Prsentation S A P Business Workflow Objectif global

Présentation S A P Business Workflow

Objectif global þ Se familiariser avec les concepts du Workflow et ses outils. þ Comprendre le principe de définition d’un Workflow.

Nous n’aborderons pas… þ La programmation liée au workflow…mais nous en verrons les résultats. þ Le paramétrage de la corbeille d’arrivée…mais nous en verrons l’accès et l’aspect. þ La gestion des autorisations du point de vue SAP…mais nous verrons la gestion des accès Workflow.

SOMMAIRE I - Le workflow II - Les objets constitutifs d ’un workflow SAP Démonstration Comment procéder Tâches Affectation Types d’objet et méthode Evènements Flux d’information Corbeille d ’arrivée intégrée Reporting et analyses III – Applications Paramétrage - Programmation IV - Conclusion

I. Le Workflow

Qu’est-ce que le Workflow ? ”Un système de Workflow permet d’automatiser et de fiabiliser les processus de gestion par l’administration de l’enchaînement de tâches élémentaires. Il fait appel à des ressources informatiques et humaines (décisionnelles). "

C’est à dire… Au bon moment Les bonnes informations Les bons agents Le Workflow Un meilleur résultat De meilleurs délais

Pourquoi le Workflow ? Des soucis sont souvent rencontrés dans l’administration des processus de gestion : þ þ Délais importants. Processus complexes, mal définis. Responsabilités non assumées. Historique de l’affectation des tâches. þ Archivage papier ou microfiches. þ Double saisie. þ Contrôle difficile des saisies critiques.

Le Workflow SAP, c’est. . . þ. . . un outil de support pour une refonte des processus de gestion et leur automatisation (Business Process Reengineering). þ. . . la facilité et la rapidité d’adaptation quand les processus ou la structure organisationnelle changent. þ. . . une assistance maximale des utilisateurs et une réduction continuelle des délais d'exécution des processus. þ. . . la possibilité de contrôler l’exécution de tâches réalisées dans d’autres applications que SAP.

Le Workflow SAP, c’est… Enregistre l’historique Evalue les conditions Synchronise les process Crée des tâches à exécuter Alloue les responsabilités Organise le flux d’informations Gère les délais Gère des évènements

Le Workflow SAP dans le travail de tous les jours. . . tous les jours þ Simplifie la tâche aux utilisateurs occasionnels ou inexpérimentés. þ Donne des instructions pour réaliser la tâche. þ Les documents MS-Office (PPT, DOC, XLS, . . . ) peuvent circuler dans un processus workflow. þ Informe spontanément l’utilisateur des tâches qu’il doit réaliser.

C’est une solution pour : þ þ Optimiser le flux d’information. Augmenter l’efficacité. Réduire les coûts. Améliorer la qualité et le service (Satisfaction client).

Le Workflow n’est pas. . . þ …un système de gestion de la documentation. þ …un système de travail de groupe, mais une composante de celui-ci (groupware). þ …un simple système de messagerie. . C’est bien plus !!!

Remarque : Tous ces avantages peuvent être obtenus par la mise en place du Workflow.

Remarque : Tous ces avantages peuvent être obtenus par la mise en place du Workflow. . Mais pas sans une réelle mise à plat des processus de gestion (Business Process Reengineering) !

Le “Business Process Reengineering” þ Identification et modélisation des processus de gestion. þ Réorganisation des processus. n Simplification. n Analyse de la valeur. þ Accompagnement du changement. n Communiquer pour faire adhérer les personnels concernés. n Renforcer le sens des responsabilités. n Implementer le BPR précautionneusement et par petites étapes.

