PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNTABILITI 1

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 2

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 3

PENGURUSAN KEWANGAN AWAM Proses di mana : i. Guna cara tertentu untuk memperolehi sumber kewangan dan memperuntukkannya - Melalui proses belanjawan dan berdasarkan keutamaan tertentu ii. Perlu patuh pada prosedur dan kawalan (arahan-arahan dan peraturan) tertentu 4

3 Aktiviti Utama : - i. Tetapkan skop dan kandungan polisi fiskal dengan menentukan program @ aktiviti serta peruntukan yang perlu untuk laksanakan program. ii. Wujudkan garis-garis panduan dan standard umum – wang digunakan dengan jujur. iii. Sediakan kawalan dan struktur organisasi. 5

PROSES PENGURUSAN KEWANGAN 1. PENGURUSAN KEWANGAN TRADISIONAL Mempunyai 3 unsur - Belanjawan (Sedia pelan kerja spesifik) - Pembiayaan (Peruntukan sumber) - Pengawalan (Perakaunan, laporan dan auditan) 2. PENGURUSAN KEWANGAN BERSEPADU Mempunyai 5 unsur - Perancangan – misi, matlamat, objektif dan keutamaan - ‘Programming’ – pilih aktiviti terbaik - Belanjawan - Pembiayaan - Penilaian 6

PRINSIP UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN 1. LEGALITI Mematuhi semua peraturan dan undang-undang yang digubal untuknya Peringkat-peringkat Pengurusan Kewangan : i. Terimaan wang awam PER 96 PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN ii. Simpanan wang awam PER 97 PP iii. Pengeluaran wang awam PER 104 PP iv. Bayaran wang awam v. Perakaunan wang awam 2. AKAUNTABILITI Memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab ke atas kejayaan ataupun kegagalan. 7

KENAPA PENTINGNYA PENGURUSAN KEWANGAN √ Sumber-sumber (Manusia, wang, bahan dan masa) adalah terhad √ Namun permintaan terhadap sumber, tidak terhad √ Terdapat alternatif dalam memperolehi dan menggunakan sumber-sumber tersebut 8

• • • UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN AWAM (PERSEKUTUAN) Perlembagaan Persekutuan Akta Acara Kewangan 1957 (Pindaan 1972) Arahan Perbendaharaan Pekeling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan Akta Audit 1957 Malaysian Accounting Standard (MASB) & International Accounting Standard (IAS) PIHAK BERKUASA MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM Perkara 39, PERLEMBAGAAN Kuasa pemerintah persekutuan adalah terletak pada yang Dipertuan Agong dan kuasa itu boleh dijalankan oleh mana-mana Menteri yang diberi kuasa oleh Jemaah Menteri, tetapi Parlimen boleh dengan undang-undang 9

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 10

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI Satu proses yang melibatkan jentera pentadbiran dan kaedah-kaedah di mana dana untuk membiayai perbelanjaan UKM diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan PIHAK BERKUASA MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN UKM § Naib Canselor § Bendahari/Pegawai Eksekutif Kewangan § Pegawai-pegawai yang diberi kuasa 11

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 12

FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI 1. Pengurusan Belanjawan 2. Pengurusan Perolehan 3. Pengurusan Bayaran (termasuk Gaji dan Elaun Kakitangan) 4. Pengurusan penerimaan (termasuk Penjanaan Pendapatan, Kewangan Pelajar) 5. Pengurusan Aset 6. Pengurusan Akaun 13

1. PENGURUSAN BELANJAWAN Pernyataan hasil dan perbelanjaan bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber ekonomi negara untuk memenuhi keperluan rakyat. SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI IALAH Sistem yang menitikberatkan perhubungan INPUT OUTPUT IMPAK antara 14

OBJEKTIF MBS ü Membantu pengurus program mempertingkatkan lagi prestasi program ü Memudahkan Akauntabiliti ü Memperbaiki pengagihan peruntukan sumber 2 PRINSIP PENTING MBS a) ‘Lets manager manage’ – Kuasa membuat keputusan perlulah diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan b) Kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti 15

CIRI-CIRI MBS ü ü Batas perbelanjaan Perjanjian program dan laporan pengecualian Pusingan penilaian program Pendekatan yang lebih menyeluruh terhadap kawalan perbelanjaan BATAS PERBELANJAAN Satu jumlah peruntukan wang yang ditetapkan diperingkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi untuk membiayai dasar sedia ada tahun berkenaan. Jumlah peruntukan ini tidak boleh dilampaui dalam mengemukakan cadangan 16

