Rahvusvaheliste konverentside toetamise infopev eas eersk visitestonia com

Rahvusvaheliste konverentside toetamise infopäev » eas. ee/rsk » visitestonia. com » facebook. com/visitestonia #visitestonia

Toetuse andmise põhimõtted Jane Jakobson, tootespetsialist EAS turismiarenduskeskus

Perioodi 2014 -2020 toetused Rahvusvaheliste sündmuste ja konverentside toetus Euroopa Regionaalarengu Fondi vahenditest on 7, 4 milj. eurot: • konverentsid - 2, 1 milj. eurot • kultuuri- ja spordisündmused - 3, 2 milj. eurot • suursündmused - 2, 1 milj. eurot

Toetuse mõjuahel Suureneb väliskülastajate arv Suureneb VKE-de konkurentsivõime ja lisandväärtus Lisanduvad korduvkülastused Paraneb riigi ja sihtkoha maine Suureneb väliskülastajate ööbimiste koguarv Suurenevad väliskülastajate kulutused sihtkohas Vähenevad madalhooaja mõjud, säilitatakse töökohti

Toetused konverentsidele 2015 • toetuse maht 300 000 eurot aastas (10 -20 konverentsiprojekti) • jooksev taotlemine • taotlemine on avatud www. eas. ee/rsk lehel • min toetus on 15 000, max toetus 30 000 eurot • Toetus 70%, omafinantseering 30% projekti abikõlblikest kuludest

Toetuse eesmärk ja tulemused Toetuse eesmärk on suurendada Eesti tuntust konverentside toimumise sihtkohana Toetuse andmise tulemusena: • suureneb väliskülastajate ööbimiste arv Eesti majutusettevõtetes - eesmärgiks 300 000 ööbimist • kasvab Eesti kui konverentside toimumise koha tuntus • suureneb koostöö konverentside korraldajate ning turismiteenuste pakkujate vahel

Tingimused toetatavatele konverentsidele 1) Välisriikidest saabuvate konverentsil osalejate ööbimiste koguarv • Harjumaal (sh Tallinnas) minimaalselt 500 või • väljaspool Harjumaad minimaalselt 300 • Hinnatakse ööbimisi majutusettevõtetes • mille alusel ööbimiste arv prognoositakse? • kuidas ööbimisi mõõdetakse? • kuidas tõendatakse? Näide 100 väliskülastajat x 3 ööd = 300 ööbimist

Tingimused toetatavatele konverentsidele 2) konverentsi programm kestab vähemalt 3 päeva, sh ekskursioonid, ava- ja lõpuüritused 3) konverentsi toimumise aeg 4 kuud pärast taotluse esitamist • alla selle on turundustegevuste mõju välisturgudel liiga väike

Tingimused toetatavatele konverentsidele 4) Konverentsi kavandamisse ja läbiviimisesse on kaasatud väliskülastajaid teenindavad ettevõtjad • Kaasatud ettevõte arveldab külastajatega ise, st need teenused ei ole tasuta ega sisaldu konverentsi hinnas • Vähemalt 2 VKE-d, kelle andmed esitatakse taotlusvormi lisas • VKE = vähem kui 250 töötajat ja kuni 50 miljonit eurot. Minimaalsete nõuete loetelu konverentsidele on esitatud määruse § 6 lg (1)

Meeldejääva konverentsielamuse loomine „Mäletad, Eestis tehti nii…“

Külastajateekond Turundustegevused info ja bränd Atraktsioonid Transpordi- ja sündmused ühendused Turismiteenused ja -tooted Kohalik kogukond ja keskkond

Konverentsi külastajale • informatsiooni ja sihtkoha kättesaadavaks tegemine • elementaarsete mugavuste tagamine • sh erivajadustega inimeste juurdepääsu tagamine konverentsi ruumidele ja transpordile • näiteid ligipääsu tagamiseks Accessible events käsiraamatust • konverentsi professionaalne korraldamine • sh arvestades säästva turismi põhimõtteid

