Rekryteringsprocessens olika steg Steg 1 Steg 2 Steg

Rekryteringsprocessens olika steg Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 Steg 8 Steg 9 Steg 10 Steg 11 Steg 12 Steg 13 Steg 14 Steg 15 Steg 16 Steg 17 Steg 18 Steg 19 Steg 20 9/4/2021 Behovsanalys, sid 2 Kravprofil, sid 3 -6 Diarieför ärendet i W 3 D 3 och registrera i Edgar Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17. 00 Omplaceringsprövning Personalspecialist godkänner i Edgar senast måndag 17. 00 Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17. 00 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden i Edgar Förhandling med facket - torsdagar från 13. 15, Sturegatan 4 Personalspecialist fattar beslut i Edgar Personaladministratör/motsvarande bevakar när ärendet är avslutat i Edgar. Personaladministratör/motsvarande färdigställer kungörelse och eventuell tidningsannons Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i W 3 D 3. Urvalsarbete, sid 19 Intervjuer, sid 20 -23 Referenstagning, sid 24 Beslut om anställning Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17. 00 Anslag – Överklagande - anställningsavtal Introduktion 1

Steg 1 Behovsanalys Prefekt/motsvarande gör en analys av verksamheten. Här finns möjlighet till nyorientering och utveckling samt tillfälle att förnya och ompröva verksamheten så att den ligger i linje med verksamhetens mål och krav. Dessa frågor kan ställas: – Vilka arbetsuppgifter behövs? – Kan arbetsuppgifterna fördelas på annat sätt? – Vilka kvalifikationer krävs för att utföra arbetsuppgifterna? – Är könsfördelningen jämn? – För hur lång tid kan avdelningen/enheten ta ansvar för den anställde? – Kan anställningen tidsbegränsas? 9/4/2021 2

Steg 2 Kravprofil Prefekt/motsvarande utgår från verksamhetens mål och krav vid upprättande av kravprofil. Detta görs inför rekrytering och kompetensförsörjning. – – – Utgångspunkter: Vilka är verksamhetens mål? Vilka mål arbetar befattningshavaren mot inom ramen för verksamhetens mål och vilka ansvarsområden har hon/han? Vilka arbetsuppgifter ingår för att uppfylla de mål befattningshavaren har? Huvudsakliga arbetsuppgifter och omfattning. 9/4/2021 3

Steg 2 a) Mall för kravprofil Utbildning, formella kvalifikationer och kurser Erfarenhet Arbetslivserfarenhet - generell eller specifik karaktär. Annan erfarenhet. Ibland kan det vara värdefullt att ta ställning till utbildnings- och erfarenhetskrav tillsammans eftersom de i vissa fall är utbytbara. Kunskap Vad är avgörande för arbetets utförande? Vilka krav ställer man på personen förutom kraven på formell utbildning och erfarenhet t ex språkkunskaper, kunskaper om specifika datasystem eller någon specialistkunskap. Förmågor, färdigheter och förhållningssätt Övriga krav körkort? Annat? 9/4/2021 4

Steg 2 b) Exempel – förmågor, färdigheter och förhållningssätt Personliga förmågor Initiativtagande, självgående, stabil Sociala färdigheter Samarbetsförmåga, lojal, serviceinriktad Ledarskapsförmågor Tydlig, strategisk, mål- och resultatorienterad Intellektuella färdigheter Strukturerad, kvalitetsmedveten, problemlösningsförmåga 9/4/2021 5

Steg 2 c) Exempel definitioner Initiativtagande Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat Samarbetsförmåga Arbetar bra med andra människor. Relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Initierar och tar ansvar för samarbete. Ser och bekräftar andras förmågor. Entusiasmerar andra till att delta i samarbete. Tydlig Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp. Strukturerad Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. 9/4/2021 6

