Prsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitgiger Iniitiierungsworkshop zur Einfhrung von

Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur Einführung von Projektmanagement für IT in der kommunalen Wirtschaft* * Beispiel stammt aus einem nicht mehr existierenden Unternehmen (Stand 1999/2000); basiert z. T. auch auf einem Teilprojekt bei Implementierung eines abc-Online-Systems IT Gmb. H Seite 1

Trends und Thesen Externe Einflüsse Globalisierung Wettbewerbsdruck Gesetze/Verordnungen Technologiesprünge • Personal • Sicherheit • Umwelt • Produktkomponenten • Produktionsverfahren • Informatik Unternehmen Steigende Marktanforderungen Steigende Kosten • Personal • Material • Produktausprägung • Marketingflexibilität IT Gmb. H Seite 2

Kundenzufriedenheit - Wettbewerbsfaktoren Produktausprägung (Maßanzug) Produktqualität Preis Lieferfrist Termineinhaltung Produktpolitik Produktreife Image Kundenzufriedenheit IT Gmb. H Service Flexibilität Seite 3

Gründe zur Einführung des Projektmanagements Technologiesprünge Gesetze/Verordnungen Globalisierung Wettbewerbsdruck • Produktkomponenten • Produktionsverfahren • Informatik Steigende Marktanforderungen • Personal • Sicherheit • Umwelt Steigende Kosten • Personal • Material • Produktausprägung • Marketingflexibilität Entwicklung Produkte / Dienstleistungen Entwicklung Produktions- / Lager- / Transport. Technologien Entwicklung Organisations- / IT - Verfahren • Komplexe Aufgaben können mit der herkömmlichen Organisation nicht gelöst werden • Aufwands-, Kosten- und Zeitplan - Überschreitungen durch mangelndes Projekt - Controlling und geteilte Verantwortung • Bestmögliche Nutzung der Ressourcen IT Gmb. H Seite 4

Projekt - Arten IT Gmb. H Seite 5

Projekt - Definition IT Gmb. H Seite 6

Qualität Projekt - Parameter Kosten (DM) Termine Aufwand (MM) IT Gmb. H Seite 7

Projekt - Risiken Mängel bei der Projekt - Durchführung Ziele und Aufgabenstellung Mehraufwand / Mehrkosten Projekt. Organisation Projekt. Controlling Projekt. Dokumentation Terminverzüge Projekt. Berichtsverfahren Qualitätsverlust Projekt. Einbettung Verspäteter Nutzen Unzufriedenheit des Auftraggebers IT Gmb. H Seite 8

Projekt - Risiken IT Gmb. H Seite 9

Aufwandsverteilung bei ORG / IT - Projekten Aufwand (MT) Dauer (ZT) 1 Problem. Beschreibung 4% Anteil mit PM Phase Anteil historisch 1% 2 Studie 8% 3% 3 4 Anforderungs. Detailkonzeption entwicklung 17 % 25 % 6% 24 % 5 System. Realisierung 25 % 30 % 6 System. Einführung 17 % 7 System. Wartung 4% 24 % 12 % Aufwandsverteilung historisch (Gesamt - Aufwand höher) Aufwandsverteilung mit PM - Methoden (Gesamt - Aufwand niedriger) IT Gmb. H Seite 10

Projekte zur Steigerung der internen Erfolgsfaktoren Hohe Termintreue Kurze Durchlaufzeiten Projektmanagement Geringe Kosten Hohe Qualität Flexible Kundenorientierung Bausteine des Projektmanagements o Projekt-Strukturplan o Projekt-Organisation o Projekt-Vorgehensmodell o Projekt-Controlling o Projekt-Information / -Berichtsverfahren o Projekt-Methoden o Projekt-Dokumentation IT Gmb. H Seite 11

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Organisation Projekt. Information / Berichtsverfahren Projekt. Methoden Projekt. Strukturplan Projekt. Dokumentation Projekt. Controlling Projekt. Vorgehensmodell IT Gmb. H Seite 12

