Prsentation kfm Buchfhrung und MACH Web 2 Agenda
Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web
2 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
3 Ausrichtung der heutigen Veranstaltung Themenblöcke Ø Rechnungsbearbeitung in der kfm. Welt Ø Budgetüberwachung Ø Organisatorische Rahmenbedingungen und Änderungen in 2010 Budgetverantwortliche, Projektleiter und Rechnungssachbearbeiter Ø Neuerungen aufgrund der kfm. Buchführung Ø Eindruck MACH-Web Vortragende ØFeed-Back zur Veranstaltung Ø Inhaltlich angemessen? Ø Verständlichkeit? Ø Fragen stellen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
4 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
5 Ziele der WWU – Warum IVR? Geänderte Rahmenbedingung für Hochschulen in NRW Ø Globalhaushalt seit 2006 Ø Hochschulfreiheit seit 2007 Wachsende Eigenverantwortung der Hochschulen und zwar für • strategische Ausrichtung, • Personal und • Finanzen Ø Anforderungen durch das Rektorat Ø Forderungen der EU (7. Forschungsrahmenprogr. ) und anderer Geldgeber nach einer Vollkostenrechnung Ø …. Unterstützung der Steuerung der Hochschule durch besseres Controlling, bessere Planung und bessere Prognosen Die Hochschule wird damit nicht zum Unternehmen, aber es wird damit die Möglichkeit geschaffen, sie unternehmerischer zu führen! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
6 Kamerales Rechnungswesen Ein- und Ausgabenrechnung Finanzrechnung Einzahlungen Auszahlungen q q q Liquiditätssaldo q KLR Kostenstellen q Kostenarten q Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R reine zahlungsorientierte Sichtweise keine Übersicht über Ressourcenverbrauch q keine Übersicht über Vermögen q keine Übersicht über Verbindlichkeiten keine Unterstützung der steuerrechtlichen Vorgaben (Bg. A) keine integrierte Vollkostenrechnung keine Integration der verschiedenen Sichtweisen Drei Fachabteilungen mit drei unterschiedlichen Softwaremodulen
7 Ziele der WWU – Was ist IVR? Woraus besteht die „IVR“ (Integrierte Verbundrechnung) ? Ø Ergebnisrechnung ( -> Gu. V) Ø Vermögensrechnung (-> Bilanz) Ø Kosten – und Leistungsrechnung Ø Finanzrechnung (Liquiditätsrechnung) Was bedeutet „integriert“? Alle Rechenwerke sind inhaltlich so miteinander verbunden, dass Buchungen in den einzelnen Bereichen und im Gesamtsystem untereinander konsistent gehalten werden. Es soll keine parallelen Buchhaltungssysteme mit u. U. divergierenden Ergebnissen geben (z. B. Fi. Bu vs. Controlling)! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
Kaufmännisches Rechnungswesen Integration der Rechenwerke – Integrierte Verbundrechnung Finanzrechnung Einzahlungen Auszahlungen Liquiditätssaldo (hier: Zugang) 8 Vermögensrechnung Ergebnisrechnung (Bilanz) Aktiva Passiva Vermögen Eigenkapital Umlauf- und Anlagevermög. Verlust/ + Gewinn Liquide Mittel - Abgänge/ + Zugänge Rückstellungen Verbindlichkeiten Aufwand Ergebnissaldo (hier: Gewinn) Kosten Konzeptionsansatz: 1. Integration der Rechenwerke 2. Vermeidung von Doppelerfassungen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Ertrag Leistungen Kosten-, Leistungsrechnung Kostenstellen Kostenträger [Projekte, SFB…] Produktkatalog
10 Kaufmännisches Rechnungswesen Einnahme/ Ertrag Finanzvorfall Mieteinnahmen am 28. 12. 2009 für Januar 2010 (1. 300 €); Betrag ist im Voraus fällig Zinseinnahmen für Festgelder 2009 zum Fälligkeitstermin am 05. 01. 2010 (50. 000 €) Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Kameralistik Einnahme 2009 1. 300, - € 0 , - € Kaufm. Kameralisti Buchführung k Ertrag Einnahme 2009 2010 0, - € 50. 000, - € Kaufm. Buchführun g Ertrag 2010 1. 300, - €
