RELAZIONE ICTORGANIZZAZIONE Cos unorganizzazione Ai nostri fini organizzare

RELAZIONE ICT-ORGANIZZAZIONE

Cos’è un’organizzazione? • Ai nostri fini: – organizzare: ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate – organizzazione: insieme di risorse costituito per il raggiungimento di determinati fini • Sono organizzazioni: – un’impresa, un’ente pubblico, una squadra di pallavolo, …. • Un’organizzazione si contraddistingue anche per le relazioni che ci sono tra le sue diverse componenti

COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE 1. La struttura: – scomposizione delle attività, dei compiti e delle mansioni (“chi” fa “cosa”) – identificazione dei diversi livelli di autorità È “l’intelaiatura formale” di un’organizzazione

Rappresentazioni formali della struttura 1. Organigrammi: – rappresentazione grafica dell’organizzazione in termini di distribuzioni delle funzioni e dell’autorità tra: funzioni, reparti, singoli individui – Tipi di strutture organizzative e relativi organigrammi: • funzionale • divisionale • a matrice

Rappresentazioni formali della struttura 2. Mansionari – definiscono compiti e caratteristiche dei ruoli operativi 3. Schede di responsabilità – definiscono responsabilità, obiettivi e caratteristiche dei ruoli dirigenziali

I meccanismi operativi Metodi (più o meno formalizzati e strutturati) per coordinare le attività delle diverse parti dell’organizzazione, e le relazioni tra esse

Tipi di meccanismi operativi 1. PROCEDURE E NORME – alta efficienza, ma contesti di alta ripetibilità – possono riguardare un singolo addetto, un reparto, più reparti o funzioni – tipi: • procedure operative: disciplinano lo svolgimento di attività ripetitive a livello operativo – ad es: procedura per l’emissione di un ordine • procedure di controllo: stabiliscono il modo con cui una determinata attività viene monitorata – ad es. : procedura per l’inventario periodico del magazzino ai fini del controllo delle scorte • procedure di informazione: stabiliscono come deve venire gestito un determinato flusso di informazione o documenti – ad es. : procedura di emissione e distribuzione di circolari periodiche per il personale • procedure decisionali: definiscono come una data decisione deve essere presa – ad es. : procedura per il lancio dei lotti in produzione

2. PIANI E PROGRAMMI – stabiliscono obiettivi o specifiche di prestazione, ma senza indicare nel dettaglio le modalità specifiche per raggiungerli, e le risorse da utilizzare – un esempio: i budget

3. GERARCHIE – consiste nell’attribuire responsabilità specifiche di controllo di una certa attività • per la soluzione di eccezioni, problemi imprevisti, o comunque tutto ciò che non è codificato da procedure o norme prefissate • per la gestione dei meccanismi di premio/sanzione verso i “sottoposti”

4. RIUNIONI – programmate: formalmente definite, convocate con regolarità, con obiettivi precisi anche ai fini decisionali – non programmate: estemporanee, convocate in modo anche informale e per discutere o anche decidere su questioni contingenti

5. RELAZIONI ORIZZONTALI – meccanismi che facilitano rapporti tra addetti della stessa unità o funzione aziendale, o anche tra unità diverse – modalità: • contatto diretto • creazione di “ruoli di intermediazione” e di “rappresentanza” (ad es. : nomina di un delegato a rappresentare un certo ufficio)

Caratteristiche non formalizzate di un’organizzazione • I PROCESSI (COMPORTAMENTALI) – il modo effettivo con cui un’attività viene condotta – strettamente legato alle caratteristiche del compito da svolgere, ma anche dell’individuo, e delle sue modalità di relazione con i colleghi e con gli altri soggetti

Riassumendo • Strutture, meccanismi operativi e processi comportamentali definiscono le caratteristiche salienti di un’organizzazione • Alcuni aspetti sono pianificabili e formalizzabili, altri meno • Le organizzazioni possono differire in modo rilevante in relazione al contesto di riferimento e alle caratteristiche intrinseche delle componenti dell’organizzazione • Le organizzazioni possono differire tra le diverse parti • L’organizzazione di un’impresa può modificarsi nel tempo, sia per iniziative deliberate che per cause non intenzionali

