Rdiger des procdures efficaces Distinguer les concepts Dcouvrir
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Rédiger des procédures efficaces § Distinguer les concepts § Découvrir les démarches de rédaction d’une procédure § Structurer une procédure § Perfectionner la présentation d’une procédure § Mise en pratique : création de deux logigrammes
Introduction Qu’est-ce qu’une procédure ?
Distinguer les concepts § Différencier les termes processus, procédure, manuel, directive et protocole § Connaitre les fonctions et les qualités attendues d'une procédure
La procédure Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise. » «
Le processus est un concept
La directive est un acte administratif Le protocole est un procès-verbal
Les démarches de rédaction d’une procédure § Analyser les dessous de la conception d'une procédure. § Explorer deux démarches de rédaction de procédure. § Comprendre les points essentiels de la procédure et les éléments indispensables à sa création.
Création d’un logigramme Pour construire un logigramme et être compris par tous, il doit respecter certaines règles, notamment de symboles.
Structurer une procédure § Préciser l'objet du texte pour faciliter la planification de la procédure. § Découvrir et employer la méthode QQOQCP. § Déterminer le profil des lecteurs et le contexte de l'utilisation de la procédure. § Structurer et rédiger la procédure en fonction de principes éprouvés.
La méthode QQOQCP
Mettre en forme une procédure Commencez par choisir votre procédure
Pensez à vos lecteurs
Prenez en compte vos aptitudes
Choisissez pour votre procédure une forme abrégée ou détaillée
Gardez à l’esprit l’objet de votre procédure
Rédigez une procédure Produisez les éléments nécessaires
Veillez à couvrir les points majeurs de la procédure en elle-même
Rédigez votre procédure de manière concise et claire
Renseignez-vous auprès du personnel concerné
Insérez des diagrammes et des illustrations pour diviser votre texte
Veillez à inscrire une marque de modification sur chaque page
Assurer la précision et la réussite Testez la procédure
Demandez aux personnes qui appliquent la procédure de l’examiner
Faites examiner votre procédure par vos collaborateurs et par l’équipe concernée
Commencez l’application de votre procédure dès son approbation
PERFECTIONNER LA PRÉSENTATION DE LA PROCÉDURE § Systématiser sa correction § Affiner et préciser le vocabulaire § Placer les actions attendues en évidence à l'aide de trucs pratiques § Examiner comment certains éléments graphiques peuvent accélérer la lecture de la procédure… ou la compliquer § Repérer les forces et les faiblesses de véritables procédures § Utiliser les notions vues pour les améliorer § Découvrir les logigrammes et leurs symboles plus fréquents
Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées § « Allons manger grand-mère » [Allons manger, grand-mère !]. § « Le maire dit : “le facteur est idiot. ” » [ « Le maire, dit le facteur, est idiot. » ] § « Peu m’importe si tu m’aimes, je me fous du monde entier. » [ « Peu m’importe, si tu m’aimes je me fous du monde entier. » ]
Les verbes précis
Diagramme swimlanes de Rummler-Brache
Conclusion : utilisation des notions vues Création de deux logigrammes pour élaborer une procédure
Se décider sur la manière d'élaborer une procédure : se concentrer sur un processus à la fois
Décomposez le processus en phases
Le processus est-il suffisamment simple pour ne faire l'objet que d'un texte ?
Pensez à construire un logigramme
Soyez aussi concis que possible
Incluez des croquis pour faciliter la compréhension du processus
Désignez les personnes par leur titre et non par leur nom
Clarifiez les liaisons entre les différents processus
Rédigez des documents faciles à lire et à réviser
Choisissez soigneusement un titre pour votre document
Construire un logigramme simple pour expliquer facilement des tâches élémentaires
Organisez le logigramme en allant de gauche à droite et du haut vers le bas de la page
Commencez par un cercle marqué « début »
Tracez un rectangle et inscrivez l'intitulé de la première phase à l'intérieur
Tracez une flèche vers l'action ou la question suivante
Passez des losanges aux autres cases en fonction des réponses aux questions
Construire un logigramme complexe pour des processus exécutés par plusieurs personnes ou plusieurs services.
Pensez à utiliser un logiciel
Inscrivez chaque participant en haut d'une colonne à gauche de la page
Commencez par la première phase
Progressez avec les phases vers la droite sur la ligne adéquate
Familiarisez-vous avec l'emploi des cercles et des losanges
Soyez consistant
Continuez sur une deuxième page si besoin est
Révisez le logigramme
Analyser une procédure pour améliorer le processus correspondant
Cherchez les redondances
Cherchez les mouvements superflus entre les services
Merci de votre attention
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