Projekt - Zielfindung • Die Projektziele müssen klar definiert sein • Aus den Projektzielen wird Projektumfang und Projekt - Struktur abgeleitet • An den Projektzielen werden die Projekt - Ergebnisse gemessen • Die Projektziele werden bei Projektstart vom Auftraggeber vorgegeben (erster Erkenntnisstand) • Die Projektziele werden im Rahmen der Phase „Konzeption“ detailliert und mit Prämissen unterlegt IT Gmb. H Seite 13

Projekt - Zielfindung IT Gmb. H Seite 14

Projekt - Zielfindung Ziel - Beispiele IT Gmb. H Seite 15

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung IT Gmb. H Seite 16

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung IT Gmb. H Seite 17

Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung IT Gmb. H Seite 18

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Organisation IT Gmb. H Seite 19

Struktur- und Aufbauorganisation (Linienorganisation nach Verrichtungsprinzip) Unternehmensleitung Prozesse Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung IT Gmb. H Seite 20

Struktur- und Aufbauorganisation (Matrixorganisation) Unternehmensleitung Auftragsleitstelle • Disdosition • Auftr. plang. / steuerg. • Kostenplang. / steuerg. Fachbereich 2 Fachbereich 1 Fachbereich 3 Projektmanagement Projekt A Projektmanagement Projekt B Auftragsmanagement Projekt C IT Gmb. H Seite 21

Multi - Projektorganisation Unternehmensleitung Entscheidungsgremium O D V K o n f i g u r a t i o n Unternehmensleitung Fachbereich ODV Gesamt Projektmanagement Gesamt - Projektmanagement Teil. Projektleitung Projektteam IT Gmb. H F a c h k o o r d i n a t i o n Fachbereiche Seite 22

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 23

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 24

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 25

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 26

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 27

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 28

Projektorganisation Funktionsbeschreibung IT Gmb. H Seite 29

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Strukturplan IT Gmb. H Seite 30

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Prinzipschema der prozessorientierten Auftragsabwicklung ablauforganisatorische Prozesse Materialfluß - Prozesse Empfänger Informationsverarbeitung Auftrag Bedarfsanforderer Administration und Support Struktur- und Aufbauorganisation Auftragscontrolling IT Gmb. H Seite 31

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Prozessübersicht mit Außenbeziehungen Kunden Umweltamt/Ämter Banken Beziehungen G 10 - G 30 Abwicklung Gebühren Archiv Workflow Z 10 - Z 60 Abwicklung Zahlungsverkehr online IT Gmb. H e-commerce Seite 32

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Detail - Prozesse G 10 Kundenauftrag Neu/Änderung (Soll) Antrags. Prüfung UMWELTAMT Entlastung Abfallg. Neuantrag/ Änderung KUNDE Brief, Fax SGH WEB G 11 Brief einscannen. G 11 Sichtung/Prüfg. Daten o. k. ? n Korrektur Empfang Behälter& Termin-Info Schriftverkehr Telefon, Email Brief, Fax, Email G 12 Klärung G 13/14 Kundenantrag (Neu(Änderung) G 21 G 33 G 17 Behandlung Schriftverkehr j ANWENDUNG G 11 BK-KA: Kundenantrag G 11 BK-KA: Aufforderung zur Sichtung/Prüfg. G 13/14 OPTI-GD: Eintrag Adressund Vorgangs-DB OPTI-KD: Kundenauftrag (Neu/Änderung) IT Gmb. H G 16 Archiv: Eintrag Antrag BK-KA: Behälter. Zustellauftrag G 17 BK-Kor, Archiv: Eintrag Korrespondenz Seite 33

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Software-Übersicht (Schema) Fax Kunde Internet Fax Banken WEB online OPTI Bürokommunikation SAP IT Gmb. H online Ämter Archiv Seite 34

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) System - Übersicht und Schnittstellen BK-Scan BK-Fax BK-WEB A B C U BK-KA D BK-Email F E V OPTI-GD G H OPTI-GEB T I R OPTI-BZ Archiv J OPTI-BU K OPTI-Vollst P Q L OPTI-Mahn N S OPTI-DÜ BK-KPZ M SAP-FI O IT Gmb. H Seite 35

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Hardware-Übersicht (Schema) Ämter V SGH Bank Z Clients F i r e w a l l Intranet I S D N F i r e w a l l Server PT Post Intranet IT Gmb. H F i r e w a l l Extranet Kunde WEB Seite 36