Steg 3 Diarieför ärendet i W 3 D 3 och registrera i Edgar Personaladministratör/motsvarande: - Loggar in i W 3 D 3 – se bildmaterial sid 7 - Skapar ett nytt diarienummer (ärende) Vi frågor angående W 3 D 3 – kontakta Registraturen. - Loggar in i Edgar – se bildmaterial sid 8 - Registrerar rekryteringsärendet - Ärendet diarieförs i W 3 D 3 och registreras i Edgar – Se bildmaterial sid 9 9/4/2021 7

Steg 3 a) Tidsåtgång intern process Ett normalt rekryteringsärende tar ca 1 vecka Det förutsätter att: -personaladministratör/motsvarande lagt in ärendet i Edgar. -prefekt/motsvarande godkänt och sänt ärendet vidare i Edgar (till personalavdelningen) före kl 17. 00 fredag. 9/4/2021 8

Steg 4 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17. 00 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar genom att sända ärendet vidare till personalavdelningen. 9/4/2021 9

Steg 5 Omplaceringsprövning sker måndagar kl 11. 00 - 13. 00 Det innebär att Personalspecialist går igenom alla rekryteringar för att se om det finns någon person som: - är övertalig - har företrädesrätt - behöver omplacering av andra skäl. 9/4/2021 10

Steg 6 Personalspecialisterna godkänner i Edgar senast måndag 17. 00 Personalspecialist beslutar om att frisläppa rekrytering eller inte. Personalspecialist kodar befattningen (BESTA-befattningsgruppering för statistik) Befattningarna grupperas efter arbetsområden, arbetsuppgifternas innehåll och svårighetsgrad. 9/4/2021 11

Steg 7 Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17. 00 Facket ”godkänner” eller lämnar yrkande i Edgar 9/4/2021 12

Steg 8 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden. Finns yrkanden kontaktas personalspecialist förberedelse inför eventuell förhandling. 9/4/2021 13

Steg 9 Förhandling med facket torsdagar från 13. 15, Sturegatan 4 Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 9/4/2021 14

Steg 10 Personalspecialist fattar beslut i Edgar Beslut fattas om: - omplacering/anvisning/rekrytering - utlysning eller inte. Personalspecialist avslutar ärendet i Edgar. (OBS Omplacering/anvisningsärenden kan i vissa fall ta längre tid att avsluta) 9/4/2021 15

Steg 11 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina rekryteringsärenden i Edgar för att se när de är avslutade. 9/4/2021 16

Steg 12 Personaladministratör/motsvarande färdigställer kungörelse och eventuell tidningsannons. - Personaladministratör/motsvarande skickar annonsunderlagen via e-post till personalspecialist. - Personalspecialist ser till att kungörelse och eventuell annons bokas och publiceras. OBS räkna med att det tar tid! Att publicera på nätet www. uu. se går oftast inom ett par dagar. Tidningsannonser däremot bokas via Vizeum och tar längre tid (prisförfrågan, korrektur mm). - Publicering och bokningar görs av personaladministratör vid personalavdelningen. - Ansökningsformulär kopplas alltid till kungörelse på webb för elektroniskt ansökningsförfarande (för all teknisk administrativ personal). 9/4/2021 17

Steg 13 Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i W 3 D 3. E-post skickas automatiskt från Registraturen till alla sökande om att ansökan är mottagen och registrerad. Registraturen skickar e-post till kontaktpersonerna som är angivna i kungörelsen. En länk bifogas som gör det möjligt att läsa ansökningshandlingarna allt eftersom de kommer in. (Kontaktpersonerna behöver inte ha behörighet i W 3 D 3 för att kunna läsa ansökningshandlingarna). 9/4/2021 18