FORMULA BATAS PERBELANJAAN BP (TAHUN BARU) = DASAR SEDIA ADA (TAHUN LEPAS) + DASAR BARU (TAHUN LEPAS) + 3% KENAIKAN – 1% DIVIDEN KECEKAPAN PERJANJIAN PROGRAM Satu perjanjian antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan serta pencapaian output dan impak yang akan dihasilkan dalam sesuatu tahun kewangan bagi setiap aktiviti. 17

LAPORAN PENGECUALIAN Bertujuan memberi penjelasan terhadap petunjuk (kewangan atau bukan kewangan) yang mana pencapaian input/output adalah terkeluar daripada tahap varian yang dipersetujui (tidak perlu mengemukakan laporan pengecualian, dinyatakan dalam bentuk peratusan atau nilai mutlak sebenar) di dalam perjanjian program. ISTILAH YANG DIGUNAKAN DALAM MBS ü Dasar sedia ada – aktiviti dijalankan tahun semasa (kecuali ‘One Off’ yang telah mendapat kelulusan) ü Dasar baru – aktiviti termasuk tambahan atau peluasan kepada dasar sedia ada (Penubuhan unit baru) 18

THRESHOLD Suatu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan yang digunakan sebarai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar diluluskan oleh Perbendaharaan dalam menimbang sesuatu cadangan dasar baru / ‘one-off’ itu. BAGAIMANA THRESHOLD DIGUNAKAN Bagi dasar baru atau ‘one-off’ yang nilainya melampaui paras ‘threshold’ agensi berkenaan, nilai lebihan sahaja akan diberikan. Contoh : Nilai ‘One-off’ RM 150 000 Paras ‘Threshold’ RM 50 000 19

2 PENGURUSAN PEROLEHAN Aktiviti untuk mendapatkan bekalan barang-barang atau perkhidmatan atau kerja bagi menjalankan operasi sesebuah organisasi OJEKTIF PEROLEHAN 6 B : ~ Mutu yang Betul ~ Masa yang Betul ~ Kuantiti yang Betul ~ Tempat yang Betul ~ Pembekal yang Betul ~ Harga yang Betul 20

AKTIVITI PEROLEHAN l l l l l Bermula dengan perancangan perolehan (apa, bila, siapa dan bagaimana) Memastikan peruntukkan telah diluluskan disediakan Membuat kajian pasaran (AP 169) bagi asas penyediaan penentuan Penyediaan penentuan barangan Membuat pembelian atau pesanan (pelbagai kaedah) Memeriksa dan menyelia penyerahan dan pelaksanaan kontrak Membuat bayaran Penggunaan Penggantian 21

KAEDAH PEROLEHAN ü Panjar Wang Runcit - Untuk kegunaan segera dengan harga tidak melebihi RM 100. 00 - Tiada dokumen pembelian diperlukan (memadai dengan resit sahaja). - Tiada sijil pendaftaran diperlukan. ü Belian Terus § Harga setiap jenis barangan sehingga RM 10, 000. 00 setiap pesanan dan tidak melebihi RM 50, 000. 00 setahun boleh dibuat dari syarikat yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan 22

sambungan § Harga setiap jenis barangan yang melebihi RM 10, 000. 00 sehingga RM 50, 000. 00 setiap pesanan dan tidak melebihi RM 100, 000. 00 setahun boleh dibuat dari syarikat Bumiputera di dalam daerah berkenaan yang berdaftar dengan Kem. Kewangan dalam bidang yang berkenaan § Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM 20, 000. 00, perolehan boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas “F” yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. § Gunakan Pesanan Kerajaan (Local Order) atau inden sebagai dokumen pembelian/perolehan 23 mengikut mana yang berkaitan.

2. Penyediaan spesifikasi 1. Perancangan 3. Penyediaan Dokumen Tender/SH 10. Penerimaan Tender/SH 9. Lembaga/Mesy Tender/SH 4. Iklan/Pemberitahuan Tender/SH PROSES DAN PERINGKAT PEROLEHAN Ten/SH 8. Taklimat Tender/SH 5. Bantahan spesifikasi 7. Penilaian Tender/SH 6. Pembukaan Tender/SH 24

ü Rundingan Terus Bukan kaedah perolehan tetapi merupakan pengecualian bagi kaedah perolehan biasa. Perolehan ini dibuat setelah mendapat Kelulusan Khas Perbendaharaan Malaysia, keadaan : i. keperluan mendesak (memudaratkan / menjejaskan perkhidmatan ii. Bagi maksud penyeragaman iii. Satu punca pembekalan (pembuat/pemegang franchise) iv. Kontrak dengan syarikat pembuat Bumiputera 25

