REINGENIERA DE PROCESOS Madrid 1 de Abril de

REINGENIERÍA DE PROCESOS Madrid, 1 de Abril de 2000

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LOS PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA i Racionalización. i Definición y objetivos. i Elaboración de procedimientos. i Técnicas recomendadas. i Reingeniería de procedimientos. i Tecnologías de la información y sistemas de información

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RACIONALIZAR, ¿PARA QUÉ? âLograr la máxima productividad OBJETIVOS âSimplificar procesos y estructuras âEliminar tareas que no añaden valor âMejorar la distribución de la carga de trabajo FUNCIONES X PROCESOS

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED OBJETIVO GENERAL “Eliminar las tareas y actividades que no producen un valor añadido a la organización”

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LOS BENEFICIOS POTENCIALES SON IMPORTANTES (I) AHORROS 1. Reducción en costes de mano de obra 25% - 50% 2. Reducción en documentos 30% -60% 3. Reducción de plazos 25% -75%

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LOS BENEFICIOS POTENCIALES SON IMPORTANTES (II) AHORROS 4. Reducción en número de transacciones 30% - 60% 5. Reducción de espacio fisico de oficina 20% - 40%

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RESULTADO: EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 4 ESTRUCTURA 4 OBJETIVO 4 FUNCIONAMIENTO 4 NORMAS 4 PROCEDIMIENTOS

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED METODOLOGÍA I. - REVISIÓN GLOBAL - PLANIFICACIÓN II. - ANÁLISIS y DESARROLLO 1. Análisis Organización 2. Análisis de Procesos 3. Elaboración de Procedimientos 4. Medición del trabajo / Distribución en Planta III. - IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS Contiene información sobre el conjunto de operaciones que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo una tarea concreta.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED CLASES Procedimientos de oficina Procedimientos de fábrica Generales Involucran a dos o mas unidades. Específicos Una unidad.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED OBJETIVOS (I) û Documentar la operativa de los distintos puestos de trabajo. û Proporcionar una herramienta de ayuda para el conocimiento de las tareas que corresponden a cada responsable. û Construir un punto de referencia básico y fundamental para la formación.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED OBJETIVOS (II) û Compendiar en forma ordenada y secuencial las operaciones que se efectúan para desarrollar una actividad determinada. û Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de actividades. û Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED PROCESO DE ELABORACIÓN DESCRIPCIÓN DE FASES: 4. Aprobación y difusión de los procedimientos 1. Preparación y Presentación del Proyecto 3. Preparación de los procedimientos: narrativa y flujograma 2. Recopilación y Análisis de la Información

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (I) 1. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO Presentación a la alta dirección que deberá contener los siguientes aspectos: è Justificación de la necesidad de elaboración. è Tipo de procedimiento y áreas afectadas. è Forma de recopilación de la información. è Calendario de actividades.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (II) 1. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO Organización del proyecto, constitución del equipo de trabajo y elaboración del plan a seguir.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (II) 2. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN La elaboración de procedimientos se basa en la información que el equipo extraiga de las áreas implicadas, de la siguiente forma: ü Estructura organizativa. ü Descripción de puestos de trabajo y tareas. ü Entrevistas. ü Análisis de documentos. ü Cuestionarios y Encuestas. ü Observación directa.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (III) 3. PREPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN FORMA NARRATIVA Y DE FLUJOGRAMA Consensuados los procedimientos se procede a la realización del informe final, que debe contemplar los apartados siguientes: P Introducción. P Estándares de procedimientos. P Índice de procedimientos. P Descripción de procedimientos. P Relación de impresos, archivos y pantallas.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (IV) 3. PREPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN FORMA NARRATIVA Y DE FLUJOGRAMA El procedimiento se presenta de dos formas posibles, como son la narrativa y el flujograma.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DESCRIPCIÓN DE FASES (V) 4. APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Un procedimiento sin aprobación no tiene validez. Obtenida la aprobación de los procedimientos es importante hacerlos llegar a los puestos de trabajo afectados y que se asimilen en los plazos previstos.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LA ENTREVISTA (I) I. - PREPARACIÓN II. - PLANIFICACIÓN 1. Apertura III. - CONDUCCIÓN 2. Desarrollo 3. Cierre IV. - CONCLUSIONES

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LA ENTREVISTA (II) Presentación 1. Apertura Objetivo Permiso notas 2. Desarrollo 3. Cierre Preguntas Escucha Activa Tomar notas Recapitulación Sugerencias Agradecimiento

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL OBJETIVOS 4 4 4 Reunir a un grupo de expertos en un tema. Lograr la participación/involucración de todos. Priorizar, evaluar la importancia de los problemas. Llegar al consenso. Generar un Plan de Acción.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL FASES 1. Generación silenciosa de ideas 2. Comunicación de las ideas 3. Discusión 4. Clasificación por materias y discusión 5. Votación y conclusión 6. Análisis de la Información