Steg 14 Urvalsarbete Utgå från kravprofilen under hela urvalsprocessen. Det minskar även risk för diskriminering. Vanligt tillvägagångssätt är CV-genomgång, strukturerade intervjuer, eventuella arbetsprov, arbetsbetyg och referenstagning. Tips på tillvägagångssätt - Skicka brev eller e-post till alla sökande och informera om rekryteringsprocessen och tidsplan. - Använd kravprofilen vid genomgång av ansökningar för att se vilka sökande som uppfyller de krav som ställts på utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetens. - Fundera över om det går en röd tråd i den sökandes intresse för befattningen, tidigare val av utbildning, arbeten samt drivkrafter. - Låt flera personer läsa och bedöma ansökningarna för att sedan kunna jämföra och diskutera val av lämpliga kandidater. Ett hanterbart antal ansökningar att gå vidare med brukar vara 5 -10 personer. 9/4/2021 19

Steg 15 Intervju Målet med en anställningsintervju är att få ut så mycket relevant information som möjligt om kandidatens kompetens (förmåga, färdigheter och förhållningssätt). Ett lika viktigt syfte är att den sökande ska få information och fakta om arbetsplatsen och arbetets krav. Tänk på att ge en positiv men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten. 9/4/2021 20

Steg 15 a) Intervjuförberedelser Intervjugrupp (rekryterande chef, personaladministratör, kollega som kan arbetsuppgifterna till exempel) Struktur genom en strukturerad intervju utgår man från kravprofilen och alla kandidater behandlas likvärdigt samt får i huvudsak samma frågor. Det är nödvändigt att före intervju bestämma vem som gör vad – möter kandidaten, ställer frågor om personlighet/formell kompetens och så vidare. Exempel finns i HR-guiden. Frågeteknik och vilken atmosfär man skapat i mötet är avgörande för informationsflödet från båda håll. Använd gärna öppna frågor – Hur? Vem? Vad? Vilka? Berätta? Ge exempel? Ställ följdfrågor och klargörande frågor. Var inte rädd för tystnaden! 9/4/2021 21

15 b) Andra intervjun • Rekryteringsgruppen summerar sina intryck efter första intervjun och väljer ut vilka som ska kallas till en andra intervju. • Här finns det möjlighet att fördjupa sig i frågeställningar som kan ha dykt upp och att ställa frågor som kan räta ut eventuella frågetecken. • Att träffa den blivande arbetsgruppen är också ett viktigt moment. Rekommendationen är då ett mer informellt möte i anslutning till det andra intervjutillfället och eventuellt en rundvandring på arbetsplatsen. 9/4/2021 22

15 c) Hur går jag tillväga med andra intervjun? Välj ut två till tre kandidater som bäst matchar kravprofilen. Kalla dessa slutkandidater till en andra intervju. Be dem förbereda och lämna referenser. 9/4/2021 23

Steg 16 Referenstagningen är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om en person samt att jämföra tidigare intryck från anställningsprocessen och att räta ut frågetecken. Be i första hand om referenser som haft en arbetsledande ställning (men även kolleger och andra kan vara av värde) till kandidaten och som inte ligger alltför många år tillbaka i tiden. Två till tre personer brukar vara ett hanterbart antal. Boka gärna telefontid med referenspersonen så att personen har möjlighet att vara förberedd. Se mall i HR-guiden. 9/4/2021 24

Steg 17 Beslut om anställning Anställningserbjudande – anställningsvillkor, lön med mera Inför beslut om vem som ska erbjudas en anställning görs en samlad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning med mera. Beakta i vilken utsträckning kandidaten lever upp till kravspecifikationen, utvecklingsbarheten hos de kandidater som inte till fullo lever upp till kraven, den relativa vikten/betydelsen av olika krav. Dokumentation är viktig och blir även till hjälp vid frågor om processen samt vid ett eventuellt överklagande. 9/4/2021 25

Steg 18 Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17. 00 Personaladministratör/motsvarande: - lägger in information om anställning i Edgar. Se bildmaterial sid 10. - bevakar sina ärenden i Edgar. Om facket har yrkande eller frågor och synpunkter - kontakta personalspecialist förberedelse inför eventuell förhandling. Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist torsdagar från 13. 15, Sturegatan 4. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 9/4/2021 26