11 Kaufmännisches Rechnungswesen Ausgabe / Aufwand Kameralistik Finanzvorfall Zahlung der Pacht (12. 000 €) für die Zeit vom 01. 08. 2009 - 31. 07. 2010 Kauf eines MRT am 01. 12. 2009 (100. 000 €); Nutzungsdauer 8 Jahre, linearer Werteverzehr Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Kaufm. Buchführun g Aufwand 2009 Kameralisti k Ausgabe 2010 Kaufm. Buchführun g Aufwand 2010 12. 000, - € 5. 000, - € 7. 000, - € 100. 000 , - € 1. 042, - € 0, - € 12. 500, - € Ausgabe 2009
12 Kaufmännisches Rechnungswesen Bewertungsunterschiede zw. Finanz- und Ergebnisbetrachtung Finanzrechnung Ergebnisrechnung Vermögensrechnung Invest. Jahr Abschr. Material Personal 01 02 Anlagev. 01 02 Eine Vermögens- und Ergebnisrechnung ist für nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip arbeitende Institutionen unabdingbar! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
Kaufmännisches Rechnungswesen Nutzen der Rechnungslegung Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung gibt Auskunft über: q die Vermögensverwendung - Wo ist in der Hochschule überall Geld in Vermögensgegenständen gebunden? - Wie teuer waren diese in der Anschaffung? Wie hoch ist deren Wert heute? q die Vermögensherkunft - Wie hoch ist das Eigenkapital, - Wie hoch sind die Verpflichtungen gegenüber anderen? q die jährliche Entwicklung des Vermögens - Decken die Neuinvestitionen den jährlichen Wertverlust des bestehenden Vermögens ab? q die jährliche Entwicklung und Zusammensetzung des Ergebnisses - Welche Teilbereiche der Universität erzielen Erträge? Wie setzen sich die Aufwendungen zusammen? Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 13
14 Ziele der WWU – für das Projekt EIVe. R Entscheidung durch Kanzlerin Frau Dr. Böhm im Oktober 2006 Ø Beginn der kaufmännischen Buchführung zum 01. 2010 Ø Fertigstellung der Eröffnungsbilanz Mitte 2010 Ø Fertigstellung des ersten kaufm. Jahresabschlusses Ende 1. Quartal 2011 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
15 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
16 Mittelherkunft Vier Teilhaushalte Zuschusshaushalt des Landes NRW Drittmittel Zuwendungen Studienbeiträge =2 =3 =5 =1 =Kostenstellen Projekte Keine Änderung ab 2010! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
17 Kaufmännisches Rechnungswesen – Neuerungen 2010 Kontierungselemente Verbuchungsstelle heute: TG 94 u. a. Dritt- od. Erlassmittel Kapitel Titel Untertitel (nicht mehr TG 94)… Ausgabeart Fachbereich Projektnummer Kostenstelle / Projekt (Abrechnungsobjekt (Aobj) 1. Kostenrechnungssicht) Kostenart Sachkonto Kostenstelle Institut/ Dienststelle Kostenart Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
18 Kaufmännisches Rechnungswesen 3 Kontierungselemente zur Rechnungsbearbeitung Verbuchungsstelle ab 2010 Abrechnungsobjekt Kostenstelle / Projekt Abrechnungsobjekt Kostenträger (1. Kostenrechnungssicht) (2. Kostenrechnungssicht) Wo? Wofür? = Budgetsicht =Kostenverursachend Mittelherkunft 1 = Zuschuss-HH 2 = Drittmittel (Projekte) 3 = Zuwendungen (Projekte) 5 = Studienbeiträge (Projekte) Splittbuchung mgl. !! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Lehreinheiten , Produkte oder Projekte Splittbuchung mgl. !! Sachkonto Welche? Kontenplan Splittbuchung mgl. !!