Konverentsi külastajale • innovaatiliste lahenduste pakkumine • täiendavate võimaluste loomine majutuskohas, sihtkohas, konverentsikeskuses • piirkonna turismiinfo ja –teenuste vahendamine • reisiotsuse mõjutamine Eestisse tagasi tulekuks

Konverentside turundus ja koostöö sihtkoha ning turismiettevõtetega Liisa Eller, äriturismi koordinaator EAS turismiarenduskeskus

Koostöö sihtkohaga • Kontakt sihtkoha konverentsibürooga – linnad, EKB • Konverentsibüroolt tasuta info ja sihtkohta tutvustavad ideed ning materjalid nt abi konverentsi taotlemisel, võimalike partnerite kontaktid, erinevad turundusmaterjalid • Küsige abi turundustegevuste planeerimiseks ja läbiviimiseks, lisage presentatsiooni infot turismivõimaluste ja sihtkoha kohta üldiselt või ka detailselt

Koostöö ettevõtetega • soovitused atraktsioonide iseseisvaks külastuseks • post/pre programm vabal valikul, lisatasu eest • lepinguline taksofirma konverentsil osalejate teenindamiseks • lepinguline majutuspartneril võimalus pakkuda delegaatidele lisateenuseid • konverentsi EXPO ala koos müügivõimalusega • nt suveniiride ja temaatiliste kaupade müük • kasutage professionaalse konverentsikorraldaja abi

Eesti kui turismisihtkoha tutvustus • Turundustegevused vähemalt ühel välisturul – läbi mõeldud turunduskanalid ja läbivalt ühtne stiil • Turundustegevused lähtuvad Eesti turunduskontseptsioonist • Fotod ja videod, lood Eesti inimestest, visitestonia. com logo • Teemad: äri, kultuur, looduspuhkus jne • Käies eelnevatel konverentsidel - tutvustage Eestis toimuvat konverentsi ja sihtkoha võimalusi • Visualiseerige sõnum video või fotoga

Eesti kui turismisihtkoha tutvustus • Konverentsi ajal – nt Eestit tutvustavad ekskursioonid • Meediakajastused • Peale konverentsi kokkuvõtte saatmine, tagasiside kogumine – lisage ka Eesti kui reisisihtkoha sõnum Abimaterjalid aadressil www. eas. ee/rsk alates 12. oktoobrist - tekstid, logod, pildid, videod jms kõik ühes kohas

Toetuse taotlemine Piret Loorand, arenduskonsultant EAS regionaalarengukeskus

Kes saab taotleda? • Nii taotlejaks kui ka partneriks: Eesti riigiasutus, kohaliku omavalitsuse üksus või Eestis registreeritud juriidiline isik • Vähese tähtsusega abi (VTA) võib saada kuni 200 000 eurot kolme aasta jooksul • Vaba VTA jääki saab kontrollida - www. fin. ee/riigiabi • VTA puhul ei ole vajalik tulu-kulu analüüs

Toetatavad kulud: turunduskulud • Konverentsi turunduskulud välisriikides • • Korraldusõiguse saamiseks vajalikud turundustegevused välisriikides: esitlused, eelnevate konverentside külastused, kohtumised. NB korraldusõiguse saamiseni on projekti rahuldamise otsus tingimuslik ning õiguse mittesaamise korral kulusid välja ei maksta toetuse saaja transpordi- ja majutuskulud, ruumide rent välisriikides • Konverentsi eel välisriikidest saabuvate isikute transpordi - ja majutuskulud • Eestit kui turismi sihtkohta tutvustava ekskursiooni korraldamise kulud • Eesti turunduskontseptsiooni kasutamise kulud

Toetatavad kulud: korralduskulud • Välisriikidest saabuvate esinejate ja tehnilise abipersonali transpordi- ja majutuskulud • Konverentsi läbiviimiseks vajaliku tehnika, varustuse, ruumide rendikulud • Konverentsi korraldamise ja teenindamise kulud: • konverentsi korraldusteenus, tõlketeenus • erivajadustega inimestele ligipääsetavuse tagamise kulud • Ava- ja lõpuürituse korraldamise kulud (esinejate tasud, ruumide rent, toitlustamine)