Steg 19 Anslag – Överklagande anställningsavtal Personaladministratör/motsvarande: - skriver anslag enligt mall HR-guiden (blanketter Anslag – överklagande) - skickar anslag till Registrator lägger in anslaget i rekryteringsärendet i W 3 D 3 samt sätter upp anslaget på universitetets anslagstavla, S: t Olofsgatan 10 B). - bevakar när registreringen är åtgärdad och sänder sedan, via W 3 D 3 ut anslaget till övriga sökande (mallen innehåller text om hur man överklagar). Vid tillsvidareanställningen som inleds med provanställning skrivs ytterligare ett anslag. Detta sänds enbart till den anställde. Avvakta med att skriva anställningsavtal tills överklagandetiden 3 veckor gått. 9/4/2021 27

Steg 19 a) Vid överklagande Enbart den som är direkt berörd av ett anställningsbeslut, såsom övriga sökande till en anställning, kan överklaga. Ett överklagande ska ha inkommit till Registrator inom tre veckor från den dag anställningsbeslutet anslogs. Om beslutet inte överklagas i rätt tid vinner det laga kraft tre veckor efter det att beslutet anslogs. 9/4/2021 28

Steg 19 b) Anslag – Överklagande anställningsavtal Anslaget gäller som ett interimistiskt anställningsbeslut (det vill säga under överklagandeperioden, 3 veckor) till dess att beslutet vinner laga kraft. Först därefter skrivs anställningsavtal mellan institutionen (eller motsvarande) och den anställde. 9/4/2021 29

Steg 20 Introduktion - förslag -Utse en person som ansvarar för introduktionen och lägger upp ett individuellt introduktionsprogram. -Informera den nyanställde om introduktionskursen som arrangeras på Uppsala universitet centralt. -Fundera på hur du själv skulle vilja bli introducerad - små detaljer som en välkomstblomma på skrivbordet och fika- och lunchsällskap gör mycket för det första intrycket. De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. Det är viktigt att chefen avsätter tid till att hälsa välkommen och berätta om verksamheten. Tänk också på att introduktionen ska innehålla en lagom blandning av eget arbete och information. 9/4/2021 30

Steg 20 a) Uppföljning introduktion Eftersom varje anställning är en omfattande investering är det väsentligt att under en period av tre till sex månader följa upp att den nyanställde har fått en verklig möjlighet att komma in i organisationen och utföra ett produktivt arbete. Förslag Följ upp kontinuerligt men boka in ett första samtal efter cirka en månad, det vill säga innan det är för sent att göra angelägna justeringar i den påbörjade introduktionen och ett andra samtal efter ytterligare några månader. Uppföljningssamtalet syftar till att: reda ut eventuella missnöjen, rätta till eventuella brister i förutsättningarna för att utföra arbetet (arbetsmiljön, utrustning, utbildnings- eller handledningsinsatser med mera), få synpunkter på arbetssättet med mera från den nyanställde som ser allt med ”friska ögon” och att den nyanställde känner att chefen bryr sig om hur hon/han har det. 9/4/2021 31

Kontakt Personalavdelningen Personalspecialister anställning och arbetsrätt • Cecilia Arnqvist , 018 -471 1711 cecilia. arnqvist@uadm. uu. se • Gustaf Floderus 018 -471 1748 gustaf. floderus@uadm. uu. se • Helén Kirchmann , 018 -471 5719 • Lena Kvist , 018 -471 1769 lena. kvist@uadm. uu. se • Anne-Li Nagy Westergren , 018 -471 1732, anne-li. nagy@uadm. uu. se • Helen Tholander , 018 -471 1758, helen. tholander@uadm. uu. se • Helén Widén, 018 -471 6807, helen. widen@uadm. uu. se 9/4/2021 helen. kirchmann@uadm. uu. se 32