? Questions

Qu’est- ce que le Workflow ? Gestion de l’Organisation Outil d’aide au flux de l’information Exécution automatisée des tâches Workflow SAP Applications bureautiques Applications R/3 Autres tâches et applications

Qu’est-ce que le Workflow ? þ Un module supervisant l’ensemble des applications R/3. SD FI Sales & Distribution Financial Accounting MM CO Materials Mgmt. Controlling PP AM R/3 Production Planning Fixed Assets Mgmt. Client / Server ABAP/4 QM Quality Management PM Plant Maintenance HR Human Resources IS PS WF Project System Workflow Industry Solutions

Architecture de SAP Business Workflow Définition de WF Personne ( système de gestion du Workflow ) Unité structurelle Poste Rôle Attribut Niveau processus Etape du WF Niveau entreprise ( lien avec les entités structurelles ) Tâche Evènement Objet Méthode Niveau type d’objet de gestion ( données techniques ) Le système SAP Business Workflow possède une architecture à 3 niveaux

II. Les objets constitutifs d ’un Workflow SAP

Exemple de Workflow : Demande d’absence Une notification d’absence est transmise ü ? Décision d’approuver ou de refuser -> chef du département û Message à l’agent ? û Décision sur la démarche à suivre -> agent (demandeur) Annule la notification d’absence ü Modifie la notification d’absence -> agent (demandeur) Processus d’approbation renouvelé

DEMONSTRATION…

Comment procéder… 1ère étape

Comment procéder… 2ème étape þ Il existe deux types d’approche : n L’approche Bottom Up : on crée les types d’objets, les rôles puis les tâches et enfin la tâche à étapes multiples. n L’approche Bottom Down : on crée le squelette de la tâche à étapes multiples, puis les tâches à étape unique, on crée les objets et les méthodes sur lesquels s’appuie la tâche et enfin on crée le rôle.

Diagramme logique d’un Workflow Événements déclencheurs Activité Sections parallèles Ù Décision utilisateur XOR Boucle Si XOR Activité avec date butoir XOR

Architecture de SAP Business Workflow Définition de WF Personne ( système de gestion du Workflow ) Unité structurelle Poste Rôle Attribut Niveau processus Etape du WF Niveau entreprise ( lien avec les entités structurelles ) Tâche Evènement Objet Méthode Niveau type d’objet de gestion ( services techniques ) Le système SAP Business Workflow possède une architecture à 3 niveaux

Types de tâches TACHES A ETAPE UNIQUE Tâche standard TACHES A PLUSIEURS ETAPES Tâche workflow Modèle workflow Inter - mandant Propre au mandant Tâche client

Les bases conceptuelles tâche à étape unique Qui fait quoi?

Exemples de tâches þ Validation d’une demande de congés par le supérieur þ Affichage / Modification d’un infotype/formulaire þ Edition d’un document en batch þ Envoi d’un mail par un agent þ Mise à jour des données du système þ Exécution d ’un programme. . . þ Blocage de l’infotype 3 þ Maintenance d’une table þ…

Les bases conceptuelles role organizational qui ? plan Tâche à étape unique

Définition des responsabilités û ü þ Qui peut exécuter la tâche? Qui doit exécuter la tâche? þ Affectation fixe d’une personne n ex : utilisateur : TIMEH. þ Affectation basée sur l’ organisation structurelle : n ex : supérieur hiérarchique, employés appartenant à la Direction Régionale de Lille, gestionnaires du personnel. þ Affectation flexible basée sur d ’autres critères : rôles n ex : responsables définis dans une table.

Affectation Poste budgétaire (S) comprend. . . (B 003) est gérée par. . . (B 012) Unité structurelle (O) comprend. . . (B 003) Utilisateur (US) Fonction (C) décrit. . . (A 007) Poste budgétaire (n) (S) . . . (B 008) Personne (P)

Profil d’activité Poste budgétaire (S) comprend. . . (B 003) est gérée par. . . (B 012) Unité structurelle (O) Tâche client (T) Tâche standard (TS) comprend. . . (B 003) décrit. . . (A 007) Utilisateur (US) Fonction (C) décrit. . . (A 007) Poste budgétaire (n) (S) . . . (B 008) Personne (P)

