RAPPORTERINGEN AP 2019 VLIR TEAMZUIDINITIATIEVENJOINT WORKFLOW RAPPORTERING VLIR

RAPPORTERINGEN AP 2019 VLIR TEAM/ZUID-INITIATIEVEN/JOINT

WORKFLOW RAPPORTERING VLIR TEAM/ZUID-INITIATIEVEN/JOINT

W VOOR 1 STE INDIENING Workflow rapportering zie draaiboek Deadline 15 JAN ICOS = 1 ste contact = garantie dat de financiële rapporten de vereiste controleprocedures hebben doorlopen Deadline 28 FEB

WORKFLO W NA DE 1 STE INDIENING Hierna nog jaarlijkse audit die steekproeven uitvoert op de ingediende AFRs

NIEUW: DATABANK VLIR-UOS DEMO 5

NIEUW: DATABANK VLIR-UOS Ø Voorlopig enkel voor TEA/ZI/JOINTS gestart in 2018 en 2019, andere Zuid-projecten nog op oude manier. Ø https: //data. vliruos. be > Deel ‘reportings’ Ø 4 logins: • Promotor • ICOS • Financieel verantwoordelijken (DOZA/DFIN) • Collaborators (= proxy, front officer) Ø Enkel formele versies bij elke indiening + communicatie na de 1 ste indiening met VLIR-UOS via deze databank Ø Geen digitale handtekening, louter ‘sumbit-knop’

7

W VIA DATABANK WIE? WAT? DEADLINE VAKGROEP + LOKALE PARTNER • • AAR + AFR opmaken (MODEL 1 C = UGent, MODEL 1 D = partner) AAR + AFR + Sjabloon Overzicht Aanrekeningen + Bewijsstukken partner indienen bij ICOS 15 JAN: AFR 31 JAN: AAR ICOS + FP • Controle + sturen alle documenten met controleverslag door naar DFIN 28 FEB DFIN • Voert steekproeven uit op AFR + kan extra bewijsstukken/motivering opvragen Na goedkeuring DFIN wordt het AFR getekend door de Directeur Financiën • • = 1 Single Laadt 1 STE VERSIE GETEKEND AFR op in de databank. Submission • Laadt het AAR op in de databank. FP VAKGROEP VLIR-UOS • Stuurt na controle de opmerkingen door via de databank. VAKGROEP (+ evt. ICOS) • Stuurt 1 recht op antwoord (= aangepast gecorrigeerde AFR en AAR) binnen gevraagde termijn naar VLIRUOS via de databank. VLIR-UOS • Stuurt finaal goedgekeurde versie met vraag voor ondertekening via de databank. VAKGROEP • De promotor tekent/keurt goed en bevestigt dit aan ICOS + FP. FP + DFIN • Na goedkeuring wordt het AFR getekend door de Directeur Financiën. • 1 Single Laadt FINALE VERSIE GETEKEND AFR op in de=databank. FP VAKGROEP • Laadt FINALE VERSIE AAR op in de databank. +/- 1 à 2 MAAND +/- 1 à 2 WEKEN Submission 8

TERUGBLIK RAPPORTERING AP 2018 VLIR TEAM/ZUID-INITIATIEVEN/JOINT

OVERZICHT AP 2018 33 TEAM 1 JOINT 8 ZI Ingediend bij VLIR-UOS voor deadline: 64%

OVERZICHT AP 2019 33 TEAM 5 JOINT 10 ZI

REDENEN OVERSCHRIJDEN DEADLINE? Ø DEADLINE: • Bulk aan projecten met 1 deadline Ø SAMENWERKING BINNEN UGENT: • Snellere doorstroom nodig • Model 1 C dient (nog) beter afgestemd te worden met de boekhouding Ø SAMENWERKING PARTNER: • Model 1 D: controle + verzamelen bewijsstukken neemt veel tijd in beslag Ø LATE AANPAK: • Late start met opmaak van rapporten last-minute inbrengen van kosten/rechtzettingen in SAP • Overgang boekjaar vertraagde verwerking van Deadline 28 FEB 12

OPLOSSINGEN Ø VROEGER STARTEN: • Tussentijdse SAP-overzichten voorzien + controleren; • Vroeger en meermaals uitsturen van herinneringen; • Deadline voor indiening AFR bij ICOS vervroegd naar 15/01/2019; Ø CONTROLE VEREENVOUDIGEN + INTERNE DOORSTROOM VERBETEREN: • Checklist; • Sjabloon ‘overzicht aanrekeningen’; • Oplijsten veelvoorkomende opmerkingen van VLIR-UOS uit voorgaande rapporten; • Oplijsten veelvoorkomende opmerkingen van FP/DFIN uit voorgaande rapporten. 13

