REDISENO DE DOCUMENTOS Victor LOPEZ Director de Burroughs

REDISENO DE DOCUMENTOS Victor LOPEZ, Director de Burroughs Payments para Latino América victor. lopez@burroughs. com Teléfono: 1 561 9661476 Cel. : 1 561 8013853

REDISENO MANANA DE DOCUMENTOS • ¿Por qué el rediseño de cheques y documentos de control? • ¿ Qué es CAR? • ¿ Qué es “Rediseño de documentos? • Recomendaciones para Chile 3

¿POR QUE REDISENO DE DOCUMENTOS? • Para estandarizar los formatos de cheques y documentos de control, para que podamos beneficiarnos de la lectura automática de campos impresos/manuscritos con SW de Reconocimiento de caracteres (CAR/ICR/LAR) – Cheques personales y comerciales (de Empresas) – Documentos de control (depósitos, batch tickets, etc) – Formularios A 4/Legal/A 5, Recibos, convenios, etc. • Para reducir los costos/mano de obra de los procesos de Captura de Datos/Montos cuando se implementan aplicaciones de CAR/ICR/LAR • Para poder reducir las ventanas/horarios de los procesos 4

¿QUE ES CAR? (COURTESY AMOUNT RECOGNITION) • Lectura Automática de los montos (numéricos) de los cheques (tanto impresos como escritos a mano) • En general elimina > 40% de captura montos manual • En USA >80% 0345 Date $$$ 5 75. 60

OBJETIVOS DE CAR: • Para Cheques: Leer 60%+ montos de los cheques, con menos de 1% de errores de lectura • En algunos países (Singapur) se utiliza car para leer algún otro campo del cheque (como es el campo fecha) • Documentos de control/depósitos/etc. : Lectura > 50% • Cheques y documentos internos deben ser re-diseñados, imprimiendo algun campo fijos, para que el software de reconocimiento pueda leer/reconocer el campo que define el tipo de documento, asi como el campo monto y/u otro campos) 6

PROCESO CAR • Captura de imágenes y de líneas MICR • Imágenes de documentos son enviadas al servidor de CAR (CAR puede estar cargado en el PC que controla los escaners), donde el software de reconocimiento intenta leer/interpretar el campo monto de las imágenes recibidas. • A nivel central el proceso se hace en lotes, pero si es en el PC local (conectado al escáner) se hace a nivel de documento • Las imágenes de las que CAR no puede leer el monto, o donde el % de confiabilidad es bajo (definido por el administrador), son enviadas a los operadores de Data-Entry. 7

WORKFLOW DE CAR: 1. 2. Busca el monto, intenta leerlo. Si lee con mínimo nivel de confiabilidad lo acepta, si no presenta la imagen para “Amount Entry” Cheques que CAR no lee (% confiabilidad aceptable), se envían a Data Entry (centralizado/BPO), o al cajero (según los procesos de cada Banco)a Captura Central/BPO DATA ENTRY Central/BPO CAR CAR AMOUNT ENTRY CAR Back-Office Tellers Cajeros CAR Mechants conectados directamente a la red CAR 8 Clientes conectados a PC local

RETOS (“CHALENGES”) DE CAR • Localizar el campo monto (usando las coordenadas definidas) • Cheques personales y Cheques Comerciales • Documentos de control (cabeceras de lotes, depositos) • Una vez encontrado, leer el monto • > % de lectura con cheques empresariales • > % de lectura con cheques personales • El reto / “challenge” • Optimizar el porcentaje de montos leídos, sin aumentar el porcentaje de errores de lectura • % errores de lectura debe ser < que % de errores de operadores 9

L DILEMA: OPTIMIZAR EL 5 DE LECTURA Y REDUCIR EL % DE ERRORES DE LECTURA 0. 2 % % lectura (buena lectura) 100% 1. % 3. % % errores de lectura 40 % Siempre es mejor quedar en el medio… 10

SI SE INTENTA AUMENTAR MUCHO EL % LECTURA DE MONTOS, ESTO CAUSARA UN AUMENTO DEL % DE ERRORES DE LECTURA % lectura (buena lectura) 100% 0. 2 % 90 % 80 % 60 % 1. % 3. % % errores de lectura 40 % Con rediseño de documentos se mejoran mucho los resultados de lectura cuando se usa SW CAR… 11