Rôles Direction A Agents l Rôle : sélection des agents responsables d’une tâche Supérieur Hiérarchique l Tâche standard (définition) : valider une absence è liée à la relation Sup. Hier. l Rôle (agent) : Supérieur Hiérarchique è paramètres du rôle: Identifiant Agents Direction B Direction C l Activité : Approuver/Refuser l’Absence Supérieur Hiérarchique

Rôles (Compléments) þ Les agents définis par les rôles doivent appartenir au profil d’activité de la tâche à exécuter. þ Si plusieurs agents correspondent au rôle défini, ils sont tous susceptibles d’exécuter la tâche. Le premier agent qui l’exécute, réserve la tâche dans sa boîte aux lettres. Du même coup elle disparaît de la boîte aux lettres des autres agents.

Les bases conceptuelles rôle Organisation qui ? structurelle Tâche à étape unique quoi ? Type d’objet méthode Application Office Fonctionnalité SAP Applications externes

Méthode d’objet et tâche à étape unique Type d’objet Créer (méthode d’objet) gérer (méthode d’objet) afficher (méthode d’objet) Tâche client Tâche standard l Référence à une méthode d’objet; l Flux de données

Exemples de types d’objets þ SAP types d’objets n Formulaire de TTP n Convocation à une formation n Demande d’inscription n Formulaire de congé þ Documents externes n Documents archivés n Messages þ PC objets n Documents d’un traitement de texte n Feuilles de calculs

Exemples de méthodes þ Visualisation de données du système þ Modification par l ’agent de données du système þ Modification en arrière plan de données du système þ Impression d ’états, de formulaires þ Suppression d ’objets

Les bases conceptuelles Tâche multi-étapes Workflow comment ? Dans quel ordre ? Organisation structurelle Tâche à étape unique Type d’objet Méthode Application Office Fonctionnalités SAP Applications externes

Evénements et Workflow l Début d’une tâche workflow d’un modèle workflow l Début d’une tâche client d’une tâche standard l Fin d’une tâche workflow d’un modèle workflow l Fin d’une tâche client d’une tâche standard

Types d'événements þ Evénement interne : n Cet événement n’a aucune implication en dehors du Workflow n Il spécifie la fin d’une étape et le passage à la suivante n Ex : événement qui termine une tâche / étape d’attente. þ Evénement publié : n Utilisé pour faire connaître les modifications du statut d’un objet dans l’ensemble du système. n Peut avoir des effets en dehors du workflow. n Ex : événement après une décision de l’utilisateur / début du workflow.

Evénements : exemples þ þ þ þ Ordre de décision signé Demande d’inscription enregistrée Changement dans le dossier d’un salarié Demande de TTP validée / rejetée Création d’un poste vacant “Il est 6 h 00” “Un problème grave non résolu depuis 2 heures”

Flux d’informations þ Informations circulant tout au long du processus de Workflow. þ Données en entrée et en sorties de tâche. þ Paramètres pour l’exécution d’une méthode. þ Paramètres pour la résolution d’un rôle. þ Données variables pour la définition des textes descriptifs des processus.

Flux d’informations Lancement-Données d’entrée Traitement des données Container de Workflow Container de tâche Container de rôle Fin-Données traîtées Container de workflow

Les bases conceptuelles event multi step task workflow instance workflow definition workflow manager integrated inbox organizational plan single step task workitem process display workitem manager object type execution of an object method database Desktop application SAP functionality External applications Finding agents Deadline monitoring History Reporting

Les composants du Workflow Outils de Définition du Workflow - Editeur graphique - Implémentation process Définition des Tâches Définition des Types d’Objets Définition des Rôles Evènements Déclencheurs Système de Gestion WF - Coordination et Contrôle Gestion des Tâches Individuelles de Travail (WI) - Contrôle et exécution - Assignation des agents - Contrôle des délais, accès Liste de Tâches (Utilisateur) - Interface Utilisateur - Gestion de la liste - Choix, exécution, transmission des Tâches Système d’Information Extraction Analyse Statistiques