Toetatavad kulud: korralduskulud • Konverentsi külastajate statistika ja tagasiside kogumise ning analüüsimise kulud • Ühtlasi ka taotleja kohustus analüüsi tulemused lõpparuandes esitada • Struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise kulud

Mitteabikõlblikud kulud • • • Üldkulud, päevarahad, isikliku auto kasutamine jms Soetused, v. a. turundusmaterjalid Konverentsil jaotatavad materjalid Topeltrahastamise vältimine (käibemaks, teised toetused) Projekti elluviimise seisukohast mitteolulised kulud Tehingud seotud isikute vahel (TMS § 8) Täpne loetelu meetme määruses § 7 lg 4 -5

Projekti elluviimine • Teavitamiskohustus: • EL Euroopa Regionaalarengu Fondi logo kasutamine (juhend) Näit. turundusmaterjalid, veebileht; konverents, selle ava- ja lõpuüritus; ekskursioonid jm. Tõendada! vana uus • Dokumentide eristamis- ja säilitamiskohustus (juhend)

Taotluse esitamine • Taotlemine toimub e-keskkonnas jooksvalt (www. eas. ee/rsk → Taotlemine ja lisadokumendid • Vajalik ID-kaart ja volituse eelnev esitamine EAS-ile (saata aadressile info@eas. ee)

Nõuded taotlusele • • Konverentsi programm, sh ava- ja lõpuüritused, ekskursioonid Turundustegevuste kirjeldus* Klienditeekonna analüüs* Tegevused sihtkoha tutvustamiseks Kaasatud VKEde üldandmed ja koostööpõhimõtete kirjeldus Projekti mõjud VKE-dele, valdkonnale, piirkonnale* Projekti eelarve ja konverentsi kogueelarve (vabas vormis) Andmed meeskonna kohta • kas kõik kompetentsid on kaetud? * Taotlusvorm on üles ehitatud abistavate küsimustega nõude täitmiseks

Aruandlus • Aruanded esitatakse samuti e-keskkonnas • Arved tasutakse, esitatakse koos aruandega EASile • Aruande esitamisest toetuse laekumiseni 1 -2 kuud (hankijatel tuleb varuda rohkem aega) • Võimalik kasutada väljamakset osaliselt tasutud kuludokumentide alusel • Ajakava planeerimisel võib likviidsuse huvides arvestada, et üks aruanne esitataks vahetult peale suuremaid kulusid

Hankimise põhimõtted Sten Silmet, hankeekspert EAS regionaalarengukeskus

Hankimine: riigihankekohuslased • Taotlemise hetkel: taotleja määratlemine hankijana (RHS § 10) • Kui toetuse saaja on hankija, on seda ka partner • Taotlusega koos esitab hankija projekti hankeplaani (EAS-i vormil) • Projekti eelarve koostamisel esitatakse selged, läbipaistvad ja arusaadavad maksumuse põhjendused • NB hindamisel väga oluline kriteerium • Pakkumused võib võtta, kuid taotlemise hetkel kohustust selleks pole • Kulude tegemisel lähtub hankija Riigihangete seadusest ja enda hankekorrast. 3 pakkumust tuleb esitada vahemikus 5000 -9999 eurot käibemaksuta ka siis, kui hankekord selleks ei kohusta Infoks: Riigihangete seadust on kavas uuendada 2016 a kevadel!

Hankeekspertiisid I Hanketeate ja hankedokumentide õiguspärasuse nõustamine • Viiakse läbi enne hankemenetluse alustamist, ennekõike eesmärgiga vältida hanke õigusvastast osadeks jaotamist, huvitatud isikute konkurentsi piiramist, ebaselgeid ja põhjendamatuid hindamise kriteeriume, vastuolulisi andmeid dokumentides jne. II Hankemenetluse protsessi õiguspärasuse hindamine • Viiakse läbi enne hankelepingu sõlmimist, ennekõike eesmärgiga vältida riigihanke menetluses õigusvastaseid otsuseid või muid menetlusreeglite rikkumisi. III Hankelepingu muutmise/täitmise õiguspärasuse hindamine • Viiakse läbi hankelepingu sõlmimise järgselt ning iga lepingu muudatuse korral, ennekõike eesmärgiga vältida riigihanke aruande ja selle lisa esitamata jätmist, hankelepingu lisade sõlmimist vastuolus RHS § 69 lg 3 ja 4.