COMO ENCONTRAR EL MONTO EN LOS CHEQUES • Incorporando signo/símbolo/icono local (como es el $), impreso con tinta regular, que será detectado por el SW de CAR • Pre-Definiendo la posición del campo monto dentro del documento (como los coordenadas de los parámetros “x , e y” de donde esta impreso el símbolo) 12

Diseñar Documentos para que sean: • “Image ready” / “Image friendly” usando colores pastel en el background, y “drop-out ink” (tintas light o indelebles) • Fáciles de entender para el ojo humano, para que la persona pueda rellenar las ventanas/campos con facilidad, separando los dígitos (que no se toquen) (el ojo humano ve los cuadraditos, pero el software de reconocimiento no los ve, han sido filtrados…) • Limpios. No hay que imprimir “basura” (imágenes/fotos) en el background del cheque (USA, delfines, flores, Mickey Mouse para las chequeras infantiles, etc). Esta “basura” comprimida ocupa espacio (disco) • Incluir digito de control de línea MICR para los cheques, y si es posible, por seguridad, para detectar cheques fraudulentos con facilidad, incluir campos UV/Infra-rojo/ Código de Barras 13

Requerimientos para el diseño de Documentos • Use squares/rectangles to define spaces to enter the amount field digits – Use always drop-out inks to print them • Background: Light/Pastel colored backgrounds • Paper quality : – Use highly “reflecting” paper – White is the preferred (seldom used for checks, but commonly used for internal documents) 14

Rediseño de Documentos: Diseño de campos Espacio de cada digito es bien definido Estandar. 1 in . $ Simbolo que indica donde empieza el campo monto 000’s indicadores de millares, millones 15 . 2 in . 3 in Separador Decimal (coma o punto Segun el pais)

Rediseño de Documentos: Colocación de campos Salida Efectivo Entrada Efectivo Deposito . $ ‰ 555500119‰ 00123 . $ $ 2, 3 6. 2 2 è Los campos se posicionan de forma consistente el los diferentes documentos, para que CAR los pueda localizar mas facilmente ‰ 555500119‰ 16

Rediseño de Documentos: Otras consideraciones Establecer una franja clara alrededor de la linea MICR y de los campos que CAR deba localizar/leer ‰ 555500119‰ 00123 17 . è $

Otros factores importantes a tener en cuenta cuando se rediseñan los documentos: • Educación del personal que maneja las transacciones (personal de ventanilla, de backoffice…) • • Entrenándolos para que no pongan endosos/sellos encima o muy cerca de la línea MICR o de los campos CAR. Asegurando que los cajeros validan que los montos CAR y LAR son los mismos. Validar el contenido de los tickets de depósito Mantener los documentos de un depósito/ transacción juntos 18

EJEMPLO: DEPOSITO “Image Friendly” Deposito 3 MR. JOHN Mc. Kenzie EFECTIVO C 735 Butler St ST. H ANYWHERE, USA 12345 C E K S FECHA # CHECKS OR TOTAL 19 FROM OTHER SIDE DEPOSITS MAY NOT BE AVAILABLE FOR IMMEDIATE WITHDRAWAL SUB-TOTAL SIGN HERE IF CASH IS RECEIVED FROM DEPOSIT Bank Logo # · MENOS EFECTIVO DEPOSIT TOTAL $ Lo que el ojo puede ver… 19

EJEMPLO: DEPOSITO “Image Friendly” Deposit 3 MR. JOHN Mc. Kenzie EFECTIVO C 735 Butler St. H ANYWHERE, USA 12345 C E K S FECHA # # CHECKS OR TOTAL 19 FROM OTHER SIDE DEPOSITS MAY NOT BE AVAILABLE FOR IMMEDIATE WITHDRAWAL SUB-TOTAL SIGN HERE IF CASH IS RECEIVED FROM DEPOSIT EJEMPLO: DEPOSITO “Image Friendly” LOGO · MENOS EFECTIVO TOTAL DEPOSITO $ lo que el software de CAR ve… 20

Rediseño de Documentos: ¿ Qué quiere decir documento “Image-friendly”? Documento tal como lo ve la persona que lo va a rellenar Imagen Blanco y negro que el escaner le pasa al Software de Reconocimiento, después de procesar la imagen… 21

Requerimientos para un buen diseño: • Usar rectángulos/cuadrados (“conscripted windows”) para definir los espacios individuales para cada digito/campo numérico – • • Usar siempre “drop-out ink” para imprimirlos Background: usar Colores ligeros/pastel Calidad del papel : – Usar papel de alta reflectancia – Color blanco es el mejor (nunca usado para cheques, pero es el color más usado para formularios y otros documentos…) 22