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL EL MODERADOR 4 Orienta al grupo hacia el tema. 4 Obtiene ideas, opiniones e información. 4 Logra la participación/involucración 4 4 4 de todos. Muestra entusiasmo no partidista. Proporciona información aclarativa sin distorsionar. Maneja situaciones difíciles. 4 4 4 EL AYUDANTE Colabora con el Moderador en la logística. Controla el tiempo de cada fase. Ayuda en la fase de clasificación. Colabora en la explicación de la técnica. Recoge y organiza la información obtenida.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED CONTENIDO (narrativa) Informaciones o instrucciones del procedimiento Diagramas Flujos de trabajo Formas Impresos o documentos empleados en la elaboración del procedimiento Texto

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED ¿QUÉ SE DEBE HACER CON LOS PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA? : K K K K K Identificarlos. Racionalizarlos. Optimizarlos. Describirlos. Aprobarlos Implantarlos. Mantenerlos. Mejorarlos. Rediseñarlos cuando el mantenimiento no es suficiente (reingeniería de procesos).

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED REINGENIERÍA DE PROCEDIMIENTOS: Enfoque centrado en el cliente y la cuenta de resultados y crear ventajas competitivas sostenibles utilizando de forma integrada conocimientos operativos, técnicos y de negocio. OBJETIVOS DEL BPR: Conseguir y mantener una ventaja competitiva destacando del resto

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED BPR TÁCTICO: Hacer lo mismo que se está haciendo pero de la mejor manera posible. BPR ESTRATÉGICO: Hacer lo que debiera de hacerse y de la mejor manera posible. ALTERNATIVAS DE BPR: 8 Sólo bpr táctico. 8 Sólo bpr estratégico. 8 Primero bpr táctico, después bpr estratégico. 8 Bpr táctico y bpr estratégico simultáneamente.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED PRESIONES SOBRE LA EMPRESA u Del cliente: calidad precio, servicio, atención, respuesta inmediata, etc. u Del entorno: derechos del consumidor, medio ambiente, cambios demográficos, prevención de riesgos. u Del mercado: competencia sofisticada, ciclo de vida menor, globalización. u De los accionistas: dividendos, revalorización. u De los empleados: condiciones mejores, mayor poder adquisitivo, menos horas de trabajo. u De la tecnología: desarrollo tecnológico acelerado. RESULTADO: u Necesidad / obligación de BPR.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED REINGENIERÍA VERSUS MEJORA: Resultados BPR Mejora Tiempo

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED REFERENCIALES PARA LA REINGENIERÍA. o Expectativas y necesidades reales y latentes del cliente. o Máximo valor añadido para el cliente, superando a la competencia. o Saltos de mejora en: " " " Valor añadido. Calidad. Precio. Servicio. Atención. Tiempo de respuesta. o Procesos de dirección y procesos de negocio.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED DEFINICIÓN CLÁSICA DE BPR: “Analizar lo fundamental y rediseñar racionalmente los procesos de negocio para conseguir mejoras drásticas en las unidades críticas de medida del rendimiento”. (M. Hammer)

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED ENFOQUE DEL BPR: BPR es un enfoque cuestiona el marco fundamental en el cual una Organización lleva a cabo sus negocios. ESTRATEGIA PERSONAS Y CULTURA ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD CLIENTE SISTEMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED PUNTOS DE RUPTURA BUSCADOS POR BPR: �Nuevas Tecnologías. �Organización flexible. �Innovación en productos y servicios. �Calidad de Servicio. �Reducción de costes. �Cultura. �Etc.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED CLAVES DEL ÉXITO DE UN PROYECTO DE BPR: w Asegurar el compromiso de la Alta Dirección: �Liderar el proyecto. �Proporcionar visión global. �Proporcionar recursos y medios necesarios. �Ilusionarse y demostrarlo. w Implicar al personal. w Buscar mejoras significativas. w Orientarse a la satisfacción del cliente. w Introducir Calidad en la Gestión. w Determinar indicadores de gestión.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED BENEFICIOS DE UN PROYECTO BPR: �Organización basada en los procesos. �Enfoque al cliente. �Procesos compuestos por actividades con Valor Añadido. �Reasignación de Costes de Calidad. �Mejoras sustanciales.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED REINGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: n No es posible desarrollar reingeniería sin el soporte de las T. I. n Las reingenierías de mayor éxito han hecho de las T. I. uno de sus motores básicos. n Las T. I. Deben ser aplicadas de manera intensiva en cuatro áreas básicas: !Área estratégica (alta dirección). ! Área táctica (mandos intermedios). ! Área operativa (trabajadores). ! Área cliente (relaciones de empresa-cliente)

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED FACTORES DE ÉXITO EN LA RELACIONES T. I. / REINGENIERÍA: u Cultura de innovación sistemática a través de las T. I. u Iniciativa innovadora para su aplicación. u Creatividad para diseñar las rupturas soportadas por T. I. u Maximización de las sinergias. u Prioridad a la prevención de errores y a los tiempos de respuesta. u Comprensión y facilidad de uso.

GRIKER CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED REINGENIERÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN: u Sistemas de información toma de decisiones. u Información para gestionar los cambios originados por BPR. u La matriz de información como elemento de enlace entre BPR y la gestión se sus resultados: ! Información existente. ! Información necesaria. ! Déficit de información. ! Cobertura de ese déficit.