Rad u e Spisu Od zaprimanja prvog podneska

Rad u e. Spis-u Od zaprimanja prvog podneska do arhiviranja Sutkinja Ivanišević Mostovac Upraviteljica Melisanda Živanić

Zaprimanje podnesaka: • Pismena upućena sudu zaprimaju se u sudskoj, odnosno prijemnoj pisarnici. • Pismena se predaju poštom ili neposredno, odnosno putem e. Komunikacije ili web servisa; • Ukoliko se utvrdi da sud nije nadležan za postupanje, upozorava se stranka i upućuje nadležnom tijelu, odnosno, zaprima podnesak uz stavljanje bilješke, te kroz upisnik za razne predmete dostavlja nadležnom tijelu; Članak 92 do 94 Sudskog poslovnika • Iznimka su pošiljke upućene poštom, ukoliko se u omotu nađe pismeno adresirano na drugi sud ili tijelo ili osobu, kada se uz odgovarajuću bilješku o primitku (“pogrešno dostavljeno”) šalje onome kome je upućeno, bez upisivanja u upisnik. Članak 101 Sudskog poslovnika.

… • Pismena pogrešno dostavljena sudu putem e. Komunikacije, zaprimaju se u upisnik R 2, te se prosljeđuje /vraća; • Sva pismena putem e. Komunikacije zaprimaju se u e. Spis (nije moguće iste proslijediti ni na koji drugi način, bez evidentiranja kroz sustav);

Rad na pismenima • Voditelj pisarnice, odnosno ovlaštena osoba, dužna je istoga dana, odnosno najkasnije idućeg radnog dana po primitku, upisati sve podneske kojima se osnivaju novi spisi; Članak 104 Sudskog poslovnika

Unos novog predmeta: • Skraćeni unos; • Novi predmet;

Skraćeni unos

Skraćeni unos – novi predmet • Prilikom skraćenog unosa, obratiti pažnju da li uneseni podaci obuhvaćaju nužne kriterije za ispravnu dodjelu predmeta; - više tuženika – adresa u aktu kojim se pokreće postupka od prvotuženika i tužitelja, izvan sjedišta suda, - ODO zastupa stanku u postupku (zona B)

Zaprimanje putem e. Komunikacije:

Formiranje spisa e. Komunikacija • • UPISIVANJE U UPISNIKE Na stablu aplikacije, koristeći modul Pismena za prijem (e-komunikacija), odabirom opcije Osnivanje predmeta na temelju pismena. • • Članak 117 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis Stavak 1. • U sustavu e. Spis spisi se upisuju odnosno preuzimaju u odgovarajući upisnik. Pritom je nužno upisati podatke iz članka 27. stavak 2. ovog Pravilnika. • Stavak 2. • Prije upisa odnosno preuzimanja u upisnik, osoba ovlaštena za upis dužna je provjeriti je li već osnovan spis za isti predmet, koristeći funkcije pretraživanja sustava e. Spis. • Stavak 3. • Ako je podnesak zaprimljen u papirnatom obliku te naknadno bude dostavljen i kroz sustav e-Komunikacije, preuzet će se u već osnovani predmet. • Stavak 4. • Podnesci kojima se izjavljuje redovni ili izvanredni pravni lijek upisat će se odnosno preuzeti u sustav e. Spis. Navedeni podnesci upisuju se odnosno preuzima u predmetu na koji se odnose.

Osnivanje spisa Unos/preuzimanje stranaka i zastupnika/punomoćnika • vrsta predmeta spora; • vrijednost predmeta spora; Pravilnim odabirom osigurava se pravilna dodjela predmeta • OIB – ukoliko su podaci različiti u odnosu na podatke navedene u aktu kojim se pokreće postupak, upisuju se podaci o stranci kako je navedeno u aktu kojim se pokreće postupak, te o istoj činjenici na kartici “osnovni podaci” u “primjedba” upisuju primjedbe da su podaci različiti; • Članak 27 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Dodjela predmeta: • Automatska dodjela predmeta: Automatska nasumična dodjela predmeta; Automatska kružna dodjela predmeta; Ručna dodjela: - iznimke; - predefinirane iznimke;

