Reflecties vanuit het administratief overleg GB 25 01

Reflecties vanuit het administratief overleg GB 25. 01. 2017 Willemijne Linssen en Inge Discart Martine Van de Voorde

Op zoek naar sporen binnen W&T Soms moet je veranderen om jezelf te blijven Het gaat niet om de weg die neemt, maar het spoor dat je nalaat 2

Reflectie op 28. 11. 2016 • • • Samenwerking met centrale diensten – break out sessies o Hoe onze samenwerking beter op elkaar afstemmen? o Sterktes en verbeterpunten <> acties Samenwerking binnen W&T – post-it oefening o Hoe onze samenwerking tussen faculteiten – departementen – campussen – groepsdiensten verhogen? o Sterktes en verbeterpunten <> acties Onze AO werking binnen W&T – plenaire sessie o • SWOT analyse Bepaal je eigen spoor… o Prioriteiten bepalen waar we belang aan hechten 3

Verslaggeving van onze reflecties via een programma Terugkoppeling reflectiemoment

Overzicht van mogelijke acties 5

IMPACT programma met 6 actielijnen • De leden van het administratief overleg W&T willen impact creëren door focus op 6 te realiseren projecten o o o Inteam samenwerken over grenzen heen Meer klantgericht denken en doen Praktische coaching en begeleiding Administratieve vereenvoudiging op alle domeinen Communicatie op alle niveaus even effectief Technisch en logistieke samenwerking die het verschil maakt 6

Leeswijzer • Lees vanuit het oogpunt van het administratief overleg • De acties zijn voorbeelden uit de workshops • De lijsten zijn niet limitatief • We gaan op zoek naar haalbare initiatieven 7

Inteam samenwerken over grenzen heen • Verhogen van samenwerking met campussen door (2) kennismaking met integratie-collega's uit technologieclusters o meer onderling overleg tussen departementaal beheerders en administratief beheerders van de campussen • Duidelijke communicatie inzake proces, werkwijze en besluitvorming van ZAP aanstellingen (profielvacatures, BOF, ERC mandaten en excellentiemandaten) • Organiseren van AO teambuilding (18) o 8 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

Meer klantgericht denken en doen • Proactief meewerken aan projecten vanuit de Groep W&T om • • • betrokkenheid te verhogen (co-creatie) (14) Geven/ontvangen van constructieve feedback bij vraag naar informatie over probleemdossiers o Installeren van wederzijds begrip voor klantfocus (inhoudelijk/procesmatig) tussen klant en centrale diensten o Snel en efficiënte terugkoppeling over werkwijze per medewerkersstatuut Continuïteit verzekeren in juli-aug voor personeelsdossier-verwerking door Centrale Diensten en het Groepsbestuur (5) Mogelijkheden onderzoeken om voor cruciale functies back-up te voorzien bij langdurige afwezigheid (vb. financiële antennes) (5) 9 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

Praktische coaching en begeleiding • Installeren meter/peter voor nieuwe ATP-leden W&T (7) • Uitwisselen van best practices via informeel overleg ook over de • Groepen heen (18) Organiseren van een W&T opleiding-op-maat (11) o Algemene introductie bedrijfsvoering KU Leuven voor nieuwe ATP medewerkers complementair aan reeds bestaande opleidingstrajecten o Opstarten van een algemene introductie bedrijfsvoering W&T voor nieuwe ATP medewerkers o Lightversie accreditatie voor financiële antennecoördinatoren o Hands-on opleiding met goede balans theorie vs praktijk o Klantgericht werken als basisprincipe invoeren 10 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

Administratieve vereenvoudiging op alle domeinen (15) • Verzamelen van correcte en volledige informatie bij ABAP • • • aanstellingen van bij de bron Vereenvoudigen, automatiseren en digitaliseren van processen voorzien van het juist aantal nuttige handtekeningen Bepalen van quick wins in bestaande aanstellingsflow – niet wachten op ICTS ontwikkeling Verbeteren van de zoekfunctie voor het intranet Het administratief proces voor het inbrengen van onkosten vereenvoudigen Invoeren van elektronische verkiezingen voor departementen, faculteiten en campussen (11) 11 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

Communicatie op alle niveaus even effectief • Optimaliseren van informatiedoorstroom binnen W&T (21) o o Meer gestructureerde terugkoppeling van beleidsbeslissingen en opvolging van actiepunten • vanuit de verschillende bestuursorganen • Groepsbestuur (GB) • Faculteitsbestuur (FB) • Departementsbestuur (DB) • Campusbestuur (CB) Departementsraad en Faculteitsraad meer aantrekkelijk maken (4) 12 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

Technisch en logistieke samenwerking die het verschil maakt (5) • Versterken van samenwerking voor technische, logistieke en VGM-processen binnen W&T o Organiseren van gestructureerd overleg met technisch beheerders W&T o Meer samenwerking tussen technisch beheerders W&T • Signalisatie op Campus Heverlee verbeteren o Project tot uitvoer brengen i. s. m. de Technische Diensten • Meer transparantie in het VGM-verhaal brengen (inclusief het VGM-onthaal op de campussen) 13 Deze lijst is niet limitatief – de actiegroep kan extra acties aanbrengen

SWOT – Werking AO… Voor de Groepsbeheerder… 14

Wie doet mee? • Impactprogramma o o @W&T @Centrale Diensten • 6 projecten waaraan alle AO leden aan meewerken (7 leden per project) • Opstellen van 6 project charters waarvoor we samen engagement aangaan voor 3 jaar o Doelstelling / projectteam / werkwijze / te realiseren acties en manier van opvolging en rapportering (KPI / mijlpalen / tevredenheidsbevraging / terugkoppeling / smart en lean) 15

Onze aanpak Onze reflecties via IMPACT waarmaken Actieplan over 3 jaar opstellen (smart) Toelichting op bestuursorganen GB – FB – DB Opname van IMPACT in alle beleid (ook centraal) PR over dit plan via nieuwsbrief en website Reguliere rapportering van vorderingen 16

Wij vragen aan het GB… • Opname van IMPACT in alle beleid de volgende 3 jaar zodat het aandacht krijgt • Tijd voor de collega’s AO om hieraan mee te werken • Nieuwe ideeën te beluisteren die vanuit de projectteams ontstaan en mee een gefundeerde beslissing te nemen voor implementatie (ja of nee) • Acties die samenwerking buiten de Groep vragen mee actief te ondersteunen op andere bestuursorganen 17