ICT E ORGANIZZAZIONE organizzazione informazione ICT

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE • L’informazione è un input chiave per le attività e i compiti delle varie parti dell’organizzazione; queste a loro volta elaborano e distribuiscono informazione. • Un’impresa (un’organizzazione) può essere vista come un sistema in cui viene elaborata informazione, e al cui interno vengono veicolati flussi informativi tra le varie componenti: – Flussi di: • dati, informazioni, conoscenze • richieste, interrogazioni • comandi, ordini, segnalazioni, avvisi – Flussi tra • livelli gerarchici (ad es. : un comando dall’alto al basso, un avviso o un dato dal basso all’alto) • uffici o funzioni aziendali diverse (ad es. : un ordine elaborato dall’ufficio vendite viene trasmesso dal magazzino) • ruoli o mansioni diverse (ad es. : il responsabile del magazzino ha tra ke sue mansioni comunicare i dati delle giacenze al responsabile della logistica) – Flussi che possono essere: • formalizzati (ad es. un modulo scritto) o informali (un colloquio informativo) • basati su modalità diverse – testi e documenti, immagini, comunicazioni verbali, ecc. – Inoltre c’è una relazioni tra flussi informativi, flussi fisici, e flussi monetari • ad es. : un’impresa manifatturiera può essere vista come un sistema dove: materia

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE • I flussi informativi assumono un ruolo PRIMARIO e così pure le attività di RACCOLTA, ELABORAZIONE, TRASFORMAZIONE E DISTRIBUZIONE dell’informazione • QUAL È IL VALORE DELL’INFORMAZIONE? – l’informazione ha valore se serve e se è disponibile quando serve (necessità di informazioni RILEVANTI, CONGRUENTI e TEMPESTIVE) • Il valore dell’informazione DIPENDE DAL SOGGETTO CHE NE FA USO: dai suoi scopi, capacità, vantaggi che ne può trarre. QUINDI il valore dell’informazione dipende dal valore economico che può produrre per il soggetto utilizzatore: un’informazione redditizia vale in relazione al reddito che permette di produrre. A titolo di esempio, un modo per misurare il valore di un’informazione: QUANTO SIAMO DISPOSTI A PAGARE PER AVERLA? Ma tale valore è definibile e misurabile SOLO IN RELAZIONE AGLI OBIETTIVI E AI VANTAGGI (ECONOMICI) che con tale relazione ci attendiamo di ottenere.

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE • Diversi contesti organizzativi (ossia diverse imprese organizzate in modo differente e che operano in contesti e con obiettivi diversi) comportano diverse ESIGENZE di comunicazione e trattamento dell’informazione. • Parimenti, il modo con cui un’impresa si struttura e si organizza per elaborare informazione dipende dal fabbisogno di informazione e dalle modalità con cui questa può venire elaborata, in relazione agli obiettivi specifici e al contesto in cui l’impresa opera.

ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE • Si può MISURARE i fabbisogni informativi dell’impresa? Un modello di carattere generale: il grado di INTENSITA’ INFORMATIVA di un’impresa (Porter e Millar, 1985) che dipende da elementi quali: – caratteristiche del mercato della fornitura (numero di fornitori, varietà, variabilità, volume delle transazioni, ecc. ) – caratteristiche dei prodotti/servizi (varietà e variabilità, contenuto informativo, ciclo di vita, ecc. ) – modalità di gestione delle attività interne (coordinamento necessario nel processo produttivo, dispersione geografica di uffici e stabilimenti, ecc. ) – caratteristiche del mercato (numero di clienti, varietà e volume delle transazioni, tipo di canali distributivi, ecc. ) • Il GRADO DI INCERTEZZA influenza in modo rilevante le attività informative di un’impresa – ad es. in termini di: a) indeterminatezza, b) varietà, c) variabilità

ICT E INFORMAZIONE • Le ICT sono tecnologie per l’elaborazione e la distribuzione delle informazioni. Quindi servono a facilitare la gestione dei flussi informativi: – – raccolta di informazioni elaborazione catalogazione e memorizzazione replicazione e distribuzione • Grazie alle ICT il costo unitario e il tempo di effettuazione di tali attività può comprimersi notevolmente • Sistemi, applicazioni e tecnologie diverse sono adatti per processare diversi tipi di informazione. Di conseguenza si pongono interrogativi come i seguenti: – quale tecnologia per quale tipo di flusso informativo? – quale tecnologia per quale obiettivo informativo?

ICT E ORGANIZZAZIONE • Le ICT influenzano il modo con cui l’impresa si organizza per gestire l’informazione, e viceversa il modo in cui un’impresa è organizzata influenza le opportunità e pone vincoli all’uso delle ICT (e di specifiche applicazioni). • C’è una relazione stretta tra le possibili applicazioni delle ICT in un’impresa e le caratteristiche dell’organizzazione (il contenuto informativo di compiti e mansioni, l’articolazione dei compiti interni e la struttura stessa, l’efficacia e l’efficienza delle singole attività, le relazioni esterne, gli obiettivi stessi delle organizzazioni, ecc. ) • QUINDI CI SONO ALCUNI INTERROGATIVI CHIAVE: – quali applicazioni delle ICT per quali organizzazioni (o parti di esse)? Per quali obiettivi? – quali effetti delle ICT sulle modalità e sui confini stessi di un’organizzazione?