Formiranje spisa u prijemnoj pisarnici: • Stranka dobiva potvrdu o zaprimljenom predmetu što osigurava: - ciljano dostavljanje daljnjih podnesaka; - praćenje daljnjih radnji kroz e. Predmet - olakšana komunikacija sa drugim odjelima (zk odjel – zabilježba i sl. )

Zaprimanje putem e. Komunikacije • Na ekranu „Pregled detalja podneska” dostupna je Potvrda primitka koju sud može ispisati (otvoriti PDF i ispisati ga) i koristiti u zamjenu za prijamni štambilj za e. Podneske. Članak 103 a Sudskog poslovnika • stavak 1. • Elektronički podnesci zaprimaju se u informacijski sustav u primjeni u sudu bez obzira na radno vrijeme suda te se pošiljatelju (vanjskom korisniku) i sudu generira potvrda o primitku pošiljke odnosno obavijest o primitku elektroničkog podneska koja ima značaj prijemnog štambilja. • Stavak 2. • Podneske upućene sudu u elektroničkom obliku nije potrebno naknadno dostavljati sudu u papirnatom obliku.

… • Putem e. Komunikacije zaprimaju se podnesci na unaprijed određeni predmet uz mogućnost korekcije pogrešno navedenog poslovnog broja; • Zaprima se prvi podnesak kojim se formira predmet, sa svim nužnim podacima za formiranje spisa, uz mogućnost ažuriranja podataka • Podnesak u prijemu, ukoliko ne predstavlja novi predmet – moguće preusmjeriti na već formirani spis i obrnuto;

VANJSKI KORISNICI INFORMACIJSKOG SUSTAVA (obvezni sudionici elektroničke komunikacije) DRŽAVNA TIJELA DRŽAVNO ODVJETNIŠTVO ODVJETNICI JAVNI BILJEŽNICI SUDSKI VJEŠTACI SUDSKI PROCJENITELJI SUDSKI TUMAČI POVJERENICI U JPSP STEČAJNI UPRAVITELJI I PRAVNE OSOBE • Člankom 6 stavak 2 Pravilnika o elektroničkoj komunikaciji, propisana je mogućnost i u odnosu na stranke koje nisu obvezni sudionici elektroničke komunikacije, a koje mogu izjaviti pred sudom da su suglasne da im se dostava pismena obavlja elektroničkim putem – dostavom u siguran elektronički poštanski pretinac, dok ne priopće drugačije.

TEHNIČKI PREDUVJETI na strani suda Odvjetnik mora biti upisan kao punomoćnik stranke/protustranke – imenom i prezimenom te mora biti unesen ispravan OIB – neovisno da li je odvjetničko društvo ili zajednički odvjetnički ured; Sudska odluka mora biti pretvorena u PDF format Sudska odluka mora biti potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom Sudski vještak/procjenitelj mora biti unesen u karticu imenovanog sudionika Stečajni upravitelj mora biti dodan na kartici Upravitelj/povjerenik

Obveznici elektroničke komunikacije: • Zakon o parničnom postupku navodi kao obveznike elektroničke komunikacije u članku 106. stavak 5: državna tijela, državno odvjetništvo, odvjetnike, javne bilježnike, sudske vještake, sudske procjenitelje, sudske tumače, stečajne upravitelje, povjerenike te pravne osobe.

Sastavljanje odluka i ostalih pismena u sudu Člankom 63. stavak 3 Sudskog poslovnika, propisano je, da elektronički sudski poziv ovjerava se aplikativnim potpisom informacijskog sustava koji je u primjeni u sudu. U pozivu se ispod imena i prezimena suca odnosno predsjednika vijeća koji je naredio pozivanje navodi ime i prezime službenika koji je poziv sastavio s naznakom „za točnost otpravka”. Članak 69 Stavak 3 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis U sustava e-Komunikacije i u elektroničkim spisima pozivi i rješenja o pristojbi potpisani su aplikativnim potpisom sustava e. Spis.