L’éditeur graphique La corbeille d’Arrivée Les Utilitaires Transaction SWLD

Corbeille d ’arrivée intégrée Messages et activités dans une liste Mail : Corbeille d ’arrivée intégrée - lire - répondre - supprimer - créer - re-diriger - créer une pièce jointe Activités : - afficher - re-diriger - réserver - exécuter - changer la priorité - créer une pièce jointe

Informations de la corbeille d’arrivée þ Entête du workitem (paramétré dans le workflow). þ Description du workitem : n Rappel de l’entête n Validation ou non en fin de traîtement n Statut du workitem ( en cours, exécuté, en erreur…) n Responsable du workitem n Date de création n Date de traitement n Dates butoires n Texte descriptif

L’intégration avec Outlook… þ Permet : n Un point d’accès unique pour les messages SAP et les messages Outlook. n Un accès simple au système SAP. n Une aisance d’utilisation de la messagerie. n Une connaissance en temps réel des tâches à exécuter pour les agents ne se connectant que rarement au système SAP.

L’intégration avec Outlook þ Mais… n Très demandeur en ressources n Gestion de l’intégration d’outlook plus lourde n La synchronisation des tâches n’est pas en temps réel n Le paramétrage est propre au poste de travail n La sécurité est une donnée à prendre en compte Il faut donc analyser le besoin réel de chaque type d’utilisateur SAP d’avoir accès à cette option.

Reporting et analyses þ Analyse des WI þ Analyse Charge de Travail þ Analyse des tâches þ Recherche de WI

III. Applications.

Exemples de Workflow HR þ Processus d’approbation des demandes d’absences þ Processus d’approbation des frais de déplacement þ Processus de contrôle des augmentations de salaires þ Contrôler que la mise à jour de certains infotypes a été faite avant la date critique de la paye þ En cas de modification d’infotypes critiques, þ En cas de création d’un candidat, création et édition d’un contrat þ Envoi automatique un mois avant la date de formation d’une lettre de confirmation à tous les inscrits þ Processus d’approbation des demandes de formation faites via ESS þ En cas d’embauche d’un salarié, envoi d’un mail pour l’assignation d’un poste, d’un téléphone, d’un badge et renseignement automatique/manuel de l’infotype 40… þ …

Mise en œuvre d’un standard þ Repérer le workflow répondant aux besoins n IMG, T 588 V… þ Activation du Workflow n Activation de l’événement déclencheur n Gestion du profil d’activité du workflow n Gestion du profil d’activité des tâches à étape unique þ Vérification du paramétrage du système n Existence d’un IT 0105 sous-type 1 n Cohérence de l’organisation structurelle pour la détermination des rôles

Quand la programmation est-elle nécessaire ? þ Rôles n Lorsque les rôles basés sur les objets d'organisation SAP et sur les chemins d’exploitation ne sont pas suffisants. þ Création d'événements déclencheurs n Lorsque la création d'événements à travers la modification des statuts et la modification des documents n’est pas suffisante. þ Méthodes d’objets supplémentaires. þ Objets supplémentaires.

Démonstration de spécifique Processus de contrôle de saisies critiques dans l’infotype 2

? Questions

IV. Conclusion.

Le Workflow SAP c’est : þ Un outil puissant permettant d’améliorer et d’accélerer votre système d’information. þ Un outil évolutif s’adaptant rapidement à vos changements d’organisation (une fois en place). þ Un outil dépassant les frontières de R/3. þ Un outil convivial et rigoureux

C’est aussi : þ Un outil orienté objet. þ Un outil très ouvert dont la performance est directement fonction de la rigeur de mise en oeuvre. þ Un outil dont la mise en place implique une réflexion sur les processus de l’entreprise.

Workshop… Questionnaire