IMÁGENES JPEG Estandar Europeo: 200 DPI JPEG Delantera y Trasera 9/12/2021 100 DPI para Archivo Page 23

IMAGENES CCITT GRUPO IV (Blanco y Negro) Estandar de la Reserva Federal Americana Estandar para los IRD Standard 200 DPI CCITT No es verdaderamente una imagen substituta de mircrofilm, pero se usa como si lo fuera 9/12/2021 Page 24

UN MAL EJEMPLO: DARA PROBLEMAS DE LECTURA

EJEMPLO USA: CHEQUE “ESCENICO” QUE CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS DE CAR

Cheque Original Imagen en Niveles de Gris escaneada por una lecto o un escáner • Cada color es un nivel de gris • 256 niveles de gris (8 bits/pixel) Imagen Binary (Blanco y Negro) • convertida a binaria por el “ dynamic threshold“ • Blanco y Negro (1 bit/pixel) • El background ha desaparecido (“dropped-out”), eliminado por el Software de Captura de Imagen

CAPTURA IMAGEN NIVELES DE GRIS El color de tinta de la imagen es capturado Punto x Punto en escala de grises Cada color representa una parte/porcion de la incidencia de luz. En los escaners o las lectos cada color se ve como un nivel de gris diferente. Cada nivel de gris se almacena con un valor de reflectancia. El valor de la reflectancia (de 0% a 100%) se guarda para cada pixel (punto).

IMAGEN BITMAP l Una imagen es guardada en un record/data en el PC (conectado al escáner) l Cada “picture element” (pixel/punto) es guardado basado en su valor de reflectancia l Cuando pixels contienen un rango completo de valores de reflectancia, es imagen a niveles de gris (“grayscale”)

AREAS DE INTERES DE LOS CHEQUES 101 DATE PAY TO THE ORDER OF A D B $ F E C DOLLARS G FOR H ABC CHECK PRINTER A. Campo Fecha B. Pagadero a la orden de C. Campo monto (Convenience Amount) D. Área del campo monto E. Rectángulo de campo monto F. Monto Legal (en letras) G. Área de la firma H. Banda Óptica MICR (“limpia”)

EJEMPLOO DE CHEQUE (BRASIL) 9/12/2021 Page 31

Cheque Original Imagen “Grayscale” / JPEG • Captura por una lecto o un escaner • Cada color es un nivel de gris • 256 niveles de gris (8 bits/pixel) • 26. 0 KB (almacenamiento) Imagen Binaria (Blanco y Negro) Convertida a binaria “by adaptive dynamic threshold” • Blanco y Negro (1 bit/pixel) • El Background de ha borrado (“dropped-out”) • 9. 4 KB (almacenamiento)

BUEN EJEMPLO REDISENO CHEQUES: SINGAPUR “Viejo” Diseño - variaba para cada banco - no era “image-friendly”

“Nuevo” Diseño “Image Friendly”, “CAR Friendly”: -campos “FECHA” y monto con “Boxes” - banda MICR “limpia” ; añadieron digito de control -“watermark” de seguridad Único Formato: estándar para todos los bancos

Diferentes Opciones de Imagenes Capturadas por algunos escaners El Smart. Source OPEN UV captura las imagenes Blanco y Negro, JPEG y UV al mismo tiempo (un solo escaneo). Tres imagenes de las presentadas abajo podran ser seleccionadas por la aplicacion (aparte de dos mas traseras) Normal Black & White JPEG Hi-Res JPEG UV UV Invertida IR

UN EJEMPLO DE VENEZUELA Imagen en color del documento original

UN EJEMPLO DE VENEZUELA Puesto encima de una luz normal, muestra el “Watermark” logo del Banco (que esta impreso en sentido inverso)

UN EJEMPLO DE VENEZUELA Puesto bajo una lámpara muestra el logo del Banco en UV, y un código de seguridad

Imagen capturada con escaner UV Documento Original Imagen Blanco y Negro Imagen UV

Caracteristicas de Imagenes UV Fibras Fluorescent Texto Fluorescente Area de interes para seguridad de los cheques

IR Security – US Treasury Checks Certain ink is visible while others “disappear” under IR illumination Normal image IR image

Preguntas y Respuestas