Izvornici i prijepisi sudskih odluka i pismena Člankom 65. stavak 3 Sudskog poslovnika propisano je da se elektronička sudska pismena u izvorniku dostavljaju strankama i drugim sudionicima postupka u pdf obliku i potpisana su kvalificiranim elektroničkim potpisom predsjednika vijeća, suca ili ovlaštenog službenika te sadrže odgovarajući barkod odnosno QR kod. Dok je stavkom 4 Sudskog poslovnika propisano da ispisano elektroničko sudsko pismeno iz stavka 3 ovog članka (čl. 65 st. 3 Sudskog poslovnika) je prikaz vanjskog obrasca elektroničkog sudskog pismena koji sadrži odgovarajući barkod odnosno QR kod, kontrolni broj i internetsku stranicu za provjeru vjerodostojnosti pismena i preuzimanje izvornika. Ispisano elektroničko sudsko pismeno iz stavka 3 ovog članka, bez dodatne ovjere, ima značaj otpravka sudskog pismena.

Otpravak Na kartici otpravaka odabire se način otpreme e-komunikacija. Nakon što je otpravak kreiran pokreće se postupak otpreme na isti način kako se otpremaju i drugi kreirani otpravci. Opcijom „Detalji potvrde” po uručenju, omogućen je pregled, spremanje i ispis potvrde. Potvrda se ulaže u sudski spis.

E-Pošta Poslove ispisa i kuvertiranja sudskih pismena mogu obavljati vanjski pružatelji usluga. Sud elektroničkim putem šalje pismeno pružatelju usluge koji će izvršiti poslove ispisa odnosno kuvertiranja. Članak 141 a Stavak 1 - poslove ispisa i kuvertiranja sudskih pismena mogu obavljati vanjski pružatelji usluga. Stavak 2 - U slučaju iz stavka 1 ovog članka sud elektroničkim putem šalje pismeno pružatelju usluge koji će izvršiti poslove ispisa odnosno kuvertiranja. Članak 62 stavak 3 Na prvoj stranici sudskih odluka i ostalih pismena u gornjem desnom kutu ostavlja se slobodan prostor 7 x 4, 5 cm za otiskivanje oznake poštanske pošiljke u vidu barkoda.

Promjena poslovnog broja spisa: • Ako se postupak nastavlja pod drugim poslovnim brojem, isto se evidentira i u sustavu e. Spis i na koricama spisa. • U e. Spis-u je vidljiva poveznica, odnosno kroz karticu Veza predmeta • Na omotu spisa precrtavaju se raniji podaci i unose novi podaci (raniji poslovni broj precrtati će se olovkom u crvenoj boji povlačenjem vodoravne crte po sredini broja, tako da raniji broj ostane i nadalje čitljiv) • Ukoliko se spis ustupa – tada se na koricama spisa precrtava naziv suda i upisuje novi. Članak 112 Sudskog poslovnika

Prilog: zaprimanje ustupljenog predmeta

Spajanje spisa: Spajanje spisa/prilaganje/razdvajanje U sustavu e. Spis-a, u spisima koje je potrebno spojiti, odabirom u kartici “naredbe” potrebno je u padajućem izborniku odabrati spajanje. U kartici “upravljanje predmetom” odabirom opcije “spajanje spisa” i broja predmeta koji se spaja na osnovni predmet, izvršava se spajanje Postupak se nastavlja pod brojem spisa u kojem treba provesti jedinstveni postupak i donijeti zajedničku odluku i koji se od trenutka spajanja nalaze u zaduženju istog rješavatelja (osnovnog spisa) Činjenicu spajanja pored radnji u e. Spis-u, evidentirati na omotu spisa

Priklapanje/prilaganje: Prilaganje/priklapanje spisa (u ovrsi poznat termin – pristupanje) Postupak priklapanja, jednak je kao i kod spajanja spisa, međutim odabirom odgovarajućeg termina.

Razdvajanje spisa – odabirom opcije razdvajanje spisa, unose se samo ona pismena koja se na njega odnose. Dodjeljuje se u rad automatskom dodjelom novom rješavatelju Činjenica razdvajanja evidentira se i na omotu spisa članak 85 121, 122 i 123 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Prilog:

Dodjela/zaprimanje/preraspodjela: • Ustup; • Nastavak postupka; • Nastavna ovrha – promjena predmeta i sredstva ovrhe – članak 40 a Pravilnik o radu u sustavu e. Spis; • Ukinuta odluka – članak 40 stavak 1 i 2 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis; • Delegacija