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Projekt - Strukturplan Prozess Teil - Prozess Anwendungssystem Informationsverarbeitung Teil - Prozeß A Prozeßfunkt. 01 Teil - System A Hardware Teil - Prozeß B Prozeßfunkt. 02 Teil - System B Syst. -Software Teil - Prozeß C Prozeßfunkt. 03 Teil - System C Datenbanken Teil - Prozeß D Prozeßfunkt. 04 Teil - System D Netze IT Gmb. H Seite 37

Projekt - Strukturplanung (Techn. Verfahren) Behörden Auftraggeber Auftrag Engineering Lieferanten Fertigung Vormontage Subuntern. Baustellenmontage Anlauf Projekt - Controlling Materiallogistik Bau Infrastruktur IT Gmb. H Anlage und Doku. Prozeßsteuerg. Info. verarb. Seite 38

Projekt - Strukturplan (Technische Verfahren) Projekt - Strukturplan Bau Infrastruktur Anlage Hauptgruppe 1 Anlage Hauptgruppe 2 Informationsverarbeitung Gebäude Versorgung Baugruppe 11 Baugruppe 21 Hardware Stockwerke Entsorgung Baugruppe 12 Baugruppe 22 Software Räume Energie Baugruppe 13 Baugruppe 23 Erdarbeiten Klima Baugruppe 14 Baugruppe 24 Gebäudeinfrastruktur Transportgeräte Straßen Plätze IT Gmb. H Seite 39

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Vorgehensmodell IT Gmb. H Seite 40

Projekt - Vorgehensmodell Übersicht Projekt - Controlling Qualitätssicherung Phase 1 - Aktivität 12 Phase 2 - Aktivität 21 - Aktivität 22 Phase X - Aktivität 31 - Aktivität 32 Konfigurationsmanagement Projekt - Methoden IT Gmb. H Seite 41

Projekt - Vorgehensmodell Übersicht mit Projekt - Umfeld Unternehmensleitung Behörden Auftraggeber Projektmanagement Qualitätssicherung Projektabwicklung Konfigurationsmanagement Dienstleister Zulieferer IT Gmb. H Seite 42

1 Problem - Beschreibung 2 Studie 3 Anforderungskonzeption 4 Detail - Entwicklung 5 System - Realisierung 6 System - Einführung IT Gmb. H Methoden / Verfahren / Tools Planung / Steuerung Dokumentation / Qualitätssicherung Projektmanagement Projekt - Vorgehensmodell Phasenmodell Seite 43

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren) IT Gmb. H Seite 44

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren) IT Gmb. H Seite 45

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren) IT Gmb. H Seite 46

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren) IT Gmb. H Seite 47

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren) IT Gmb. H Seite 48

Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren) IT Gmb. H Seite 49

Projekt - Vorgehensmodell Aktivitätenplanung Projekt - Struktur. Plan Checkpunkte Qualitätssicherung Phasen-/Aktivitäten. Checklisten Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Prozesse - Schritte. Funktionen Checkpunkte Konfigurationsmanagement Rahmenterminplan Teil - Projekt A Detail - Terminplan Teil - Projekt B Detail - Terminplan IT Gmb. H Teil - Projekt C Detail - Terminplan Seite 50

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Controlling IT Gmb. H Seite 51

Projekt - Controlling Regelkreis • Ergebnisqualität • Termine • Aufwand • Kosten PLANEN SOLL PLAN Ausführen PLAN-/SOLL-/ISTAbweichungen Steuerungsergebnisse ÜBERWACHEN Steuerungs. Maßnahmen IST PLAN-/SOLL-/ISTVergleich STEUERN IT Gmb. H Seite 52

Projekt - Controlling Übersicht Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmen - Plan Teil - Projekt A Detail - Plan Teil - Projekt B Detail - Plan Teil - Projekt C Detail - Plan Fachlicher Projektinhalt IT Gmb. H Seite 53

Projekt - Controlling Projekt - Planung Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht Standard. Vorgehensmodell ArbeitsauftragÜbersicht Teilprojekt A - Aktivität 10 Phase 1 - Aktivität 10 - Aktivität 11 - Aktivität 12 - Aktivität 13 - Aktivität 14 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 18 - Aktivität 19 - Aktivität 12 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 19 - Aktivität XX IT Gmb. H Seite 54

Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Kalkulation ArbeitsauftragÜbersicht Teilprojekt A Bezeichnung TM - AA 10 - AA 12 - AA 15 - AA 16 - AA 17 - AA 19 - AA XX A B B A A C C IT Gmb. H Dauer Aufwand (ZT) (MT) 8 5 5 3 6 4 4 2 8 5 Seite 55

Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Arbeitsauftrag - Übersicht Teilprojekt A Bezeichnung - AA 10 TM Dauer Aufwand (ZT) (MT) A 8 5 - AA 12 B 8 5 - AA 15 B 5 3 - AA 16 A 5 3 - AA 17 A 6 4 - AA 19 C 4 2 - AA XX C 8 5 IT Gmb. H Seite 56

Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Rahmenplan Teilprojekt A Teilprojekt B IT Gmb. H Seite 57

Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug) IT Gmb. H Seite 58

Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug) IT Gmb. H Seite 59

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Information / Berichtsverfahren IT Gmb. H Seite 60

Projekt - Information / Berichtsverfahren Projekt - Informationsfluß Entscheidungsgremium Unternehmensleitung Fachbereich Projektstatus O D V K o n f i g u r a t i o n SW/HWInformationen Log. Datenmodell Phys. Datenmodell Dokumentation Gesamt. Projektmanagement Entscheidungsprotokoll Rahmenplan ORG/ITEntwicklingsrichtlinien ODV Grundsatz. Entscheidungen Fachl. Detail. Fragen Gesamt - Projektmanagement Teil. Projektplan (SOLL / IST) Schnittstellen Dokumentation Arbeitsaufträge (AA) Projekt. Protokoll Entscheidungsprotokoll Fach. Informationen Lösungsansätze Teil - Projektleitung Projekt - Team IT Gmb. H Detail. Entscheidungen F a c h k o o r d i n a t i o n Seite 61

Projekt - Information / Berichtsverfahren IT Gmb. H Seite 62

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Dokumentation IT Gmb. H Seite 63

Projekt - Dokumentation Projektordner IT Gmb. H Seite 64

Projekt - Dokumentationselemente Prozessmodell • Prozeß - Übersicht • Verknüpfung Teil - Systeme • Verknüpfung Strukturorganisation Struktur- / Aufbauorganisation • Organigramm • Stellenplan • Funktionsbeschreibungen Hardware-/Systemsoftware - Verteilung • Clients (BS / DB) • Server (BS / DB) • Netze (Netz- Software) • Gesamt - System - Übersichten Gesamt - System • System - Übersichten • System - Kurzbeschreibung Systeme Teil - Systeme Datenstrukturen • Datei - Übersicht (DB) • Logisches Datenmodell • Datenbeschreibungen • Datenverwendungsnachweis • Mengengerüst (Bewegung / Stamm) • Nummernsysteme Module • Teil - System - Übersicht • Teil - System - Kurzbeschreibung • Status (Version, ab Datum) • Modul - Kurzbeschreibung • Input / Output Menü / Masken Dateien / Dateneinheiten Listen / Vordrucke • Prüf- /Verarbeitungsregeln Dokumentationssystem (BONAPART, DATA DICTIONARY usw. ) IT Gmb. H Seite 65

Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation IT Gmb. H Seite 66

Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation IT Gmb. H Seite 67

Bausteine des Projektmanagements Projekt. Methoden IT Gmb. H Seite 68

Projekt - Methoden und Tools Übersicht IT Gmb. H Seite 69

Projekt - Methoden und Tools Prozeßanalyse - Workshop Portfolio Nutzen Fach. Checklisten Input Dauer Portfolio Nutzen A Analyse Verbesserungsanforderungen Maßnahmen clustern D Nachbereitung E B C Dauer Ergebnisse Portfolio Nutzen A Unternehmenssituation B Maßnahmenplan D E C Dauer IT Gmb. H Seite 70