Kaufmännisches Rechnungswesen Besonderheit: Wenn Budget des Rektorats oder Fachbereichs, z. B. Möbel, Geräte, Internationalisierung: Ø 1. Kostenrechnungssicht: Kostenstellen / Projekte Abrechnungsobjekt des Rektorats z. B. Möbelbudget Wo? Budgetsicht Ø 2. Kostenrechnungssicht: Projekte / Produkte Abrechnungsobjekt des Fachbereiches / Instituts aus 2. Ko. Re-Sicht z. B. Projekt, Produkt, Lehreinheit Wofür? Kostenverursachend Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 19
Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte – 1. Kostenrechnungssicht Zuschuss-HH – 1 01 00001 • Nr: 1 – z. B. Bereichs-Nr: 01 – lfd. Nummer 00001 2 9 10 Drittmittel – 0266 Kostenstelle / Projekt (Wo? ) • Nr: 2 – z. B. Projekt 9 10 0266 Zuwendungs-HH – 3 15 00001 • Nr. 3 – z. B. Projekt 15 00001 Studienbeiträge – 5 06 2 10 01 23 • Nr. 5 – z. B. FB 06 Verf. 2 Stud. Jahr 10 LE 01 Proj. 23 Hinweis: Überleitung der bisherigen Verbuchungsstellen in AObj. erfolgt in Kürze Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 20
Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte 2. Kostenrechnungssicht Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 21
22 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
23 Informationssystem MACHWEB Zugang – Allgemeine Informationen q q KASY bleibt als Archiv bestehen – Kennwort behalten! Rückmeldung Registrierungsanträge MACHWEB für 600 Personen mit ca. 6000 Verbuchungsstellen liegen vor q daraus folgen Abrechnungsobjekte (AObj) q q q Bekanntgabe der Zugangskennung und des Passwortes per Mail für MACH WEB Bekanntgabe der eingerichteten AObj Fehlerhafte Verbuchungsstellen ohne AObj durch Einrichtungen überprüfen Korrektur an Ruth. Wiebracht@uni-muenster. de mitteilen MACH-Web ist ausbaufähig. Kennwort sollte daher auch als ein solches behandelt werden! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
24 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
25 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 1. Ziffer = Teilhaushalt, wichtig für Zuständigkeit Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
26 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Bei Projekten 1: 1 -Zuordnung Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
27 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Bei Kostenstellen: Mitteilung beachten oder nachfragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
28 Kaufmännisches Rechnungswesen Verbuchungsstelle ab 2010 Sachkonten (Auszug) 2009: Kosten- / Erlösarten 2010: Sachkonten Kontierungsrichtlinie / -hilfe ab 01. 10 im Intranet Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
Zukünftiger Kontierungsstempel Fachbereich / Projekte Auflösung der Festlegung od. Abschlag Inventar-Nr. einkleben Eine Unterschrift ausreichend Wird zentral zur Verfügung gestellt: Anzahl/Bedarf bitte auf Zettel vermerken! Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
30 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
31 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01. 2010 5. 0 Projekt EIVe. R Dezernatsleitung Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling Matthias Schwarte 5. 1 5. 2 5. 3 5. 4 5. 5 Budget- und Finanzcontrolling Finanzbuchhaltung Hochschulplanung Forschungsförderung Personalbudget / -controlling Dr. Bernd Klammer Reginald Schramm Hermann Schmitz Dr. K. Steinberg Werner Primus Wirtschaftsplan Kreditoren Strukturplanung Bewirtschaftun Debitoren Kapazitätsplanun Drittmittelprojek g Anlagen g te KLR / Controlling Zahlungsverke hr Entwicklungspl. Steuern Geldanlagen Evaluation Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeir at Servicestelle Antragsberatung Vertragsmanagement Beteiligungen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Berichtswesen Rechtsfragen Personalbudget Personalbewirtschaftung Personalcontrollin g Personalstatistik Stellenplanführung
