Prsentation projet GED FONTAINE Jean Baptiste Etude sur

Présentation projet GED FONTAINE Jean Baptiste Etude sur la mise en place d’une solution de gestion électronique de document (workflow, archivage, collaboration, solution en ligne) Jeudi 18 Juin 2009

Introduction Ordre du jour : Un aperçu de mes recherches Un éclairage, par les outils, sur les possibles Ma vision extérieur Engager une réflexion commune (Brainstorming) Dégager des objectifs clairs. (Un compte rendu sera réalisé) 2

Plan : Définitions et concepts Outils Synthèse Etat des lieux au CNERTA Analyse rapide Les questions à se poser Discutions N’hésitez pas pour les questions ! 3

Définitions & concepts (pour se mettre dans le bain) GED GEIDE Workflow Workgroups / Groupware Solution en ligne Collaboration Portail CMS Archivage 4

GED & GEIDE (définitions & concepts) Dans les années 80 : « Gestion Electronique de Documents » (dématérialisation, stockage de documents, archivage, sécurité) ------------------------ Depuis 1994 : « Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants » ( GED + collaboration (workflow) + gestion de droits+…) 5

GED & GEIDE (fonctionnalités) 6

GED (échantillon) 7

Workflow (définition) Pour le SI Optimisation et aiguillage du flux (information) Pour l’unité de travail (individu, groupe, …) Guide l’utilisateur dans son travail (coach informatisé) ≈> un facilitateur informatique (automatisation) 8

Workflow (échelle d’utilisation) 9

Workflow (échelle d’utilisation) 10

Workflow (échantillon) Outil spécialisé : Intégrés aux GEDs. Des possibilités plus diffus. 11

Groupware / Workgroups (définition) Techniques et méthodes d'informatique et de télécommunications destinées au travail de groupe à distance (Workgroups). Classe de logiciels prévus pour être exploités par plusieurs utilisateurs en même temps, sur un même projet - logiciel de travail en groupe. Façon de travailler, basée sur les relations entre les membres d'un groupe (reliés par un réseau). ( collecticiel, synergiciel, CSCW ) 12

Workgroup ≠ Workflow (différences) Réponses à des besoins différents 13

Groupware (échantillon) Outil spécialisé = bureau partagé, plate-forme de travail collaboratif 14

Solution en ligne Webgroup : Contraction de « Web Groupware » . Mise en œuvre d’un groupware par l'intermédiaires des normes du web. Cloud computing (extraterrestre ou non) Þ (tout en web = forte perturbation des modes de travail) Mode synchronisation : Perturbation moindre Web. DAV … 15

Un outil qui fait tout? 16

Libre. Source (une réponse du métier) Plate-forme collaborative de gestion de sources/bugs (pages wiki, forums, traqueurs, SCMs, dossiers, zones de téléchargement, boites aux lettres, formulaires, …) Libre. Source est une plate-forme collaborative polyvalente. Open Source, modulaire et hautement configurable, Libre. Source est adapté au développement collaboratif de logiciels, au groupware, à la gestion de communautés, la gestion électronique des données ainsi que la publication sur Internet. 17

Le cas de One. Note Un passe partout intéressant, pouvant répondre à certains besoins. Un outil novateur : 1. Un outil personnel pousse à la collaboration… 2. A structuration intégrée… 18

Le cas de One. Note 1. Un outil personnel, pour collaborer : Un outil très souple et généraliste Qui répond à des besoins personnelles dans un premier temps, Le collaboratif s’invite de lui-même par-dessus. (≠ wiki) 19

Le cas de One. Note 2. Structuration intégrée : 20

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Synthèse De multiple façon de collaborer (manière ≠ technologie) De multiples outils et concepts (+ ou – mûres, plus ou moins spécialisés) En réponse à des besoins également multiples (métiers ≠…) De la place pour l’innovation => Des outils sympathiques, mais outils ≠ finalités ! 23

Etat des lieux au CNERTA (équipe web) La GED se fait par le réseau (dossiers partagés) Des wikis pour générer et diffuser de l’information First. Class Sugar. CRM (gestion de client/projet) Suivie de Bugs Gestion de projet (Gantt Project, collabtive) Des dysfonctions Des outils très disparate Ca vie mal, pb de dynamisme Raisons ? solutions ! 24

Le cas des wikis (mon avis) Avantages : • Simplicité : 1. Accès pour l’extérieur 2. Rigueur Utilité: • Outils pertinent de diffusion • Avec alimentation ponctuel Oui (par un public hétéroclite) Inconvénients : • Isolement : 1. Accès pour alimenter 2. Accès pour recher (multiplication, pont entre wikis…) • Simplicité 1. Contraignant 2. Austère Manquement: • Un système (outil) central permettant de les alimentés (synchronisation) • Avec alimentation continu par un public restreint Non 25

Les raisons ? L’accès aux outils ? Le mauvais outils / besoins ? La mauvaise utilisations ? La méconnaissance de leurs existences? … 26

La solution… C’est pas forcément par un outil … Plus de communication ? Système plus orchestré ? (attribution de rôles précis) … Mais si oui : Un outils commun ? (squelette de base avec toutes les grandes fonctions et greffes ponctuels de compléments spécifiques) /ou…/ Une communication entre outils? + remaniement (maintient des wikis, alternatives…) 27

Mon sujet = La GEIDE étendu…? La GED ? (pas très engageant) Porte finalement sur le système d’information (SI, ECM) Un fonctionnement à deux vitesses : 1. Le quotidien (en cours) 2. le fini (archive) Un découpage en plusieurs niveaux : 1. Échelle personnelle 2. Echelle de l’entité de travail (collaboration) 3. Echelle global 28

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Vers un réaménagement du SI Faire un bilan du S. I. 1. Qu’est ce qu’il y a dedans? 2. Les avantages / les inconvénients 3. Ce qu’il faut revoir / Ce que l’on garde Intervention 1. Choix des outils 2. Mode d’action Itération 1. Etude d’impacte 2. Atteinte des objectifs ramener une cohérence et optimiser ! 30

Valorisation du projet (en interne) 31

Les bonnes questions : Quel valorisation vise t’on? Que sont les besoins effectifs ? Pour quels personnes / niveau: Personnel Chef de projet Management (gestion des taches, suivi de projet, …) Production (suivi de produit, relation client, gestion administratif (de site, de contact…)) Communication Les problèmes réels : Unification des ressources, harmonisation des méthodes et processus dynamisme, animation collaboration veille , relais de l’information accessibilité des outils. 32

Discussion: " Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise " ( Bill Gates) Dégager des objectifs clairs. Où veux t’on aller? 33

Propositions annexes : (Réalisation possible avec One. Note) Susciter l’innovation Idéo-mètre © ≈ forum+Brainstorming+Outils d‘Aide à la Décision (OAD) Favoriser le brasage de connaissances La publication 2. 0 sur appel d’offre 1. 2. 3. 4. Chacun publie une liste de connaissance qui partagerai avec plaisir Une liste commune de ce que l’on aimerai voir publier (cf. wiki) Un système de vote Une publication de chaque membre à un rythme régulier (1/mois) 34