Projekt - Methoden und Tools Portfolio - Technik • Portfolio - Technik dient der schnellen Entscheidungsfindung ohne großen Analyse - Aufwand Nutzen • Portfolio - Technik wird in Workshopform mit Moderation angewandt • Es werden Maßnahmen oder Lösungsansätze entsprechend Þ ihrer Entwicklungsdauer oder -kosten auf der Horizontalen Þ ihres Nutzen auf der Vertikalen Nutzenkriterien z. B. : • Aufwands-Bestandssenkung • Durchlaufzeitverkürzung • Qualitätssteigerung • Umsatzsteigerung hoch mittel angeordnet • Maßnahmen oder Lösungsansätze mit dem höchsten Nutzen und geringster Entwicklungsdauer oder -kosten erhalten die höchste Priorität gering Dauer kurz IT Gmb. H mittelfristig lang Seite 71

Projekt - Methoden und Tools Brainstorming und Brainwriting • Brainstorming und Brainwriting dient der Lösungsfindung • Brainstorming und Brainwriting geschieht in Workshopform mit Moderation • Brainstorming geschieht durch Zuruf der Lösungsansätze durch die Teilnehmer und Niederschrift auf Kärtchen durch den Moderator • Brainwriting geschieht durch Niederschrift der Lösungsansätze auf Kärtchen durch die Teilnehmer • Strenge Regel: Nennungen werden kritiklos aufgenommen !!!! 1. Schritt: Themen - Erläuterung und -Diskussion 2. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (1. Durchgang) 3. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (2. - N. Durchgang) 4. Schritt: Gemeinsame Ergebnis - Analyse und Entscheidung des weiteren Vorgehens IT Gmb. H Seite 72

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse 1. Schritt Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse • FMEA dient der vorbeugenden Qualitätssicherung im Entwicklungsstadium • FMEA geschieht schritthaltend durch Analyse der jeweiligen Lösungsansätze im Team bei Bedarf durch Hinzuziehen der späteren Anwender Projektergebnisse • FMEA - Ergebnisse werden protokolliert und eventuelle Maßnahmen zur vorbeugenden Fehlerbeseitigung eingeleitet 2. Schritt Fehlerursachen- und Fehlerauswirkungs - Analyse 3. Schritt Fehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungs Analyse 4. Schritt Maßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung IT Gmb. H Seite 73

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse IT Gmb. H Seite 74

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluss - Analyse IT Gmb. H Seite 75

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse IT Gmb. H Seite 76

Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse IT Gmb. H Seite 77

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse 1. Schritt: Bildung der Entscheidungskriterien (Teamarbeit / Abstimmung mit Entscheider) • Nutzwertanalyse dient der Entscheidungsfindung • Nutzwertanalyse in Teamarbeit • Strenge Regel: Die Gewichtung wird nach reiflicher Überlegung durch den Entscheider festgelegt und nicht mehr geändert!!!! 2. Schritt: Gewichtung der Entscheidungskriterien (durch den Entscheider) 3. Schritt: Bepunktung und Auswertung (Teamarbeit) 4. Schritt: Vorstellung und Erläuterung des Ergebnisses IT Gmb. H Seite 78

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse IT Gmb. H Seite 79

Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse Gebühren und Zahlungsverkehr (Nutzung Alte Räume - Neue Räume) IT Gmb. H Seite 80

Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse • Kostenanalyse dient der Entscheidungsfindung • Kostenanalyse in Teamarbeit 1. Schritt: Feststellung der Kosten IST - Verfahren • Ermittlung Verfahrenskosten: Þ Arbeitsaufwand Þ Arbeitsplatzkosten 2. Schritt: Ermittlung Aufwand und Kosten der SOLL - Verfahren • Ermittlung Entwicklungskosten Þ Entwicklungsaufwand Þ Arbeitsplatzkosten • Regel: Nur die Kosten zuordnen, die real zu dem Verfahren gehören z. B. Neue DB - Software nur anteilig zuordnen 3. Schritt: Ermittlung des Entwicklungsaufwands der SOLL - Verfahren 4. Schritt: Ermittlung des Return on Investment (Break even Point) IT Gmb. H Seite 81

Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse TDM IST: 60 TDM/Mon. 1. 200 SOLL: 25 TDM/Mon. SW / HW >> 20 TDM 700 Interner Entwicklungsaufwand >> 80 TDM Externer Entwicklungsaufwand >> 600 TDM 20 IT Gmb. H Dauer (Mon. ) Seite 82