Hankimine: mitteriigihankekohuslased • Projekti eelarve koostamisel esitatakse selged, läbipaistvad ja arusaadavad maksumuse põhjendused • NB hindamisel väga oluline kriteerium • Pakkumused võib võtta, kuid taotlemise hetkel kohustust selleks pole • Kulude tegemisel lähtuda määruse § 25 punktist 15: esitada 3 pakkumust alates tehingu maksumusest 5000 eurot käibemaksuta • Kui hind käibemaksuta on alla 5000 euro, pakkumusi võtma ei pea, piisab eelarve põhjendustest • Kui pakkumused esitati taotlemise hetkel ja hind ei muutu, pole täiendavalt vaja pakkumisi esitada

Taotluste menetlemine ja hindamine Marge Sargma, valdkonnajuht EAS regionaalarengukeskus

Hindamismetoodika • Hindamiskriteeriumeid sisaldava faili saab alla laadida EASi koduleheküljelt • Taotlusi hinnatakse hindamiskriteeriumite lõikes skaalal 0 -4 • Erinevatel hindamiskriteeriumitel on erinev osakaal • Positiivseks loetakse koondhindega vähemalt 2, 5 hinnatud taotlused, mille ükski hindamiskriteeriumite 1 -3 koondhinne ei ole hinnatud väiksema hindega kui 2

Hindamiskriteeriumid • Kriteerium 1 • Projekti mõju meetme tegevuse tulemuste saavutamisele, 50% maksimaalsest koondhindest • Hinnatakse projekti mõju Eesti tuntuse suurenemisele välisturgudel; mõju ööbimiste arvu kasvule Eesti majutusettevõtetes; mõju turismi hooajalisuse vähendamisele; säästva arengu printsiipide rakendamist; konverentsi toimumise mõju väikese ja keskmise suurusega ettevõtetele, sihtkohale ning koostööle turismiteenuste pakkujatega

Hindamiskriteeriumid • Kriteerium 2 • Taotleja organisatsiooniline võimekus ja projektimeeskonna võimekus, 20% maksimaalsest koondhindest • Hinnatakse projektimeeskonna konverentsi korraldamise ja turundusalaste kogemuste, oskuste ja kompetentside olemasolu ning taotleja võimekust konverentsi elluviimiseks

Hindamiskriteeriumid • Kriteerium 3 • Projekti põhjendatus ja projekti ettevalmistuse ning väliskülastajatele suunatud tegevuste kvaliteet, 20% maksimaalsest koondhindest • Hinnatakse, kas projekti tegevused on põhjendatud, kas riskid on maandatud; projekti eelarve realistlikkust ja toetuse kasutamise kuluefektiivsust; kas projektis kavandatud väliskülastajatele suunatud ettevalmistavad tegevused aitavad saavutada planeeritud tulemusi ning kas projekti läbiviimisel rakendatakse innovaatilist lähenemist

Hindamiskriteeriumid • Kriteerium 4 (Eelistuskriteerium) • Projekti mõju turismi hooajalisuse vähendamisele, 10% maksimaalsest koondhindest - juuli „ 0“; - juuni, august „ 1“; - aprill-mai, september-oktoober „ 2“; - märts, november, detsember „ 3“; - jaanuar, veebruar „ 4“.

Taotluste menetlemine • Registreerimine ning materjalide tehniline kontroll 3 tööpäeva jooksul esitamisest • Vajadusel antakse tähtaeg täienduste/paranduste tegemiseks • Sisulise lisainformatsiooni küsimine EASi arenduskonsultandi poolt • Rahastamisotsus 37 tööpäeva jooksul • Täienduste esitamiseni menetlusaeg peatub

Täname! Küsimuste korral: Piret. Loorand@eas. ee » eas. ee/rsk » visitestonia. com » facebook. com/visitestonia #visitestonia