Preraspodjela spisa • Oduzeti predmeti – u slučaju pogrešne dodjele i ponovljene automatske; • Izuzeće – automatska preraspodjela unutar zone; • Nema rješavatelja – automatska s iznimkom;

Postupak sa spisima • Službenici sudske pisarnice dužni su poduzimati sve što je potrebno da se poslovanje sa spisima obavlja pravilno, uredno i na vrijeme, skrbiti da se održe svi propisani ili određeni rokovi i ukloniti sve što bi omelo pravodobno obavljanje poslova na rješavanju predmeta. • Članak 144 Sudskog poslovnika

Pogrešna dodjela predmeta: • Rješavatelj (sudac/sudski savjetnik) prati točnost unesenih podataka članak 12 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis - Odluku o ponovljenoj preraspodjeli – naredbu – donosi predsjednik suda Članak 39 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Dostava spisa višem sudu • Dostavlja se sa popratnim izvješćem u prethodno “kompletiranje” spisa u pogledu ulaganja podnesaka, dostavnica, naplate sudske pristojbe • Članak 149 do 156 Sudskog poslovnika -

Postupanje po žalbi • Člankom 51 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis propisana je dodjela/dostava spisa županijskim sudovima i to u odnosu na • Sporove iz radnih odnosa • Sporove iz obiteljskih odnosa • Zemljišno-knjižne predmete • i dr.

Iznimke u dostavi/dodjeli višem sudu • Remisorno vraćeni predmeti; • Ukinuti predmeti; • Članak 53 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis;

Klauzula – pravomoćnost - ovršnost • Unos u e. Spis; • Primjedbe; • Ispis klauzule – ovjereno potpisom i pečatom; • Upisničar-rješavatelj; • Djelomična pravomoćnost;

PRAVOMOĆNOST… • Sudac utvrđuje pravomoćnost i ovršnost sudske odluke; • Za odluke digitalno potpisane izdaje se u elektroničkom obliku i ovjerava aplikativnim potpisom Članak 67 a Sudskog poslovnika

Arhiviranje spisa • Nakon pravomoćnog dovršetka postupaka, a nakon što su obavljene sve potrebne radnje donosi se naredba o pohrani spisa u arhiv; • Vrši se provjera svih obavljenih radnji; • Spisi iz tekuće i prošle godine odlažu se u priručni odnosno, opći arhiv sukladno rokovima čuvanja navedenim u članku 167 i 168 Sudskog poslovnika i 112 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Izdvajanje spisa iz arhiva • U sustavu e. Spis administrator suda mijenja status iz “arhiviran” u “riješen” • Dodjeljuje se u rad rješavatelju (sucu/sudskom savjetniku) koji je za njega bio zadužen u sustavu e. Spis prije arhiviranja, osim u slučajevima kada se spis ne može dodijeliti rješavatelju (sucu/sudskom savjetniku) koji je bio zadužen za spis prije arhiviranja – automatska dodjela • Članak 114 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Promjena/dužne radnje tijekom postupka • Briše se raniji punomoćnik i upisuje novi; • Sve radnje ostaju vidljive klikom na opciju • Svi podaci uneseni u e. Spis moraju odgovarati radnjama u omotu spisa;

Pretraživanje • Napredno pretraživanje; • Napredno pretraživanje mojih predmeta;

Pogrešni upisi • Ukoliko se utvrdi pogrešan upis, odnosno da je predmet pogrešno upisan, opcijom “pogrešan upis” označava se u aplikaciji e. Spis, sastavljanjem bilješke o istome • Članak 175 Sudskog poslovnika i 119 Pravilnika o radu u sustav e. Spis

Obavještavanje stranaka • Stranke, njihove punomoćnike i zastupnike, o stanju predmeta obavještava službenik sudske pisarnice na osnovi podataka iz upisnika i spisa i to na način da će se obavijest ograničiti na podatke o stadiju postupka i zaduženju. • Podaci se mogu davati telefonom, elektroničkom poštom i u pisanom obliku;

… • Stranke mogu putem Interneta obaviti uvid u podatke o predmetu, putem aplikacije e. Predmet • http: //e-predmet. pravosudje. hr/ • članak 42 do 44 Sudskog poslovnika

e Predmet

… Hvala na pažnji!