3 PENGURUSAN BAYARAN TANGGUNGJAWAB PERBELANJAAN / BAYARAN Pegawai Pengawal bertanggungjawab sepenuhnya : § § Betul atau tidak semua perbelanjaan dilakukan Memastikan sesuatu perbelanjaan tidak melebihi kuasa yang sepatutnya dan bayarannya boleh dibuat hanya jika baki peruntukan masih mencukupi untuk AP 92 menyelesaikan tanggungan. 26

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR • • Hendaklah berpuashati – semakan yang teliti Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna Amaun dituntut bertepatan Apa-apa kelulusan yang diperlukan Perhitungan dan pengiraan adalah betul Penerima adalah pihak yang berhak menerima bayaran Bayaran adalah pertanggungan yang sepatutnya Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain AP 93 27

MENJELASKAN BIL • • Semua bil-bil hendaklah disampaikan tidak lewat daripada bulan yang berikutan dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja. Semua bil-bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 14 hari atau apa-apa tempoh yang ditetapkan dalam kontrak. (SPP 6/2006) BUTIR-BUTIR BAYARAN • • • Baucer disokong dengan butir-butir yang lengkap Nama pegawai tidak boleh ditunjukkan sebagai penerima bayaran Perakuan oleh pegawai yang menuntut ganti bayaran Baucer bagi barang dibeli atau kerja dilaksanakan mengikut harga kontrak Baucer hanya satu penama Pembayaran kepada orang lain yang dinamakan 28 dalam baucer

KAEDAH BAYARAN • • Panjar wang runcit bagi perbelanjaan segera (<RM 100) Bayaran melalui cek – terutama Pesanan Kerajaan meliputi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja. Secara pukal – kaedah khas pembayaran bil-bil utiliti Bayaran gaji dan elaun Bayaran kontrak secara berperingkat-peringkat Bayaran tuntutan - elaun-elaun. Bayaran Jurnal – antara satu jabatan dengan jabatan lain di bawah satu Pejabat Pembayar. 29

PERBELANJAAN YANG TIDAK DIAKUI TERMASUKLAH : • Bayaran dua kali • Bayaran kepada pihak yang tidak berhak menerima • Tidak ada keterangan yang ia dilakukan, dibenarkan diselesaikan dengan sepatutnya. • Bayaran bagi perbelanjaan yang tidak diperuntukkan • Bayaran bagi perbelanjaan tanpa peruntukkan • Bayaran mengakibatkan ‘over-draft’ – akaun panjar • Perbelanjaan tanpa kuasa • Tiada tandatangan pegawai yang diberi kuasa • Bayaran pendahuluan tanpa kebenaran 30

4 PENGURUSAN PENERIMAAN ü Sumber - Geran Kerajaan - Sumber dalaman (yuran, sewa, aktiviti komersial) OBJEKTIF : § Menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan – pengurusan perbelanjaan yang lebih efektif dan sistematik § Menanggung perbelanjaan dengan hasil yang dikutip – meringankan beban kerajaan 31

PEMATUHAN a) Semua kadar bayaran dipungut di bawah bidang kuasa suatu undang-undang dan hendaklah disemak dan dikemaskini dari masa ke semasa b) Tindakan bagi memungut tunggakan hasil c) Pengeluaran resit rasmi bagi terimaan d) Penyimpanan selamat buku resit, lesen dan sebagainya e) Memasukkan kutipan ke bank seberapa segera f) Penyediaan penyata pungutan hasil 32

5 PENGURUSAN ASET ü Selenggara daftar aset ü Pemeriksaan fizikal aset ü Penyelenggaraan aset ü Pengiraan susutnilai ü Pelupusan aset ü Insuran aset 33

6 PENGURUSAN AKAUN PENYEDIAAN AKAUN ü Buku tunai ü Penyata penyesuaian bank ü Penyata kewangan tahunan - Lembaran Imbangan - Penyata pendapatan - Penyata perubahan ekuiti - Penyata aliran tunai - Nota kepada penyata kewangan 34

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 35

KAWALAN DALAMAN Keseluruhan pelan organisasi dan semua kaedah serta tatacara yang digunakan oleh pengurusan sesebuah entiti dalam membantu melaksanakan pengurusan entiti untuk mencapai matlamat organisasi. OBJEKTIF : § Menjaga keselamatan aset daripada kehilangan, kerosakan atau kecurian § Memastikan ketepatan dan kesempurnaan rekod 36 akaun

