Oriente les usagers vers les bonnes ressources, guides, etc. S’assure que les communications sont bien lues Rapporte l’état des lieux sur le terrain Récolte le feedback Collecte et consigne les anomalies avec l’aide des superutilisateurs Aide l’équipe de transition à améliorer ses processus

ÉCHÉANCIER FINANCE L’échéancier est sujet à révision

ÉCHÉANCIER RH L’échéancier est sujet à révision

Questions ?