OPLOSSINGEN: CHECKLIST 14

OPLOSSINGEN: LIJST OPMERKINGEN VLIRUOS 15

OPLOSSINGEN: LIJST OPMERKINGEN VLIRUOS 16

OPLOSSINGEN: LIJST OPMERKINGEN VLIRUOS Kosten verduidelijken in AFR (wie/wanneer/waarom) Bij hotelovernachtingen # nachten + locatie + persoon Bij per diems # nachten + locatie + persoon Bij scholarship costs naam + periode scholarship + soort allowance Bij vergaderingen/meetings verduidelijken om welke kosten het gaat (bijv. catering, zaal, materiaal, transport) 17

OPLOSSINGEN: LIJST OPMERKINGEN FP/DFIN 1. Aansluiting met SAP • Overzicht aanrekeningen is nodig bij alle rapporten • Kolommen btw-codes+invoer/uitvoer steeds nagaan • Duidelijk aanduiden waar wijzigingen t. o. v. SAP gebeurd zijn Lump sums niet vergeten! • Graag nog een laatste keer controleren vooraleer je dit indient. • Beurzen FICA staan momenteel nog niet correct! 2. Obligo’s/bestellingen/overboekingen • Controle graag een paar weken op voorhand uitvoeren • Drukke periode voor DFIN in januari/februari voor verwerking facturen Tip: houd vanaf november van alle bestellingen/weekrapporten een kopie bij 3. Rate • Balansberekening voorgaande jaren controleren 4. Bewijsstukken • Zoveel mogelijk in de loop van het jaar opvragen + ordenen (zelfde nummering Model 1 D gebruiken) + bijhouden • Geen kosten rapporteren zonder bewijsstuk (of expliciet aanduiden in AFR) • Bij voorkeur ook een bewijs van betaling opvragen 18

OPVOLGING BUDGET & OPMAAK RAPPORT VLIR TEAM/ZUID-INITIATIEVEN/JOINT

PROJECT- EN GRANTSTOPVOLGING BIJ VLIR-UOS PROJECTEN topic Doel • Snelle stavaza opnemen en globaal zicht krijgen op het budget en de besteding. • Vanuit deze rapporten kan ook een detail van de kosten opgevraagd worden. Documentatie • TRANSACTIES IN SAP: Z_GRANTSOPVOLGING – grants (UOS. TEA / UOS. ZIN/ UOS. JOI) ZFI_PROJECTOPVOLGING – wbs (B/…) DEMO 20

BUDGET BIJ DE START: OUD 21

De doelstelling van Grants is om de budgetopmaak en de verantwoording zo veel mogelijk te laten aansluiten. Budget op specifieke klassen van de financier. Voorbeelden van nieuwe klassen of I/U-soort: VLIR-UOS §Investment Costs §Operational Costs §Personnel Costs §Scholarship Costs §Coordination Costs 22

BUDGETTABEL CONTRACT

Z_GRANTSOPVOLGING De SWITCH moet gebruikt worden als in de Grant een andere klasse moet gebruikt worden, dan de standaard. Bijv. aankoop computer = UITRUSTING voor UGent, maar Scholarship Cost of Investment Cost voor VLIR-UOS Geeft aan of er een SWITCH mogelijk is 24

• Omdat de bestellingen worden gelinkt aan de standaard klassen is het in sommige omstandigheden nodig dat je bij een bestelbon – onkostennota de klasse moet wijzigen naar de aangewezen klasse. • Dit kan je doen door de I/U soort in een bestelbon of onkostennota te ‘SWITCHEN’. • Achteraf kan dit via de ‘Overboeking van Kosten’ ook nog worden gecorrigeerd. 25

Binnen Grants wordt de budgetcontrole standaard uitgevoerd PER KLASSE voor de HELE PROJECTPERIODE (dus over de jaren heen). In bepaalde gevallen wordt er naast de Grantscontrole over het project per klasse ook nog een jaarcontrole uitgevoerd. 26

Z_GRANTSOPVOLGING Doorklikrapport 27

SJABLOON OVERZICHT AANREKENINGEN – MODEL 1 C topic Doel • Het overnemen van de UGent-kosten uit SAP in de MODEL 1 C efficiënt en makkelijk maken. • De link tussen SAP en de MODEL 1 C voor alle tussenpersonen (vakgroep/DOZA/DFIN) duidelijk en traceerbaar houden. Documentatie • Handleiding + sjabloon • TRANSACTIE IN SAP: Y_DEV_85000019 DEMO 28