OBJEKTIF : § Meningkatkan kecekapan operasi § Mematuhi polisi pengurusan yang telah ditetapkan § Menyedia maklumat kewangan yang boleh dipercayai tepat pada waktu ia diperlukan JENIS KAWALAN DALAMAN ü Kawalan pentadbiran – berkaitan polisi spt kenaikan pangkat dan etika kerja ü Kawalan perakaunan – pelan penjagaan aset 37

ASPEK KAWALAN DALAMAN : üPenurunan kuasa üPengasingan tugas üKelulusan transaksi atau aktiviti üPenyelenggaraan rekod perakaunan üPenyelenggaraan buku vot üPenyelenggaraan panjar üPengesahan dan penyesuaian üKawalan fizikal üAuditan dan pemantauan 38

MASALAH DALAM MEWUJUDKAN KAWALAN DALAMAN BERKESAN Ketiadaan / ketidakcukupan arahan atau garispanduan dalam melaksanakan sistem yang baru ü Kakitangan awam yang kurang berpengetahuan ü Kekurangan staf perakaunan yang terlatih ü Kegagalan sistem kawalan dalaman - konsep tidak dipatuhi, ketidakpatuhan kepada undang dan 39 berlaku penyelewengan ü

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 40

AKAUNTABILITI Tanggungjawab individu atau organisasi yang menjalankan tugas dan tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melaporkan balik kepada pihak yang mewakilkan kuasa segala yang dicapai. Mereka juga adalah bertanggungjawab ke atas bagaimana kuasa yang diwakilkan kepadanya digunakan. UNTUK SIAPA? Diantara pihak yang memegang kuasa dengan pihak yang diberi kuasa ü Pihak berkuasa yang lebih kanan mengikut hirarki ü Hubungan peringkat bawahan kepada peringkat atasan (bottom-up) ü 41

STRUKTUR AKAUNTABILITI (Dalam sistem belanjawan yang diubahsuai) PENGURUSAN PERINGKAT ATASAN Kuasa yang diserahkan melalui perjanjian program Akauntabiliti melalui laporan-laporan PENGURUSAN PERINGKAT BAWAHAN 42

JENIS-JENIS AKAUNTABILITI ü Akauntabiliti fiskal kewangan – pematuhan undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan kewangan, pendedahan am maklumat serta integriti dalam laporan kewangan dan akaun ü Akauntabiliti pengurusan – kecekapan dan keberkesanan pihak pengurusan dalam menggunakan sumber awam. ü Akauntabiliti program – pelaksanaan perjanjian program 43 khususnya spesifikasi output dan impak seperti

UNSUR-UNSUR PENTING DALAM AKAUNTABILITI Amanah (Integriti) üKetelusan (Transparency) üMematuhi semua undang-undang dan peraturan üMenggunakan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan ü AKAUNTABILITI DALAM KERAJAAN Amanah Rakyat kepada Kerajaan dari segi pelbagai program dan aktiviti ü Kepentingan bagi melaksanakan program dan aktiviti dengan cekap dan berkesan ü Mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan 44 ü Nilai dan etika kerja yang mulia ü

HUBUNGKAIT TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTAB TANGGUNGJAWAB (RESPONSIBILITY) UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN AKAUNTABILITI LAPORAN 45

SYARAT-SYARAT PENTING AKAUNTABILITI 46

PUNCA-PUNCA KELEMAHAN l Kurang pematuhan kepada peraturan dan arahan l Penempatan kakitangan tidak ikut kepakaran l Kurang kemahiran l Bimbingan dan tunjuk ajar l Ahli Lembaga kurang prihatin l Tindakan tatatertib dan surcaj kurang berkesan l Undang-undang dan peraturan yang 47

ISI KANDUNGAN üPENGURUSAN KEWANGAN AWAM üPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI üFUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM üKAWALAN DALAMAN üAKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN üRUMUSAN 48

RUMUSAN Keberkesanan dan kecekapan pengurusan kewangan bergantung kepada : § § § § Peranan dan komitmen pengurusan atasan Pematuhan kepada prinsip/prosedur kewangan Tadbir urus pengurusan kewangan Budaya kerja kelas pertama Pengurusan sumber yang cekap Penghayatan akauntabiliti dan integriti Usaha peningkatan kualiti pengurusan 49

SEKIAN, TERIMA KASIH 50