DEAL-Sitzung 19. 11. 09 32 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01. 2010 5. 0 Projekt EIVe. R Dezernatsleitung Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling Matthias Schwarte 5. 1 5. 2 5. 3 5. 4 5. 5 Budget- und Finanzcontrolling Finanzbuchhaltung Hochschulplanung Forschungsförderung Personalbudget / -controlling Dr. Bernd Klammer Reginald Schramm Hermann Schmitz Dr. K. Steinberg Werner Primus Wirtschaftsplan Kreditoren Strukturplanung Bewirtschaftun Debitoren Kapazitätsplanun Drittmittelprojek g Anlagen g te KLR / Controlling Zahlungsverke hr Entwicklungspl. Steuern Geldanlagen Evaluation Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeir at Servicestelle Antragsberatung Vertragsmanagement Beteiligungen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Berichtswesen Rechtsfragen Personalbudget Personalbewirtschaftung Personalcontrollin g Personalstatistik Stellenplanführung
DEAL-Sitzung 19. 11. 09 33 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01. 2010 5. 2 Finanzbuchhaltung Reginald Schramm Zahlungsabwicklung Zahlungsverkehr Geldanlagen Geschäftsbuchführung Kreditoren Debitoren Anlagen Beate Südhoff Joachim Stemmler Jutta Kemming Christina Hölpert Ellen Buick Andreas Rolfes Silvia Stolz Susanne Kwiatkowski Kathrin Ernst Gabriele Klich Meike Hartmann Joachim Stemmler Helen Schappert Ellen Buick Reginald Schramm Andrea Wiese Chr. Bensmann Elisabeth Schattke Miriam Tollkamp Andreas Wolter Mechtild Merten Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
34 Dezernat 5 Finanzbuchhaltung Kasse: befindet sich nunmehr im Gebäude Röntgenstr. 17, EG, nicht mehr Schlossplatz 2! Anlagenbuchhaltung: ist zuständig für alle Vermögensgegenstände, die abgeschrieben werden, also auch für Gegenstände zwischen 150, - € bis 1. 000, - € Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
35 Besonderheiten bis Jahresende 2009 Handvorschuss / Bargeld Sämtliche Handvorschusskassen sind mit Stichtag 31. 12. 2009 per Inventurvordruck abzurechnen. Diese Inventurvordrucke sind bis zum Freitag, 15. 01. 2010 ausgefüllt an die Finanzbuchhaltung zurück zu geben Geldannahmestellen haben ihren Bargeldbestand zum Stichtag 31. 12. 2009 abzurechnen. Übergabe an die Kasse hat am 04. 01. 2010 zu erfolgen. Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
36 Neuerungen ab 01. 2010 Änderungen bei Drittmittelprojekten q q q Einstellung der Budgets (Erträge / Aufwendungen / Investitionen) pro Drittmittelprojekt. Finanzierungsplan ist Drittmittelanzeige nun zwingend beizufügen Einrichtungsschreiben bitte ab 01. Januar 2010 aufgrund von Änderungen genau beachten Ausgangsrechnungen/ Mittelanforderungen bitte 2 -fach an Dez. 5. 4 Neue Bankverbindung für Drittmittel seit 01. 06. 2009: West. LB AG Kto. -Nr: 1 267 012 Blz: 300 500 00 q Gilt auch für lfd. Projekte bei denen Gelder angefordert werden! Hinweis: DFG-Mittelabrufverfahren bleibt wie bisher bestehen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
37 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
38 Nächste Schritte Begleitende Unterstützung q q Internetseiten: http: //www. uni-muenster. de/Verwaltung/ivr q FAQ-Seite q Ansprechpartner und Zuständigkeiten q Gedruckte Anleitungen q Interne Richtlinien q Screen-Casts Zentrale Servicenummer Tel. : 3 03 03 Schulungen in Gruppen zu max. 16 Teilnehmern (Fortbildungsprogramm der WWU) Kfm. Basiswissen (Fortbildungsprogramm der WWU) Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R
Informationssystem KASY Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 39
Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Beispiel: Projekt 2 xyz: …. in Abänderung unseres Bescheides vom 25. 05. 2009 werden die Mittel kassenmäßig nunmehr wie folgt zur Verfugung gestellt: • 8. 000 € im Haushaltsjahr 2009 • 50. 000 € im Haushaltsjahr 2009 • 98. 900 € im Haushaltsjahr 2010 36. 900 • 96. 100 € im Haushaltsjahr 2011 14. 100 • _59. 000 € im Haushaltsjahr 2012 • 312. 000 Gesamtsumme 66. 000 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R Sach Pers Invest 8. 000 35. 000 12. 000 50. 000 75. 000 6. 000 53. 000_______ 33. 000 213. 000 40
Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Fragen Ihrerseits bis hierher? Ansonsten Live MACH-Web Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 41
42 Agenda • • • Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web • Abrechnungsobjekte auswerten • Detailbereich BAB • Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen • Abrechnungsobjektgrunddaten • Daten exportieren • Anlagen auswerten • Zeit für Fragen Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVe. R 25. 08. 2009
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