Raisons du choix de Zimbra lINRIA Septimes Journes

Raisons du choix de Zimbra à l’INRIA Septièmes Journées Informatique IN 2 P 3 -IRFU Didier. Lamballais@inria. fr 10/17/2021 1

Sommaire Quelques éléments de contexte Analyse des besoins en « outils collaboratifs » Les suites collaboratives disponibles Nos critères de sélection Déploiement 2

L’INRIA Lille Nord Europe INRIA Paris Rocquencourt INRIA Rennes Bretagne Atlantique INRIA Nancy Grand Est INRIA Saclay Île-de-France INRIA Grenoble Rhône-Alpes 5500 utili s ateu rs INRIA Bordeaux Sud-Ouest INRIA Sophia Antipolis Méditerranée 3

Politique informatique C Depuis 5 ans, une démarche de mutualisation au o niveau national, au delà du système l d’information de gestion : l § Annuaire LDAP a § Agenda partagé et messagerie instantanée § Partage de documents b § Relais avec Antispam/antivirus o § Visioconférence de groupe r § VPN a §… t i 4

Constats 2008 Offre « collaborative » en deçà des attentes des utilisateurs § Référence aux offres grand public gratuites (par exemple ) § Arrivée des « smartphones » Limite de l’approche brique par brique (agenda, messagerie instantanée…) § Solution d’agenda partagée en fin de vie (Oracle Collaboration Suite) § Hébergement messagerie à mutualiser 5

3 visions à croiser Les besoins et les attentes des utilisateurs Les offres Pilotage SI : budget, existant, règles… 6

Démarche Périmètre : les outils collaboratifs transverses à tous les utilisateurs de l’INRIA Hors périmètre : « forge » et bibliographie 1. Recueillir et analyser les besoins fonctionnels 2. Etudier l’offre de suites collaboratives 3. Définir une stratégie 7

Les attentes des utilisateurs* (1/3) Plus qu’un agenda partagé, une gestion du temps et des ressources au centre du Système d’Information Une solution de collaboration temps réel pour poste de travail La gestion et l’archivage des documents * Delta par rapport à l’existant 8

Les attentes des utilisateurs (2/3) Des exigences hétérogènes pour l’interface utilisateur § « Uniquement web » (portail) § « Qui me laisse entièrement libre du choix de mes applications » § « Une interface unique » § « Qui supporte tous les standards ouverts » § « Du logiciel libre » 9

Les attentes des utilisateurs (3/3) Demande de facilité d’usage § Ergonomie, simplicité et design des interfaces § Fluidité, minimum d’apprentissage Améliorer l’information et la communication § Qu’est-ce qui est disponible? § Quelles recommandations d’usage? 10

Etude des suites collaboratives Première sélection § Uniquement les produits intégrant messagerie et agenda § 4 produits retenus Focus sur les aspects fonctionnels Critères d’évaluation repris en partie du comparateur de solutions de messageries collaboratives, réalisé par la DGME en 2006 11

Suites collaboratives (avril 2009) « Short list » : 2 solutions se sont dégagées § Microsoft Exchange 2010 § Zimbra Collaboration Suite 6. 0 Périmètre couvert : messagerie + agenda 12

MS Exchange 2010 vs Zimbra CS 6. 0 dans le contexte INRIA Ouverture Coût et délai de mise en production Charge d’exploitation + + ++ ++ + - - + Couverture besoins 13

Pourquoi ? Très bonne interface web Meilleur support des standards ouverts (Cal. DAV, XMPP) qu’Exchange Intégration plus facile dans notre existant (Linux, LDAP, Postfix…) Support des protocoles Microsoft (MAPI, Active. Sync) (Version pro) Adhésion des utilisateurs 14

Aujourd’hui Déploiement en cours de Zimbra Chef de projet : Didier Benza Equipe projet : 7 ingénieurs Durée : 1 an Mise en production : septembre 2010 Estimation charge : 3 hommes/an Budget : matériels + licences logicielles (Zimbra et Vmware) + formation et missions = 235 K€ 15

Et demain? Migration vers le service antispam de Renater en 2011? Sous-traitance hébergement et/ou exploitation (service 24/7) à un prestataire commercial? § Coût aujourd’hui encore relativement élevé pour un établissement de la taille de l’INRIA Mutualisation inter établissements ? § Groupe de consultation sur les services de Renater 16